淺談用友ERP下的往來款項核銷問題

包根梅

摘要：在多年的教學(xué)中，我們的學(xué)生有個共同點(diǎn)，一般能正確地進(jìn)行采購管理與應(yīng)付款管理系統(tǒng)、銷售管理與應(yīng)收款管理系統(tǒng)的日常業(yè)務(wù)處理，這些比較形象和好理解，而往往會忽略了核銷這個細(xì)節(jié)的處理，影響了應(yīng)收應(yīng)付款項的精確管理，對后期的賬表業(yè)務(wù)產(chǎn)生影響，沒有達(dá)到ERP的最大效用。本文分析往來款項管理中的核銷業(yè)務(wù)處理及相應(yīng)的賬務(wù)處理，供同行和初學(xué)者參考。

關(guān)鍵詞：核銷；應(yīng)收款管理；應(yīng)付款管理

中圖分類號：F23 文獻(xiàn)識別碼：A 文章編號：1001-828X（2018）025-0153-02

筆者一直從事會計專業(yè)的教學(xué)工作，在教學(xué)中歷經(jīng)用友U8軟件的U8.50，U8.61，U8.72，U8V10.1等不同的版本，我們的課程名稱也歷經(jīng)了會計電算化、會計電算化實(shí)務(wù)、會計電算化操作、會計信息化、ERP等，共同的目的是以專用軟件為載體，實(shí)現(xiàn)會計業(yè)務(wù)及相關(guān)業(yè)務(wù)的信息化操作，達(dá)到資源共享，提高效益，實(shí)現(xiàn)企業(yè)資源最大高效地運(yùn)轉(zhuǎn)，從而達(dá)到相關(guān)利益最大化的財務(wù)目標(biāo)。其中往來款項的核銷是重要的一個環(huán)節(jié)，這直接影響有關(guān)賬表的數(shù)據(jù)，并影響有關(guān)分析的質(zhì)量。

一、往來款項核銷的意義和方式

（一）往來款項核銷的意義

應(yīng)收應(yīng)付往來款項核銷具有普遍意義，主要是應(yīng)收單和收款單之間、應(yīng)付單和付款單之間的處理，是企業(yè)日常業(yè)務(wù)之一，可以將應(yīng)收沖應(yīng)收、應(yīng)收沖應(yīng)付、預(yù)收沖應(yīng)收、預(yù)付沖應(yīng)付、紅票對沖等轉(zhuǎn)賬理解為特殊的核銷。用友軟件無論哪個版本都要在不同模塊中處理，通過收付款單和對比以前的采購或者銷售業(yè)務(wù)，比如銷售一筆業(yè)務(wù)，價稅合計10萬元，但是沒有付款，這就形成一筆應(yīng)收賬款，而對方則形成應(yīng)付賬款。過一定時間后客戶付款，銷售商收款。雙方做收付款單之后就需要核銷以前所掛的十萬元貨稅款，沖銷往來款項，如此才能勾銷收款與應(yīng)收款、付款與應(yīng)付款的相應(yīng)關(guān)系，明確應(yīng)收款的回收和應(yīng)付款項的支付時間，提高往來款項的管理，進(jìn)行往來款項的精確管理，提高效率。

（二）往來款項的核銷方式

用友ERP系統(tǒng)一般提供兩種方式。

1.自動核銷方式。具體核銷有三種：業(yè)務(wù)號勾對、逐筆勾對、總額勾對，核銷操作保存后自動完成核銷報告，界面上分已完成和未完成的狀況（含原因），方便一一查找，效率性明顯。

2.手工核銷。如果不能自動核銷的，可選擇手工核銷（能自動核銷的也可以手工核銷）。手工核銷時由我們操作員手工進(jìn)行核銷條件的確認(rèn)，選擇客戶，再選擇相應(yīng)的收付款單和應(yīng)收應(yīng)付單據(jù)，最后進(jìn)行金額確認(rèn)。保存后界面上顯示的是本客戶的未核銷的往來款，方便后期管理。

二、應(yīng)收款管理系統(tǒng)下的核銷

應(yīng)收賬款是企業(yè)資產(chǎn)的一個重要組成部分，是企業(yè)在日常的經(jīng)營活動中，由于銷售商品或提供勞務(wù)，而應(yīng)向購貨單位或接受勞務(wù)單位收取的款項。應(yīng)收款管理系統(tǒng)和銷售管理系統(tǒng)往往同步使用，應(yīng)收款管理進(jìn)行應(yīng)收款、收款、票據(jù)告示日常業(yè)務(wù)處理，同時完成對應(yīng)收款的賬齡分析，設(shè)置逾期賬款的級別等，進(jìn)行相應(yīng)的管理活動。

（一）應(yīng)收款管理系統(tǒng)的基本操作

1.設(shè)置

（1）參數(shù)設(shè)置

一般由賬套主管進(jìn)行相應(yīng)的參數(shù)設(shè)置，具體有：常規(guī)，憑證、權(quán)限與預(yù)警、核銷設(shè)置。一般是將其中的壞賬處理方式設(shè)為按應(yīng)收余額百分比法。核銷可以設(shè)置生成憑證，也可以不生成憑證。

（2）初始設(shè)置

應(yīng)收款管理系統(tǒng)的初始設(shè)置一般包括：基本科目設(shè)置、控制科目設(shè)置、產(chǎn)品科目設(shè)置、結(jié)算方式科目設(shè)置、壞賬準(zhǔn)備設(shè)置、賬期內(nèi)賬齡區(qū)間設(shè)置、逾期賬齡區(qū)間設(shè)置、報警級別設(shè)置、單據(jù)類型設(shè)置和中間幣種設(shè)置等模塊。其中壞賬準(zhǔn)備設(shè)置一般是設(shè)置提高取壞賬的比例、期初余額和相應(yīng)的會計科目。

（3）錄入期初數(shù)據(jù)

啟用應(yīng)收款管理系統(tǒng)時需要錄入期初數(shù)據(jù)，保證業(yè)務(wù)核算的連續(xù)性和完整性。需要在應(yīng)收款管理子系統(tǒng)詳細(xì)錄入客戶單位的期初余額及這筆金額產(chǎn)生的時間、摘要、票號、方向及憑證等內(nèi)容。應(yīng)收款管理系統(tǒng)錄完期初余額后，一定要和總結(jié)對行對賬，如果有差額要找出原因并修改。對賬成功后再進(jìn)行日常業(yè)務(wù)處理。經(jīng)常有學(xué)員由于沒有錄入期初有關(guān)單據(jù)而在日常業(yè)務(wù)處理中無法實(shí)現(xiàn)核銷。也有些學(xué)員會金額翻倍，因?yàn)樵诳傎~系統(tǒng)錄入期初余額后又在輔助賬引入。

2.應(yīng)收款管理系統(tǒng)的日常業(yè)務(wù)處理

應(yīng)收款管理系統(tǒng)的日常業(yè)務(wù)處理一般包括應(yīng)收單據(jù)的錄入（同時啟用了銷售管理系統(tǒng)的，則應(yīng)收單據(jù)錄入在銷售管理系統(tǒng)中完成）和審核、收款單據(jù)的錄入和審核、選擇收款、核銷處理、票據(jù)管理、轉(zhuǎn)賬、壞賬處理、制單處理、賬表管理、其他處理和月末結(jié)賬。

（二）應(yīng)收款管理系統(tǒng)中的核銷

應(yīng)收款的核銷是銷售方收到客戶所欠的應(yīng)收款項后，將收款單和對應(yīng)的應(yīng)收單進(jìn)行沖銷，在系統(tǒng)內(nèi)建立收款和應(yīng)收款的核銷記錄，表示該筆往來業(yè)務(wù)已經(jīng)結(jié)清，便于更精確、有效地管理應(yīng)收款項、進(jìn)行賬齡分析及進(jìn)一步的催賬等工作。

1.應(yīng)收款管理核銷的單據(jù)關(guān)系

企業(yè)在日常銷售商品或者其他業(yè)務(wù)中開出發(fā)發(fā)票，在應(yīng)收款管理系統(tǒng)中經(jīng)審核而產(chǎn)生了應(yīng)收單，這是應(yīng)收賬款核算的原始單據(jù)。在企業(yè)往來業(yè)務(wù)中，以現(xiàn)金、現(xiàn)金支票、匯票、電匯等方式收到預(yù)收的和應(yīng)收的貨款或者勞務(wù)費(fèi)，以及客戶退貨從而本企業(yè)的紅字收款等，這產(chǎn)生了收款單，具體包括收款單、紅字收款單、票據(jù)的錄入。收款單用于記錄企業(yè)所收到的客戶款項，款項性質(zhì)包括應(yīng)收款、預(yù)收款、代墊費(fèi)用等。應(yīng)收款、預(yù)收款性質(zhì)的收款單將與發(fā)票、應(yīng)收單、紅字收款單進(jìn)行核銷勾對。

2.應(yīng)收款核銷處理

應(yīng)收款的核銷是指將收到的款項與應(yīng)收款之間進(jìn)行對應(yīng)處理，從而勾對每一筆應(yīng)收賬款，建立已收款與應(yīng)收款的核銷記錄，進(jìn)行正確的應(yīng)收賬款分析。系統(tǒng)提供手工和自動核銷兩種方式。具體的核銷處理時，可以視情況選用。一般建議初學(xué)學(xué)員選擇手工核銷，較為謹(jǐn)慎?？梢灾鸸P核銷，也可以在同一客戶下多筆一起核銷。無論采用何種方式，應(yīng)收款的本次核銷金額均不能超過收款單的金額。在具體處理時，要注意期初余額和本期金額的核對，以及現(xiàn)金折扣條件下的金額核對。

3.應(yīng)收款核銷后其他處理

核銷后進(jìn)行應(yīng)收賬款及賬齡分析、賬表查詢，輸出有關(guān)賬表進(jìn)行存檔或者供相關(guān)部門分析決策使用。如果是核銷出錯或者其他原因而需要取消的，可以在其他處理中取消核銷。核銷后可以進(jìn)行有關(guān)報表查詢，如欠款分析，賬目余額表等。

（三）應(yīng)收款管理系統(tǒng)中核銷的相關(guān)賬務(wù)處理

應(yīng)收款管理一般結(jié)合銷售管理系統(tǒng)在使用，一般完整的流程是：銷售訂單，銷售發(fā)票，銷售發(fā)貨單，出庫單，應(yīng)收單審核，發(fā)票制單，收款單，核銷，收款和核銷合并制單。

1.開出發(fā)票，確認(rèn)一筆應(yīng)收款的形成時的賬務(wù)

借：應(yīng)收賬款

貸：主營業(yè)務(wù)收入

應(yīng)交稅費(fèi)-應(yīng)交增值稅（銷項稅額）

2.收到全額款項，并核銷時的賬務(wù)

借：銀行存款/應(yīng)收票據(jù)

貸：應(yīng)收賬款

3.若是有付款條件的（付款條件也叫現(xiàn)金折扣，本軟件自動確定到期日和折扣日期的依據(jù)，將會根據(jù)業(yè)務(wù)操作員所選擇的付款條件來確定本該筆交易中的應(yīng)給予對方的折扣），對方享受相應(yīng)的折扣的賬務(wù)

借：銀行存款，應(yīng)收票據(jù)

財務(wù)費(fèi)用

貸：應(yīng)收賬款

4.轉(zhuǎn)賬核銷時的賬務(wù)

借：預(yù)收賬款/應(yīng)付賬款/應(yīng)收賬款

貸：應(yīng)收賬款

三、應(yīng)付款管理系統(tǒng)下的核銷

應(yīng)付款是企業(yè)負(fù)債的一個重要組成部分，是企業(yè)在日常經(jīng)營活動中，由于采購商品或接受勞務(wù)，而應(yīng)向供貨單位或提供勞務(wù)單位所支付的款項。一般情況下，應(yīng)付款管理系統(tǒng)會結(jié)合采購管理系統(tǒng)使用，在采購管理系統(tǒng)中填寫發(fā)票，發(fā)票傳導(dǎo)到應(yīng)付款管理系統(tǒng)后經(jīng)審核形成了應(yīng)付賬款。應(yīng)付款管理系統(tǒng)主要實(shí)現(xiàn)本企業(yè)與供應(yīng)商之間的往來款項，同時完成對應(yīng)付款的賬齡分析和管理?；竟δ馨ǔ跏荚O(shè)置、單據(jù)處理、票據(jù)處理、賬表查詢和月末處理。

（一）應(yīng)付款管理系統(tǒng)的基本操作

1.設(shè)置

一般由賬套主管首先進(jìn)行參數(shù)設(shè)置、初始設(shè)置，再錄入期初余額，將應(yīng)付賬款、應(yīng)付票據(jù)和預(yù)付賬款的詳細(xì)情況進(jìn)行錄入，并和總賬進(jìn)行對賬。

2.應(yīng)付款管理系統(tǒng)的日常業(yè)務(wù)處理

應(yīng)付款管理系統(tǒng)的日常業(yè)務(wù)處理一般包括應(yīng)付單據(jù)的錄入（同時啟用了采購管理系統(tǒng)的，則應(yīng)收單據(jù)錄入在采購管理系統(tǒng)中完成）和審核、付款單據(jù)的錄入和審核、選擇付款、核銷處理、票據(jù)管理、轉(zhuǎn)賬、制單處理、單據(jù)查詢、賬表管理、其他處理和月末結(jié)賬。

（二）應(yīng)付款管理系統(tǒng)的核銷處理

1.應(yīng)付款核銷的單據(jù)關(guān)系

在采購商品或者接受勞務(wù)以及其他費(fèi)用時，而收到了采購發(fā)票與其他應(yīng)付單，這些是應(yīng)付賬款管理系統(tǒng)日常核算的原始單據(jù)，付款處理主要是指對結(jié)算單據(jù)（付款單、收款單即紅字付款單）進(jìn)行核算，包括付款單、票據(jù)、紅字付款單的錄入，以及對結(jié)算單的核銷。付款單用于記錄企業(yè)支付的供應(yīng)商款項，款項原因包括采購而應(yīng)付預(yù)付款項、使用勞務(wù)而應(yīng)付預(yù)付款項及其他費(fèi)用等。其中應(yīng)付款、預(yù)付款性質(zhì)的付款單將與發(fā)票、應(yīng)付單進(jìn)行核銷勾對，其他費(fèi)用性質(zhì)的付款則直接計入費(fèi)用，不能沖銷應(yīng)付賬款。應(yīng)付模塊收款單用來記錄發(fā)生采購?fù)素洉r，供應(yīng)商給企業(yè)開具的退付款項。該收款單中與應(yīng)付、預(yù)付性質(zhì)的付款單、紅字應(yīng)付單、紅字發(fā)票進(jìn)行核銷。

2.應(yīng)付款核銷處理

應(yīng)付款的核銷處理是進(jìn)行付款單與應(yīng)付單之間勾對的操作，是將已付的款項和應(yīng)付的賬款核對并明確具體的采購商品或者勞務(wù)以及其他的費(fèi)用而產(chǎn)生的應(yīng)付款項，以便結(jié)清與供應(yīng)商及其他相關(guān)企業(yè)的款項。核銷處理是正確生成賬齡分析表、到期債務(wù)列表和應(yīng)付利息表的基礎(chǔ)。核銷處理時，可以自動核銷也可以手工核銷，一般建議是手工核銷，更為嚴(yán)謹(jǐn)和可視。必選擇相應(yīng)的客戶，可選擇具體的業(yè)務(wù)時間、部門及業(yè)務(wù)員，再選擇具體的付款單和應(yīng)付單，錄入金額（要注意折扣情況下的本次折扣金額和可享受金額的不同）。保存后界面上是未付的應(yīng)付款金額情意，方便加強(qiáng)后期管理。

（三）應(yīng)付款管理系統(tǒng)中核銷的賬務(wù)處理

應(yīng)付款管理子系統(tǒng)結(jié)合采購管理子系統(tǒng)的情況下，一般完整的流程是：采購訂單，采購到貨單，入庫單，采購發(fā)票，采購結(jié)算，應(yīng)付單審核，發(fā)票制單，付款單（或開出應(yīng)付票據(jù)），核銷，收款和核銷合并制單。

1.發(fā)到專用發(fā)票（若收到是普通發(fā)票，則無進(jìn)項稅額），確認(rèn)一筆應(yīng)付款形成的賬務(wù)

借：在途物資/原材料，庫存商品

應(yīng)交稅費(fèi)-應(yīng)交增值稅（進(jìn)項稅額）

貸：應(yīng)付賬款

2.付出全額款項或開出應(yīng)付票據(jù)并核銷時的賬務(wù)

借：應(yīng)付賬款

貸：銀行存款/應(yīng)收票據(jù)

3.若是有付款條件的，我方享受相應(yīng)的折扣時的賬務(wù)

借：應(yīng)付賬款

貸：銀行存款

財務(wù)費(fèi)用

4.轉(zhuǎn)賬核銷時的賬務(wù)

借：應(yīng)付賬款

貸：預(yù)收賬款/應(yīng)收賬款/應(yīng)付賬款

四、常見問題及分析

在往來款項的核銷中，會遇到下列常見問題：

（一）有學(xué)生進(jìn)入核銷界面，操作不成功，原因有一般是：客戶或者供應(yīng)商錄入出錯，不能對應(yīng)核銷；沒有應(yīng)收或者應(yīng)付單應(yīng)審核，或者未制單，并沒有形成往來款項。

（二）有折扣時，系統(tǒng)自動的折扣往往是根據(jù)應(yīng)收應(yīng)付款的全額計算的，我們需要認(rèn)真核對，折扣一般情況下只是針對銷售或者采購的金額部分，稅額一般是不能有折扣的。為了嚴(yán)謹(jǐn)，雙方一般會在貿(mào)易合同中約定：現(xiàn)金折扣按貨物的價款計算，不考慮增值稅。這種情況下我們核銷時會注意實(shí)際核銷金額和現(xiàn)金折扣金額。

（三）在用友ERP軟件的應(yīng)付款管理模塊中付款單和應(yīng)付單核銷，核銷界面找不到發(fā)票，只有紅字付款單的記錄。這是因?yàn)樵谟糜袳RP系統(tǒng)中核銷默認(rèn)是應(yīng)付和付款。此類業(yè)務(wù)一般是由采購?fù)素洏I(yè)務(wù)而產(chǎn)生的，此時需要在付款單查詢頁面，調(diào)整過濾條件后，單據(jù)類型選擇收款單后，成功過濾到紅字單據(jù)核銷成功。于銷售退貨而產(chǎn)生的應(yīng)收款管理系統(tǒng)中的核銷條件相應(yīng)的也要調(diào)整為付款單和紅字應(yīng)收單。

（四）如果核銷后未進(jìn)行其他處理，可以在其他處理中的取消操作功能中取消核銷操作。如果已經(jīng)生成憑證，則要先刪除憑證再取消核銷。