新舊動能轉(zhuǎn)換下高校文書檔案收集與歸檔細(xì)節(jié)化管理研究

摘? 要：高校文書檔案收集與歸檔管理工作是高校檔案管理工作的基礎(chǔ)環(huán)節(jié)，該文通過分析高校文書檔案收集工作存在滯后現(xiàn)象、收集不齊不完整、歸檔材料間缺少相關(guān)聯(lián)系以及文書處理不規(guī)范等問題，結(jié)合實際工作情況，剖析影響文書檔案收集歸檔的原因，并提出健全完善規(guī)章制度、加強學(xué)習(xí)、熟悉文書處理、改變收集方式等策略，希望能從根本上解決問題，加強高校文書檔案收集歸檔工作。

關(guān)鍵詞：高校檔案? 文書檔案? 收集工作? 歸檔工作

中圖分類號：G271? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ?文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? 文章編號：1672-3791（2019）04（b）-0255-02

文書檔案指的是由日常工作通用文書轉(zhuǎn)化而來的檔案，包括命令、指示、決定、布告、請示、報告、批復(fù)、通知、信函、簡報、會議記錄、計劃和總結(jié)等，是對過去經(jīng)驗的總結(jié)，也是指導(dǎo)今后工作發(fā)展的重要基礎(chǔ)。隨著高等教育事業(yè)快速發(fā)展，高校改革深入推進(jìn)，各種電子信息化技術(shù)撲面而來，高校文書檔案管理機遇與挑戰(zhàn)并存，我們應(yīng)當(dāng)在新舊動能轉(zhuǎn)換的思想指導(dǎo)下，結(jié)合具體工作情況，歸納總結(jié)文書檔案收集與歸檔工作中出現(xiàn)的問題，簡述影響收集工作的因素，通過多種方式解決問題，推動高校文書檔案工作科學(xué)健康發(fā)展。

1? 文書檔案收集與歸檔工作中存在的問題

1.1 檔案收集工作存在滯后現(xiàn)象

各部門上交檔案材料時，有些材料是需要向上級部門報送之后才能進(jìn)行歸檔，有時相隔幾個月，有時甚至跨年度，由于時間較長會造成歸檔時文件已找不到的情況，影響整個年度檔案材料的完整性。

1.2 檔案收集不齊、不完整

一是各部門歸檔的時候，沒有按時保質(zhì)保量上交，比如有些最近組織活動產(chǎn)生的材料不及時上交，甚至不上交，一些有價值的檔案材料長期留存在其他職能部門，造成整個文件材料收集不完整。二是各部門在進(jìn)行歸檔時，部門檔案管理人員對歸檔范圍不熟悉，遺失了某些重要資料，比如上報材料未作為歸檔材料其中一部分，附在上級文件之后，導(dǎo)致重要信息材料丟失。

1.3 檔案材料間缺少相互聯(lián)系

主要表現(xiàn)在以下幾個方面：（1）有時因人員變動或是對業(yè)務(wù)不熟悉，會造成一些常規(guī)材料丟失或缺損，造成檔案材料缺乏連貫性。（2）某些上報的材料，會出現(xiàn)有請示、無批復(fù)，缺少附件、聯(lián)系人、聯(lián)系方式等情況。（3）重大活動事件材料不完整，材料間缺乏連續(xù)性，造成師生查閱檔案時找不到相關(guān)材料，檔案的利用價值在一定程度上大打折扣。

1.4 文書處理不仔細(xì)、不規(guī)范

在實際工作中，文書工作人員有時在文書處理中只考慮文書的登記、流轉(zhuǎn)、傳閱等情況，沒有認(rèn)識到文書會成為今后的檔案，在產(chǎn)生過程中需要注意一些問題，比如格式不規(guī)范、缺少附件、未蓋公章等。

2? 當(dāng)前高校文書檔案收集工作存在問題的原因分析

2.1 文書檔案工作重視程度不夠

目前高校將大部分精力放在教學(xué)科研工作上，對文書檔案工作未給予足夠的重視。文書檔案作為對過去經(jīng)驗的總結(jié)，反映的是學(xué)校的發(fā)展痕跡;作為今后工作開展的指導(dǎo)，體現(xiàn)的將是學(xué)校整個的歷史印跡。領(lǐng)導(dǎo)的重視程度決定著檔案工作開展是否順利，成果是否豐碩。因此，影響高校文書檔案收集工作首當(dāng)其沖的原因在于檔案工作未受到應(yīng)有的重視。

2.2 文書檔案人才隊伍總量不足

各高校缺乏文書檔案工作的專職人員，大多數(shù)擔(dān)任文書檔案工作的是參與行政工作的兼職人員，較少精力花在檔案工作上。在面對大量行政等其他工作時，檔案工作時間安排得相對較少，一定程度上也影響了檔案工作的質(zhì)量。

2.3 開展專業(yè)性培訓(xùn)力度不夠

從事高校檔案工作的人員中，很少有配備專業(yè)的檔案專業(yè)人才，在實際工作中，有的高校仍沿用十幾年的老辦法、老路子。信息化背景下，檔案人員需要通過專業(yè)性培訓(xùn)獲得新的管理思路、新的管理方式，以此適應(yīng)現(xiàn)階段的檔案工作，提高業(yè)務(wù)水平。

2.4 檔案制度不完善、體系不健全

有的高校文書檔案部門一直使用十幾年的老制度，并沒有及時修訂，制度規(guī)范不完善，制度體系不健全?！安灰砸?guī)矩，不成方圓”，制度的缺失，不利于檔案的收集與歸檔工作，在很大程度上降低了檔案的有效使用價值。

3? 處理高校文書檔案收集與歸檔中常見問題的方法

3.1 提高重視程度，健全規(guī)章制度

高校檔案工作覆蓋面廣，涉及學(xué)校的方方面面。一所學(xué)校完整的檔案材料反映的是學(xué)校的整個發(fā)展史。實際工作中，一要通過召開專題會議、校報、宣傳欄等多種形式大力宣傳檔案工作，普及檔案知識，使廣大師生認(rèn)識到檔案工作的重要性，知道檔案被利用后會產(chǎn)生較大的經(jīng)濟、社會效益，大力支持檔案工作;二要通過建立健全檔案規(guī)章制度，使檔案工作人員在日常工作中有章可循，提高檔案收集、歸檔工作效率。

3.2 優(yōu)化歸檔范圍，大力推進(jìn)培訓(xùn)

檔案收集、歸檔工作能否順利進(jìn)行，各部門是否保質(zhì)保量按時移交檔案材料起著主導(dǎo)作用。其中，歸檔范圍是檔案收集與歸檔工作中最具指導(dǎo)性的材料。高校應(yīng)根據(jù)上級要求，并結(jié)合學(xué)校工作實際情況，對歸檔范圍和保管期限進(jìn)一步優(yōu)化，編制出適合學(xué)校又具有學(xué)校特色的文件材料歸檔范圍和保管期限。同時，檔案工作者一要熟悉掌握各部門常規(guī)的歸檔材料，當(dāng)出現(xiàn)多年未歸材料的情況時更容易清楚去向。此外，要熟練把握材料內(nèi)部有機聯(lián)系，善于總結(jié)材料規(guī)律，當(dāng)出現(xiàn)材料欠缺的情況時更容易及時發(fā)現(xiàn)、補充完整。學(xué)校應(yīng)當(dāng)為檔案管理人員提供業(yè)務(wù)培訓(xùn)的機會，通過定期學(xué)習(xí)培訓(xùn)，檔案工作人員再次“充電”，學(xué)習(xí)使用現(xiàn)代化的手段收集管理檔案，使文書檔案的收集與歸檔工作得以順利、有序地開展。

3.3 熟悉文書處理，加強檔案意識

文書工作人員要熟知公文的種類、格式、發(fā)文、收文辦理和行文程序等基本知識，經(jīng)常性地逐一檢查已辦理完的公文的標(biāo)題、附件、版記、會議簽單等內(nèi)容。同時，文書人員要有檔案意識，時刻記得已辦理完的公文就是今后的檔案，要嚴(yán)格遵守檔案要求，管理好文書檔案。只有處理好公文的細(xì)節(jié)問題，才能保證文書歸檔的收集質(zhì)量。

3.4 改變收集方式，了解業(yè)務(wù)動態(tài)

做好學(xué)校文書檔案的收集與歸檔工作，檔案人員要有檔案意識、參與意識，要積極發(fā)揮主觀能動性，一要通過多種方式，全方位地掌握各職能部門主要辦理哪些業(yè)務(wù)，熟悉各項工作流程以及工作的開展情況。二要深入到各職能部門，熟悉在工作的各個環(huán)節(jié)中產(chǎn)生了什么材料，有哪些材料需要歸檔，有哪些材料不需要歸檔，把握檔案的形成規(guī)律。三要主動與各部門檔案工作人員溝通、交流，充分發(fā)揮好各部門檔案員在檔案收集歸檔工作中的重要作用。

4? 結(jié)語

文書檔案工作是高校檔案工作的一部分，是高校本身寶貴的財富之一。其中文件的收集、歸檔工作又是文書檔案管理的基礎(chǔ)性工作。文書檔案工作人員既要關(guān)注宏觀，又要著眼于微觀，扎實認(rèn)真做好收集與歸檔工作，善于發(fā)現(xiàn)問題，敢于直面問題，勇于解決問題，創(chuàng)新性研究出工作中的新思路、新方法，使文書檔案管理工作更上一層樓，更好地為高校的全面發(fā)展提供服務(wù)和保障。

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①作者簡介：韓雪（1986，4—），女，漢族，山東淄博人，碩士，館員，研究方向：檔案。