軌道交通工程檔案管理現(xiàn)狀、方法及對(duì)策工具研究

王一峰

摘? 要：本文實(shí)證分析現(xiàn)階段軌道交通工程檔案體系控制缺失，無(wú)法滿足項(xiàng)目檔案系統(tǒng)、準(zhǔn)確、完整控制要求，對(duì)軌道交通工程檔案管理按項(xiàng)目過(guò)程提供了通用方法，控制方式提出制度化、程序化、專業(yè)化的對(duì)策工具。

關(guān)鍵詞：軌道交通;工程檔案;現(xiàn)狀;方法;工具

我國(guó)城市軌道交通建設(shè)正隨著經(jīng)濟(jì)社會(huì)的發(fā)展和城市化進(jìn)程的加快變得越來(lái)越多，線網(wǎng)也越來(lái)越完善。每條線路的建成都會(huì)留下大量的工程檔案，這些檔案對(duì)于城市軌道交通非常重要，必須進(jìn)行有效的管理，才能方便日后的查找。以下筆者結(jié)合多年工作實(shí)際，從項(xiàng)目管理的角度，對(duì)軌道交通工程檔案管理進(jìn)行探析，以期提供現(xiàn)實(shí)可行的解決方案。

1 軌道交通工程檔案管理現(xiàn)狀分析

1.1 工程檔案完整性難以確保。在城市軌道交通工程建設(shè)過(guò)程中，需要多方合作才能完成工程。因來(lái)源多樣，故在數(shù)據(jù)和資料的收集上就相當(dāng)困難。參建方甚至個(gè)人都可能掌握著相關(guān)的資料，并不是所有的人都能夠很好地配合檔案資料的收集工作，面對(duì)多樣化的個(gè)體，因溝通及控制成本邊際效應(yīng)劇增，故對(duì)于每一個(gè)人的資料收集起來(lái)就很難，所以檔案的完整性就必然欠缺。此外，工程隨時(shí)會(huì)出現(xiàn)變更，這些變更對(duì)于工程檔案來(lái)說(shuō)，可謂是牽一發(fā)而動(dòng)全身。如果反復(fù)地修改工程圖的話，就給工程檔案的歸檔帶來(lái)了嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)。在工程進(jìn)行中，這些檔案會(huì)隨時(shí)被不同的需求者進(jìn)行調(diào)閱，檔案散失風(fēng)險(xiǎn)由此產(chǎn)生。

1.2 管理體制不完善。工程檔案的主要工作分為三部分，首先是收集，將所有和工程檔案相關(guān)的資料和數(shù)據(jù)收集到一起。然后對(duì)收集的所有資料整理和歸類，不同資料與不同數(shù)據(jù)要分開(kāi)整理。最后進(jìn)行歸檔，分門別類地進(jìn)行儲(chǔ)存管理。在現(xiàn)實(shí)工程檔案管理中，這三項(xiàng)工作的職能劃分并不明顯，因缺乏制度化的檔案權(quán)責(zé)清單，或者未將檔案形成責(zé)任、收集責(zé)任與崗位適度匹配，業(yè)務(wù)流與歸檔流分割，使得職員并不清楚自身真正的職能[1]。這就使得工程檔案管理變得混亂。相同的工作會(huì)重復(fù)進(jìn)行，有的工作可能一直都處于擱置狀態(tài)。整個(gè)工程檔案管理工作無(wú)序。

1.3工程檔案利用率不高?，F(xiàn)在的工程檔案管理工作過(guò)于形式化，使得工程檔案到最后成為一種應(yīng)付檢查或項(xiàng)目驗(yàn)收擺設(shè)。首先是相關(guān)人員對(duì)于工程檔案的認(rèn)識(shí)不夠，覺(jué)得工程檔案只是屬于工程收尾的一項(xiàng)總結(jié)工作。除了認(rèn)識(shí)不足之外，工程檔案中一些數(shù)據(jù)的真實(shí)性還有待考證。為了使得工程表面上看起來(lái)很完美，往往在數(shù)據(jù)收集工作時(shí)就會(huì)出現(xiàn)一些偏差，這些偏差使得工程檔案的內(nèi)容失去了真實(shí)性。

2 軌道交通工程檔案管理方法

2.1 工程檔案管理原則。為確?？⒐べY料的順利編制和工程的順利實(shí)施，工程內(nèi)業(yè)務(wù)資料應(yīng)實(shí)行規(guī)范化管理，檔案管理要有明確的存檔原則。第一，所有資料、檔案之原件必須存放在項(xiàng)目經(jīng)理部，工區(qū)有條件時(shí)可保留一份原件，否則至少保留一份原件的拷貝件;第二，資料存檔實(shí)行專人、專室、專柜管理[2];第三，各科室和工區(qū)應(yīng)嚴(yán)格遵守工作程序，及時(shí)做好信息的收集和資料的整理工作;第四，借閱資料必須實(shí)行登記管理制度，嚴(yán)禁將資料亂堆亂放，隨意存取;第五，除主管領(lǐng)導(dǎo)特許外，任何資料、文檔不得外借或攜帶出本合同段。

2.2 工程檔案過(guò)程控制。平時(shí)應(yīng)做好工程文件資料立卷工作，對(duì)于歸檔文件要認(rèn)真核查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)解決。對(duì)每次歸檔的資料要進(jìn)行核查，若發(fā)現(xiàn)資料有亂涂亂畫、漏簽等現(xiàn)象，需將資料及時(shí)返還工區(qū)進(jìn)行更正，以確保資料的完整。對(duì)于交來(lái)的資料要及時(shí)歸檔，避免資料大量積壓造成資料歸類錯(cuò)誤或流失[3]。

2.3 工程檔案分類存檔方法

2.3.1質(zhì)檢資料的歸檔按單位工程分類存放。按照《城市軌道交通工程質(zhì)量檢驗(yàn)評(píng)定標(biāo)準(zhǔn)》規(guī)定，將合同段工程化分為若干個(gè)單位工程，每個(gè)單位工程分為若干個(gè)分部工程，每個(gè)分部工程分為若干個(gè)分項(xiàng)工程，每個(gè)分項(xiàng)工程包含各有關(guān)方面的資料[4]。實(shí)行分類、分區(qū)、分柜存放。應(yīng)保證每個(gè)檔案盒內(nèi)都有分項(xiàng)工程資料的目錄，每個(gè)檔案柜上有分部或單位工程的文件包清單目錄，以便隨時(shí)查閱和使用。同時(shí)按照資料的存放順序建立與之相對(duì)應(yīng)的電子資料目錄。按單位、分部、分項(xiàng)工程或文件類別建立相應(yīng)的文件夾，對(duì)于要查找的文件，通過(guò)樹(shù)形電子目錄查詢就可以及時(shí)、準(zhǔn)確地查找到資料所處的具體位置。

2.3.2施工詳圖按施工設(shè)計(jì)圖的圖號(hào)順序進(jìn)行存檔。

2.3.3各單位往來(lái)文件按來(lái)文、發(fā)文單分類后，再按文件性質(zhì)分類存檔。發(fā)文由辦公室負(fù)責(zé)報(bào)送，送件人應(yīng)把文件內(nèi)容、報(bào)送日期、部門、收件人等事項(xiàng)登記清楚，并由收件人簽名，發(fā)出文件的原稿，送資料室存檔。來(lái)文簽收由行政辦專人負(fù)責(zé)，對(duì)所收之文件，簽收人及時(shí)登記，并根據(jù)來(lái)文的內(nèi)容及其來(lái)文所涉及事件的緊急狀況，及時(shí)送有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)簽閱，及時(shí)處理[4]。簽閱后需要轉(zhuǎn)發(fā)的文件，由各科室負(fù)責(zé)人簽收，并及時(shí)進(jìn)行登記，并按領(lǐng)導(dǎo)批示及時(shí)處理。

2.4 工程檔案移交。各施工單位應(yīng)按照業(yè)主單位統(tǒng)一要求，對(duì)工程檔案按照有關(guān)規(guī)定進(jìn)行收集、整理、分類、編制、裝訂等工作，上交前應(yīng)比照交付標(biāo)準(zhǔn)要求進(jìn)行內(nèi)部驗(yàn)收，合格后向業(yè)主單位檔案科移交。工程檔案網(wǎng)絡(luò)錄入工作由施工單位負(fù)責(zé)，錄入內(nèi)容按照相關(guān)文件規(guī)定進(jìn)行，業(yè)主單位科技部、檔案室負(fù)責(zé)檢查、監(jiān)管、驗(yàn)收。新領(lǐng)域項(xiàng)目和工程復(fù)雜項(xiàng)目，施工單位交付前應(yīng)與業(yè)主單位科技部有關(guān)管理人員溝通，確保上交內(nèi)容滿足要求。對(duì)于不符合交付標(biāo)準(zhǔn)的，業(yè)主單位檔案科不予接收。并按合同約定，對(duì)工程款予以扣減，或者延期支付工程款項(xiàng)。

3 軌道交通工程檔案管理對(duì)策工具

3.1? 工程檔案收集工作程序化。工程檔案初期的收集工作是整個(gè)工程檔案工作中較為重要的一項(xiàng)工作，在這項(xiàng)工作中會(huì)遇到很多阻力和困難。解決問(wèn)題的方法，首先，在檔案收集資料階段要將工作進(jìn)行細(xì)分，也就是說(shuō)在城市軌道交通項(xiàng)目的不同階段進(jìn)行分別的資料收集工作[5]。這樣就能夠?qū)⒊鞘熊壍澜煌?xiàng)目的資料收集得更加全面，而且在某處出現(xiàn)修改和變動(dòng)的情況下，也能夠?qū)⑹占降馁Y料進(jìn)行及時(shí)修正，避免了雜亂無(wú)章的工作形態(tài)。其次，收集工作要深入現(xiàn)場(chǎng)，只有和城市軌道交通建設(shè)工作人員一起進(jìn)行實(shí)地的資料采集，才能夠得到第一手資料，保障資料內(nèi)容的準(zhǔn)確性和真實(shí)性，對(duì)于資料相關(guān)的內(nèi)容才會(huì)有更多的了解，對(duì)于后期工程檔案的整理和歸檔工作才會(huì)有更大的幫助。

3.2 工程檔案管理制度嚴(yán)謹(jǐn)化。首先要明確不同職員的工作職能和崗位特點(diǎn)進(jìn)行三大部分工作的劃分，即收集、整理、歸檔。然后分別確定不同小組的項(xiàng)目負(fù)責(zé)人，最后協(xié)助負(fù)責(zé)人細(xì)化組內(nèi)各個(gè)職員的分工職能。職能細(xì)化之后，工作的責(zé)任也要細(xì)化，也就是說(shuō)每一部分出現(xiàn)問(wèn)題的時(shí)候，要有相應(yīng)的職員和領(lǐng)導(dǎo)來(lái)承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任，這樣就能夠有效地增強(qiáng)職員的責(zé)任心 [6]。將所有的相關(guān)管理制度進(jìn)行細(xì)化，讓職員了解整個(gè)工作的流程和需要注意的方面。

3.3 工程檔案工作人員專業(yè)化。針對(duì)大部分工程檔案工作人員非專業(yè)的特點(diǎn)，要想辦法讓他們變得專業(yè)起來(lái)。首先對(duì)他們進(jìn)行集中培訓(xùn)，讓他們對(duì)工程檔案工作有一個(gè)很好的了解，讓他們學(xué)習(xí)一些在工程檔案工作中能夠用到的專業(yè)知識(shí)和技巧。然后不定期地進(jìn)行專業(yè)考核。除了原有職員的培訓(xùn)之外，還要引入檔案管理方面的人才，為工程檔案管理隊(duì)伍注入新鮮血液，從而整體提高工程檔案管理工作人員的業(yè)務(wù)水平。

3.4? 強(qiáng)化工程檔案合規(guī)檢查。工程檔案的合規(guī)檢查是確保準(zhǔn)確性、完整性、系統(tǒng)性的重要手段，是文檔控制體系的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。應(yīng)關(guān)注以下三點(diǎn)：（1）加強(qiáng)檔案收集體系監(jiān)管。即確保業(yè)務(wù)流程與歸檔流程無(wú)縫銜接，前端歸檔信息符合歸檔要求，人崗適配，歸檔路徑、技術(shù)方案與業(yè)務(wù)流程符合歸檔信息齊全完整、真實(shí)可靠要求。（2）加強(qiáng)歸檔行為監(jiān)管。項(xiàng)目檔案機(jī)構(gòu)應(yīng)充分利用事前審查、事中核查、事后追查等手段，強(qiáng)化對(duì)歸檔行為的持續(xù)監(jiān)管。規(guī)范制度、規(guī)范執(zhí)行，嚴(yán)肅獎(jiǎng)懲。（3）加強(qiáng)重要崗位的管理。參建方應(yīng)建立健全檔案管理全鏈路職責(zé)管理制度，全面梳理檔案形成鏈路直接方、關(guān)聯(lián)方行為模式、應(yīng)用場(chǎng)景、職責(zé)情況，掌握其重大變化，提高人崗適配、人責(zé)相符管理規(guī)范性。

3.5 強(qiáng)化工程檔案保護(hù)工作。工程檔案是需要長(zhǎng)期保存的資料。我們應(yīng)采取措施保障各種工程檔案的完整性。首先要制定出相關(guān)的借閱規(guī)定，一般的查閱要在管理人員的陪同下進(jìn)行，查找過(guò)程由管理人員親自執(zhí)行。如果有特殊的情況，需要相關(guān)的領(lǐng)導(dǎo)簽字才能夠?qū)⒐こ虣n案帶出，并且要讓借出者進(jìn)行詳細(xì)的登記，寫明歸還的時(shí)間。出臺(tái)相關(guān)的管理規(guī)定，如有損壞工程檔案的情況要給予一定的處分和罰款，并且要協(xié)助工作人員一起來(lái)完成工程檔案的修復(fù)工作。有了制度的制約就會(huì)大大降低工程檔案的損壞率。另外日常維護(hù)工作中也不能馬虎，對(duì)于工程檔案要進(jìn)行定期的巡視，對(duì)于保管工程檔案的室內(nèi)要進(jìn)行通風(fēng)，做一些適當(dāng)?shù)姆雷o(hù)處理。對(duì)于發(fā)現(xiàn)有破損和發(fā)霉等情況的工程檔案要進(jìn)行及時(shí)修復(fù)。

3.6 強(qiáng)化工程檔案技術(shù)工作。首先是引入各種現(xiàn)代化設(shè)備，如自主查閱資料的機(jī)器，這種機(jī)器可以幫助需要查找資料的人員完成自主服務(wù)的一個(gè)過(guò)程，工作人員只需前期將工程檔案的資料輸入到相關(guān)的設(shè)備當(dāng)中，然后就可以進(jìn)行聯(lián)網(wǎng)共享[7]。這樣對(duì)于檔案保護(hù)方面來(lái)說(shuō)也有著很大的幫助。還有管理技術(shù)，引入一些工程檔案管理方面的軟件，這些軟件的相關(guān)操作都會(huì)有專業(yè)人員來(lái)進(jìn)行培訓(xùn)，一般的操作都不會(huì)十分困難。這些軟件能夠讓我們更加輕松地對(duì)工程檔案進(jìn)行相關(guān)的管理，而且操作起來(lái)會(huì)更加便利，使得整個(gè)工程管理工作就會(huì)更加規(guī)范。

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