淺談精益管理理念在企業(yè)會務接待工作中的應用

陳若喬 大慶油田有限責任公司

會務接待工作是企業(yè)經(jīng)營發(fā)展中每天都在進行的工作，所包含的內(nèi)容較為廣泛，如會議的出席，業(yè)務合同的協(xié)商洽談，內(nèi)部員工的交流學習以及公務活動每個流程的安排協(xié)調(diào)等，均屬于企業(yè)會務接待工作的范疇。會務接待作為企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營中的重要工作，其所包含的每一項工作，都需要工作人員保持良好的心態(tài)和足夠的細心。故而培養(yǎng)工作人員充足的責任心、精簡節(jié)約活動費用，是完善企業(yè)會務接待工作中必不可少的步驟。

一、企業(yè)會務接待工作中面臨的主要問題

(一)會務準備不充分，籌備方案不完善

很多企業(yè)，在開展會務接待工作的初級準備階段時，有關(guān)部門往往為了追求省時省事，而不去召集協(xié)調(diào)各個相關(guān)工作人員順利開展工作的分工動員會，且相關(guān)領導常常不去重視會務接待工作籌備策劃書的完善程度，對相關(guān)企業(yè)工作人員的崗位分工不明確，追責制度也不完善。導致企業(yè)會務接待活動開展時各項工作各行其道，紛紛脫節(jié)，相關(guān)工作人員也不清楚自己的崗位職責等現(xiàn)象的時而出現(xiàn)，嚴重阻礙了企業(yè)會務接待工作的順利開展，在被接待人員眼中也落下了不好的企業(yè)形象，對企業(yè)發(fā)展造成了十分不良的影響[1]。

(二)會場秩序性不佳，突發(fā)狀況應對不足

當企業(yè)會議工作開展時，因相關(guān)會議秩序維護工作人員數(shù)量較少，無法較好的維護會議秩序，保障現(xiàn)場良好環(huán)境，當遇到突發(fā)性的問題時，經(jīng)常引發(fā)較大的慌亂，導致會議接待工作被打亂。比如，在參會人員入場引導工作中，入場引導人員引導不到位、會場秩序性一般、會場設備臨場調(diào)試等問題一旦出現(xiàn)，會給參會人員留下不良印象。這些都是企業(yè)在業(yè)務接待工作中必須要避免的。

(三)會務環(huán)節(jié)繁雜，會議質(zhì)量不高

在較大型的企業(yè)會議接待工作中，部分企業(yè)為了會議接待工作的順利開展，不惜花費大代價，用較多的會務費用來設置諸多的會務環(huán)節(jié)，企業(yè)本身的出發(fā)立場是為了讓被接待人員滿意，促進接待工作的順利開展。但是繁雜的會務環(huán)節(jié)，往往會使得會議工作的開展缺乏靈活性，會議工作的開展事倍功半，且每個環(huán)節(jié)的協(xié)調(diào)工作也變得更加繁重，大大降低了會議接待工作的質(zhì)量，一旦某個環(huán)節(jié)出現(xiàn)了問題，往往容易引發(fā)多米諾骨牌效應，最終事與愿違，造成吃力不討好的結(jié)局。

二、精益管理理念在企業(yè)會務接待工作中的各種應用

(一)加強會議準備工作，精益籌備接待工作

會議接待作為一項精細且重要的工作，在企業(yè)公關(guān)活動的重要組成部分。因此在會議接待工作開始前，企業(yè)應充分做好會議準備工作，召開明確各個相關(guān)工作人員崗位職責的協(xié)調(diào)分工大會，明確好每個工作人員負責工作，建立追責制度，規(guī)范會議工作人員有序開展會議接待工作，規(guī)范相關(guān)領導的工作職責。且在會議籌備工作中，會議籌備人員要加強對籌備工作中重要問題和緊要環(huán)節(jié)的管控，加強籌備工作的科學性、合理性。并努力將籌備工作落入到實際中去執(zhí)行。充分利用好信息化技術(shù)，采用在線預訂方式，便捷企業(yè)招待工作中內(nèi)部會議室座位的預訂，提高其使用效率；利用二維碼技術(shù)以及簽到App技術(shù)，規(guī)范參加會議接待工作人員的有序性；利用多媒體投射技術(shù)，將會議內(nèi)容已大屏幕形式展示出來，提高被接待人員的會議參與感。同時，會議接待工作準備人員還應和主辦部門深入交流，在明確被接待人員名單、接待目的、時間安排等條件下，共同合作制定科學合理的接待方案。要嚴格遵守國家規(guī)范接待會議制度要求，不超出國家規(guī)定的規(guī)格和標準接待會務人員。加強接待會議前準備，管控好接待工作進行時的秩序，充分做好接待工作后的總結(jié)，通過精益的接待工作進展，在被接待人員心目中留下良好印象，促進接待目的的達成[2]。

(二)加強接待服務人員培訓，促進接待服務精益化

在企業(yè)會務接待工作開展時，應充分發(fā)揮接待服務人員和接待資源配置的靈活性，在滿足接待工作需求的情況下，促進會務資源的有效利用，合理配置，從而減少會務工作開展的活動費用，實現(xiàn)會務資源優(yōu)化配置。同時對會務工作中的接待服務人員，應該嚴格規(guī)范其儀表形態(tài)，為接待服務人員配置統(tǒng)一著裝，佩戴工作徽章，同時請相關(guān)會議禮儀專家對會議接待人員進行培訓，打造著裝得體，形象端正，禮貌得當，語言溫柔親和的優(yōu)秀接待人員團隊。在接待時，就在被接待人員心中樹立禮貌端正的良好企業(yè)形象。同時，在接待時，應安排相關(guān)服務人員，及時傳遞會議內(nèi)容檔案，及時清潔會議接待室衛(wèi)生，及時為被接待人員提供需要的服務。同時，還要明確崗位職責，完善追責制度，對接待工作中出現(xiàn)的問題進行及時的處理解決，對接待工作中各個環(huán)節(jié)中出現(xiàn)的鋪張浪費進行及時的訂正，促進接待工作服務的精益化。

(三)學無止境，保持會務接待水平的與時俱進

新穎的企業(yè)會務接待工作也是企業(yè)競爭力強大的體現(xiàn)之一，企業(yè)在日常的業(yè)務接待工作中，也要不斷學習其他企業(yè)的先進接待方式，創(chuàng)新企業(yè)自身接待方式，促進會務接待水平的與時俱進。例如，對于會議活動中參會人員的入場、退場、可以通過騰訊會議等App，在網(wǎng)上進行參會人員的簽到、簽退、同時還可以對會議的內(nèi)容進行記錄保存。對會議服務的接待人員，也應該加強其會議禮儀的學習，提高接待人員的服務水平，從而促進會務接待工作整體水平的提高。在會務接待經(jīng)費的預算上，應該加強對其的管控，在能夠滿足會議工作順利開展的前提下，去除多余的接待環(huán)節(jié)，將會議接待工作簡約化、精細化，有效利用好會務接待資源，促進接待資源的優(yōu)化配置，接待工作經(jīng)費的合理應用化，有效節(jié)約化。同時注重會議接待的創(chuàng)新，不要一直一成不變，充分將會務接待水平與企業(yè)發(fā)展結(jié)合化，共同進步[3]。

三、結(jié)語

在新時代經(jīng)濟發(fā)展的背景下，各個企業(yè)的經(jīng)營規(guī)模在不斷的擴大，對企業(yè)會務接待工作制度的完善程度要求也越來越高。將精益管理理念貫徹執(zhí)行于企業(yè)的會務接待工作中，不僅可以有效提高企業(yè)會務接待工作的效率，完善企業(yè)會務接待工作制度，還可以充分協(xié)調(diào)企業(yè)資源配置，促進企業(yè)的良性平穩(wěn)發(fā)展。本文通過闡述企業(yè)在會務工作中面臨的主要問題，明確了精益管理在企業(yè)會務工作的應用的方向。充分發(fā)揮精益管理理念的規(guī)范引導作用，規(guī)范會務接待人員職責，引導企業(yè)會務工作的順利開展，促進企業(yè)發(fā)展的持續(xù)性。