大型醫(yī)院OA系統(tǒng)的設(shè)計(jì)與應(yīng)用

劉國(guó)源 鄭詩(shī)庭

摘要：論文以他們醫(yī)院的辦公自動(dòng)化（OA）系統(tǒng)為例，介紹了它的開(kāi)發(fā)背景，并進(jìn)行調(diào)研得出了以前使用的系統(tǒng)存在的問(wèn)題，以此形成需求并進(jìn)行系統(tǒng)的開(kāi)發(fā)。同時(shí)介紹了OA系統(tǒng)的設(shè)計(jì)原則、功能模塊，最后討論了它的設(shè)計(jì)與應(yīng)用，并用具體的案例介紹了它的實(shí)際使用過(guò)程，使它高效率地為醫(yī)院服務(wù)。

關(guān)鍵詞：大型醫(yī)院；OA系統(tǒng)；移動(dòng)辦公；工作流；設(shè)計(jì)

中圖分類號(hào)：TP302.1 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A

文章編號(hào)：1009-3044（2019）12-0064-03

Design and Application of OA System for Large-scale Hospital

LIU Guo-yuan， ZHENG Shi-ting

（The first Affiliated Hospital of Guangxi Medical University， Nanning 530021， China）

Abstract： This paper introduces the development background of Office Automation（OA） system that uses in their hospital and finds out the problems of the previous system according to the survey， forming the requirements for the developed system. Meanwhile it presents design principle， function modules of the OA system. Lastly it discusses the design and application of the system and introduces the specific case study to the practical application， serving the hospital efficiently.

Key words： large-scale hospital； oa system； mobile office； workflow； design

1 背景

近年來(lái)，中央政府醫(yī)療政策的改革使得醫(yī)院業(yè)務(wù)系統(tǒng)（HIS、LIS、PACS 等）朝著信息化方向不斷發(fā)展，使得醫(yī)院在業(yè)務(wù)和管理上日趨完善，并取得顯著的成效。而在醫(yī)院業(yè)務(wù)系統(tǒng)信息化的同時(shí)，醫(yī)院辦公系統(tǒng)的自動(dòng)化使得部門之間得協(xié)調(diào)變得更加簡(jiǎn)便、快捷，因此辦公自動(dòng)化也是醫(yī)療信息化發(fā)展的一個(gè)方向。

辦公自動(dòng)化（OA）系統(tǒng)是在計(jì)算機(jī)和通訊技術(shù)的基礎(chǔ)上，專門為醫(yī)院行政、醫(yī)療、護(hù)理、教學(xué)、科研、后勤等工作提供充分和準(zhǔn)確的信息而開(kāi)發(fā)的管理系統(tǒng)[1]。它是醫(yī)院協(xié)同辦公并全面實(shí)現(xiàn)辦公無(wú)紙化，打通各系統(tǒng)之間的阻礙，同時(shí)提供網(wǎng)絡(luò)化的管理決策，實(shí)現(xiàn)信息的全面流通的綜合辦公業(yè)務(wù)系統(tǒng)。同時(shí)自動(dòng)化的流程使得醫(yī)院的運(yùn)轉(zhuǎn)與部門之間的協(xié)調(diào)更加高效，為醫(yī)院提供了一個(gè)科學(xué)高效的行政管理體系。由于我院部門業(yè)務(wù)種類繁多，因此需要一款高效的OA系統(tǒng)為醫(yī)院辦公服務(wù)。

綜合我院之前使用的OA系統(tǒng)，并經(jīng)過(guò)調(diào)研，了解到該系統(tǒng)存在以下問(wèn)題：穩(wěn)定性差，訪問(wèn)速度慢，支持在線用戶數(shù)量少；門戶設(shè)置少或缺乏，不同角色用戶使用針對(duì)性差，終端使用單一；界面粗糙且復(fù)雜，用戶交互性能差，布局沒(méi)有統(tǒng)一分類原則；易用性不高，維護(hù)成本大，人員需要專門培訓(xùn)；不能與其他系統(tǒng)集成整合，服務(wù)層面單一。

基于以上問(wèn)題，我院綜合臨床、醫(yī)技、職能、后勤等部門的業(yè)務(wù)需求，設(shè)計(jì)開(kāi)發(fā)了大型OA系統(tǒng)，為我院各部門辦公服務(wù)，提高了各部門的辦公效率。

2 大型醫(yī)院OA系統(tǒng)的設(shè)計(jì)原則

對(duì)于醫(yī)院 OA 信息系統(tǒng)來(lái)講，在設(shè)計(jì)時(shí)就必須要滿足一定的設(shè)計(jì)原則，這樣才能夠根據(jù)設(shè)計(jì)原則設(shè)計(jì)出能夠滿足醫(yī)院實(shí)際辦公工作要求的優(yōu)秀信息系統(tǒng)[2]。結(jié)合我院OA的實(shí)際使用情況和存在的問(wèn)題，經(jīng)過(guò)全方面的考慮，設(shè)計(jì)時(shí)采用了如下原則：

2.1 門戶化原則

由于醫(yī)院涉及的部門較多，包括醫(yī)院、領(lǐng)導(dǎo)、部門科室三級(jí)辦公門戶，各部門都有統(tǒng)一的登錄入口，但由于權(quán)限不同又相對(duì)獨(dú)立，只能通過(guò)部門的流轉(zhuǎn)實(shí)現(xiàn)信息的傳遞。同時(shí)門戶的統(tǒng)一，可以實(shí)現(xiàn)不同系統(tǒng)的信息整合，如OA和人力資源系統(tǒng)的對(duì)接，通過(guò)單點(diǎn)登錄的方式實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的共享，便于管理和使用。

2.2 平臺(tái)化原則

由于大型醫(yī)院人員較多，需要一個(gè)簡(jiǎn)潔、開(kāi)放的使用平臺(tái)，可以根據(jù)不同部門和員工的權(quán)限構(gòu)建相應(yīng)的功能模塊，并且能夠輕易地實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)內(nèi)信息的傳遞和整合，而整個(gè)過(guò)程無(wú)需編碼，或只需極少量編碼，就實(shí)現(xiàn)了在統(tǒng)一的平臺(tái)上對(duì)個(gè)人、公文、臨床、職能等行政辦公、公告、文檔等進(jìn)行綜合處理。通過(guò)個(gè)性化信息平臺(tái)中的協(xié)同辦公，滿足所有員工日常辦公、協(xié)同管理的需要。

2.3 業(yè)務(wù)化原則

醫(yī)院辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的主體是面向醫(yī)院，支持大型綜合醫(yī)院的行政辦公和醫(yī)療服務(wù)系統(tǒng)[3]。因此涉及的業(yè)務(wù)多而且復(fù)雜，如出差審批、科室請(qǐng)示、醫(yī)院發(fā)文等，它不再是一個(gè)純粹用于行政辦公的應(yīng)用軟件，而是采用流程管理和表單管理的方式來(lái)相結(jié)合，避免像人力資源管理系統(tǒng)那樣管理具體的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)。它的側(cè)重點(diǎn)在于業(yè)務(wù)協(xié)作過(guò)程管理，從長(zhǎng)遠(yuǎn)考慮，并提供了相應(yīng)的接口，為未來(lái)采用數(shù)據(jù)中心統(tǒng)一管理所有的業(yè)務(wù)系統(tǒng)提供支持。

2.4 安全性原則

由于醫(yī)院各部門涉及很多保密的信息，因此安全（數(shù)據(jù)安全、網(wǎng)絡(luò)安全和系統(tǒng)安全等）是系統(tǒng)設(shè)計(jì)時(shí)首要考慮的問(wèn)題。它必須符合《信息安全技術(shù) 信息系統(tǒng)安全等級(jí)保護(hù)基本要求》[4]的規(guī)定，提供一套嚴(yán)格的身份鑒別和訪問(wèn)控制機(jī)制，保證用戶登錄和訪問(wèn)的安全，防止非法用戶的入侵。由于OA系統(tǒng)是各部門都在用的一套系統(tǒng)，涉及大量的醫(yī)療數(shù)據(jù)、人事數(shù)據(jù)等，因此要使用加密算法對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行加密，保證數(shù)據(jù)的完整性和防止數(shù)據(jù)被竊取。系統(tǒng)后臺(tái)還提供了備份機(jī)制，可以定期對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失和當(dāng)數(shù)據(jù)遭到破壞時(shí)能夠及時(shí)恢復(fù)數(shù)據(jù)。

2.5 移動(dòng)化原則

移動(dòng)辦公是信息化高度發(fā)展的必然產(chǎn)物，使得用戶可以充分利用互聯(lián)網(wǎng)通信技術(shù)和多媒體技術(shù)，突破傳統(tǒng)辦公時(shí)間和辦公地點(diǎn)的限制，在更寬松的時(shí)間和空間中完成工作業(yè)務(wù)相關(guān)的各項(xiàng)任務(wù)[5]。隨著移動(dòng)互聯(lián)網(wǎng)的發(fā)展和智能手機(jī)的不斷更新，加上手機(jī)APP的輕量級(jí)和易用性，因此手機(jī)辦公更加受到人們的青睞。移動(dòng)端時(shí)空無(wú)界、攜帶方便的特點(diǎn)是電腦無(wú)法超越的，如今人們更喜歡通過(guò)手機(jī)來(lái)處理各種業(yè)務(wù)，方便快捷，因此必須針對(duì)移動(dòng)端開(kāi)發(fā)相應(yīng)的APP才能滿足員工的要求，簡(jiǎn)化系統(tǒng)操作和提高辦事效率。

3 大型OA系統(tǒng)的功能模塊介紹

從圖1可以看出，OA系統(tǒng)的模塊結(jié)構(gòu)以科室人員門戶、醫(yī)務(wù)人員門戶、院領(lǐng)導(dǎo)門戶為核心，通過(guò)協(xié)同平臺(tái)、即時(shí)通訊、短信平臺(tái)、流轉(zhuǎn)引擎、移動(dòng)辦公等模塊作為信息流轉(zhuǎn)的結(jié)點(diǎn)，實(shí)現(xiàn)信息的傳遞。

系統(tǒng)的每個(gè)模塊都有各自的功能又相互聯(lián)系，如即時(shí)通訊模塊的功能為消息通知、文件傳送、工作查閱、審批查詢等功能，短信平臺(tái)模塊的功能為消息共享、智能提醒、會(huì)議提醒、事務(wù)安排等功能，當(dāng)科室主任通過(guò)工作查詢功能查詢到待辦事項(xiàng)時(shí)，便可進(jìn)行審批，審批完成后提交給下一個(gè)節(jié)點(diǎn)的執(zhí)行人，此時(shí)，通過(guò)短信平臺(tái)模塊的智能提醒功能科室主任可以選擇發(fā)送短信給下一個(gè)節(jié)點(diǎn)的執(zhí)行人，通知他有代辦事項(xiàng)需要處理。當(dāng)執(zhí)行人收到信息時(shí)才用登錄系統(tǒng)查看待辦事項(xiàng)，大大節(jié)省了時(shí)間和提高了辦事效率。智能消息提醒，還包括審批、消息、郵件、值班、會(huì)議、催辦、生日等。

流程引擎是OA系統(tǒng)集成其他系統(tǒng)的主要模塊，隨著醫(yī)院業(yè)務(wù)的擴(kuò)展，OA系統(tǒng)已不單純是業(yè)務(wù)辦公系統(tǒng)，未來(lái)需要集成化，通過(guò)登錄OA便可操作其他系統(tǒng)，簡(jiǎn)化流程，實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一管理。

同時(shí)，根據(jù)系統(tǒng)移動(dòng)化的原則，在OA系統(tǒng)的模塊結(jié)構(gòu)中加入了移動(dòng)辦公模塊。為此，我們開(kāi)發(fā)了基于安卓和IOS系統(tǒng)的手機(jī)APP，靈活便捷的移動(dòng)辦公，利用智能手機(jī)終端的便攜，借助運(yùn)營(yíng)商移動(dòng)網(wǎng)絡(luò)和無(wú)線網(wǎng)絡(luò)的覆蓋，使辦公變得更加便捷和高效。移動(dòng)辦公平臺(tái)包括待辦、待閱、已辦、公告等功能，對(duì)于外出工作或出差，手機(jī)消息的推送可以輕松提醒用戶查看當(dāng)前需要的代辦事項(xiàng)，通過(guò)手機(jī)便可收發(fā)文件和批閱文件，實(shí)時(shí)查看工作進(jìn)度

4 大型醫(yī)院OA系統(tǒng)的設(shè)計(jì)與應(yīng)用

4.1 大型醫(yī)院OA系統(tǒng)的設(shè)計(jì)

系統(tǒng)采用B/S架構(gòu)，易用性好，電腦無(wú)須安裝客戶端，易于系統(tǒng)集中維護(hù)和管理。系統(tǒng)還具有很強(qiáng)的移植性，與電腦操作系統(tǒng)無(wú)關(guān)，使用瀏覽器登錄即可。同時(shí)分布性特點(diǎn)便于數(shù)據(jù)集中管理，用戶可以在不同的平臺(tái)共享使用相同的數(shù)據(jù)。在功能設(shè)計(jì)上，采用自定義信息欄目，可以為用戶定制自己所需要的欄目，并且可以隨時(shí)擴(kuò)展欄目。同時(shí)它具有多樣性，提供對(duì)mysql，oracle多數(shù)據(jù)源的支持，兼容IE8以上常用的瀏覽器。

系統(tǒng)設(shè)計(jì)時(shí)采用模塊化的處理方式，并結(jié)合自定義工作流和自定義表單的形式完成所有功能模塊的設(shè)計(jì)。所謂工作流，就是把相同類型的工作文檔、信息或任務(wù)化解拆分為多個(gè)步驟，由多人來(lái)一起協(xié)同來(lái)完成[6]。它無(wú)須編碼，具有很強(qiáng)的擴(kuò)展性，同時(shí)可以根據(jù)表單隨時(shí)進(jìn)行修改，完成公文流轉(zhuǎn)流程。自定義表單，自動(dòng)生成頁(yè)面，數(shù)據(jù)庫(kù)表自動(dòng)生成，類似于WORD文檔的插入表格的功能，所見(jiàn)即所得的設(shè)計(jì)界面，豐富的表單控件，如選擇部門、選擇人員、附件上傳等控件。各流程步驟權(quán)限設(shè)置與工作流引擎結(jié)合，設(shè)置各個(gè)流程結(jié)點(diǎn)為表單控件的顯示、可寫(xiě)狀態(tài)表單數(shù)據(jù)提交校驗(yàn)設(shè)置。可根據(jù)不同的需求設(shè)計(jì)表單頁(yè)面及查詢頁(yè)面，同時(shí)可以根據(jù)不同部門的職責(zé)設(shè)置權(quán)限，用于配合工作流使用，使不同的表單角色只能對(duì)自己所在的模塊進(jìn)行審批，完成表單各個(gè)角色的流轉(zhuǎn)。

4.2 大型醫(yī)院OA系統(tǒng)的應(yīng)用

下面以用印申請(qǐng)的表單為例來(lái)展示如何把自定義工作流和自定義表單運(yùn)用到實(shí)際的流程審批中。用印申請(qǐng)是醫(yī)院各個(gè)部門需要蓋章時(shí)，申請(qǐng)人按照表單的流程提出申請(qǐng)，經(jīng)過(guò)相應(yīng)的部門審核通過(guò)后才可蓋章的業(yè)務(wù)表單。工作流和表單如圖2和3所示，具體流程如表1所示：

從圖4和5可以看出，流程的每一步系統(tǒng)都會(huì)有相應(yīng)的記錄，節(jié)點(diǎn)執(zhí)行人通過(guò)填寫(xiě)審核意見(jiàn)和電子簽名的方式完成審核工作和執(zhí)行節(jié)點(diǎn)的流轉(zhuǎn)。通過(guò)跟蹤工作流和表單，申請(qǐng)人可以通過(guò)手機(jī)APP或者電腦打開(kāi)OA系統(tǒng)實(shí)時(shí)查看工作進(jìn)度。當(dāng)流程走完時(shí)，系統(tǒng)會(huì)推送消息到手機(jī)提醒申請(qǐng)人表單已完結(jié)，可以進(jìn)行下一步操作。電子化的表單減少了人為的手工審批并提高了各個(gè)部門的辦事效率，使各科室把更多的時(shí)間投入到臨床業(yè)務(wù)中，服務(wù)于病人。

5 結(jié)束語(yǔ)

通過(guò)完成OA系統(tǒng)的設(shè)計(jì)與開(kāi)發(fā)，為醫(yī)院發(fā)展提供了一個(gè)高效的、便捷的、透明的數(shù)字化平臺(tái)， 為提高管理人員的決策能力提供必要的技術(shù)支撐，從而提高醫(yī)院的整體運(yùn)作效率和競(jìng)爭(zhēng)能力[7]。同時(shí)把它應(yīng)用到醫(yī)院的綜合業(yè)務(wù)辦公中，提高了醫(yī)院信息溝通和共享的渠道，每個(gè)科室、每位員工各司其職，共同完成所需的業(yè)務(wù)。規(guī)范、高效的OA系統(tǒng)管理平臺(tái)便于提升醫(yī)院的數(shù)字化管理，為醫(yī)院的辦公業(yè)務(wù)提供了強(qiáng)有力的保障。

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