應(yīng)收款管理系統(tǒng)在用友ERP中的操作問題

張自廣

[提要] 應(yīng)收款產(chǎn)生于企業(yè)銷售商品或提供勞務(wù)的過程中，是企業(yè)資產(chǎn)的重要組成部分。應(yīng)收款管理直接影響著企業(yè)資金使用效率和經(jīng)濟(jì)利益。應(yīng)收款管理系統(tǒng)作為用友ERP-U8管理軟件中的一個(gè)子模塊，在整個(gè)系統(tǒng)中，特別是在銷售業(yè)務(wù)中發(fā)揮著非常重要的作用。會計(jì)人員應(yīng)掌握應(yīng)收款管理系統(tǒng)的操作流程，熟悉前后操作之間的關(guān)聯(lián)性，對于操作中出現(xiàn)的問題能夠及時(shí)找出原因并解決。本文基于此對應(yīng)收款管理在用友ERP-U8管理軟件操作中經(jīng)常出現(xiàn)的問題進(jìn)行分析和總結(jié)，以期能夠幫助會計(jì)人員提高應(yīng)收款管理系統(tǒng)的操作能力。

關(guān)鍵詞：應(yīng)收款管理；用友ERP-U8；壞賬準(zhǔn)備；核銷

中圖分類號：F23 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A

收錄日期：2017年9月25日

一、引言

應(yīng)收款管理系統(tǒng)作為用友ERP-U8管理軟件中的一個(gè)子模塊，在整個(gè)系統(tǒng)中，特別是銷售業(yè)務(wù)中起著非常重要的作用。本文對應(yīng)收款管理系統(tǒng)在用友ERP-U8管理軟件操作中經(jīng)常出現(xiàn)的問題進(jìn)行分析，以期幫助會計(jì)人員提高對應(yīng)收款管理系統(tǒng)的操作能力，更好地使用用友ERP-U8管理軟件服務(wù)企業(yè)。

二、應(yīng)收款管理系統(tǒng)與其他系統(tǒng)的關(guān)系

應(yīng)收款管理系統(tǒng)與總賬管理系統(tǒng)、應(yīng)付款管理系統(tǒng)共享基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，與銷售管理系統(tǒng)有著緊密聯(lián)系，應(yīng)收款管理系統(tǒng)生成的憑證自動傳遞到總賬系統(tǒng)，在總賬系統(tǒng)進(jìn)行出納簽字、審核等后續(xù)操作，其傳遞數(shù)據(jù)的正確性直接關(guān)系著最終賬務(wù)處理結(jié)果的準(zhǔn)確性。

（一）應(yīng)收款管理系統(tǒng)與銷售管理系統(tǒng)。系統(tǒng)啟用先后順序。用友ERP軟件中各個(gè)系統(tǒng)之間具有關(guān)聯(lián)關(guān)系，誰先誰后啟用，是有順序的。應(yīng)收系統(tǒng)先啟用，銷售系統(tǒng)后啟用，銷售系統(tǒng)的啟用月份必須大于等于應(yīng)收系統(tǒng)的未結(jié)賬月份。銷售系統(tǒng)啟用月份，若應(yīng)收系統(tǒng)已錄入發(fā)票，則會出現(xiàn)“不滿足系統(tǒng)啟用的約束條件”的錯誤提示。這時(shí)，會計(jì)人員將當(dāng)月應(yīng)收系統(tǒng)錄入的發(fā)票刪除后，即可進(jìn)行銷售系統(tǒng)的啟用。銷售系統(tǒng)先啟用，應(yīng)收系統(tǒng)后啟用，如果銷售系統(tǒng)已有結(jié)賬月，應(yīng)收系統(tǒng)的啟用月應(yīng)大于等于銷售系統(tǒng)未結(jié)賬月，如果銷售系統(tǒng)無結(jié)賬月，應(yīng)收系統(tǒng)的啟用月應(yīng)大于等于銷售系統(tǒng)啟用月。

應(yīng)收款管理與銷售管理集成使用。應(yīng)收款管理與銷售管理集成使用時(shí)，銷售發(fā)票在銷售管理錄入并審核，在財(cái)務(wù)會計(jì)——應(yīng)收款管理——應(yīng)收單據(jù)處理——應(yīng)收單據(jù)審核，對銷售管理的銷售發(fā)票審核并制單，生成相應(yīng)憑證傳遞至總賬系統(tǒng)。在應(yīng)收款管理系統(tǒng)可對銷售發(fā)票進(jìn)行查詢、核銷等操作。如果沒有使用銷售管理，則在應(yīng)收款管理中錄入并審核銷售發(fā)票，以形成應(yīng)收款，并對這些發(fā)票進(jìn)行查詢等操作。

（二）應(yīng)收款管理系統(tǒng)向總賬管理系統(tǒng)傳遞憑證。應(yīng)收款管理系統(tǒng)生成的憑證自動傳遞到總賬系統(tǒng)，但憑證在兩個(gè)系統(tǒng)的操作是不相同的。憑證的修改、刪除和沖銷只能在應(yīng)收款管理系統(tǒng)進(jìn)行，在總賬管理系統(tǒng)只能進(jìn)行憑證查詢，這和財(cái)務(wù)分工相統(tǒng)一。如果憑證有錯誤，需要進(jìn)行修改、刪除等操作時(shí)，步驟為：執(zhí)行“財(cái)務(wù)會計(jì)——應(yīng)收款管理——單據(jù)查詢——憑證查詢”命令，選中憑證后，即可進(jìn)行相應(yīng)的操作。如果是刪除錯誤的憑證，則在應(yīng)收款管理系統(tǒng)操作，已刪除的錯誤憑證在總賬管理系統(tǒng)中將以“作廢”憑證的形式存在，再執(zhí)行“財(cái)務(wù)會計(jì)——總賬——憑證——填制憑證”命令，對憑證執(zhí)行“整理”命令即可徹底刪除。

（三）系統(tǒng)結(jié)賬順序。總賬管理系統(tǒng)要進(jìn)行結(jié)賬，其他子系統(tǒng)必須要先結(jié)賬。所以，應(yīng)收款管理系統(tǒng)要先進(jìn)行月末結(jié)賬，總賬系統(tǒng)才可以進(jìn)行結(jié)賬。否則，總賬結(jié)賬時(shí)，月度工作報(bào)告中“其他系統(tǒng)結(jié)賬狀態(tài)”項(xiàng)目會顯示“應(yīng)收款管理系統(tǒng)：本月未結(jié)賬”的提示信息，出現(xiàn)“××××年××月未通過工作檢查，不可以結(jié)賬！”的錯誤提示。啟用銷售管理系統(tǒng)后，銷售管理系統(tǒng)要先進(jìn)行月末結(jié)賬，應(yīng)收款管理系統(tǒng)才能進(jìn)行結(jié)賬，否則，應(yīng)收款管理月末結(jié)賬時(shí)，會出現(xiàn)“銷售系統(tǒng)未結(jié)賬，應(yīng)收不能結(jié)賬”的錯誤提示。

三、應(yīng)收款管理系統(tǒng)操作存在的問題

在應(yīng)收款管理系統(tǒng)進(jìn)行操作時(shí)，經(jīng)常會在核銷單據(jù)、壞賬準(zhǔn)備設(shè)置、銷售發(fā)票錄入、預(yù)收沖應(yīng)收等環(huán)節(jié)出現(xiàn)問題，影響會計(jì)人員的工作效率。因此，本文將對這些操作中出現(xiàn)的問題進(jìn)行詳細(xì)介紹，分析其原因，并提出相應(yīng)的解決方法。

（一）核銷單據(jù)不顯示。進(jìn)行單據(jù)核銷時(shí)，收款單或應(yīng)收單不顯示，即收款單或應(yīng)收單窗口沒有任何記錄，無法完成核銷工作。這種問題出現(xiàn)的原因是系統(tǒng)登錄日期早于應(yīng)收單或收款單錄入日期。例如，某單位應(yīng)收單錄入日期為2014年12月2日，收款單錄入日期為2014年12月10日，如果系統(tǒng)登錄日期早于2014年12月2日，進(jìn)行單據(jù)核銷時(shí)應(yīng)收單和收款單都不會在核銷窗口顯示。如果系統(tǒng)登錄日期在2014年12月2日及之后但又在2014年12月10日之前，則進(jìn)行單據(jù)核銷時(shí)核銷窗只顯示應(yīng)收單，而不會顯示收款單信息。如果系統(tǒng)登錄日期在2014年12月10及之后，進(jìn)行單據(jù)核銷時(shí)應(yīng)收單和收款單在單據(jù)核銷窗口會全部顯示。因此，在應(yīng)收款管理系統(tǒng)進(jìn)行核銷單據(jù)處理時(shí)，為了核銷單據(jù)工作能夠順利完成，一定要注意系統(tǒng)的登錄日期。系統(tǒng)登錄日期一定要在收款單錄入日期之后，否則將無法完成單據(jù)核銷工作。

（二）壞賬準(zhǔn)備初始設(shè)置有誤。用戶在進(jìn)行壞賬業(yè)務(wù)處理前發(fā)現(xiàn)壞賬準(zhǔn)備初始設(shè)置有誤，可以直接修改。但如果當(dāng)月已進(jìn)行壞賬發(fā)生、計(jì)提壞賬等業(yè)務(wù)處理后，發(fā)現(xiàn)壞賬準(zhǔn)備初始設(shè)置有誤，用戶直接進(jìn)行修改時(shí)將出現(xiàn)錯誤提示信息窗口“本年度已發(fā)生過壞賬，您將不能修改參數(shù)”。這種問題的解決需要進(jìn)行以下三個(gè)步驟的操作才能完成：（1）如果用戶發(fā)現(xiàn)壞賬準(zhǔn)備初始設(shè)置有誤之前，已經(jīng)完成壞賬處理業(yè)務(wù)的制單工作，則需要先刪除生成的憑證，步驟為：執(zhí)行“應(yīng)收款管理——單據(jù)查詢——憑證查詢”命令，在“憑證查詢”窗口，選中相應(yīng)憑證后，執(zhí)行“刪除”命令。注意，用戶刪除憑證時(shí)不能打開憑證，打開憑證后只能查看憑證而不能刪除。在應(yīng)收款管理系統(tǒng)中刪除的憑證在總賬管理系統(tǒng)中以“作廢”憑證的形式存在，執(zhí)行“財(cái)務(wù)會計(jì)——總賬——憑證——填制憑證”命令，進(jìn)行整理憑證操作后才能徹底將憑證從整個(gè)系統(tǒng)中刪除；（2）取消壞賬處理操作。步驟為：執(zhí)行“應(yīng)收款管理——其他處理——取消操作”命令，在“取消操作條件”窗口，選擇“壞賬處理”的操作類型，打開 “取消操作”窗口單擊“全選”后，單擊“OK確認(rèn)”按鈕；（3）執(zhí)行“應(yīng)收款管理——設(shè)置——初始設(shè)置——壞賬準(zhǔn)備設(shè)置”，即可對壞賬準(zhǔn)備初始設(shè)置進(jìn)行修改。endprint

（三）銷售發(fā)票錄入時(shí)，無可選銷售類型。應(yīng)收單據(jù)（單據(jù)名稱：銷售發(fā)票）錄入時(shí)，雙擊銷售類型參照按鈕，無銷售類型可選，銷售發(fā)票無法保存。解決方法：執(zhí)行“應(yīng)收款管理——應(yīng)收單據(jù)處理——應(yīng)收單據(jù)錄入”命令，進(jìn)入“銷售普通發(fā)票”或“銷售專用發(fā)票”窗口，單擊“增加”按鈕后，雙擊銷售類型參照按鈕，執(zhí)行編輯——增加功能后，雙擊出庫類別參照按鈕，在收發(fā)類別檔案基本參照窗口中，先編輯收發(fā)類別，再進(jìn)行銷售類型的增加，最終完成銷售發(fā)票的錄入。啟用銷售管理系統(tǒng)后，在基礎(chǔ)設(shè)置——基礎(chǔ)檔案——業(yè)務(wù)中，能進(jìn)行收發(fā)類別和銷售類型的設(shè)置。但這時(shí)銷售發(fā)票是在銷售管理系統(tǒng)中錄入并審核，所以上述現(xiàn)象只存在于沒有使用銷售管理系統(tǒng)的情況。

（四）預(yù)收沖應(yīng)收的制單處理。應(yīng)收款管理系統(tǒng)進(jìn)行預(yù)收沖應(yīng)收轉(zhuǎn)賬業(yè)務(wù)后，執(zhí)行“財(cái)務(wù)會計(jì)——應(yīng)收款管理——制單處理”命令，在“制單查詢”窗口選擇轉(zhuǎn)賬制單，然后在“應(yīng)收制單”窗口選中“預(yù)收沖應(yīng)收”單據(jù)進(jìn)行制單處理，系統(tǒng)出現(xiàn)“有效憑證分錄數(shù)為0，不能生成憑證”的錯誤信息提示窗口。出現(xiàn)這種問題的原因是：執(zhí)行“應(yīng)收款管理——收款單據(jù)處理——收款單據(jù)錄入”命令，填制預(yù)收款的收款單時(shí)，將款項(xiàng)類型選成了“應(yīng)收款”，而正確的款型類型應(yīng)該是“預(yù)收款”。

解決方法：（1）先取消預(yù)收沖應(yīng)收操作。步驟為：執(zhí)行“應(yīng)收款管理——其他處理——取消操作”命令，在“取消操作條件”窗口選擇“預(yù)收沖應(yīng)收”操作類型，在“取消操作“窗口選中相應(yīng)單據(jù)后單擊”O(jiān)K確認(rèn)“按鈕；（2）修改收款單。執(zhí)行“應(yīng)收款管理——收款單據(jù)處理——收款單據(jù)錄入”命令，找到要修改的收款單據(jù)，單擊“棄審”和“修改”，將收款單的款項(xiàng)類型改為“預(yù)收款”后再進(jìn)行審核。但如果之前錄入收款單時(shí)已生成憑證，應(yīng)將生成憑證先刪除后才能進(jìn)行修改；（3）重新進(jìn)行預(yù)收沖應(yīng)收的轉(zhuǎn)賬業(yè)務(wù)和制單業(yè)務(wù)處理。

四、結(jié)語

綜上所述，應(yīng)收款管理系統(tǒng)作為用友ERP軟件中的一個(gè)模塊存在，對企業(yè)應(yīng)收款的管理當(dāng)然起著非常重要的作用，并且應(yīng)收款管理系統(tǒng)與總賬系統(tǒng)、應(yīng)付款管理系統(tǒng)和銷售管理系統(tǒng)等模塊都有著非常重要的聯(lián)系，所以應(yīng)收款管理系統(tǒng)操作中存在的問題不容忽視。會計(jì)人員不僅要熟悉應(yīng)收款管理系統(tǒng)各項(xiàng)操作流程及前后關(guān)聯(lián)性，還要能夠?qū)Σ僮髦谐霈F(xiàn)問題及時(shí)找出原因解決，并加以歸納和總結(jié)，才能充分發(fā)揮應(yīng)收款管理系統(tǒng)的優(yōu)勢，更好地進(jìn)行ERP的操作為企業(yè)服務(wù)。endprint