醫(yī)院科研經(jīng)費管理信息化的實踐探討

李廣

摘要：近年來，各醫(yī)院每年申報的科研項目量呈現(xiàn)井噴式增長，這從客觀上對科研經(jīng)費管理提出了新的要求。基于此，本文將在分析醫(yī)院科研經(jīng)費管理現(xiàn)狀的基礎上，通過ZL醫(yī)院科研管理系統(tǒng)的運行實踐，來探討大數(shù)據(jù)環(huán)境下醫(yī)院科研經(jīng)費的精細化管理及發(fā)展方向。

關鍵詞：醫(yī)院 科研經(jīng)費管理 信息化 實踐

隨著醫(yī)院科研水平和科研量的提升，傳統(tǒng)的科研管理方式及財務核算已經(jīng)不能適應當今醫(yī)院信息化的大趨勢。在醫(yī)院信息化建設帶來的大數(shù)據(jù)環(huán)境下，通過細致深入的數(shù)據(jù)挖掘和二次分析，為醫(yī)院科研經(jīng)費的精細化管理帶來了新的方向。

一、醫(yī)院科研經(jīng)費現(xiàn)狀及存在的問題

目前醫(yī)院科研項目普遍采用的是“課題制”的模式，即項目負責人對課題的立項、組織、經(jīng)費使用、項目驗收及項目形成資產(chǎn)、項目成果進行全過程管理。這種模式的好處是項目管理人對整個項目具有系統(tǒng)的了解，使得項目在研究過程中不易走彎路，但也因全面負責制，使得管理者往往高度重視科研項目的效益性，而忽視財務管理中的細節(jié)問題，導致在實際的科研經(jīng)費管理中存在以下缺陷。

（1）課題組在執(zhí)行項目時預算與實際執(zhí)行相分離，財務部門無法對照項目預算來審核報銷，使得科研經(jīng)費的開支存在賬目不清的情況。

（2）科研經(jīng)費使用中有時發(fā)生“失真”的現(xiàn)象，即將日常財務管理中不能報銷的費用從科研管理經(jīng)費列支，影響真正用于科研項目的經(jīng)費使用。

（3）科研項目管理與科研經(jīng)費管理相脫節(jié)，出現(xiàn)了經(jīng)費已用完而科研項目未結(jié)題，或者科研項目已結(jié)題而結(jié)余經(jīng)費長期掛賬等情況。

（4）由于沒有獨立的科研經(jīng)費核算系統(tǒng)，無法提供詳盡的財務明細表，管理者很難了解經(jīng)費信息，從而對經(jīng)費支出結(jié)構(gòu)的合理性不能做出準確的判斷，給項目結(jié)題后的審計工作帶來不便。

（5）財務核算中有關科研項目會計科目的設置存在瑕疵，目前的財務核算方法還不能充分體現(xiàn)科研經(jīng)費多渠道的來源和多類項的支出。比如，對于下?lián)艿目v向經(jīng)費支出，《醫(yī)院會計制度》中只設置了“科教項目支出”和“財政項目補助支出”兩個會計科目，未做更加明細的核算，無法準確地反映項目經(jīng)費計劃的使用情況，不利于科研經(jīng)費的精細管理。而對于自籌配套經(jīng)費的支出，由于其與日常財務核算無差別，也很難去反映這些經(jīng)費的使用情況。

（6）經(jīng)費報銷環(huán)節(jié)繁瑣，科研人員找相關部門負責人簽字不容易，耗費大量時間精力，耽誤科研工作。

二、ZL醫(yī)院的應對模式

針對以上不足之處，ZL醫(yī)院建立了全新的科研經(jīng)費管理信息系統(tǒng)。該系統(tǒng)圍繞科研管理部門、財務部門、課題項目管理人員三者構(gòu)建運行模塊（如圖1所示）。

該系統(tǒng)的運作方式如下。

首先，科研管理部門負責錄入科研項目基礎信息和科研經(jīng)費計劃信息。項目基礎信息包括項目編號、項目名稱、主負責人、計劃經(jīng)費、項目起止日期、資金來源及項目來源等?？蒲薪?jīng)費計劃，根據(jù)財政部制定的有關規(guī)定，包括材料費、測試化驗加工費、差旅費、會議費、合作、協(xié)作與交流費、出版、文獻、信息傳播、知識產(chǎn)權費用、勞務費、專家咨詢費等科目（如圖2所示）。

之后，課題組根據(jù)科研部門提供的項目預算信息，填寫執(zhí)行單，上傳至財務審核。而在項目進行過程中，課題組通過了解經(jīng)費使用情況，結(jié)合項目完成的進度進行分析，如確實需要追加項目經(jīng)費，則可填寫經(jīng)費預算追加單上傳給財務部門。為了便于科研人員方便使用，該信息平臺與醫(yī)院已在應用的日常辦公系統(tǒng)OA系統(tǒng)充分銜接，使科研人員可以直接在OA上完成查詢項目相關信息、填寫經(jīng)費執(zhí)行單以及追加預算申請等功能操作，而不必再單獨使用新的軟件系統(tǒng)（如圖3所示）。

財務部門負責初審課題人員上傳的經(jīng)費執(zhí)行單，并且對項目的余額進行核對，初審后，再把執(zhí)行單轉(zhuǎn)入OA，經(jīng)各職能部門網(wǎng)上審批后，最后由財務部門報銷支付。系統(tǒng)同時把本次報銷的科目內(nèi)容歸集生成會計憑證，導入財務核算系統(tǒng)。

該系統(tǒng)的運行在節(jié)省人力、規(guī)范科研經(jīng)費使用上的效果是顯著的。一方面，免去了科研人員為完成報銷手續(xù)而在各審核部門之間跑簽字的麻煩，提高了經(jīng)費報銷工作效率，節(jié)省了科研人員的時間和精力。另一方面，科研經(jīng)費被單獨列出由科研管理部門、財務部門和課題組三方共同監(jiān)督，使科研經(jīng)費的報銷支付與日常財務的報銷區(qū)別開來，既可以從管理層面建立防范機制，最大限度降低經(jīng)費隨意從科研經(jīng)費中列支的情況發(fā)生，又能使經(jīng)費支出明細按系統(tǒng)中設置的經(jīng)費科目羅列，彌補財務核算系統(tǒng)中因會計科目設置原因而無法更加明細核算的不足，自動統(tǒng)計列出項目的經(jīng)費支出明細表，供課題負責人調(diào)整經(jīng)費支用時作參考，也為完成項目后的審計工作提供方便。

三、醫(yī)院科研管理信息化的改進建議

科研管理信息系統(tǒng)的建立，提高了醫(yī)院經(jīng)費管理的信息化水平，方便了科研人員在科研過程中經(jīng)費的支取，提高了經(jīng)費管理效率。但也同時給各部門管理人員帶來了挑戰(zhàn)。一方面，科研管理系統(tǒng)的應用導致以往科研部門、財務部門、課題組各自為政的局面發(fā)生改變，這就需要管理人員改變以前的管理觀念，加強對科研管理相關人員的培訓，提高各管理部門之間配合協(xié)調(diào)能力。另一方面，確?？蒲泄芾硇畔⑾到y(tǒng)的安全運行至關重要，這就需要在信息中心的協(xié)助下，各管理人員提高安全意識，認真做好科研項目管理工作，保證信息數(shù)據(jù)的安全。

以ZL醫(yī)院為例，經(jīng)過一段時間的系統(tǒng)運作，科研經(jīng)費管理信息化在改變以往科研經(jīng)費使用靠人工、費時費力、低效的局面的同時，還可以在深挖數(shù)據(jù)、綜合分析、多面應用上進一步挖掘，從利用信息化降低人力成本的初級信息化階段，向大數(shù)據(jù)分析、合理提高科研管理水平甚至提高科研水平的方向發(fā)展。以目前的科研經(jīng)費管理系統(tǒng)來看，其在日常運作中不僅積累了科研人員在科研過程每一步的經(jīng)費使用情況數(shù)據(jù)，同時也隱性地留下了每一步進展間隔的時間、需用的財物量、人力成本等數(shù)據(jù)。但在實際的應用中，這些數(shù)據(jù)僅有顯性直觀的經(jīng)費數(shù)據(jù)被財務系統(tǒng)所利用，大量的隱性數(shù)據(jù)依然沉睡。而事實上，從科研工作管理部門的角度，每一個科研項目的科研時長、人力物力配置數(shù)據(jù)是進一步提高管理水平的不可多得的一手資料，如人員支出與物力支出的對比比率、前期與本期支出對比比率等，對整個醫(yī)院以后開展同類科研工作合理安排資源有著極大的參考價值。另外，從人力資源管理部門的角度，通過對這些隱性數(shù)據(jù)的再挖掘再分析，可以得到同一科研人員的科研效率，取得科研成果數(shù)目數(shù)量、科研成果轉(zhuǎn)化率等數(shù)據(jù)，而這些將成為人力部門績效考核可參考的最真實數(shù)據(jù)。

當然，要實現(xiàn)這樣的數(shù)據(jù)利用，一方面是要在技術上加深財務系統(tǒng)、人力資源管理系統(tǒng)和科研經(jīng)費管理系統(tǒng)的整合，使各系統(tǒng)對數(shù)據(jù)的技術性要求（如數(shù)據(jù)格式、數(shù)據(jù)大小、數(shù)據(jù)名稱等）能夠統(tǒng)一，以便互相利用。另一方面，則可在基礎數(shù)據(jù)的廣度和深度上設置得更為全面，以積累更為廣泛的信息，形成“大數(shù)據(jù)”。如在廣度上，不僅局限于科研經(jīng)費管理的信息化，也可以應用到科教論文管理、庫房物資設備管理、科室預算成本管理、臨床試驗研究管理等方面。在深度上，經(jīng)費使用方面的基礎信息應當設計得更為全面，比如建立科研固定資產(chǎn)、無形資產(chǎn)及材料購買經(jīng)費的管理模塊。

建立信息化系統(tǒng)，充分利用信息化，醫(yī)院才能在當今大數(shù)據(jù)時代所帶來的挑戰(zhàn)中游刃有余，立于不敗之地。

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（作者單位：浙江省腫瘤醫(yī)院財務科）