中小企業(yè)員工社保繳納規(guī)范操作實務

摘 要 當前相當多企業(yè)在公司注冊地以外有員工負責所在地區(qū)市場業(yè)務維護，因大多數(shù)中小企業(yè)未能在所有地級城市全都注冊分公司，現(xiàn)實中，外地員工社保費一般通過中介或個人繳納，該行為雖普遍存在，但違反我國現(xiàn)行法律規(guī)定，使用人單位管理存在一定法律風險，甚至可能對企業(yè)以后做IPO上市造成影響，本文僅從依法合規(guī)角度探討該類企業(yè)規(guī)范員工社保繳納之實務操作。

關鍵詞 社保 外地員工 社保繳納

作者簡介：王志輝，北京鳳儀堂醫(yī)美科技有限公司，二級勞動關系協(xié)調師。

中圖分類號：F231 ????????????????????????????????????????????????????????????文獻標識碼：A ???????????? ???????????DOI：10.19387/j.cnki.1009-0592.2019.04.193

根據(jù)《中華人民共和國社會保險法》第六十條第一款“用人單位應當自行申報、按時足額繳納社會保險費”之規(guī)定，企業(yè)通過社會中介機構代繳職工社保費、個人繳納后予以報銷及未按法定要求比例足額繳納行為均違法，根據(jù)《社會保險法》第八十六條之規(guī)定，社保部門有權對相關用人單位加收滯納金，或對用人單位處以社保費欠繳數(shù)額一倍以上三倍以下標準罰款。除社保征收機構可對用人單位進行處罰外，勞動保障監(jiān)察部門亦有權根據(jù)國務院《社會保險費征繳暫行條例》第二十三條之規(guī)定，對用人單位直接負責的主管人員和其他直接責任人員最高處以5000元以上10000元以下罰款。為符合社保法規(guī)定、規(guī)范社保繳納行為、規(guī)避相關法律風險，存在上述情況之用人單位社保繳納及人員結構應做相應調整，實務操作建議如下。

一、公司注冊地員工繳納社保需規(guī)范事項

已正常營業(yè)公司都經過工商注冊登記，屬于可自行繳納職工社保費之合法主體，注冊營業(yè)地（即公司總部）職工已經在公司繳納社保費的可繼續(xù)繳納，但應以上一年度職工本人平均工資收入為繳費基數(shù)進行足額繳納。這里所指工資收入不僅包括底薪，根據(jù)原勞動部所制定勞部發(fā)（1994）489號《工資支付暫行規(guī)定》第三條：“本規(guī)定所稱工資是指用人單位依據(jù)勞動合同的規(guī)定，以各種形式支付給勞動者的保酬”。據(jù)此，職工工資應當包括底薪、績效獎金、補助及津貼;社保繳費基數(shù)計算方法是：（1）職工工資收入高于當?shù)厣夏甓嚷毠て骄べY三倍的，以當?shù)厣夏甓嚷毠て骄べY的300%為繳費基數(shù)。（2）職工工資收入低于當?shù)厣弦荒曷毠て骄べY的60%的，以當?shù)厣弦荒曷毠て骄べY的60%為繳費基數(shù)。（3）職工工資在60%-300%之間的，按實際收入申報。職工工資收入無法確定時，其繳費基數(shù)按當?shù)貏趧有姓块T公布的當?shù)厣弦荒曷毠て骄べY為繳費工資確定。需要注意的是各地社保部門每年核定基數(shù)的時間不統(tǒng)一，但通常會在3月-7月，公司人事部門應關注所在地區(qū)社?；鶖?shù)核定時間及準備工資表做為證明文件。

二、現(xiàn)存非由企業(yè)自行繳納社保需規(guī)范事項

目前非經公司自行繳納社保一般分兩種情形：（1）企業(yè)委托社會中介機構代繳部分職工社保，（2）由員工個人在戶籍所在地社保機構自行繳納，費用公司報銷。以上兩種情形原為企業(yè)照顧外地部分職工權益、便利職工在戶籍所在地繳納社保費之權益考量，但因兩種情形均不符合國家現(xiàn)行社保法規(guī)定，合法及規(guī)范途徑建議考慮以下幾種：

1.用人單位可以在有公司業(yè)務員的相關地級城市進行分公司工商注冊登記，取得合法資質后即擁有自行足額繳納分公司職工社保資質。

2.所有非經用人單位直接繳納社保的職工全部轉由總部在公司注冊地繳納，并且職工社保必須由公司按法定比例足額繳納。

三、不愿轉由公司繳納或不接受足額繳納之職工規(guī)范途徑

若有代繳和自行繳納員工不愿將社保轉由用人單位注冊地繳納，或部分本來已由公司直接繳納社保的職工無法接受以后按法定比例足額繳納的，公司可與其協(xié)商解除勞動關系，或由員工提出離職申請而解除勞動關系，勞動關系解除過程及解除后合作分兩類情況：

1.每家用人單位幾乎無法做到100%無冗員，對于原本工作態(tài)度不積極，勞動關系解除后徹底與公司結束合作關系的員工，公司可在此過程中與其徹底解除勞動關系，該類員工協(xié)商解除勞動關系的具體操作要點有：（1）需明確勞動合同協(xié)商解除的意見是有哪方提出，用人單位還是勞動者，并明確經濟補償金是否支付及需支付金額。按照《勞動合同法》規(guī)定，勞動合同解除由用人單位提出的，需向勞動者支付經濟補償金或賠償金，而由員工提出解除合同的理論上則不必支付。因此，用人單位在與員工協(xié)商解除過程中應盡量讓該部分員工主動提出辭職申請，以降低公司解除勞動合同的成本支出。如員工堅持不提出辭職申請，用人單位只能向其提出解除勞動關系，并按法律規(guī)定對其進行資遣，即支付經濟補償金或賠償金，但上述解除勞動關系不論是由員工提出還是由公司提出，雙方均須簽訂書面解除勞動合同協(xié)議書，如果不簽訂協(xié)議書，將來一旦發(fā)生爭議，可能會因此產生不必要糾紛：第一，雙方解除勞動合同的具體時間無法確定;第二，沒有解約協(xié)議，則無法確定該解除行為究竟是合法解除還是違法解除，涉及用人單位向勞動者支付解約經濟補償金還是賠償金的問題，如果因此產生爭議，雙方各執(zhí)一辭，勞動者說是公司違法解除，用人單位將陷于被動處境;第三，沒有協(xié)議書明確說明是用人單位還是勞動約提出的解除，會直接影響用人單位是否支付經濟補償金（或賠償金）;第四，解除勞動合同書簽訂時企業(yè)可借機將員工可能提起的所有勞動爭議解決方案一并規(guī)定在協(xié)議內，所有可能產生的勞動糾紛得以一次性解決，錯過此機會將可能在一年時間內留下不穩(wěn)定因素，因此，對于該部分員工的勞動關系解除，公司必須制作并與對方簽訂規(guī)范的《解除勞動合同協(xié)議書》。

2.對于平時工作認真、業(yè)績突出，公司欲繼續(xù)合作的員工，建議規(guī)范程序為：首先，由用人單位提出與其協(xié)商解除勞動合同，公司按法律規(guī)定向員工支付經濟補償金，該部分業(yè)務人員離開公司后在當?shù)亓硇凶怨?，轉做經銷商，專業(yè)經銷用人單位所經營產品，授權經銷市場與現(xiàn)有服務區(qū)域相同，公司所付解約經濟補償金由其交付公司做為經銷保證金，合作中雙方具體權利義務以合約形式予以明確。經銷商公司成立后，該部分已離職員工成為經銷公司職員，社保費全部轉由經銷商繳納，至于繳納是否足額，原用人單位可不必干涉;另外一部分內勤人員、促銷專員、不愿成立經銷公司的業(yè)務人員，可采取勞務派遣形式與公司合作，由勞務派遣單位與該部分職工訂立勞動合同，勞務派遣單位再將被派遣員工派至原用人單位實際工作。在該形式操作過程中需注意事項：（1）建立合作關系的勞務派遣公司必須具備勞務派遣資質，必須經過勞動行政部門審批，獲得《勞務派遣經營行政許可證》。（2）根據(jù)人社部《勞務派遣暫行規(guī)定》要求，用人單位雇傭勞務派遣用工數(shù)量占比不得超過用工總量10%，有此規(guī)定，用人單位需嚴格遵守，不得超過10%比例。（3）《勞動合同法》修訂案第三條規(guī)定了勞務派遣用工的崗位性質，即派遣用工崗位的三性要求，只能用于臨時性、輔助性或者替代性的工作崗位上。存續(xù)時間不超過六個月的崗位屬于臨時性崗位;因用人單位有員工參加脫產學習、休假等原因無法在崗工作，此時由其他勞動者替代該員工工作崗位的為替代性崗位;輔助性崗位指的是該崗位工作是為主營業(yè)務崗位提供服務。在三性崗位中，認定為輔助性崗位的對用人單位最為有利，《勞務派遣暫行規(guī)定》第三條對輔助性崗位認定標準規(guī)定的是“民主協(xié)商+公示”程序，即企業(yè)內部經過全體職工討論或職工代表討論，經平等協(xié)商確定，確定標準后再企業(yè)內部履行完公示程序，即可認定任何一個崗位為輔助性崗位，該崗位用工方式即可以采用勞務派遣形式，并且不受六個月時間限制，輔助性崗位員工社保由勞務派遣公司繳納，可以解決職工不愿異地投保問題，至于勞務派遣公司是否足額繳納，可由員工與派遣公司協(xié)商。但用人單位應注意的是《勞務派遣暫行規(guī)定》第十八、十九條規(guī)定：“跨地區(qū)勞務派遣的，應在用工單位所在地繳納社會保險”，這里的用工單位所在地，指企業(yè)注冊地，而非實際工作地。至于用人單位如何在用工所在地繳納社會保險，暫行規(guī)定表述為：“勞務派遣單位有分支機構的，利用分支機構繳納，沒有分支機構的，由用工單位代為繳納”。根據(jù)以上規(guī)定，用人單位在選擇勞務派遣公司合作時，不僅需審核對方企業(yè)勞務派遣資質，還需該派遣公司在擬使用派遣員工住所地設有分支機構，否則繳納社保費責任又歸于用人單位，采用勞務派遣方式將失去意義。至于必須在用工單位注冊地繳納社保的法律風險，只要勞務派遣公司在員工所在地已經為其繳納社保，用人單位則無需再承擔任何責任，無論員工是在用工單位繳納還是在勞務派遣單位繳納，都屬于已經繳納社會保險，社保管理部門不會讓企業(yè)再繳納一份社保。同時，關于勞務派遣，用人單位應當與勞務派遣公司明確合同期限，《勞動合同法》第五十八條規(guī)定用人單位單位與勞務派遣單位必須簽訂兩年以上固定期限勞動合同，因此用人單位在確定派遣員工人選時須慎重;最后，關于用人單位采取的上述勞務派遣方式，法學理論界有一個專用名詞——“逆派遣”，該行為本身不違法，只要用人單位在用工過程中做到“同工同酬”，司法實踐中逆派遣是合法有效的，注意管理中不要讓派遣員工感受到不平等待遇。

員工離職階段是勞動爭議易發(fā)期，用人單位若采取上述措施規(guī)范社保繳納過程中需要人事部門做好充分準備，一切程序在依法律辦理基礎上也應充分考慮情理，盡量避免勞動糾紛產生。

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