淺談機關事業(yè)單位會務服務能力的提升

羅國平

摘 要：機關事業(yè)單位會議是黨政機關溝通信息、協(xié)調關系、集思廣益、制定計劃、科學決策、部署工作的重要手段。機關事業(yè)單位會務服務工作質量和水平的高低，間接影響到黨政機關和事業(yè)單位正常運行，事關機關決策及其落實的質量和水平。本文結合目前機關事業(yè)單位會務服務的問題進行分析，提出會務服務能力提升的舉措。

關鍵詞：機關事業(yè)單位;會務;服務能力

一、機關事業(yè)單位會務工作的重要性

機關事業(yè)單位會議是為了進行各項工作的開展與管理研究舉行的研討會，是機關事業(yè)單位有效管理的重要環(huán)節(jié)之一。做好機關會務服務工作，關系機關事業(yè)單位對外形象，體現(xiàn)機關運行管理水平，事關機關各項工作部署落實時效，具有很強的政治意義和現(xiàn)實意義。

二、機關事業(yè)單位會務服務的基本內涵

機關事業(yè)單位會議一般由會議名稱、時間、地點、參會人員、主持人、議程六個要素組成。從會議所要達到的意圖上來分類，大致上可歸納為五種：一是了解情況的會。如調研會、匯報會等。二是實行決策的會。如黨代會、人代會、政協(xié)會、全委會、常委會、常務會等。三是安排部署工作、統(tǒng)一思想的會。如報告會、動員會、部署會等。四是工作落實過程中的會。如督查會、推進會、現(xiàn)場會和匯報會等。五是工作完成以后的會。如總結會、表彰會等。此外，還有一些開工儀式、竣工儀式等慶典活動也可以歸到會議的范疇。

機關事業(yè)單位會務服務，包括會前籌備、會間服務和會議善后三個階段：

（一）會前籌備。即按照會議名稱、時間、地點、參會人員、主持人、議程六個要素，逐項確定和落實，做好相關籌備工作。會議名稱應直接體現(xiàn)會議主題，語句通順，簡明扼要，直截了當;會議時間應根據(jù)會議領導規(guī)格、參會人數(shù)等，并根據(jù)參會領導、主要嘉賓等參會重要人員的活動時間安排，有較早的提前量，提前排進工作安排表，避免時間沖突（如遇時間沖突，應及時調整方案）;會議地點應根據(jù)參會領導規(guī)格、參會人數(shù)，以及會議的重要程度（包括結合媒體報道需要等），合理確定會議室（會場），人數(shù)少、會議室太大，會顯得太空空蕩蕩，沖淡會議氣氛;參會人員，按照當前精簡會議的原則，應合理確定，避免無關人員參會（尤其涉及較重要事項、需要保密事項，更應從嚴掌握和安排參會人員，必要時履行相關請示、審批手續(xù)）;會議主持人一般根據(jù)參會領導的規(guī)格而定，一般由比參會最高領導低一至兩級的領導擔任，且一般是分管該項業(yè)務的領導，非正式會議（如開業(yè)、奠基活動等）可安排專業(yè)主持人;會議議程應符合議事流程，一般圍繞會議主題，按由點到面、由下而上、由下級到上級等慣例來安排，議程安排力求緊湊有序，一氣呵成。會議基本要素確定后，應由會議召集人（一般為單位分管領導或辦公室負責人）具體進行分工組織，包括會議材料的準備（領導講話、擬印發(fā)的文件等）、會議通知、會場布置等具體事宜，分工到人，明確任務和時間要求。重大活動，更需在交通組織、會場安保等方面妥善安排，做好預案。

（二）會間服務。指會議召開期間的服務工作，事關會議成敗，因此尤為重要。會間服務包括領導休息室的安排、茶水服務、音響服務、安全保衛(wèi)、新聞報道等，如有頒獎、授牌等議程，更需提前彩排，確保會議流程暢通，不出差錯。

（三）會議善后。指會議結束后安排與會者返程，會場清理，會議材料收集整理總結，會議經(jīng)費結算，新聞報道稿的把關，編寫會議紀要，確保會議取得圓滿成效。

三、機關事業(yè)單位會議服務的問題分析

（一）會前籌備不充分

凡事預則立，不預則廢。一個會議要想開得成功，就需要提前做好準備，提前考慮得越全面、越細致，會中會后服務才能越主動，才能確保會議順利召開，取得預期的效果。

但是由于會前服務包含制定方案、起草通知、下發(fā)通知、落實與會人員、預訂場所、準備材料、編印須知、布置會場、編制區(qū)位圖和擺放座簽、調度用車、新聞報道、會場警衛(wèi)和交通疏導以及保障電力等多方面的內容，有時候難免會出現(xiàn)環(huán)節(jié)的遺漏。任何環(huán)節(jié)的準備不充分都會對會議的正常開展產(chǎn)生影響。

（二）會間服務不到位

會中服務是召開會議的實質性環(huán)節(jié)，既要落實好既定的會議方案（各項議程），又要掌握和處理會議過程中可能出現(xiàn)的新情況、新問題并加以解決。它包含會議報到、現(xiàn)場簽到、分發(fā)材料、引導入座、會議值守、做好記錄、提供服務、維持秩序以及制發(fā)簡報等環(huán)節(jié)。會中服務往往會遇到很多的突發(fā)事件，例如會議的主持人臨時發(fā)生改變而導致席卡的調整、會議時間的把控、候會人員在會場外大聲喧嘩、隨意抽煙等等這些就要去會中服務人員具有較好地現(xiàn)場組織能力以及應變能力。

四、機關事業(yè)單位會議服務能力提升舉措

（一）認真思考創(chuàng)新會議服務模式

機關事業(yè)單位應該對會議的服務模式進行創(chuàng)新，會議主辦方應該實現(xiàn)會議的全程性服務：提出針對性的會議主題，對會議進行策劃，會議的日程進行協(xié)調，會場布置進行完善，對會議宣傳冊進行印刷工作，為參會人員提供餐飲、住宿和交通等方面的便利，確保該次會議能夠順利進行并完成。在完善以上工作之后，還需要對會議流程進行梳理，落實會議的個個環(huán)節(jié)都能提供優(yōu)質的服務。同時，還需要整合各類服務資源，順利傳遞有效信息。

（二）注重細節(jié)做好會議服務

會議服務會直接影響會議舉辦的效果，而會議服務的質量好壞則取決于各項細節(jié)工作。這些細節(jié)工作，往往是事情有序發(fā)展的關鍵因素，甚至是會議成敗的關鍵因素。在會前準備中，需反復核對會議資料的完善性、檢查會議指示牌擺放的正確性，檢測話筒、投影儀等設施設備的正常使用性。會議期間需切實做好會場內和會場外的服務，包括會議報到注冊、交通安排、食宿安排、引導入座、會議記錄等環(huán)節(jié)。只有細致地做好各項工作，才能銜接各個環(huán)節(jié)。

設立會務值班室提供專項服務，會議的相關信息安排專人收集并發(fā)送，會議期間出現(xiàn)的突發(fā)事件由專人負責協(xié)調并解決，領導交辦的各項臨時事宜由專人進行跟進落實。另外，會議的安全工作更要指派專人做好保障工作，特別是一些大型會議，參會人員較多，會務組更要考慮周全，保障所有參會人員在會議舉辦期間的安全，確保不發(fā)生任何安全事故，從而保障會議能夠順利進行。

五、結語

機關事業(yè)單位會務服務是一個全面的、綜合性的工作，會務人員需要精心制定方案、加強溝通協(xié)調、細化職責分工、認真做好演練、全面總結分析，才能有效做好會務工作。

參考文獻

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