淺談建筑施工企業(yè)工程材料核銷管理的信息化應(yīng)用

摘? 要：在“互聯(lián)網(wǎng)+”的信息化時(shí)代，具有科技化，標(biāo)準(zhǔn)化，信息化，透明化的物資采、供、銷閉合管理系統(tǒng)可以大大提高施工企業(yè)的施工效率，保證施工質(zhì)量，還可以減少管理人員的工作量，信息化數(shù)據(jù)的大量錄入還可以進(jìn)行大數(shù)據(jù)分析，使管理人員能及時(shí)、準(zhǔn)備的把控材料的各項(xiàng)管理指標(biāo)，推動(dòng)施工企業(yè)管理提升。

關(guān)鍵詞：建筑施工企業(yè);工程材料;核銷;信息化

引言

在市場經(jīng)濟(jì)條件下，建筑施工企業(yè)材料物資成本在工程項(xiàng)目成本中約占60%的比例，加強(qiáng)物資管理，對于降低工程項(xiàng)目成本、提高企業(yè)效益具有十分重要的意義。

如何才能實(shí)現(xiàn)高效的物資管理呢？縱觀國內(nèi)外大型施工企業(yè)，結(jié)合“互聯(lián)網(wǎng)+”技術(shù)，大家都不約而同的選擇開發(fā)一套適合本單位物資管理的系統(tǒng)軟件。筆者要介紹的是一套能精確到構(gòu)件的物資管理系統(tǒng)，且各模塊間緊密相連，環(huán)環(huán)相扣，該系統(tǒng)還被評為中國施工企業(yè)管理協(xié)會(huì)“2017年度工程建設(shè)行業(yè)互聯(lián)網(wǎng)發(fā)展優(yōu)秀實(shí)踐案例”和“2019年度工程建設(shè)行業(yè)信息化典型案例”。

1 物資管理閉合系統(tǒng)開發(fā)背景及目的

建筑施工企業(yè)材料成本在工程項(xiàng)目成本中約占60%的比例，加強(qiáng)材料管理，對于降低工程項(xiàng)目成本、提高企業(yè)效益具有十分重要的意義。材料成本管理的重點(diǎn)是材料采購和材料消耗兩個(gè)環(huán)節(jié)，也就是材料價(jià)格和數(shù)量的控制。材料價(jià)格以目前現(xiàn)在的市場而言，多數(shù)是采用電子化集中采購的方式，做到透明、公開、公正、公平的陽光采購，基本杜絕了偏離常規(guī)的采購價(jià)。材料數(shù)量主要分為應(yīng)使用量、采購量、消耗量等。在確保采購價(jià)格可控的了基礎(chǔ)上需要進(jìn)一步提高對采購數(shù)量的管控，而數(shù)量的管控恰恰是管控難度更大、涉及面更廣的一項(xiàng)綜合工作。

目前，各建設(shè)企業(yè)普遍重視材料采購管理工作，通過電子化公開招標(biāo)等形式，材料采購成本得到了有效控制。但是，在材料數(shù)量核銷管理工作方面，以筆者所在的單位為例，仍存在管理欠缺，還未建立起一套成熟的材料核銷管理信息系統(tǒng)。從管理的角度出發(fā)，工程項(xiàng)目部是物資閉合管理工作的實(shí)施主體，而工程項(xiàng)目大多都是點(diǎn)多面廣，不僅有國內(nèi)項(xiàng)目還有境外項(xiàng)目，公司及分公司實(shí)施對項(xiàng)目部的有效管理控制存在較大的難度。材料數(shù)量核銷工作牽涉面比較廣，需要材料、預(yù)算、工程、試驗(yàn)、財(cái)務(wù)等部門的協(xié)調(diào)配合，有些項(xiàng)目材料預(yù)算數(shù)量沒有及時(shí)編制，材料部門無法開展核銷工作。

基于上述原因，引入“互聯(lián)網(wǎng)+物資管理”的思維，希望通過信息化的手段來有效解決上述問題。

2 材料閉合管理實(shí)施流程的主要環(huán)節(jié)

筆者作為該軟件開發(fā)的業(yè)主方項(xiàng)目經(jīng)理，帶領(lǐng)項(xiàng)目組通過集思廣益和幾上幾下的深入研討，設(shè)計(jì)了一套相對科學(xué)完整、符合建筑企業(yè)實(shí)際、便于操作的管理制度和流程。物資管理閉合系統(tǒng)主要工作環(huán)節(jié)包括材料管理策劃、材料計(jì)劃、完成工程量管理、材料領(lǐng)用盤點(diǎn)管理、材料核銷閉合、項(xiàng)目完工材料閉合報(bào)告等，通過管理流程的閉合實(shí)現(xiàn)材料數(shù)量的有效閉合。

2.1 系統(tǒng)流程的起點(diǎn)

系統(tǒng)流程的起點(diǎn)是物資管理閉合系統(tǒng)從市場部門自動(dòng)導(dǎo)入全部中標(biāo)項(xiàng)目，同時(shí)自動(dòng)生成項(xiàng)目的基本信息。中標(biāo)項(xiàng)目導(dǎo)入后在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)項(xiàng)目部及項(xiàng)目所在分公司負(fù)責(zé)填入項(xiàng)目經(jīng)理等相關(guān)人員名單、手機(jī)號等資料，系統(tǒng)會(huì)開始通過短信提醒相關(guān)數(shù)據(jù)錄入和審核人員完成工作任務(wù)，并根據(jù)系統(tǒng)預(yù)先設(shè)定的時(shí)間間隔逐級通知項(xiàng)目領(lǐng)導(dǎo)、分公司有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)、公司物資部領(lǐng)導(dǎo)、公司分管領(lǐng)導(dǎo)等，而且系統(tǒng)會(huì)根據(jù)通知的次數(shù)和層級對被通知單位進(jìn)行考核扣分。

2.2 材料管理策劃及基礎(chǔ)管理數(shù)據(jù)的建立

材料管理策劃是材料管理工作的重要一環(huán)。項(xiàng)目開工后進(jìn)行材料管理策劃是保證物資供應(yīng)、加強(qiáng)物資管理的重要手段。在施工組織策劃的基礎(chǔ)上組織召開材料管理策劃會(huì)，形成材料管理策劃書，作為項(xiàng)目部材料管理的作業(yè)指導(dǎo)書，主要內(nèi)容包括材料管理組織架構(gòu)和職責(zé)分工、界定材料采購權(quán)限和采購方法、工程分部分項(xiàng)核銷樹建立情況、明確材料核銷范圍和核銷方式、確定材料核定損耗系數(shù)等。

在材料策劃的基礎(chǔ)上，計(jì)算每個(gè)工程部位的材料圖紙凈用量和核定用量（表式如下）。首先規(guī)定必須計(jì)算并填寫工程構(gòu)件的材料圖紙凈用量、施工用料以及材料損耗系數(shù)，形成材料核定用量即材料應(yīng)耗用量。規(guī)定材料圖紙凈用量必須按照合同項(xiàng)下的整個(gè)工程、單位工程、分部工程、分項(xiàng)工程、單構(gòu)件依次組成，這一方面劃分與工程質(zhì)量評定標(biāo)準(zhǔn)相一致。材料實(shí)際采購量、消耗量都是與核定用量相比，這樣就可以進(jìn)行節(jié)超分析。材料損耗系數(shù)現(xiàn)階段需要在材料策劃會(huì)上討論確定，隨著統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)的積累，今后材料實(shí)際損耗率可以由系統(tǒng)自動(dòng)統(tǒng)計(jì)，全公司或某個(gè)分公司在一年或幾年內(nèi)完成的相應(yīng)類型工程的材料實(shí)際損耗率均可由系統(tǒng)自動(dòng)加權(quán)平均得出。平均損耗率會(huì)隨著統(tǒng)計(jì)項(xiàng)目的增加而趨于精準(zhǔn)，而且上一年度的加權(quán)平均自動(dòng)成為下一年度的材料損耗率考核指標(biāo)，也可為工程標(biāo)后預(yù)算切塊提供依據(jù)，減少扯皮現(xiàn)象。今后，物資管理閉合系統(tǒng)還可以與正在推行的BIM系統(tǒng)銜接發(fā)揮更大、更直觀的作用。

2.3 材料用量的確定

生產(chǎn)部門按時(shí)間段（周、月、季、年）、按項(xiàng)目（分項(xiàng)、分部、單位、整個(gè)工程）或按分包單位承包的分部分項(xiàng)在系統(tǒng)里編制生產(chǎn)系統(tǒng)常規(guī)的生產(chǎn)進(jìn)度計(jì)劃，只要標(biāo)明出哪些構(gòu)件在當(dāng)期生產(chǎn)計(jì)劃里即可，同時(shí)系統(tǒng)就會(huì)自動(dòng)生成材料需用計(jì)劃。生產(chǎn)部門每月登陸系統(tǒng)勾選構(gòu)件即完成工程量錄入，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)生成當(dāng)期材料核定用量。

2.4 材料領(lǐng)用管理環(huán)節(jié)

材料到貨簽收后進(jìn)入材料領(lǐng)用管理環(huán)節(jié)，材料員在系統(tǒng)中錄入領(lǐng)用數(shù)據(jù)。系統(tǒng)將設(shè)有電子手寫簽名、指紋簽認(rèn)等手段（分包單位有資格的領(lǐng)料人必須事先錄入備核）。材料領(lǐng)用數(shù)量、使用部位、規(guī)格品種等均與生產(chǎn)計(jì)劃、材料計(jì)劃保持一致，以便追溯。每月末項(xiàng)目部相關(guān)人員對現(xiàn)場材料及半成品進(jìn)行盤點(diǎn)，根據(jù)班組材料領(lǐng)用數(shù)量和盤點(diǎn)數(shù)量，系統(tǒng)會(huì)計(jì)算出當(dāng)期材料消耗數(shù)量。

2.5 材料節(jié)超數(shù)據(jù)分析

系統(tǒng)根據(jù)材料圖紙凈用量、材料核定用量、分包單位材料核定用量與材料消耗數(shù)量，自動(dòng)進(jìn)行材料節(jié)超數(shù)據(jù)分析，形成各類材料核銷報(bào)表。材料核銷閉合數(shù)據(jù)和材料收發(fā)存數(shù)據(jù)與財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)進(jìn)行對接，確保物資管理閉合系統(tǒng)數(shù)據(jù)真實(shí)、準(zhǔn)確，否則財(cái)務(wù)無法報(bào)銷做賬。系統(tǒng)與財(cái)務(wù)報(bào)銷系統(tǒng)做了對接，不僅相關(guān)數(shù)據(jù)進(jìn)行共享，采購支付也是需要通過系統(tǒng)對接確認(rèn)，否則無法付款。

2.6 項(xiàng)目完工形成材料閉合管理報(bào)告。

材料閉合管理報(bào)告是對整個(gè)工程項(xiàng)目材料管理工作的總結(jié)?？偨Y(jié)報(bào)告的主要內(nèi)容：材料采購、耗用核銷實(shí)施情況與材料策劃情況進(jìn)行比較，存在不一致情況時(shí)進(jìn)行分析原因;總結(jié)物資招標(biāo)采購情況（材料規(guī)格、數(shù)量、中標(biāo)價(jià)格、采購平臺(tái)及供應(yīng)商履約情況）;按照信息平臺(tái)格式編制分部分項(xiàng)材料核銷表、混凝土原材料核銷匯總表表、周轉(zhuǎn)材料核銷表;說明包單位材料核銷閉合及超耗扣款情況;根據(jù)采購和核銷數(shù)據(jù)編制材料價(jià)格、數(shù)量成本分析一覽表;最后簡要分析說明項(xiàng)目物資管理（分包材料核銷閉合）采取主要措施方法、取得成效、存在不足及今后打算。通過項(xiàng)目完工總結(jié)將項(xiàng)目部的物資管理工作進(jìn)行最后的閉合，為不斷提高公司物資管理水平打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

3 取得的階段性管理成果

材料閉合管理以項(xiàng)目部為實(shí)施主體，各級管理層可以通過信息化手段有效實(shí)現(xiàn)對境內(nèi)外項(xiàng)目進(jìn)行遠(yuǎn)程物資管理。物資管理閉合信息系統(tǒng)已運(yùn)行2年多時(shí)間，有近200多個(gè)項(xiàng)目應(yīng)用該系統(tǒng)，總結(jié)系統(tǒng)的應(yīng)用成果主要體現(xiàn)在以下幾方面：

3.1有助于建筑施工企業(yè)管理提升

建筑施工企業(yè)的項(xiàng)目基本上都是點(diǎn)多面廣，通過信息化手段實(shí)現(xiàn)了各級單位對項(xiàng)目部的遠(yuǎn)程物資管理，大大提高了管理效率。這套系統(tǒng)盡可能地節(jié)省人工計(jì)算統(tǒng)計(jì)工作量，包括各種表格、報(bào)表均讓系統(tǒng)來完成，而且系統(tǒng)操作較為簡單，便于一般物資管理人員使用。項(xiàng)目開工后工程核算人員建立分部分項(xiàng)結(jié)構(gòu)，錄入工程構(gòu)件的材料圖紙凈用量和材料損耗系數(shù)等基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，項(xiàng)目部相關(guān)人員平時(shí)每月只需登陸系統(tǒng)勾選已完工構(gòu)件、錄入材料領(lǐng)用盤點(diǎn)數(shù)據(jù)，核銷范圍材料按照時(shí)間段、分部分項(xiàng)、分包單位等方式進(jìn)行核銷分析的數(shù)據(jù)處理工作，由系統(tǒng)自動(dòng)完成。

系統(tǒng)把物資管理各方面業(yè)務(wù)流程進(jìn)行定格、把分部分項(xiàng)工程評定劃分作為幾個(gè)相關(guān)部門工作的結(jié)合點(diǎn)，不僅可以讓材料、生產(chǎn)、預(yù)算、質(zhì)量、安全、審計(jì)等系統(tǒng)的人員方便使用、查詢，而且可以極大地克服有經(jīng)驗(yàn)的材料人員不足的問題，并減少、甚至杜絕因?yàn)榉笜I(yè)務(wù)流程等方面的低級錯(cuò)誤而造成材料損失浪費(fèi)。

系統(tǒng)通過短信逐級提醒，實(shí)現(xiàn)了管理工作流程的閉合。超過規(guī)定的期限未錄入數(shù)據(jù)，系統(tǒng)自動(dòng)開始短信通知相關(guān)責(zé)任人，若超過更長期限未錄入數(shù)據(jù)，系統(tǒng)會(huì)短信通知更高層級的負(fù)責(zé)人，直至相關(guān)工作被完成。

3.2系統(tǒng)在項(xiàng)目部應(yīng)用時(shí)也取得了實(shí)質(zhì)性的降本增效的效果

例如某鐵路項(xiàng)目部應(yīng)用物資管理閉合系統(tǒng)做到分包材料核銷月度預(yù)閉合，發(fā)生材料超耗當(dāng)月預(yù)扣款，項(xiàng)目完工累計(jì)扣罰8個(gè)分包單位超耗材料款35萬元

例如某碼頭項(xiàng)目部利用物資管理閉合系統(tǒng)，發(fā)現(xiàn)分包單位使用水泥、砂石料出現(xiàn)超耗，扣罰分包單位款項(xiàng)合計(jì)11.75萬元。

該系統(tǒng)同樣能實(shí)現(xiàn)對海外項(xiàng)目的物資管理，例如海外某船塢項(xiàng)目部去年8月份項(xiàng)目部發(fā)現(xiàn)材料節(jié)超數(shù)據(jù)異常，鋼筋節(jié)約11.54%，混凝土節(jié)約10.38%，經(jīng)過認(rèn)真分析原因，發(fā)現(xiàn)8月份錄入的工程量數(shù)據(jù)不準(zhǔn)確，與材料消耗數(shù)據(jù)不匹配，9月份進(jìn)行了相應(yīng)調(diào)整。

4 結(jié)論

由于物資管理閉合系統(tǒng)工程龐大，目前系統(tǒng)還在進(jìn)行分階段開發(fā)。筆者堅(jiān)信，隨著物資管理閉合系統(tǒng)逐級完善，該系統(tǒng)將會(huì)得到很好地推廣運(yùn)用，再經(jīng)過二到三年的努力，一定會(huì)取得巨大的成效，對于推動(dòng)建筑施工企業(yè)提質(zhì)增效工作和物資精細(xì)化管理，都會(huì)發(fā)揮很好地作用。

參考文獻(xiàn)

[1]? 黃昌太.材料閉合管理系統(tǒng)開發(fā)與應(yīng)用[J].探索，2016年第3期

作者簡介：吳琛，女，漢，浙江省湖州市，1983年11月，研究方向：采購管理、物資管理、信息化管理。從事施工企業(yè)項(xiàng)目管理及物資管理十四年，先后參與多個(gè)項(xiàng)目管理系統(tǒng)相關(guān)的系統(tǒng)開發(fā)，組織工程施工企業(yè)首個(gè)細(xì)化到構(gòu)件的物資管理閉合系統(tǒng)的開發(fā)，獲得中國施工企業(yè)管理協(xié)會(huì)多個(gè)獎(jiǎng)項(xiàng)。