技工院校檔案工作芻議

張素霞

黨的十九大報告中明確指出，要“深化供給側(cè)結(jié)構(gòu)性改革”“促進我國產(chǎn)業(yè)邁向全球價值鏈中高端，培育若干世界級先進制造業(yè)集群”“建設(shè)知識型、技能型、創(chuàng)新型勞動者大軍，弘揚勞模精神和工匠精神”。顯而易見，隨著供給側(cè)結(jié)構(gòu)性改革的深入開展，促使企業(yè)轉(zhuǎn)型升級，特別是裝備制造業(yè)，正在由中國制造向中國創(chuàng)造轉(zhuǎn)變，在這個過程中，對中高級技師人才需求將大大增加。技工院校是集職業(yè)技術(shù)教育、職業(yè)技能培訓(xùn)和職業(yè)技能鑒定為一體，培養(yǎng)中、高等級和預(yù)備技師人才的職業(yè)技能院校，技工院校肩負(fù)培養(yǎng)高技能人才的使命，在國家加快高端制造和產(chǎn)業(yè)發(fā)展中發(fā)揮著重要的作用。

那么，檔案在技工院校培養(yǎng)高技能人才過程中又扮演了什么角色呢？

1 技工院校檔案工作發(fā)展的時代背景

檔案管理是技工院校基礎(chǔ)性管理工作重要組成部分，在院校的招生、教學(xué)、管理、科研中具有舉足輕重作用，是院校成長的真實記錄，是保持院校管理建設(shè)工作連續(xù)性的必要前提，是院校日常黨政工作查考的依據(jù)，是教學(xué)評估工作的基礎(chǔ)。伴隨著時代的發(fā)展，現(xiàn)代化程度提高，教學(xué)手段不斷更新，產(chǎn)生了大量不同介質(zhì)的檔案材料，檔案的存儲量越來越大，傳統(tǒng)的檔案管理、儲存和查閱上遇到了前所未有的困難和挑戰(zhàn)。如何利用現(xiàn)代技術(shù)、信息化手段，改變檔案的管理方式，提高檔案利用效率，為教學(xué)中心工作提供優(yōu)質(zhì)高效的服務(wù)，跟上和適應(yīng)院校的發(fā)展，成為擺在技工院校檔案人面前的新課題。

2 技工院校檔案工作的現(xiàn)狀原因

（一）檔案管理工作沒有得到學(xué)校重視。學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)對檔案認(rèn)識還停留在過去的概念中，認(rèn)為檔案室就是個資料室，當(dāng)需要證明、核對時，拿出來對一對，核實一下，僅此而已。對檔案的要求就是只要收齊、整好、管好，不丟就行。因此，檔案工作不被重視，沒有放在本單位的應(yīng)有位置，不管是軟硬件建設(shè)，人員配備，還是經(jīng)費投入，無人關(guān)注，很少投入。學(xué)校的檔案管理工作與學(xué)校的發(fā)展不匹配，不適應(yīng)，嚴(yán)重滯后于學(xué)校發(fā)展。

（二）檔案收集征集查閱比較滯后。對檔案工作缺乏投入，硬件建設(shè)欠賬太多，檔案室的“十防”設(shè)施設(shè)備的問題比較普遍，幾乎都是過去傳統(tǒng)狀態(tài)，電子檔案、原生檔案的收集歸檔更是起步階段，只是開展了收集、保管的基礎(chǔ)工作。造成大量電子檔案信息的流失和丟失，與檔案應(yīng)收盡收的要求，相差甚遠(yuǎn)。隨著社會的發(fā)展，網(wǎng)絡(luò)時代到來，現(xiàn)代信息技術(shù)已普遍應(yīng)用于學(xué)校的各項教學(xué)管理工作中，產(chǎn)生了大量的電子檔案信息。然而，學(xué)校檔案工作的管理方式還停留在一個檔案室、一個檔案員、一臺電腦時代。在檔案信息化軟硬件建設(shè)上，幾乎是空白，多年來原地踏步，沒有改變的現(xiàn)象還比較普遍。目前大多數(shù)技工院校檔案工作還處于人工收集紙質(zhì)檔案為主，大量原生電子檔案分散在各個部門、具體人手中，無人問津。每年的立卷歸檔，各部門都是隨心所欲地移交，檔案室隨心所欲地接收，部門想交什么就交什么，想交多少就交多少。檔案室則是你交什么，我收什么;你交多少，我收多少。電子檔案的接收、歸檔，沒有具體規(guī)定和具體標(biāo)準(zhǔn)。檔案室也沒有接收原生檔案、電子檔案的軟硬件設(shè)施設(shè)備，這類檔案歸檔幾乎空白，即使有也僅是片子的光盤。檔案數(shù)字化、電子化更是剛起步甚至還沒起步。雖然早已進入網(wǎng)絡(luò)時代，但是，技工院校的檔案查閱工作還都停留在傳統(tǒng)的手工階段，費工費時效率低，嚴(yán)重滯后于學(xué)校發(fā)展。

（三）檔案的信息化管理明顯較弱。技工院校培訓(xùn)具有學(xué)習(xí)周期短、招生量大的特點，因此檔案的錄入量和變動量都非常大。近年來，隨著技工學(xué)校招生人數(shù)的增加，各種檔案的存量激增，尤其是教學(xué)工作和學(xué)生管理檔案存儲量和使用量也增加迅猛。當(dāng)前，檔案分類情況也更多樣化、復(fù)雜化。例如，在收集學(xué)生檔案時，由于學(xué)生個人情況不一，管理人員和班主任收集信息時缺少規(guī)范的標(biāo)準(zhǔn)和操作程序，個別人員對歸檔工作重視不夠造成信息不全和錯誤現(xiàn)象，給日后查閱個人資料帶來困難，同樣也會造成在對外報送學(xué)生信息和成績資料時，需要做大量重復(fù)的核對和排序工作。因此，加強檔案管理制度化規(guī)范化建設(shè)，規(guī)范檔案信息的收集基礎(chǔ)工作，勢在必行。

（四）檔案管理人員培養(yǎng)不夠到位。隨著學(xué)校發(fā)展，特別是現(xiàn)在網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、多媒體技術(shù)應(yīng)用于學(xué)校教學(xué)和管理當(dāng)中，產(chǎn)生海量的電子和原生檔案，各類不同介質(zhì)的檔案數(shù)量成倍增加，但是專職檔案人員卻沒有增加，而且都是老檔案工作者，歲數(shù)普遍偏大，缺乏能熟練掌握信息化技術(shù)專職人員，在電子檔案、原生檔案收集、整理歸檔，特別是在檔案文化產(chǎn)品拓展開發(fā)方面能力不足，力不從心，急需這方面的技能和業(yè)務(wù)知識的培訓(xùn)。尤其是現(xiàn)代信息技術(shù)、多媒體技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)日新月異，加強電子檔案的管理勢在必行，加強電子檔案管理工作必然能更好地為教學(xué)中心工作服務(wù)。然而，現(xiàn)狀是檔案工作人員多年沒有增編，人員多年不變，很少安排檔案專業(yè)和相關(guān)專業(yè)方面的培訓(xùn)，即使有了培訓(xùn)機會，都會因種種理由參加不了，導(dǎo)致檔案工作者觀念落后，業(yè)務(wù)技能單一，難以勝任現(xiàn)代檔案管理。

3 今后的主要對策

（一）改變領(lǐng)導(dǎo)的傳統(tǒng)檔案觀念，提高對檔案重視程度。檔案管理不是中心工作，不被領(lǐng)導(dǎo)重視，這是事實，要改變確實很難。因為檔案工作不是教學(xué)中心工作，但檔案工作卻存在于中心工作的整個過程。各級領(lǐng)導(dǎo)每天都在看各級文件、各類報表，簽批各種請示報告，以文件的形式下達(dá)各種工作任務(wù)，一刻都離不開檔案。但就是不知道這些就是檔案，不知道檔案就是他開展工作的媒介和手段，更不知道每天的工作都是在看檔案，用檔案，產(chǎn)生檔案。因為，沒有人給領(lǐng)導(dǎo)上過檔案課，沒機會參加檔案培訓(xùn)。要改變這種現(xiàn)狀，靠本單位的檔案工作者是很難的，甚至是不可能的。因為，單位的檔案工作者，都是最基層的一般工作人員，沒機會，也不對等去給領(lǐng)導(dǎo)講檔案，再加之，基層檔案工作者，又都是只知道收集檔案，整理檔案，管理檔案，對如何及時開發(fā)檔案產(chǎn)品，為領(lǐng)導(dǎo)平時工作、單位中心工作服務(wù)方面，缺乏深層次的認(rèn)識和能力素質(zhì)。目前最有效的辦法，就是檔案行政部門加強業(yè)務(wù)指導(dǎo)，加大檔案執(zhí)法。只有這樣，才會與單位領(lǐng)導(dǎo)接觸，才有機會用檔案給領(lǐng)導(dǎo)做宣傳，讓領(lǐng)導(dǎo)了解檔案，認(rèn)識檔案，讓領(lǐng)導(dǎo)明白檔案就在身邊，任何一項工作都離不開檔案，檔案伴隨工作的始終。重視檔案就是重視自己的業(yè)績，重視單位歷史和成就。讓領(lǐng)導(dǎo)關(guān)注檔案，重視檔案，把檔案工作放到應(yīng)有位置，成為自覺主動。其次，檔案工作者也要更新觀念，樹立檔案先為現(xiàn)用、再為史用的理念。自覺加強檔案文化產(chǎn)品開發(fā)能力的培養(yǎng)，實時為領(lǐng)導(dǎo)和單位中心工作提供所需檔案產(chǎn)品，讓領(lǐng)導(dǎo)切身感受到檔案就在身邊，檔案存在于工作的始終。

（二）改變檔案的征集收集方式，變被動接收為主動作為。加大對檔案從業(yè)人員檔案數(shù)字化、原生檔案收集方面的培訓(xùn)，加強檔案室數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化設(shè)施設(shè)備的建設(shè)，滿足原生檔案接收保管條件;改變以紙質(zhì)檔案收集為主，其他檔案收集為輔的傳統(tǒng)檔案收集方式，確立紙質(zhì)檔案和原生檔案收集并舉的檔案收集模式。改變檔案收集、征集習(xí)慣，由原來的年底檔案室坐等檔案送交、被動接收的收集，為伴隨中心工作全過程，及時積極主動地到各部門實時收集、征集。

（三）加強檔案工作隊伍建設(shè)，構(gòu)建檔案工作網(wǎng)格化架構(gòu)。檔案工作不是某個部門、某個人的工作，是整個單位的事。由于各級領(lǐng)導(dǎo)對檔案工作認(rèn)識不足，理解不到位，認(rèn)為檔案工作無關(guān)大局，有個人管就行了，所以在人員配備上，能配一個絕不會配兩個，能兼職就不配專職檔案員，而且在人員選配上的原則就是只要老實，能守攤，不亂跑就行，至于懂不懂現(xiàn)代計算機多媒體技術(shù)、互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，能否勝任現(xiàn)代條件下的檔案工作，不會考慮。從而導(dǎo)致檔案工作者面對互聯(lián)網(wǎng)條件下無紙化、自動化辦公系統(tǒng)普遍應(yīng)用，云計算、大數(shù)據(jù)時代的到來而產(chǎn)生的海量原生檔案信息，不知所措，無所適從。使得大量的原生檔案散存各個部門以及個人手里，無人問津，造成了大量流失。要改變這種狀況，就要從檔案隊伍抓起，要選培一批懂現(xiàn)代計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，能熟練利用多媒體技術(shù)對原生檔案進行編輯，加工生產(chǎn)檔案文化產(chǎn)品人員充實到檔案隊伍中。同時，還要在各部門、各項領(lǐng)域工作中，配置指定兼職檔案員，構(gòu)建起檔案工作者的網(wǎng)格架構(gòu)，并制定出相應(yīng)的制度規(guī)定和獎懲措施，保證檔案工作的觸角延伸到各個部門、各項工作的每個環(huán)節(jié)，確保檔案工作無死角，達(dá)到各類檔案特別是原生檔案應(yīng)收盡收的目標(biāo)。