基于ERP環(huán)境下的采購與應(yīng)付款管理

包根梅

[摘 ? ?要] 隨著科技的日新月異，絕大多數(shù)企業(yè)都已經(jīng)實(shí)現(xiàn)了ERP的應(yīng)用。在日常教學(xué)中，學(xué)生對各種不同的采購業(yè)務(wù)及相應(yīng)的應(yīng)付款核算的處理流程比較茫然，經(jīng)常出現(xiàn)各種各樣的錯誤。在此，筆者結(jié)合教學(xué)中遇到的案例詳細(xì)介紹相關(guān)的操作，供初學(xué)者學(xué)習(xí)和業(yè)內(nèi)同行參考。

[關(guān)鍵詞] 采購管理;應(yīng)付款管理;核銷

doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2020. 19. 035

[中圖分類號] F232 ? ?[文獻(xiàn)標(biāo)識碼] ?A ? ? ?[文章編號] ?1673 - 0194（2020）19- 0080- 03

0 ? ? ?引 ? ?言

在用友ERP U8 V10.1財務(wù)軟件中，采購管理與應(yīng)付款管理一般常規(guī)的操作流程是：采購請購單、采購訂單、采購到貨單、采購入庫單、采購發(fā)票、采購結(jié)算;在完成上述相應(yīng)單據(jù)后，由會計(jì)人員在應(yīng)付款管理系統(tǒng)進(jìn)行應(yīng)付單據(jù)審核并制單，存貨核算系統(tǒng)中正常單據(jù)記賬及生成憑證，進(jìn)行采購成本的確認(rèn)。在ERP環(huán)境下，這個流程往往有各種分化，注意分析。

1 ? ? ?貨到票到的采購業(yè)務(wù)處理

同一個自然月內(nèi)貨到票到這是一種理想情況的采購，一般有下列九種情況。

1.1 ? 貨到票到款未付的采購業(yè)務(wù)

案例1：2020年1月1日，甲公司（商業(yè)企業(yè)，一般納稅人）采購員A根據(jù)銷售部門的需求與供應(yīng)商111公司簽訂購銷合同，約定訂購蘋果汁100箱，單價124.30元（含稅，增值稅稅率為13%，以下同），交貨日期為當(dāng)天，付款條件為（2/10，1/20，n/30）。（單位：元）這筆業(yè)務(wù)在用友ERP U8 V10.1中具體分工操作如下：

（1）由采購人員在采購管理系統(tǒng)填制采購訂單，保存并審核;再根據(jù)采購訂單生成采購到貨單，保存并審核（僅保存則不能進(jìn)入后續(xù)操作）;

（2）由倉庫管理人員在庫存管理系統(tǒng)根據(jù)到貨藍(lán)字生成采購入庫單，保存審核，傳遞至存貨核算系統(tǒng);

（3）由采購人員在采購管理系統(tǒng)根據(jù)入庫單生成采購專用發(fā)票，保存并審核，傳遞至應(yīng)付款管理系統(tǒng)。再進(jìn)行采購結(jié)算，采購結(jié)算意味著本筆采購業(yè)務(wù)的完成;

（4）由財務(wù)部門的會計(jì)人員在應(yīng)付款管理系統(tǒng)中對由采購管理系統(tǒng)傳遞過來的采購專用發(fā)票進(jìn)行應(yīng)付單據(jù)審核并制單，生成憑證：

借：在途物資 ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? 11 000

應(yīng)交稅費(fèi)—應(yīng)交增值稅—銷項(xiàng)稅額 ?1 430

貸：應(yīng)付賬款—一般應(yīng)付款 ? ? ? ? ?12 430

（5）由會計(jì)人員在存貨核算系統(tǒng)對由庫存管理系統(tǒng)傳遞過來的采購入庫單進(jìn)行正常單據(jù)記賬，并生成確認(rèn)采購成本的憑證：

借：庫存商品 ? ? ? 11 000

貸：在途物資 ? ? 11 000

上述業(yè)務(wù)是在理想狀態(tài)下的當(dāng)天采購當(dāng)天到貨當(dāng)天票到，在真實(shí)的工作情境下可能分化成不同的時間，如當(dāng)天采購、三天后貨到、五天后票到，則在相應(yīng)的業(yè)務(wù)日期進(jìn)行上述操作即可。

1.2 ? 貨到票到款即付的采購業(yè)務(wù)

案例2：2020年1月2日，甲公司采購員A與供應(yīng)商222公司簽訂購銷合同，約定訂購葡萄汁200箱，單價135.60元，交貨日期為當(dāng)天，結(jié)算方式為當(dāng)天以電匯支付。（單位：元）分工操作如下：

第（1）-（2）、（5）步同上例;

（3）由采購人員填制采購專用發(fā)票，在發(fā)票上單擊現(xiàn)付，進(jìn)行付款信息的填寫，再采購結(jié)算，最后保存;

（4）由會計(jì)人員在應(yīng)付款管理系統(tǒng)對采購專用發(fā)票進(jìn)行應(yīng)付單據(jù)審核（注意勾選包含現(xiàn)結(jié)發(fā)票）并制單，生成憑證：

借：在途物資 ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? 24 000

應(yīng)交稅費(fèi)—應(yīng)交增值稅—銷項(xiàng)稅額 ? 3 120

貸：銀行存款 ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ?27 120

1.3 ? 支付定金的采購業(yè)務(wù)

案例3：2020年1月3日，甲公司采購員A與供應(yīng)商333公司簽訂購銷合同，約定訂購橙汁300箱，單價146.90元，交貨日期為13日，當(dāng)天支付定金5 000元，余款于13日以電匯支付。（單位：元）分工操作如下：

（1）由采購人員在采購管理系統(tǒng)填制采購訂單，保存并審核;（本日沒有到貨、沒有發(fā)票，所以等到到貨收票再做相應(yīng)的業(yè)務(wù)處理）

（2）由財務(wù)部的出納人員在應(yīng)付款管理系統(tǒng)填制付款單，注意表體部分選擇為“預(yù)付款”，保存付款單;

（3）由會計(jì)人員在應(yīng)付款管理系統(tǒng)中對付款單進(jìn)行審核并制單，生成憑證：

借：預(yù)付賬款 ? 5 000

貸：銀行存款 ?5 000

1.4 ? 支付上月采購的貨款

案例4：2020年1月4日，開出轉(zhuǎn)賬支票支付上月的采購貨稅款40 000元，以電匯支付。（單位：元）分工操作如下：

（1）由出納人員在應(yīng)付款管理系統(tǒng)填制付款單，注意表體部分選擇為“應(yīng)付款”，保存付款單;

（2）由會計(jì)人員在應(yīng)付款管理系統(tǒng)中對付款單進(jìn)行審核、核銷（將本付款單與上月采購專用發(fā)票形成的應(yīng)付款進(jìn)行核銷，意味著本筆往來款項(xiàng)兩清），再將付款單和核銷單合并制單，生成憑證：

借：應(yīng)付賬款—一般應(yīng)付款 40 000

貸：銀行存款 ? ? ? ? ? ?40 000

1.5 ? 有非合理損耗的采購業(yè)務(wù)

案例5：2020年1月5日，上月采購的葡萄汁500箱，單價135.60元，今天貨到票到，經(jīng)清點(diǎn)有非合理損耗2箱，為運(yùn)輸部門責(zé)任，已經(jīng)承諾賠償。（單位：元）分工操作如下：

第（1）-（2）、（4）步同案例1：

（3）由采購人員填制采購專用發(fā)票，再采購結(jié)算，選擇非合理損耗2箱，金額240元，原因是運(yùn)輸部門責(zé)任，最后保存，完成本筆采購結(jié)算;

（5）由會計(jì)人員在存貨核算系統(tǒng)對采購入庫單進(jìn)行正常單據(jù)記賬，并生成確認(rèn)采購成本的憑證：

借：庫存商品 ?59 760

貸：在途物資 59 760

（6）由會計(jì)人員在總賬系統(tǒng)填制憑證：

借：其他應(yīng)收款 ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? 271.20

貸：在途物資 ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? 240

應(yīng)交稅費(fèi)—應(yīng)交增值稅—進(jìn)項(xiàng)稅額轉(zhuǎn)出 ?31.20

1.6 ? 有合理損耗的采購業(yè)務(wù)

案例6：2020年1月6日，上月采購蘋果汁600箱，單價124.30元，今天貨到票到，經(jīng)清點(diǎn)有合理損耗5箱。（單位：元）分工操作如下：

第（1）-（2）、（4）-（5）步同案例1;

（3）由采購人員填制采購專用發(fā)票，再采購結(jié)算，選擇合理損耗2箱，最后保存，完成本筆采購結(jié)算（即把合理損耗分?jǐn)偟?95箱了，單價提高了）。

1.7 ? 有涉及票據(jù)管理的采購業(yè)務(wù)

在采購業(yè)務(wù)中，往來款一般會涉及預(yù)付賬款（支付定金）、銀行存款（貨銀同訖或者支付應(yīng)付賬款）、應(yīng)付賬款、應(yīng)付票據(jù)、應(yīng)收票據(jù)（以應(yīng)收票據(jù)支付貨款）等。

（1）開出商業(yè)匯票

由出納人員在應(yīng)付款管理系統(tǒng)下的票據(jù)管理界面增加一張票據(jù)，注意出票日期和到期日期;由會計(jì)人員進(jìn)行付款單據(jù)審核并制單，生成憑證：

借：應(yīng)付賬款—一般應(yīng)付款

貸：應(yīng)付票據(jù)

（2）結(jié)算商業(yè)匯票

商業(yè)匯票到期后，由出納人員在應(yīng)付款管理系統(tǒng)下的票據(jù)管理進(jìn)行結(jié)算;由會計(jì)人員生成憑證：

借：應(yīng)付票據(jù)

貸：銀行存款

（3）以應(yīng)收票據(jù)支付貨款

在日常貿(mào)易往來中，有時會以應(yīng)收票據(jù)支付全部或者部分貨款。

案例7：甲公司以一張應(yīng)收票據(jù)10 000元（1個月后到期）支付上月的采購貨款，由出納人員在應(yīng)收款管理系統(tǒng)下的票據(jù)管理進(jìn)行背書轉(zhuǎn)讓，填入被背書單位（此案例中即供應(yīng)商），確認(rèn)金額;由會計(jì)人員在根據(jù)票據(jù)處理生成憑證：（單位：元）

借：應(yīng)付賬款—一般應(yīng)付款 10 000

貸：應(yīng)收票據(jù) ? ? ? ? ? ? 10 000

1.8 ? 支付有付款條件的貨款

案例8：2020年1月10日，開出轉(zhuǎn)賬支票支付1日的采購貨稅款12 430元，以電匯支付。（單位：元）分工操作如下：

（1）由出納人員在應(yīng)付款管理系統(tǒng)填制付款單，保存;

（2）由會計(jì)人員在應(yīng)付款管理系統(tǒng)中對付款單進(jìn)行審核、核銷，再將付款單和核銷單合并制單，生成憑證：

借：應(yīng)付賬款—一般應(yīng)付款 ? 12 430

財務(wù)費(fèi)用 ? ? ? ? ? ? ? ? -248.60

貸：銀行存款 ? ? ? ? ? ? ? 12 181.40

在本筆業(yè)務(wù)中，1日的購銷合同約定的付款條件為（2/10，1/20，n/30），本公司在10日支付貨款，可以享受2%的現(xiàn)金折扣，現(xiàn)金折扣計(jì)入財務(wù)費(fèi)用科目。

1.9 ? 采購?fù)素?/p>

案例9：2020年1月11日，倉庫保管員發(fā)現(xiàn)1日從 111公司采購蘋果汁有10箱有問題，經(jīng)過溝通對方同意退貨，并當(dāng)天收到了貨款。（單位：元）分工操作如下：

（1）由采購人員在采購管理系統(tǒng)填制采購?fù)素泦?，保存并審?

（2）由倉庫管理人員在庫存管理系統(tǒng)根據(jù)紅字到貨單生成紅字采購入庫單，保存審核;

（3）由采購人員在采購管理系統(tǒng)填制紅字采購專用發(fā)票，保存。再進(jìn)行采購結(jié)算;

（4）由會計(jì)人員在應(yīng)付款管理系統(tǒng)中對紅字采購專用發(fā)票進(jìn)行應(yīng)付單據(jù)審核并制單，生成憑證：

借：在途物資 ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? -1 100

應(yīng)交稅費(fèi)—應(yīng)交增值稅—銷項(xiàng)稅額 ?-143

貸：應(yīng)付賬款—一般應(yīng)付款 ? ? ? ? ?-1 243

（5）由會計(jì)人員在存貨核算系統(tǒng)對紅字入庫單進(jìn)行正常單據(jù)記賬，并生成憑證：

借：庫存商品 ?-1 100

貸：在途物資 -1 100

（6）由出納人員在應(yīng)付款管理系統(tǒng)中增加付款單，切換為紅字收款單，填入日期、供應(yīng)商和金額等信息，保存。

（7）由會計(jì)人員在付款單據(jù)審核界面對紅字收款單進(jìn)行審核，核銷及合并制單：

借：應(yīng)付賬款—一般應(yīng)付款 ? -1 243

貸：銀行存款 ? ? ? ? ? ? -1 243

2 ? ? ?貨票分期的采購業(yè)務(wù)處理

在采購業(yè)務(wù)中，有時會有貨和票分期到的情況，一般來說只要在當(dāng)月內(nèi)能二者均到，那么處理同上述。如果二者分開跨月到達(dá)，就涉及暫估業(yè)務(wù)。

案例10：2020年1月12日，上月入庫的貨，月末當(dāng)時做了暫估?，F(xiàn)在發(fā)票已經(jīng)到。（單位：元）分工操作如下：

參照案例1，訂單、到貨單、入庫單是上月完成的，第（3）-（4）步同案例1;

（5）由會計(jì)人員在存貨核算系統(tǒng)進(jìn)行結(jié)算成本處理，并生成紅藍(lán)憑證，一是沖回上月的暫估，二是核算本筆采購成本（在實(shí)際工作中，暫估價和真實(shí)價可能會不一致）：

借：庫存商品 ? ? ? ? ? ?-11 000

貸：應(yīng)付賬款—暫估應(yīng)付款 -11 000

借：庫存商品 ?11 000

貸：在途物資 11 000

本月采購的貨物，已經(jīng)到貨，至月末仍沒有收到采購專用發(fā)票，則需要在月末做估業(yè)務(wù)。

案例11：2020年1月26日，采購到貨并入庫一批商品，貨款暫估為6 000元，直到31日仍未收到發(fā)票，則由會計(jì)人員在存貨核算系統(tǒng)進(jìn)行暫估處理并生成憑證：（單位：元）

借：庫存商品 ? ? ? ? ? ? 6 000

貸：應(yīng)付賬款—暫估應(yīng)付款 ?6 000

3 ? ? ?采購與應(yīng)付款管理業(yè)務(wù)操作中出現(xiàn)的非正?，F(xiàn)象的處理

在日常教學(xué)和工作實(shí)踐中，筆者經(jīng)常接到在校學(xué)生及已經(jīng)畢業(yè)的學(xué)生的電話或者截圖，咨詢遇到無法處理的業(yè)務(wù)，常見的有下列4種：

（1）忘記錄入付款條件。有些購銷合同上有付款條件的，在填寫采購訂單時需要錄入付款條件，有時操作員漏填，這會導(dǎo)致核銷時沒有自動生成折扣金額。這時需要先正確計(jì)算可享受的現(xiàn)金折扣，再手工直接錄入。

（2）核銷時上下兩份單據(jù)有缺失。核銷是指付款單和應(yīng)付款核對后銷賬，經(jīng)常有學(xué)生核銷打開界面時上下兩份有所缺失。這主要原因有：一是核銷錯了，前期不該核銷的已經(jīng)完成了，到了本期則沒有相關(guān)數(shù)據(jù)了。此時取消錯誤的核銷即可返回。二是缺失的那份單據(jù)沒有完成，如付款單沒有填制或者沒有審核;采購專用發(fā)票沒有填制或者沒有審核。ERP的整個流程控制是嚴(yán)謹(jǐn)?shù)?，需要完成相?yīng)的處理才到下游可見操作。

（3）應(yīng)付單據(jù)審核時找不到單據(jù)。一般有三個原因及相應(yīng)處理：已經(jīng)審核了，不需要再次審核;發(fā)票已經(jīng)現(xiàn)付了，需要勾選“包含現(xiàn)結(jié)發(fā)票”;數(shù)據(jù)權(quán)限控制了，由主管進(jìn)行數(shù)據(jù)權(quán)限設(shè)置，取消有關(guān)控制即可。

（4）有錯需要返工。有時一系列的操作完成后發(fā)現(xiàn)有錯，需要逐一返回進(jìn)行修改。一般是順路而來，逆路而回。如正常是：采購訂單—采購到貨單—采購入庫單—采購發(fā)票—采購結(jié)算—應(yīng)付單據(jù)審核—生成憑證。發(fā)現(xiàn)哪一個環(huán)節(jié)有錯，則先判斷目前在哪一環(huán)節(jié)，再逐一返回。如刪除憑證、刪除結(jié)算單、取消核銷、恢復(fù)記賬、取消審核、刪除發(fā)票、刪除入庫單、刪除到貨單等。

4 ? ? ?結(jié) ? ?語

在ERP日常財務(wù)軟件的操作過程中，部分學(xué)生或會計(jì)人員看到原始單據(jù)第一反應(yīng)是會計(jì)分錄會做，但對財務(wù)軟件的操作界面不熟悉，不理解相關(guān)的單據(jù)傳導(dǎo)流程，不理解有關(guān)取數(shù)的原理。這需要我們引導(dǎo)學(xué)生在學(xué)習(xí)過程中嚴(yán)謹(jǐn)認(rèn)真，聯(lián)系財務(wù)會計(jì)的知識，構(gòu)建整個會計(jì)專業(yè)知識體系，強(qiáng)化ERP專項(xiàng)訓(xùn)練，達(dá)到培養(yǎng)高技能人才的目標(biāo)，使畢業(yè)生能零距離上崗，一畢業(yè)馬上能就業(yè)，節(jié)約用人單位的培訓(xùn)成本，從而更好地提高校企合作，為社會提供企業(yè)需要的人才。

主要參考文獻(xiàn)

[1]牛永芹，劉大斌，曹芳林.ERP供應(yīng)鏈管理系統(tǒng)實(shí)訓(xùn)教程[M].北京：高等教育出版社，2015.