電子文件立卷問題思考*

王大青

摘? 要：從計(jì)算機(jī)輔助檔案管理開始，就出現(xiàn)了取消立卷的聲音。然而，從檔案整理理論和實(shí)踐發(fā)展情況看，立卷以其獨(dú)特的優(yōu)勢，依然占據(jù)著主流地位。在電子文件時(shí)代，案卷應(yīng)被賦予新的生命和意義。文章從電子案卷的概念出發(fā)，分析了電子文件立卷的需求、立卷的原則、立卷的標(biāo)準(zhǔn)和程序，是對電子文件整理工作理論和實(shí)踐的再認(rèn)識，對電子文件的科學(xué)管理具有一定借鑒意義。

關(guān)鍵詞：電子文件;立卷;電子案卷

Abstract： There has been a point of view of abolishing archival file， from the beginning of managing archives with the computer assistant. However， archival file still takes up dominating status in the practice and theory research because of its advantages. In the era of electronic records， the archival file should be endowed with new senses. This paper sets out from the concept of electronic volume. Then， it analyzes the requirements， principles， standards and processes of composing archival file for electronic records. It is the theoretic and practical cognizance for the electronic records organization under the new circumstance. It will be useful for the scientific management of electronic records.

Key Words： Electronic Records; Composing Archival File; Electronic Volume

案卷是文件保管的基本單位，立卷是紙質(zhì)文件管理的重要環(huán)節(jié)，也是文件成為檔案的一個(gè)重要標(biāo)志。立卷是實(shí)踐“遵循文件形成規(guī)律，保持文件之間的聯(lián)系，便于保管和利用”這一檔案整理原則的組織形式和具體措施[1]。伴隨著計(jì)算機(jī)輔助立卷的發(fā)展，出現(xiàn)了弱化甚至取消立卷的聲音。例如，有的單位或行業(yè)系統(tǒng)依據(jù)文件形成時(shí)間直接放盒歸檔;國家行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)DA/T22-2000《歸檔文件整理規(guī)則》，也沒有明確提及立卷這一工作環(huán)節(jié)。在2015年發(fā)布的修訂版中，提出了立卷整理與以件為單位整理的并行做法。但是，從世界范圍來看，在檔案管理實(shí)踐和理論研究主流中，基本沿襲和強(qiáng)調(diào)了紙質(zhì)檔案文件的立卷工作，認(rèn)為“案卷作為檔案的典型微觀存在形態(tài)，具有不容置疑的理論依據(jù)和不可或缺的實(shí)踐意義”[2]。所謂取消或弱化立卷，其否定的并非案卷形態(tài)本身，而是要簡化檔案整理工作[3]。那么，從保管和利用角度看，電子案卷存在的意義究竟有多大？繼續(xù)保持還是取消立卷？電子案卷的形態(tài)是什么？如何科學(xué)地立卷？經(jīng)過這些年的電子文件管理實(shí)踐，尤其是機(jī)器深度學(xué)習(xí)、人工智能大力發(fā)展的當(dāng)下，十分有必要對電子文件立卷工作進(jìn)行理論梳理和總結(jié)、創(chuàng)新。

0 電子案卷

“案卷是由互有聯(lián)系的若干文件組合而成的檔案保管單位?！盵4]電子案卷究竟是物理概念還是邏輯概念？對于這一問題，不必拘泥于紙質(zhì)文件管理模式的機(jī)械對照，“在電子文件時(shí)代，不僅全宗形態(tài)將出現(xiàn)異化，案卷也將繼續(xù)存在并率先出現(xiàn)異化”[5]，即應(yīng)該在電子文件物理歸檔和邏輯歸檔的具體實(shí)踐中對電子案卷概念作出創(chuàng)新發(fā)展，針對電子文件管理需求，將其作為一個(gè)管理和利用單元來看待，可以是物理的，也可以是邏輯的形態(tài)。

由此，可將電子案卷定義為：在檔案全宗類目之內(nèi)，為便于文件保管和利用而設(shè)置的電子文件集合。電子案卷是具有密切關(guān)聯(lián)的若干文件的組合體，是“檔案的保管單位，通常也是統(tǒng)計(jì)檔案數(shù)量和進(jìn)行檢索的基本單位之一”[6]。

顯然，在電子文件管理中，從物理視角看，案卷存在形態(tài)發(fā)生了變化，不再是觸手可及的卷、冊、盒，而對應(yīng)的是存儲介質(zhì)（當(dāng)前主要是光學(xué)或磁性存儲介質(zhì)）中的某一區(qū)間，這一區(qū)間可以是物理上連續(xù)的，也可以是間斷的、由計(jì)算機(jī)操作系統(tǒng)或應(yīng)用系統(tǒng)整合起來的“連續(xù)”空間。當(dāng)前，其表現(xiàn)形式主要為文件夾;從邏輯視角看，電子案卷表現(xiàn)為一組標(biāo)識，即通過分類標(biāo)引、用一組相同標(biāo)識將具有共同來源、關(guān)聯(lián)性較強(qiáng)的電子文件集中起來，組成邏輯案卷。電子案卷邏輯形態(tài)與物理形態(tài)可以是一致的，即同一案卷的電子文件存儲于同一存儲介質(zhì)的同一文件夾之下;在某些情形下，電子案卷邏輯形態(tài)與物理形態(tài)是不一致的，電子文件組成“虛擬案卷”，而這些文件實(shí)體可暫時(shí)分布于不同的存儲介質(zhì)乃至不同系統(tǒng)、不同地域，在云計(jì)算平臺上的表現(xiàn)尤為突出。

1 電子文件立卷的需求分析

有人認(rèn)為，“電子文件可取消立卷，因?yàn)橛?jì)算機(jī)可以將電子文件任意組合成各種‘案卷”。實(shí)際上，當(dāng)前的主流檔案信息管理系統(tǒng)是按照給定的檢索式進(jìn)行匹配查詢的，機(jī)器不能準(zhǔn)確理解檢索詞以及數(shù)據(jù)庫中檔案信息的語義，在小數(shù)據(jù)量時(shí)檢索結(jié)果的分類積聚是可以保證準(zhǔn)確率的，而在大數(shù)據(jù)量時(shí)，往往會出現(xiàn)同一歷史活動中形成的、聯(lián)系緊密的文件分散排列乃至不能被同一個(gè)檢索式全部查詢到的現(xiàn)象。在這種情形下，設(shè)定電子案卷，不僅可以確保反映歷史面貌的全面性，還可以方便保管利用。

1.1 保持電子文件之間歷史聯(lián)系的需求。不可否認(rèn)，在電子文件時(shí)代，更加依賴背景信息來保障電子文件的真實(shí)性、完整性和可用性，而案卷實(shí)際上就是提供檔案背景信息的一種形態(tài)。同一活動中所產(chǎn)生的電子文件，相互之間具有自然的歷史聯(lián)系。某一事件，某一會議，某一項(xiàng)目，某一案件等，這些主題活動所產(chǎn)生的文件，如若分散保管、不設(shè)置統(tǒng)一的邏輯標(biāo)識符，則會弱化其應(yīng)有聯(lián)系，對于不熟悉該活動的人來說，就會從一定程度上影響歷史面貌再現(xiàn)的全面性和準(zhǔn)確性。

目前，通過檢索式查詢所得到的結(jié)果展現(xiàn)的是文件之間的人工聯(lián)系，而非文件形成之時(shí)的自然聯(lián)系，這兩種聯(lián)系并非完全對等，因?yàn)槿斯ぢ?lián)系是通過關(guān)鍵詞的匹配檢索展現(xiàn)的。許多文件之間存在的是隱性聯(lián)系，即文中關(guān)鍵詞、主題詞等并不能直接反映文件之間的密切相關(guān)性，再加上文件標(biāo)引和著錄的主觀性、不規(guī)范性、計(jì)算機(jī)對自然語義理解的機(jī)械性，容易出現(xiàn)文件之間自然聯(lián)系反映不全面、不準(zhǔn)確的現(xiàn)象，從而導(dǎo)致社會活動、歷史面貌呈現(xiàn)障礙。如何保持這種自然聯(lián)系呢？“立卷就是使文件之間的歷史聯(lián)系在微觀層次上得到保持的有效手段。”[7]對于不同類型、不同記錄方式的電子文件，電子案卷更具生命力。例如，關(guān)于某一案件或建設(shè)項(xiàng)目的文字、照片、聲音和視頻，克服了物理形態(tài)的差異性，可以集合于同一案卷之下，實(shí)現(xiàn)信息和實(shí)體的統(tǒng)一組合，更為高效、系統(tǒng)而完整地展現(xiàn)其歷史聯(lián)系。

1.2 科學(xué)保管電子文件邏輯與物理形態(tài)的需求。與紙質(zhì)文件相比，電子文件分卷管理的成本大大降低，省去了卷盒印制、填寫和文件裝訂裝盒等程序，不再輕易受案卷容量約束而強(qiáng)制分開關(guān)聯(lián)性較強(qiáng)的文件;由軟件系統(tǒng)進(jìn)行統(tǒng)一立卷，克服了“因人而異”的分類“任意性”。同時(shí)，其分卷的優(yōu)勢卻有所增加。電子案卷是電子文件保管物理和邏輯結(jié)構(gòu)體系的重要構(gòu)件，是實(shí)體分類的基本單位，是信息分類的基礎(chǔ)，可以恰如其分地“劃分”電子文件物理存放空間和控制信息集聚數(shù)量。

傳統(tǒng)文書檔案是以“全宗-類別-案卷-文件”的層級結(jié)構(gòu)進(jìn)行保管的。在檔案管理實(shí)踐中，全宗內(nèi)部一般以年度作為分類的一級類目，如果從年度直接跨度到單份電子文件，文件較多時(shí)則會顯得雜亂無序，不便于人工干預(yù)和異常情形下的電子文件管理，這與大數(shù)據(jù)環(huán)境下電子文件管理實(shí)踐以及檔案管理理念是不相適應(yīng)的。在年度類目之下設(shè)置電子案卷，則增加了電子文件實(shí)體與信息管理的可控性，具有信息量和專指性適度的優(yōu)勢，便于人工識讀、信息存取和數(shù)據(jù)遷移，便于新發(fā)現(xiàn)或捕獲電子文件的增量管理，從總體上提升電子文件管理效益。比如，在一項(xiàng)職能活動中，不僅僅會產(chǎn)生文字圖表類文件，還可能會形成數(shù)碼照片等電子政務(wù)平臺外文件，此時(shí)就需要人工干預(yù)以建立對應(yīng)關(guān)系，采取立卷模式后，則可方便地實(shí)現(xiàn)相關(guān)文件的集聚和關(guān)聯(lián)。

1.3 高效開發(fā)檔案資源的利用需求。通常，用戶不具備檔案所反映職能活動的完整知識，尤其是歷史久遠(yuǎn)的活動，在數(shù)據(jù)量大、沒有檔案專業(yè)人員指導(dǎo)和檔案信息共享的情境下，很容易造成文件漏檢和誤檢等現(xiàn)象的發(fā)生。在檢索結(jié)果的排序上，沒有立卷卻聯(lián)系緊密的電子文件很可能會被其他無關(guān)卻符合檢索式匹配要求的檔案文件分隔開，極大地影響檢索方便性和查詢效率。將具有歷史聯(lián)系的文件放置在同一案卷，便于用戶檢索和發(fā)現(xiàn)目標(biāo)電子文件，全面了解相關(guān)職能活動或事件的來龍去脈，衡量一份文件在工作查考、科研、編史修志和文化服務(wù)等方面的綜合價(jià)值。同時(shí)，在案卷題名、主題詞等著錄完整的前提下，還增加了檢索層次，為族性檢索提供方便，有利于用戶從案卷中發(fā)現(xiàn)相關(guān)文件的檢索信息，從而充實(shí)、豐富特定主題的內(nèi)容信息。在大數(shù)據(jù)環(huán)境下，電子文件的立卷，也為數(shù)據(jù)自動分析和數(shù)據(jù)挖掘提供了分類和積聚的可靠途徑，奠定了數(shù)據(jù)智能化處理基礎(chǔ)。

此外，在“雙套制”保管時(shí)代，“要建立電子文件之間的關(guān)聯(lián)和它們與本單位產(chǎn)生的非電子文件之間的聯(lián)系，就必須對電子文件進(jìn)行立卷”[8]，以此高效地維持電子文件與紙質(zhì)文件之間的對應(yīng)關(guān)系，還有利于簡化紙質(zhì)文件的整理。

綜上所述，在“人工智能”迅猛發(fā)展的時(shí)期，計(jì)算機(jī)在數(shù)據(jù)感知、語音和圖像識別、數(shù)據(jù)分析以及知識挖掘等方面，都取得了很大進(jìn)展，但是，這其中的許多成果是建立在統(tǒng)計(jì)學(xué)基礎(chǔ)之上的，而對自然語言語義的綜合理解、判斷與處置依然是計(jì)算機(jī)面臨的挑戰(zhàn)，計(jì)算機(jī)在實(shí)現(xiàn)電子文件任意標(biāo)準(zhǔn)的自動分類組合、語義檢索等方面依然存在著差距，而這正是電子文件智能化管理和利用所需要的，即電子文件的管理和利用還脫離不了人工干預(yù)，在今后較長一段時(shí)間內(nèi)尚不能達(dá)到“隨意”組合、完全智能化管理的理想狀態(tài)。也就是說，電子文件立卷依然有其自身與環(huán)境的強(qiáng)烈需求。

2 電子文件立卷的原則

2.1 保持電子文件之間歷史聯(lián)系的原則。文件之間的歷史聯(lián)系包括背景聯(lián)系和內(nèi)容聯(lián)系。背景聯(lián)系包括文件形成者、職能活動、形成時(shí)間和形式聯(lián)系等;內(nèi)容聯(lián)系一般指文件主題、事由之間的聯(lián)系。這個(gè)原則要求：將形成時(shí)具有天然聯(lián)系的電子文件組成一個(gè)案卷?？紤]到現(xiàn)代社會分工協(xié)作日益緊密的現(xiàn)實(shí)，不能將這個(gè)原則簡單地理解為“來源于共同的組織機(jī)構(gòu)、部門或個(gè)人的電子文件”，不能囿于立檔單位之限而分割聯(lián)系緊密的電子文件，應(yīng)將電子文件產(chǎn)生的源泉——社會職能活動作為立卷的核心原則。正如特里·庫克指出的那樣“電子時(shí)代，檔案來源概念需要重新定義，它不能僅僅局限于文件的形成機(jī)關(guān)，還應(yīng)包含形成目標(biāo)、形成活動和職能范圍等”[9]，要從電子文件形成者和職能活動兩個(gè)視角考察電子文件之間的有機(jī)聯(lián)系，選擇適宜于計(jì)算機(jī)智能操作并能夠最大限度地維護(hù)歷史聯(lián)系的模式立卷。

保持電子文件之間歷史聯(lián)系，實(shí)際上也是電子文件高效保管和利用的重要基礎(chǔ)。

2.2 有利于電子文件保管和利用的原則。電子文件立卷的原則，其中很重要的一點(diǎn)就是將電子文件前端控制和全程管理思想貫穿其中。當(dāng)前，在電子文件接收、檢查、遷移、維護(hù)、鑒定和管理等諸多環(huán)節(jié)中，需要適度的人工干預(yù)。因此，電子文件立卷時(shí)，不僅要考慮計(jì)算機(jī)自動管理的效益，還要考慮到人工干預(yù)的方便性、效率。一個(gè)電子案卷之下，文件數(shù)量應(yīng)保持適宜。如若文件太多，則會影響數(shù)據(jù)遷移、再鑒定、檢查和維護(hù)效率。在移交電子文件，尤其是離線存儲時(shí)，應(yīng)注意保持電子案卷邏輯與物理形態(tài)的一致性，即將同一案卷電子文件置于同一文件夾中?！半p套制”情形下，保持與紙質(zhì)文件案卷的對應(yīng)關(guān)系，即互相備注定位標(biāo)識符。

從利用視角看，主要表現(xiàn)在電子文件檢索效率的控制上，考慮不同層次、不同類型用戶的需求，便于用戶使用最簡檢索式，準(zhǔn)確、完整地查詢到所需的全部電子文件，這實(shí)際上也是從另一個(gè)角度對保持電子文件之間歷史聯(lián)系所提出的要求。同一職能活動中所產(chǎn)生的有保存價(jià)值文件，在從寬原則之下可以繼續(xù)區(qū)分保管期限，雖然這種做法可能會在短期內(nèi)影響電子文件的利用效率，但相比而言，不同保管期限電子文件合庫后，其對檢索效率的影響，遠(yuǎn)遠(yuǎn)沒有電子文件永久保存效益重要。

3 電子文件立卷的標(biāo)準(zhǔn)

無論是紙質(zhì)文件還是電子文件的立卷，其實(shí)質(zhì)就是依據(jù)一定標(biāo)準(zhǔn)劃分文件、組合成單元。電子文件的立卷，主要是依據(jù)電子文件的內(nèi)容和背景特征上的某一或某幾個(gè)共同點(diǎn)開展的，將聯(lián)系緊密的電子文件組合在一起，形成電子案卷。

3.1 職能活動標(biāo)準(zhǔn)。電子文件立卷的核心標(biāo)準(zhǔn)就是共同的職能活動。在立檔單位之內(nèi)，相對于各級組織機(jī)構(gòu)或部門來說，職能更具穩(wěn)定性;對于跨部門、跨立檔單位的協(xié)作，以職能活動為立卷標(biāo)準(zhǔn)更具優(yōu)勢。對于電子文件管理系統(tǒng)或具備電子文件管理功能的業(yè)務(wù)系統(tǒng)來說，這個(gè)標(biāo)準(zhǔn)具有較好的自動操作性。同時(shí)，根據(jù)職能活動立卷，可將檔案管理的“專家思想”、法規(guī)標(biāo)準(zhǔn)集成至電子文件管理系統(tǒng)或業(yè)務(wù)系統(tǒng)，由機(jī)關(guān)業(yè)務(wù)部門工作人員根據(jù)自身所熟悉的職能活動進(jìn)行簡單選擇操作，繼而實(shí)現(xiàn)電子文件自動捕獲、立卷。通常，一個(gè)年度或一個(gè)階段（可以跨年度）內(nèi)，一項(xiàng)相對獨(dú)立的職能活動所形成的一組電子文件，即可組成一個(gè)電子案卷。

3.2 文件形成者標(biāo)準(zhǔn)。對于文件形成者來說，現(xiàn)有的著錄標(biāo)準(zhǔn)和檢索系統(tǒng)，可以高效、準(zhǔn)確地實(shí)現(xiàn)具有共同責(zé)任者的電子文件聚合。因而，一般不將文件形成者作為電子文件的獨(dú)立立卷標(biāo)準(zhǔn)。當(dāng)然，文件形成者亦可作為電子文件立卷的輔助標(biāo)準(zhǔn)使用。

3.3 其他標(biāo)準(zhǔn)。從文件形成時(shí)間角度看，電子文件通常是在年度類目之下實(shí)施立卷。對于跨年度的大型活動或項(xiàng)目，不應(yīng)拘泥于時(shí)間的限制，可依據(jù)職能活動標(biāo)準(zhǔn)靈活立卷。在一個(gè)電子案卷內(nèi)，時(shí)間可作為文件排序標(biāo)準(zhǔn)。

從存儲介質(zhì)容量角度看，在當(dāng)前的管理規(guī)定中，要求用離線載體檔案級光盤保存，并存儲3份以上[10]。對于文字圖表檔案來說，當(dāng)前光盤的容量通常不會影響到電子案卷的劃分，而對于視頻、多媒體等檔案來說，光盤容量可以成為電子案卷劃分的輔助考量因素。

4 電子文件立卷的程序

正如電子文件元數(shù)據(jù)通常由計(jì)算機(jī)應(yīng)用系統(tǒng)捕獲和生成一樣，電子案卷也應(yīng)由計(jì)算機(jī)應(yīng)用系統(tǒng)自動、實(shí)時(shí)組建，以適應(yīng)電子文件前端控制需求。對于文書部門來說，電子文件形成之初，根據(jù)一定規(guī)則，進(jìn)行檔號標(biāo)引即為邏輯立卷;電子文件實(shí)施在線移交、脫機(jī)保存或移交檔案館時(shí)，需要?dú)w入存儲介質(zhì)的相應(yīng)文件夾，即為物理立卷。無論是邏輯立卷還是物理立卷，均是在制定電子文件分類方案的基礎(chǔ)上，按照對電子文件實(shí)施初步鑒定和自動處置、建立電子案卷、文件歸卷、審查電子案卷等程序開展的。

4.1制定電子文件分類方案。在對業(yè)務(wù)職能活動分析和分類的基礎(chǔ)上，分析歷年文件產(chǎn)生情況，并對電子文件發(fā)展趨勢進(jìn)行預(yù)測，制定電子文件分類方案。對于文件較多的類目，可以根據(jù)“職能-活動-事務(wù)”的層級結(jié)構(gòu)，細(xì)分至適宜程度，統(tǒng)一設(shè)置簡潔、可讀性好的類目標(biāo)識。而后，用本體語言（OWL）或資源描述框架RDF描述電子文件分類方案，將電子文件分類方案植入電子文件管理系統(tǒng)，由電子文件管理系統(tǒng)進(jìn)行應(yīng)用。

4.2 電子案卷的建立與文件歸卷。電子案卷的設(shè)置與分類方案相互對應(yīng)，通常在文件分類方案的最低層級設(shè)置案卷[11]。

根據(jù)職能活動實(shí)際情況，由業(yè)務(wù)工作人員根據(jù)其崗位職能進(jìn)行控制選擇[12]，在電子文件形成之時(shí)，電子文件管理系統(tǒng)根據(jù)電子文件分類方案所確定的歸檔范圍實(shí)施文件和元數(shù)據(jù)捕獲，按照保管期限表進(jìn)行初步鑒定和處置，并根據(jù)需要持續(xù)地捕獲或生成元數(shù)據(jù)。捕獲文件后，軟件系統(tǒng)適時(shí)創(chuàng)建相應(yīng)文件夾，文件夾以類目標(biāo)識符即案卷檔號命名，自動將形成的電子文件（含元數(shù)據(jù)）歸至對應(yīng)位置。亦可根據(jù)電子文件分類方案，按照“全宗-類別-職能-活動-事務(wù)”的層級，人工建立樹形結(jié)構(gòu)的文件夾，將電子文件及其元數(shù)據(jù)歸入相應(yīng)類目。在電子案卷內(nèi)，要確保每一份文件被賦予唯一標(biāo)識符即檔號，簡化卷內(nèi)文件的排序，將以往的排序標(biāo)準(zhǔn)“事由結(jié)合時(shí)間、重要程度”變?yōu)椤奥毮芑顒咏Y(jié)合時(shí)間”。由計(jì)算機(jī)對電子文件實(shí)施智能化的前端管控后，可將節(jié)約出來的人力用于后期的深度標(biāo)引著錄。

案卷題名可以視情由系統(tǒng)根據(jù)立檔單位名稱、類目（如年度）和職能活動名稱等要素自動生成。卷內(nèi)文件目錄和卷內(nèi)文件備考表，可以由機(jī)器根據(jù)預(yù)先定義的結(jié)構(gòu)自動呈現(xiàn)，并建立卷內(nèi)文件目錄與文件之間的超鏈接關(guān)系。

4.3 電子案卷的審查。電子案卷自動組建后，為確保立卷和鑒定的準(zhǔn)確性，根據(jù)條件的動態(tài)變化和電子文件保管期限規(guī)定，需要對電子案卷實(shí)施審查。一是對捕獲的電子文件和納入銷毀范圍的電子文件進(jìn)行處置操作確認(rèn)、審計(jì)，查看有無處置不當(dāng)?shù)碾娮游募?二是針對特定時(shí)間或事件等觸發(fā)條件，查看電子文件保管期限有無變化，并進(jìn)行相應(yīng)處置。

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