高?？蒲袡n案三級管理模式探討

易紅君

摘 要：針對當前部分高?？蒲袡n案管理缺少系統(tǒng)性、時效性和多元性的問題，提出高校科研檔案管理要從學校、二級學院和檔案管理個人3個層次上加強管理，優(yōu)化科研檔案的管理程序，提升高?？蒲袡n案管理水平，更好地為科技創(chuàng)新服務。

關鍵詞：高校檔案 科研檔案 三級管理

中圖分類號：G64 文獻標識碼：A 文章編號：1672-3791（2018）12（c）-0150-02

高校是人才和科研資源聚集地，也是科技創(chuàng)新重要陣地，隨著高校學科建設、科學研究、社會服務和文化傳承與創(chuàng)新發(fā)展，高?？蒲袡n案在為科研服務中發(fā)揮著越來越重要的作用，體現出很強的科研價值和信息資源價值，科研檔案管理工作的重要性也越發(fā)受到重視。然而近20年我國高等教育的快速發(fā)展，還有相當高校屬于新建高校，科研積累相對較少，科研檔案建設還處在起步階段。就科研檔案管理工作來說，還存在著對科研檔案資源價值認識不足、檔案管理制度不盡完善、檔案的數字化信息化建設水平不高、檔案管理人員的業(yè)務水平有待提高等問題，根據筆者多年從事檔案管理工作經驗，建議從學校、二級學院和個人3個方面上提高科研檔案管理水平，提升科研檔案管理服務質量。

1 部分高校科研檔案存在的問題

（1）部分高?？蒲袡n案分布零散、檔案信息不完整。對科研檔案資料進行開發(fā)和利用的前提是保證科研檔案的完整性和準確性以及安全性，而實際上部分高校科研檔案管理工作中還存在檔案資料分布分散、信息資料不全的問題，比如部分科研檔案歸檔不完整，保存分散；部分科研檔案缺少合同書、技術資料丟失，不能全面地展現出科學研究的整體面貌等。

（2）科研檔案缺少時效性。作為一種具有情報價值的歷史記錄，科研檔案講究一定的時效性，但是因為科研工作和相關檔案的建立還未實現同步化，導致很多時候科研工作已經結束但是科研檔案卻還沒有收集齊全，而等到全部收集完畢的時候，科研檔案的參考已經不具備時效性。

（3）沒有體現出科研檔案的第二價值?？蒲袡n案的首要價值在于為檔案形成者提供服務，第二價值則是為形成檔案人員以外的人提供服務，但是科研檔案的整理和保管通常是由個人負責的，在科研部門的歸檔并不常見，所以影響其他人對科研檔案的利用。

（4）科研檔案類型多樣。目前進行科學研究的方法多種多樣，研究成果形式也不近相同，形成的科研檔案除了傳統(tǒng)意義上的紙質檔案之外還增加了圖片、影像資料等，檔案形式多種多樣，但是目前的高?？蒲袡n案中依然是以紙質材料和文字材料為主，檔案的數字化資源建設滯后，和時代發(fā)展相脫節(jié)。

2 高校科研檔案現存問題的原因分析

2.1 從學校層面分析

（1）學校部分管理人員對科研檔案管理的重要性認識不夠?？蒲袡n案是學?？蒲腥藛T經歷日日夜夜研究出來的成果記錄，直接反映了學校的科研活動成果，代表著學校的科研水平，不過很多人認為科研檔案自己管理就好，沒有必要再占用學校的公共資源和人力資源，在需要的時候再集中向各學院和個人收集，這種管理方式導致科研檔案管理工作遲滯不前。

（2）科研檔案管理制度不健全。目前很多高校科研檔案歸檔工作缺少制度約束，無法達到上下統(tǒng)一，要求一致，很多高校還未建立起數字化的檔案管理系統(tǒng)，導致很多有價值的科研資料不能及時收集到位，最終導致關鍵資料缺失，檔案管理達不到應有作用。

（3）不同部門之間缺少有效溝通。檔案管理部門對于科研工作缺少了解，科研工作者對檔案管理的意識淡薄，導致科研檔案管理處于管理的空白地帶，缺少規(guī)范管理制度，最終形成的檔案標準不一，全憑科研人員的個人喜好，什么檔案該納入，如何對其進行分類和排列，無章可循，最終導致檔案管理愈加混亂。

2.2 從二級學院層面分析

（1）部分二級學院領導對科研檔案不夠重視，認為二級學院的中心工作是黨建、教學和學生管理，科研工作重視項目和成果申報，對科研檔案建設不夠重視，認為科研檔案建設是學校的工作，需要檔案的時候往往是到學校檔案管理部門查找，科研檔案管理和建設呈架空狀態(tài)。

（2）缺少專人負責。二級學院科研檔案管理主要由科研工作秘書擔任，但是秘書往往不會直接參與到科研活動當中，進而對科研檔案資料缺乏辨識能力和獨立整理能力，不能勝任科研檔案管理工作。

2.3 從科研人員層面分析

（1）檔案形成者缺少歸檔意識?？蒲泄ぷ髡哌M行科研活動的目的在于發(fā)表學術論文或者獲獎，對于科研檔案的整理不夠重視，盡管其也會在科研過程中對各個實驗過程進行詳細記錄，但是由于不夠專業(yè)導致檔案難以整理齊全。

（2）缺乏利他意識。對于一些重要的科研成果，科研人員為了保密而按照自己的思路對檔案進行整理，最終整理得到的結果僅僅自己能夠看懂，不能夠被其他人所利用。

3 高?？蒲袡n案三級管理模式創(chuàng)新

3.1 在學校方面

（1）建立規(guī)范的科研檔案管理制度。制度建設是進行科研檔案管理工作的前提，各高校要根據自身發(fā)展的特點，建立切實可行的科研檔案管理制度，然后強抓制度落實，通過行政手段實現檔案管理常態(tài)化，將科研人員的科研檔案歸檔情況和其年終考核掛鉤，加強檔案管理。

（2）理順科研文件材料的歸檔程序。抓住檔案管理規(guī)律，做到對科研檔案的分類和價值管理胸有成竹，制定出統(tǒng)一的存檔計劃，讓高?？蒲袡n案工作走上規(guī)范化道路。保證科研工作和檔案管理同步，即保證下達科研計劃和提出歸檔任務同步；檢查計劃進度和檢查科研文件資料的行成情況同步；結題驗收、鑒定和鑒定檔案保持同步；成果等級以及檔案管理部門出具課題歸檔證明相同步。

（3）加強科研檔案信息化管理平臺建設。實施科研檔案數字化資源建設工程，利用大數據技術手段對各種科研檔案信息進行合理的分類，進行精準化管理，制定科學合理的科研檔案數字化建設的標準和數字化操作流程，如紙質照片檔案數字化操作規(guī)程、音視頻檔案數字化操作規(guī)程以及電子文件歸檔管理等。搭建數字資源共享平臺，實現科研人員、二級學院和學校在同一個平臺上進行檔案管理工作，實現檔案快速查詢和下載等功能。

3.2 在二級學院方面

二級學院要設置專門檔案存儲室，負責科研檔案的保管工作，按照學科—形成者—時間—項目類別的分類標準進行檔案收集和保管，方便檔案的管理利用。要設置專門檔案管理工作崗位，并進行檔案管理的專業(yè)培訓，讓科研歸檔落到實處。

3.3 從科研人員層面

（1）幫助科研人員樹立科研工作存檔意識。作為科研檔案形成的主體，科研人員要有意識通過建立科研檔案保護自己的科研成果，將重要記錄保存下來最后交給專業(yè)檔案管理員整理歸檔。

（2）提高科研人員的共享意識?？蒲袡n案是科研人員的智慧結晶，但是一些科研工作者思想比較狹隘，不愿與他人分享自己的科研成果，這與有人惡意竊取科研成果的社會現象有關，因此要在保證不會侵犯科研人員成果的同時做好科研人員思想工作，鼓勵其分享科研成果，真正發(fā)揮科研檔案的價值。

參考文獻

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