高校移動辦公系統(tǒng)解決方案探究

田曉芳

【摘 要】隨著信息時代的到來，智能移動終端得到了普及，移動辦公也變得越來越大眾化。建立高效、安全的移動辦公系統(tǒng)也成為目前的主流話題。本文通過對移動辦公系統(tǒng)的建設(shè)目標、設(shè)計原則等進行分析和探討，給出了移動辦公系統(tǒng)的解決方案。

【關(guān)鍵詞】移動辦公;解決方案;安全

隨著辦學(xué)規(guī)模不斷擴大，學(xué)校管理工作也不斷出現(xiàn)新情況、新問題，這些情況和問題已成為阻礙學(xué)校提升辦學(xué)層次、拓展辦學(xué)空間、加快內(nèi)涵發(fā)展的重要因素。傳統(tǒng)辦公模式下的學(xué)校管理工作不僅耗費了管理與服務(wù)人員大量的時間和精力，而且在處理過程中產(chǎn)生的延時和差錯大大降低了工作效率。

辦公自動化系統(tǒng)是對傳統(tǒng)辦公方式的變革，它將計算機技術(shù)、通信技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等先進的科學(xué)技術(shù)應(yīng)用于傳統(tǒng)的信息處理中，對文字處理、信息傳遞、存儲與檢索實行了現(xiàn)代化的管理。它通過有效的資源共享和信息交流與發(fā)布，達到充分利用信息資源、提高工作效率和質(zhì)量、輔助決策、降低勞動強度、減少重復(fù)勞動的目的。此外，辦公自動化系統(tǒng)可以讓領(lǐng)導(dǎo)在第一時間內(nèi)掌握學(xué)校的全面情況，同時這些信息進行挖掘、分析，為領(lǐng)導(dǎo)決策的制定提供參謀。基于計算機與網(wǎng)路技術(shù)的辦公自動化系統(tǒng)強調(diào)人與人之間、領(lǐng)導(dǎo)與下屬之間、各部門之間、院系之間的協(xié)同工作，以及相互之間有效的交流和溝通。隨著信息時代的到來，智能移動終端得到了普及，移動辦公也變動越來越大眾化。建立高效、安全的移動辦公系統(tǒng)已成為各高校發(fā)展新趨勢。

一、移動辦公系統(tǒng)建設(shè)目標和設(shè)計原則

1.移動辦公系統(tǒng)的建設(shè)目標

建設(shè)一個辦公系統(tǒng)平臺，滿足學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)及廣大教職員工辦文、辦會及日常辦公等方面的需求。具體來說有以下幾個方面：

（1）以信息服務(wù)的模式開發(fā)建設(shè)，實現(xiàn)數(shù)據(jù)共享，向?qū)W校領(lǐng)導(dǎo)及學(xué)校相關(guān)部門提供相應(yīng)的信息服務(wù)。

（2）為廣大教師提供一個信息共享平臺，通過手機或平板電腦等多種智能終端，實現(xiàn)以文字、多媒體和實時交互等手段進行交流溝通，促進與其他部門間的協(xié)同辦公，提高工作效率。

（3）建設(shè)一個系統(tǒng)管理子系統(tǒng)，滿足學(xué)校對系統(tǒng)后臺的管理需求;

（4）提供完善的查詢統(tǒng)計分析功能，輔助領(lǐng)導(dǎo)決策。

2.移動辦公系統(tǒng)設(shè)計原則

（1）多終端、自適應(yīng)原則。不同終端不同界面的展示，支持iphone、ipad、Android、windows mobile等多種智能終端。

（2）易操作性原則。只要會用手機就能夠輕松操作，完美支持觸屏，滑屏、自適應(yīng)、保留原筆跡。

（3）實用高效、可擴展易升級原則。系統(tǒng)建設(shè)應(yīng)實用高效，能適應(yīng)IT技術(shù)和學(xué)校業(yè)務(wù)的發(fā)展需求變化，適應(yīng)應(yīng)用不斷拓展的需要。

（4）高性能、高安全性原則。采用大數(shù)據(jù)量運算支撐的架構(gòu)設(shè)計，能支撐大數(shù)據(jù)量的訪問和運算。多重安全保障，做到終端安全、傳輸安全和應(yīng)用安全。

二、移動辦公系統(tǒng)建設(shè)方案

1.移動辦公功能模塊設(shè)計

移動辦公系統(tǒng)是由移動待辦事宜、移動公文管理、移動會議管理、移動請示報告管理、移動收發(fā)郵件、移動通知公告、移動學(xué)校通訊錄和移動管理配置等模塊組成，滿足學(xué)校教職工在非正常辦公環(huán)境下的辦公需求。具體如下圖所示：

圖3-1系統(tǒng)功能模塊圖

移動待辦事宜：集中展示當(dāng)前用戶需要辦理的各種事項，在當(dāng)前用戶辦理完畢后，該事項從待辦事宜欄目中消失。

移動公文管理：移動公文管理，具體功能包括發(fā)文處理、收文處理;對多種公文類型的待辦列表分頁，詳情查看，并實現(xiàn)審批功能（打印、蓋章類除外）。使用戶可以在終端上收發(fā)各種公文，查看公文的詳細信息，并且可以通過終端來審批公文;支持office、pdf等各種附件查看。因終端操作系統(tǒng)限制，一般不支持在終端上進行起草公文和正文修改操作。

移動會議管理：會議管理包括會議室管理、會議通知和會議紀要管理三個組成部分。系統(tǒng)提供會議室登記、會議室訂閱情況公示、會議室使用申請及審批以及會議室使用情況統(tǒng)計等方面的功能，滿足會議室管理的需求。系統(tǒng)提供會議通知的發(fā)放及接收的全過程管理。系統(tǒng)提供會議紀要的擬稿、審核和審批全過程管理。

移動請示報告管理：可提供和設(shè)計符合學(xué)校實際業(yè)務(wù)的報告、請示管理。通常此部分包含學(xué)校向上級機關(guān)匯報工作，反映情況，答復(fù)上級機關(guān)的詢問的報告，用于向上級機關(guān)請求指示、批準的請示。

移動通知公告：通知公告欄目用于發(fā)布學(xué)校的通知公告信息，具有瀏覽權(quán)限的用戶可以進行瀏覽。具有管理權(quán)限的用戶可以發(fā)布相關(guān)通知公告，也可以對已經(jīng)發(fā)布的信息進行維護（修改或刪除）。

移動收發(fā)郵件：通過對現(xiàn)有web郵件系統(tǒng)的讀取和適配，完成寫郵件、收件箱、已發(fā)郵件、草稿箱、已刪除郵件等基本功能，并支持多種附件查看、抄送/密送等附加功能。

移動學(xué)校通訊錄：查看系統(tǒng)中學(xué)校通訊錄中的內(nèi)容，并且可以通過點擊某項聯(lián)系人后，根據(jù)該聯(lián)系人在系統(tǒng)中保存的聯(lián)系方式進行快速的溝通。

移動管理與配置：配置本地安裝應(yīng)用的使用信息，包括用戶名密碼的存儲，網(wǎng)絡(luò)連接方式等選項。

2.關(guān)鍵問題及解決方案

（1）自適應(yīng)問題。頁面適配移動辦公可以根據(jù)學(xué)校教職員工的需求以及終端的特點（操作系統(tǒng)、屏幕尺寸、分辨率等），為用戶定制開發(fā)移動化應(yīng)用——將復(fù)雜的B/S應(yīng)用頁面，通過智能的信息抓取、數(shù)據(jù)分析過濾、格式轉(zhuǎn)換、頁面重排、數(shù)據(jù)壓縮等處理，把重組后的數(shù)據(jù)根據(jù)不同的終端類型在移動終端上展現(xiàn)不同格式的頁面，以便用戶可以在移動終端上進行快速的瀏覽并使用移動辦公業(yè)務(wù)，得到最佳的體驗效果。這種方式的用戶體驗好，適用終端廣，可以滿足用戶的個性化需求。

學(xué)校原有辦公系統(tǒng)的頁面將被轉(zhuǎn)化，顯示為移動終端的客戶端上的小圖標和短行文本格式，客戶端根據(jù)不同的屏幕分辨率和大小尺寸展現(xiàn)適應(yīng)的界面，用戶只需要通過簡單的手勢操作即可瀏覽到全部頁面信息。

（2）安全性問題。信息系統(tǒng)安全不能單靠某一個、兩個安全產(chǎn)品來解決，它需要系統(tǒng)的、立體的全方位的解決方案。學(xué)校信息化的安全包括四個層次：網(wǎng)絡(luò)安全、系統(tǒng)安全、數(shù)據(jù)安全、應(yīng)用安全，另外還包含安全管理。

網(wǎng)絡(luò)安全：最底層的網(wǎng)絡(luò)安全通過VLAN、ACL實現(xiàn)訪問控制，通過VPN實現(xiàn)傳輸安全，防火墻則有效防止網(wǎng)絡(luò)攻擊。

系統(tǒng)安全：通過入侵檢測、網(wǎng)絡(luò)防病毒、漏洞掃描和安全審計保證系統(tǒng)安全。

數(shù)據(jù)安全：通過數(shù)據(jù)備份、數(shù)據(jù)加密和容災(zāi)措施等保證數(shù)據(jù)安全。

應(yīng)用安全：通過加密傳輸、身份認證、頁面防篡改和權(quán)限管理等保證系統(tǒng)的安全。

安全管理：要建立長期的管理機構(gòu)，制定安全管理制度和應(yīng)急處理機制。

三、總結(jié)

在傳統(tǒng)的辦公模式下，辦公效率很難得到大幅度的提高。盡管借助于傳真、電話等通訊手段，使得辦公效率得到了非常大的提升，但很難有質(zhì)的突破。領(lǐng)導(dǎo)及廣大教職員工因公出差等情況下，許多工作無法開展。通過此次辦公系統(tǒng)的升級改造，建設(shè)了內(nèi)部通訊平臺、信息發(fā)布平臺以及電子流程平臺，同時借助3G技術(shù)，使得領(lǐng)導(dǎo)及廣大教職員工無論身處何地，均可以便捷地訪問系統(tǒng)，進行相關(guān)事務(wù)的處理，不受時間與距離的限制。

與此同時，借助現(xiàn)在的信息技術(shù)，通過辦公系統(tǒng)，使全院的領(lǐng)導(dǎo)及教職員工，不再受院系、處室以及地域的局限，可以方便地在系統(tǒng)中進行溝通與交流以及各項事務(wù)的處理，從本質(zhì)上提升了辦公的效率。

另外，通過辦公系統(tǒng)的建設(shè)，可以把日常辦公過程中產(chǎn)生的各種文檔資料進行分門別類的管理，使以往分散的、難以被利用的信息通過系統(tǒng)進行集中，形成文檔數(shù)據(jù)中心，通過對這些文檔的分類及整理，就可以形成多種類別的知識，供學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)及廣大教職員工工作與學(xué)習(xí)參考，為學(xué)校知識管理奠定良好的基礎(chǔ)。

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注：本課題為北京語言大學(xué)院級項目（中央高?；究蒲袠I(yè)務(wù)專項資金資助），項目編號為“16YJ120003”