提高文書檔案年度整理歸檔質(zhì)量的策略研究

林巖

摘要：文書檔案通常是保存?zhèn)溆觅Y料或具有價(jià)值意義的檔案文件，不同的檔案儲(chǔ)存方式對(duì)應(yīng)不同的整理歸檔方式，如何提高文書檔案年度整理歸檔質(zhì)量是文章將思考的重點(diǎn)。

關(guān)鍵詞：文書檔案；年度整理；歸檔策略

文書檔案年度整理歸檔工作是一項(xiàng)綜合性工作。在整理檔案時(shí)不僅要注重搜查簡(jiǎn)便，還要注重文書檔案的歸檔質(zhì)量。

一、提高整理歸檔質(zhì)量的方法

（一）重視文書檔案管理工作

很多學(xué)校對(duì)文書檔案的管理工作沒有給予充分重視，對(duì)檔案管理投入嚴(yán)重不足，導(dǎo)致文書檔案管理人力、物力缺乏，文書檔案整理歸檔質(zhì)量得不到保障。為改善這一現(xiàn)象，學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)對(duì)檔案歸檔工作給予重視，重新構(gòu)建文書檔案知識(shí)結(jié)構(gòu)，并在文書檔案中投入相應(yīng)的人力和資金，從而提高文書檔案的歸檔質(zhì)量[1]。

（二）加強(qiáng)文書檔案管理人員培訓(xùn)

文書檔案年度整理歸檔工作是一項(xiàng)復(fù)雜又龐大的整理工作，其工作內(nèi)容涉及建立檔案、收集檔案、歸類檔案、策劃?rùn)n案、安放檔案等方面。在檔案建設(shè)中，工作人員的管理水平直接影響著歸檔質(zhì)量，管理人員作為檔案的規(guī)劃者，需要具備全面的檔案管理知識(shí)，并掌握具體的檔案管理方法。面對(duì)新入職的檔案管理人員，應(yīng)做好培訓(xùn)工作，可讓新入職的工作人員先熟悉檔案內(nèi)容，根據(jù)檔案內(nèi)容來進(jìn)行分類，對(duì)同類型的檔案進(jìn)行收集，再將集齊的檔案進(jìn)行相應(yīng)的編號(hào)、裝訂、保管等。

在文書檔案進(jìn)行年度整理歸檔時(shí)，若出現(xiàn)信息錯(cuò)誤或信息核對(duì)不上的情況，管理人員應(yīng)及時(shí)根據(jù)檔案信息尋找相應(yīng)管理部門，對(duì)其信息進(jìn)行修改和核實(shí)，拒絕對(duì)檔案進(jìn)行篡改或違反規(guī)定地歸檔，避免造成日后檔案查詢時(shí)的信息錯(cuò)誤。對(duì)老職員反饋的歸檔相關(guān)問題做到及時(shí)回復(fù)，以免延誤歸檔時(shí)間。對(duì)新入職的檔案管理人員要做好指導(dǎo)工作，確保檔案年度整理歸檔準(zhǔn)確無誤地進(jìn)行，減少日后檔案收集過程中出現(xiàn)返工現(xiàn)象。因此，在文書檔案整理過程中，各部門領(lǐng)導(dǎo)及相關(guān)工作人員應(yīng)積極配合文書檔案管理人員，確保文書檔案年度整理歸檔的質(zhì)量[2]。

（三）嚴(yán)把初始檔案材料質(zhì)量關(guān)

在文書檔案的收集過程中，應(yīng)做到檔案不遺漏、不缺失，檔案中的資料、文字信息、圖片信息都與該檔案的歸類方向一致。在整理文書檔案時(shí)，應(yīng)確保檔案中的每一頁都完好無損，若發(fā)現(xiàn)有損壞，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行復(fù)制更新。在整理證件類檔案時(shí)，管理人員應(yīng)注意其的正件、附件、印件等是否齊全，檔案資料完整度一定程度上決定著收集工作的質(zhì)量，這也是許多學(xué)校實(shí)施文書檔案搜集整理工作的難點(diǎn)。

對(duì)此，應(yīng)強(qiáng)化各科教師對(duì)檔案收集管理工作的認(rèn)識(shí)，讓他們?cè)谫Y料收集的最初階段把好關(guān)。由于班級(jí)學(xué)生信息量較大，各科教師可建立專門學(xué)生信息檔案，把學(xué)生的考試成績(jī)和平常表現(xiàn)等信息收集到該文檔中，并每個(gè)月把它交給班主任，后者再對(duì)這些信息進(jìn)行核對(duì)并裝訂，最后交給檔案管理人員進(jìn)行管理。任課老師檔案管理不僅影響日后年度整理歸檔質(zhì)量，還影響學(xué)生畢業(yè)后的學(xué)業(yè)信息。收集過程中，文書檔案在各個(gè)環(huán)節(jié)中得到重重審核，不僅能夠減少年度歸檔中的信息缺失，也能減少管理人員的工作量。

管理人員收集到各班級(jí)資料后，應(yīng)及時(shí)分類，檢查文檔的完整性，并對(duì)其進(jìn)行核對(duì)，尤其是文檔中的書寫材料，要對(duì)其書寫的質(zhì)量嚴(yán)格把關(guān)，使其符合檔案長(zhǎng)期保存的要求，并確保檔案標(biāo)注文件的日期、班主任姓名、年級(jí)、班級(jí)、內(nèi)容簡(jiǎn)介等重要信息準(zhǔn)確無誤，這些信息直接影響日后的檔案查詢。檢查完這些工作后再對(duì)其進(jìn)行整理，提高文書檔案在年度整理中的歸檔質(zhì)量[3]。

二、臨時(shí)性檔案文件信息收集管理辦法

在檔案收集過程中，常常會(huì)因部門人員調(diào)動(dòng)或人員離職導(dǎo)致文件遺失。為此，檔案管理人員應(yīng)加強(qiáng)臨時(shí)性檔案文件的收集工作，如在部門召開會(huì)議后及時(shí)收集會(huì)議相關(guān)文件，分類整理成檔案，以便日后查閱。出現(xiàn)人員離職時(shí)，檔案管理人員應(yīng)及時(shí)到該崗位與離職人員協(xié)調(diào)，并帶回相關(guān)資料進(jìn)行整理。在交接臨時(shí)性檔案時(shí)，應(yīng)嚴(yán)格按照規(guī)定，查閱并審核交接內(nèi)容，確保沒有遺漏文件信息后，再對(duì)文件進(jìn)行收集管理，并對(duì)其進(jìn)行復(fù)制，做到檔案有備份。

收集檔案文件時(shí)，要清楚該檔案的文件類型、收集時(shí)間及管理期限等，確保檔案整理工作的順利進(jìn)行。

目前，學(xué)校很多部門都開始建立檔案歸檔制度，但是也出現(xiàn)了很多文件不能及時(shí)歸檔的現(xiàn)象，特別是有些未經(jīng)收發(fā)的等級(jí)型文件，如學(xué)校任課教師在其他班級(jí)聽課帶回的有效文件資料，很容易被分散在各個(gè)學(xué)科的教師手中。針對(duì)這種現(xiàn)象，管理人員不僅要制訂相關(guān)文書歸檔制度，還應(yīng)在各學(xué)科中推行歸檔制度，以減少文件遺失。

管理人員在實(shí)施這些制度時(shí)，可采取以下措施：發(fā)布相關(guān)歸檔過程信息，讓教師了解歸檔資料的重要性，并規(guī)定任課教師把重要文件主動(dòng)上交給文檔管理部門，其中任課教師去其他班級(jí)學(xué)習(xí)規(guī)定應(yīng)帶回的文件，要交給文檔管理部門，對(duì)不執(zhí)行相關(guān)規(guī)定的教師進(jìn)行罰款處罰，并且只有把相關(guān)文件上交給管理部門后方可去財(cái)務(wù)部門領(lǐng)回罰金。檔案收集制度的建立不僅可以減少文件遺失給檔案管理工作帶來的麻煩，還能培養(yǎng)各科教師及時(shí)上交文件信息的好習(xí)慣。

在接文發(fā)文上，應(yīng)明確規(guī)定文件由文書人員進(jìn)行收集。在收到文件時(shí)，文書人員負(fù)責(zé)對(duì)內(nèi)容進(jìn)行審核和核對(duì)，若發(fā)現(xiàn)內(nèi)容有錯(cuò)誤時(shí)，應(yīng)先發(fā)還給信息文件的來源地址，再通知對(duì)方部門進(jìn)行審核，待對(duì)方發(fā)送正確的文件過來時(shí)，文書人員再對(duì)其進(jìn)行復(fù)制，并把附件交給歸檔工作人員。歸檔工作人員收到文件時(shí)應(yīng)做好登記工作，確保文件沒有遺漏。管理人員在整理普通信息文件過程中，要明確檔案的歸檔日期和期限。普遍歸檔期限通常是在文書檔案整理后的一年內(nèi)完成資料收集工作和歸檔工作，之后管理人員只需負(fù)責(zé)對(duì)其進(jìn)行保管。在保管中，為便于明確歸檔期限，管理人員可在該檔案?jìng)?cè)面標(biāo)明入檔日期和歸檔期限，以提高日后收集效率。

三、結(jié)語

綜上所述，文書檔案年度整理歸檔工作是一項(xiàng)系統(tǒng)性工作，其收集、整理過程直接影響歸檔質(zhì)量。為此，各個(gè)部門應(yīng)重視文書檔案管理工作，在管理人員收集文件資料時(shí)積極配合，使文書檔案的歸檔工作順利進(jìn)行。管理人員在歸檔文件時(shí)要嚴(yán)格遵循制度規(guī)范，做到對(duì)檔案的每個(gè)環(huán)節(jié)進(jìn)行信息審核，以提高文書檔案年度整理的歸檔質(zhì)量。

參考文獻(xiàn)

[1]吳紅紅.切實(shí)提高文書檔案年度整理歸檔的質(zhì)量[J].教育教學(xué)，2011（9）：57.

[2]徐莉.新時(shí)期提高文書檔案年度整理歸檔質(zhì)量的策略[J].辦公室業(yè)務(wù)，2015（5）：2-7.

[3]李道逸.淺析文書檔案管理中存在的問題及對(duì)策[J].文史研究，2011（3）：8.