高校電子文件檔案化管理的必要性分析

李敬

【摘要】在電子文件時(shí)代，開展高校電子文件檔案管理工作，需要對電子文件施行檔案化管理，電子文件檔案化管理是高校電子文件檔案管理工作的必然要求。

【關(guān)鍵詞】電子文件；電子文件檔案；電子文件檔案化管理

一、引言

目前，高校隨著電子校務(wù)管理系統(tǒng)及辦公自動化系統(tǒng)的建立和普及，文件從產(chǎn)生到處理過程可以不再使用繁瑣的紙張一步一步的完成，而是由計(jì)算機(jī)和現(xiàn)代化辦公設(shè)備取代，故電子文件的數(shù)量急劇增加，可以說高校辦公已經(jīng)進(jìn)入電子文件時(shí)代。從高校檔案管理角度，隨之而來的，就是怎樣管理電子文件檔案，以及如何管理電子文件檔案？電子文件檔案還能夠像傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案那樣管理嗎？為什么說對高校電子文件施行檔案化管理是高校電子文件檔案管理的必然選擇？本文擬對上述問題談一下自己的思考。

二、電子文件的含義及特點(diǎn)

電子文件是指機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位和其他組織在處理公務(wù)過程中，通過計(jì)算機(jī)等電子設(shè)備形成、辦理、傳輸和存儲的文字、圖表、圖像、音頻、視頻等不同形式的信息記錄。其特點(diǎn)：①信息的非人工讀性。

數(shù)字信息在傳輸、存儲中有時(shí)會經(jīng)過壓縮、加密等處理，只有通過計(jì)算機(jī)特定的程序解碼、解壓或解密，才能人工識讀它。②系統(tǒng)依賴性。電子文件的制作、處理，以至歸檔后的全部管理活動都必須借助于計(jì)算機(jī)系統(tǒng)才能實(shí)現(xiàn)。③信息與特定載體之間的可分離性。電子文件中的信息不再對原記錄載體“從一而終”，而是可以在不同的載體上同時(shí)存在或相互轉(zhuǎn)換，卻不影響其內(nèi)容的真實(shí)。④信息的易變性。操作的方便性使得文件信息的改動較為容易，另外，電子文件載體性能的不穩(wěn)定性，新的信息編碼方案、存儲格式、系統(tǒng)軟件的不斷出現(xiàn)，都可能導(dǎo)致原有文件信息在讀取時(shí)產(chǎn)生變化。⑤信息存儲的高密度性。電子文件的信息存儲密度大大高于以往各種人工識讀的信息介質(zhì)。隨著科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步，數(shù)字介質(zhì)的存儲密度還將繼續(xù)加大。⑥多種信息媒體的集成性。電子文件可以將文字、圖形、圖像、影像、聲音等各種信息形式加以有機(jī)組合，能夠更加真實(shí)地再現(xiàn)當(dāng)時(shí)的活動情況。

三、為保證電子文件檔案的真實(shí)性，必須施行前端控制

1.電子文件檔案真實(shí)性與文件載體

（1）電子文件檔案的管理，最重要的是保證其真實(shí)性。如果不真實(shí)，電子文件檔案就不能成為可信的法律證據(jù)和歷史記憶，其所表達(dá)的內(nèi)容也就沒有多少意義。

（2）傳統(tǒng)文件檔案保證其真實(shí)性的關(guān)鍵，是保證其原始載體的真實(shí)性。傳統(tǒng)上，只要保證文件載體就是文件創(chuàng)建者所使用的原始載體，就能夠保證文件的真實(shí)性。人們將保存文件原始載體的行為，稱之為歸檔管理。只要將文件的原始載體妥善地歸檔保存起來，就能夠保證傳統(tǒng)文件檔案的真實(shí)性。

（3）電子文件檔案只通過保存其所謂原始載體，已無法確認(rèn)文件的真實(shí)性。電子文件的出現(xiàn)對所謂原始載體的概念，以及相應(yīng)歸檔保存原始載體的行為，提出了挑戰(zhàn)。由于電子文件的特質(zhì)不同于傳統(tǒng)文件，電子文件內(nèi)容與載體的可分離性、電子文件結(jié)構(gòu)的兩重性和電子文件信息的易變性及易逝性，使得所謂原始載體已經(jīng)無法對文件的真實(shí)性起到保證作用了。

（4）正因?yàn)殡娮游募奶刭|(zhì)，更具體地說是電子文件載體的特質(zhì)不同于傳統(tǒng)文件：所以要保證電子文件的真實(shí)性，就需要在電子文件管理中，通過保存元數(shù)據(jù)全面記錄文件的來源信息和結(jié)構(gòu)，以及文件管理全過程，來保證文件始終是其創(chuàng)建者的真實(shí)意思。

2.電子文件檔案的真實(shí)性與前端控制

（1）根據(jù)電子文件的特點(diǎn)，要想保證電子文件的真實(shí)性，只注重歸檔保存電子文件的內(nèi)容，只在后端歸檔環(huán)節(jié)上下功夫是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠的。要想保證電子文件的真實(shí)性、完整性、有效性，就需要在文件形成的背景信息，以及與文件處理過程有關(guān)的信息等前端環(huán)節(jié)上下功夫，也就是要主動地、有效地、規(guī)范地將這些信息記錄下來，并且有效地、有計(jì)劃地保存下來。

（2）即使要求在電子文件歸檔的同時(shí)，也一起歸檔電子文件的元數(shù)據(jù)；但是，如果在電子文件形成處理過程中就忽視了對其背景信息的記錄，或者沒有考慮建立規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)的元數(shù)據(jù)著錄系統(tǒng)；那么，所謂“歸檔元數(shù)據(jù)”就不可能真正實(shí)現(xiàn)：而保證電子文件真實(shí)性、完整性、有效性的基本條件也就喪失了。在電子文件檔案管理過程中，由于前端控制的缺失，將使得后端歸檔管理的作用大大縮水。

（3）電子文件管理的前端控制，是指盡可能把一切能夠提前進(jìn)行的保證文件檔案真實(shí)性的管理措施，盡量提前到文件形成階段進(jìn)行，甚至形成之前進(jìn)行。從而實(shí)現(xiàn)從電子文件開始形成時(shí)，就采取了保證文件真實(shí)性的各項(xiàng)措施：使電子文件在保證其真實(shí)性、完整性、有效性的條件下的“歸檔管理”，成為前端控制成果的接收。

（4）如果認(rèn)為電子文件管理可以在后端歸檔時(shí)，補(bǔ)充記錄背景信息等元數(shù)據(jù)，那是不符合實(shí)際的設(shè)想。因?yàn)檠a(bǔ)充記錄，不是實(shí)時(shí)記錄，往往不可能記錄齊全，會有很多漏記的信息，文件的真實(shí)性就得不到可靠地保證。補(bǔ)充記錄最多只能作為臨時(shí)補(bǔ)救措施使用，前端控制才是基本的、主要的措施。

四、為保證高校電子文件檔案管理工作得到有效實(shí)施，必須對電子文件施行檔案化管理

1.電子文件檔案化管理是科學(xué)有效歸檔的前提

（1）所謂電子文件檔案化管理，是指從檔案管理需要出發(fā)對電子文件從形成開始的整個(gè)運(yùn)動的全過程，實(shí)行連續(xù)的、整體的、一體化的全程管理：確保并且能夠證明文件的真實(shí)性、完整性、有效性，使文件可以作為檔案保存和證據(jù)使用：文件不再區(qū)分為“文件管理”和“檔案管理”兩個(gè)階段。

（2）電子文件的“檔案化管理”與“歸檔管理”是兩種不同的管理措施。“檔案化管理”是使電子文件具備成為檔案和法律證據(jù)的能力。具備了這種能力的電子文件，才有可能被歸檔，成為電子文件檔案。所以“檔案化管理”是為使電子文件檔案化而采取的管理措施，比如在電子文件形成開始階段就建立元數(shù)據(jù)著錄機(jī)制等。而“歸檔管理”則是在電子文件形成后，把文件認(rèn)定為檔案，再移交檔案部門管理。

（3）電子文件如果還像傳統(tǒng)文件那樣只在文件形成“后端”施行“歸檔管理”，那么電子文件歸檔以前的真實(shí)性無法得到保證。因?yàn)?，傳統(tǒng)文件的真實(shí)性可以通過確保載體的原始性來得到證明，因而可以在文件管理“后端”施行“歸檔管理”，但電子文件卻不能。所以，對于電子文件而言，不能用“歸檔管理”來代替“檔案化管理”?！皻w檔管理”實(shí)際上強(qiáng)調(diào)的是“后端控制”，而非“前端控制”。從檔案管理角度，對于電子文件而言，需要強(qiáng)調(diào)的恰恰是“前端控制”和“全程控制”。而對電子文件施行“檔案化管理”，才能使“前端控制”和“全程控制”真正落到實(shí)處。電子文件“檔案化管理”的重要意義在于，它是電子文件科學(xué)有效歸檔的前提；只有在此基礎(chǔ)之上，才可能科學(xué)而有效地實(shí)現(xiàn)對所有各種類型電子文件的“歸檔管理”。

2.電子文件檔案化管理是高校電子文件檔案管理工作的必然要求

（1）由于電子文件內(nèi)容和載體可分離等可變性特點(diǎn)，客觀上要求，高校檔案管理工作必須向前延伸到對電子文件本身的管理，進(jìn)而必須再向前延伸到對電子文件開始形成階段的管理，甚至延伸到未形成階段的管理；也就是由事后的“后端控制”，變?yōu)檫m時(shí)的“前端控制”和“全程控制”，甚至是“超前控制”。

（2）從實(shí)際需要角度看，電子文件在形成過程中，不管實(shí)際運(yùn)動到何種階段，不管文書處理程序有否已經(jīng)完畢，也不管文件價(jià)值大小，只要有客觀需要，電子文件就可以隨時(shí)被認(rèn)定為檔案或作為檔案使用。所以，在電子文件管理工作中，重要的是，對電子文件從一開始就要進(jìn)行檔案化管理，從而保證電子文件隨時(shí)可以被認(rèn)定為檔案或作為檔案使用。鑒于此種情況，電子文件只有在“后端控制”階段才能被認(rèn)定成檔案，才能進(jìn)行歸檔管理的傳統(tǒng)管理模式，顯然既不適應(yīng)客觀實(shí)際需要，也不太重要了。

（3）電子文件從形成到歸檔保存或銷毀是一個(gè)完整的運(yùn)動過程。在電子文件運(yùn)動過程中，檔案管理工作應(yīng)從文件形成開始階段就提早、主動介入，從源頭開始控制文件的狀態(tài)與質(zhì)量，把需要在文件運(yùn)動過程中實(shí)現(xiàn)的檔案管理功能盡量在文件運(yùn)動過程各個(gè)階段實(shí)現(xiàn)。提早、主動介入不僅是確保電子文件真實(shí)性、完整性、有效性的有效措施，而且能夠優(yōu)化檔案管理功能，提高檔案管理效率。

（4）對高校電子文件施行全程控制和前端控制，即從一開始就對電子文件的形成、積累和管理機(jī)制施行檔案化管理，是高校檔案管理工作的必然選擇。

總之，電子文件是檔案管理的一個(gè)新生事物，是檔案管理的一次重要變革。在傳統(tǒng)檔案管理經(jīng)驗(yàn)和形式的基礎(chǔ)上，結(jié)合電子文件自身特點(diǎn)，采用先進(jìn)的計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)對電子文件實(shí)行檔案化管理是必要的。