高中學校人事檔案管理現(xiàn)狀與對策研究

吳素娜

摘 要：人事檔案既是高中學校信息資源的重要保存體又是信息傳播的基本承載體，對教職員工及學生的人生起著憑證、依據(jù)和參考的作用。完善高中學校人事檔案管理，可以增強檔案信息的完整性和精準性，提高檔案信息服務水平，促進高中學校教育事業(yè)的可持續(xù)性發(fā)展。文章論述了高中學校人事檔案管理的現(xiàn)狀與完善對策。

關鍵詞：高中學校；人事檔案管理；現(xiàn)狀；舉措

中圖分類號：G637 文獻標志碼：A 文章編號：1008-3561（2017）14-0035-01

高中學校人事檔案是存儲教職員工信息以及學生個人信息的重要歷史記錄，其內容主要由有價值的文字、清晰的圖表以及其他有存在意義的說明元素組成。學校人事檔案既是信息資源的保存體又是信息傳播的承載體，對教職員工以及學生的人生具有憑證、依據(jù)和參考的作用，同時對學校的教學活動也具有重大的影響。因此，完善高中學校人事檔案管理顯得尤為重要。高中學校人事檔案的內容包括檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計以及提供利用等管理活動，并以此來向教職員工和學生提供具有權威性、可靠性的檔案信息服務。

一、高中學校人事檔案管理的基本現(xiàn)狀

（1）對人事檔案管理缺乏足夠的重視。一方面因為學校的教育水平測定與人事檔案管理并不存在直接的掛鉤關系，加之學生自身檔案意識薄弱，所以易于造成學校忽視學生的人事檔案的管理工作。另一方面是人事檔案日常管理工作本身并無實質性內容，值得一提的表面管理工作也就是為了應對上一級部門的檢查而進行簡單的檔案規(guī)整和衛(wèi)生打掃。這樣，檔案管理工作很容易被忽視，檔案信息的完整性和精準性也令人擔憂。

（2）人事檔案管理者缺乏專業(yè)度。在某些高中學校會存在著這樣一種現(xiàn)象，即從事學校檔案管理的工作人員所學專業(yè)與檔案管理無關。因此，檔案管理工作就停留在做表面功夫，缺乏一套科學、規(guī)范、有效的管理體系，從而使得學生的在校檔案模糊、無實際意義，甚至出現(xiàn)學生檔案信息被隨意篡改的現(xiàn)象。

（3）學校人事檔案管理制度體系不健全。由于有些學校對人事檔案管理缺乏足夠的重視，再加上從事檔案管理的工作人員專業(yè)性不強，直接導致學校檔案管理制度體系的不完善。這種不完善主要體現(xiàn)在以下幾個方面：首先檔案歸類不細致，過于簡單；其次對于檔案的實效期限管理失當，以致堆積過多而混淆了對近期收集檔案的處置；再次，對于應當銷毀檔案的處理沒有嚴謹?shù)牧鞒?；最后，檔案室的日常工作缺乏明確的責任制度。長此以往，就會出現(xiàn)管理者對檔案疏于管理的情況，從而導致檔案遺失、歸類位置混亂，甚至忽視對檔案室日常環(huán)境的干燥性處理，使得檔案潮濕，檔案內容損壞，造成嚴重后果。

二、完善高中學校人事檔案管理的主要舉措

（1）加強對檔案有操作權的相關人員的管理意識。學校應當把檔案管理工作納入到日常管理工作內容中，使其成為不可或缺的一部分。此外，要通過宣傳引導等形式，增強工作人員對檔案管理內容的認識度，讓其明晰檔案本身的重大價值以及檔案管理工作的重要性。這樣，在日常管理工作中，直接操作人員才不會以自我感性認知去處理檔案收集、整理、歸類等相關工作事項，能夠在一定程度上避免出現(xiàn)檔案遺失、無故銷毀、隨意篡改等情況。

（2）檔案管理數(shù)字化、網(wǎng)絡化，增強管理人員的專業(yè)素質。信息數(shù)字化是當今時代發(fā)展不可逆轉的大趨勢，也就是說現(xiàn)代高中人事檔案管理也需要打破“路徑依賴”，適應潮流，形成數(shù)字化、網(wǎng)絡化管理模式。這樣，一方面加強了檔案的整體銜接性，避免檔案丟失事故的出現(xiàn)；另一方面對于檔案管理者而言，工作量也相應減少，檔案管理易于可控、可查。此外，學術要專攻，管理也要專攻，從事檔案管理的工作人員如果具備與之匹配的專業(yè)知識，那么在日常管理工作中一定會事半功倍，因為只有具備良好專業(yè)素質的檔案管理者，才能夠使日常的檔案操作和管理更加科學、規(guī)范、細致，面面俱到。

（3）建立健全人事檔案管理制度，合理開發(fā)利用。高中人事檔案管理之所以存在上述弊端，有很大的原因在于缺乏一套完整的管理制度，導致檔案操作規(guī)范不明確、問責制度不清晰。部分工作人員基于自我意識或者經(jīng)驗來處理檔案，短期內問題可能不大，時間一長，檔案越積越多，問題則逐一暴露出來。這種缺乏客觀性和科學性的處理方法，很容易導致檔案信息的冗長、混亂，檔案編目流程煩瑣低效、檔案存放次序被打亂，檔案的盤點操作不科學，對失效檔案的管理不及時。所以，建立健全人事檔案管理制度并合理開發(fā)利用，讓管理者有據(jù)可依，有章可循，有責可問，是解決檔案管理問題行之有效的方法。

三、結束語

檔案所代表的是檔案所有者在某段期間內所有活動最客觀的證明，它的影響力和價值性是不可替代的。因此，學校應當格外重視，并不斷完善本校的人事檔案管理制度。加強對檔案有操作權的相關人員的管理意識，促使檔案管理人員樹立更加嚴謹、客觀、科學的態(tài)度來處理檔案，不讓檔案工作流于形式，而是更具有實際意義。切實提高檔案管理人員的綜合素養(yǎng)，改善檔案管理水平，從而推動高中學校教育事業(yè)的可持續(xù)性發(fā)展。

參考文獻：

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