高校影像檔案信息化的管理與應(yīng)用

林敏

隨著社會的發(fā)展以及科技的進步，我國很多高校在影像檔案管理中存在的問題逐漸暴露出來，例如管理意識薄弱，管理方式落后、管理人員素質(zhì)偏低等，這些問題如若得不到有效解決，高校的檔案管理水平很難提升。而怎樣才能夠擺脫這些問題的困擾，筆者認(rèn)為，必須分析清楚高校影像檔案信息化管理與應(yīng)用的重要意義，并針對管理中存在的問題采取科學(xué)有效的措施，從而加強高校影像檔案信息化管理的水平。筆者將結(jié)合自身的工作經(jīng)驗，針對高校影像檔案的信息化管理與應(yīng)用這一問題在下文中展開論述。

1.高校影像檔案的概念

所謂高校影像檔案指的是高等學(xué)校在招生、教學(xué)、科研以及管理等行為中形成的，對于學(xué)校、師生以及社會具有保存價值的，以光盤、電腦文件等作為載體的影像資料。高校的影像檔案不僅記錄了學(xué)校師生、員工的精彩活動，反映了其德、能、勤、績等諸多方面，同時也是高校最基本職能活動的反映，可以說高校影像檔案是其發(fā)展歷程中最為權(quán)威的信息庫。所以，加強對高校影像檔案資料的應(yīng)用，發(fā)揮出其應(yīng)有的作用，成為高校影像檔案管理工作信息化、數(shù)字化的必然趨勢，為高等學(xué)校數(shù)字化進程的發(fā)展奠定堅實的基礎(chǔ)。

2.高校影像檔案管理與應(yīng)用中存在的問題

2.1影像檔案管理方式落后

通過筆者對高校影像檔案相關(guān)信息展開調(diào)查發(fā)現(xiàn)，高校檔案室影像資料的數(shù)量正在急劇增加，而且這一增長幅度正在呈現(xiàn)上升之勢。自上世紀(jì)九十年代以來，隨著計算機技術(shù)以及各種數(shù)碼設(shè)備的發(fā)展和普及，影像檔案館藏量的增長呈現(xiàn)井噴之勢。然而，面對這一迅猛的增長勢頭，很多高校在檔案管理中仍然以手工管理為主，雖然部分高校在影像檔案管理中利用了計算機，但是其作用也僅僅局限于簡單檢索和查詢功能，并沒有形成真正的電子影像立體化檔案管理方式，也就無法從本質(zhì)上摒棄傳統(tǒng)檔案管理中存在的安全性低、速度慢等缺點。此外，伴隨著信息技術(shù)的迅猛發(fā)展，出現(xiàn)了很多電子影像檔案，使得影像檔案管理工作的難度大大提升，同時也在一定程度上提升了管理人員的工作強度。此時，如果繼續(xù)沿用傳統(tǒng)的檔案管理方式，勢必會導(dǎo)致檢索速度低、安全性差等問題。此外，由于影響檔案資料有相當(dāng)一部分使用光盤存儲，如果防護措施不到位，很容易使資料受損而無法查閱。

2.2影像檔案管理意識不強

以往在高校的影像檔案管理中，上至學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)，下至學(xué)校員工以及師生，都認(rèn)為高校的發(fā)展重點應(yīng)該是科研與教學(xué)，對影像檔案的管理不夠重視，把該工作完全推到檔案管理部門，而其他部門的配合程度不高。這就使得很多重要的影像檔案資料無法得到及時歸檔保存，形成積壓，久而久之，勢必使得很多資料丟失，影像檔案資料的完整性無法得到有效保障。

2.3影像檔案管理人員素質(zhì)偏低

高校專門從事影像檔案管理工作的人員，多為學(xué)校的老職工，年齡結(jié)構(gòu)偏大，真正擁有全日制檔案管理專業(yè)畢業(yè)人才的寥寥無幾，真正能夠掌握現(xiàn)代化信息管理技術(shù)而且精通檔案管理工作的應(yīng)用型人才非常匱乏。所以，高校檔案人員的素質(zhì)有待提升，不僅需要做好自身的本職工作，還應(yīng)該努力學(xué)習(xí)新技術(shù)，滿足影像檔案信息化管理的要求。

3.高校影像檔案信息化管理與應(yīng)用的意義

3.1有效保護檔案原始資料，提升經(jīng)濟效益

無紙化辦公時代已經(jīng)隨著計算機技術(shù)的普及而到來，通過把原始的光盤形式的影像檔案轉(zhuǎn)換為計算機存儲的形式，和原有光盤影像檔案一道，構(gòu)成檔案信息資料庫，豐富影像檔案資料的形式，提升影像資料的安全性。隨著影像檔案利用次數(shù)的增多，光盤中的信息難免會有磨損，通過將其轉(zhuǎn)換為計算機電子文件的形式，能夠有效避免影像資料的丟失與破壞，大大提升了檔案的使用期限。所以，高校影像檔案信息化的管理及應(yīng)用，不僅節(jié)約了存儲空間，而且也避免了由于資料的復(fù)制而浪費人力、財力的現(xiàn)象，為學(xué)校的檔案管理工作節(jié)約了大量的資金，有利于經(jīng)濟效益的提升。

3.2能夠改善檔案存儲方式，有利于工作效率的提升

高校影像檔案進入信息化管理與應(yīng)用的時代，高校的檔案管理人員能夠從以往復(fù)雜的管理工作中得以解放，摒棄傳統(tǒng)手工整理、搜集影像檔案資料的落后工作方式，能夠有效推動檔案工作的實時化與自動化的實現(xiàn)，在一定程度上提升了工作效率。此外，在高校影像檔案信息化管理和應(yīng)用中，工作人員搜集與整理檔案更加便捷，同時也使得檔案管理的服務(wù)功能得以體現(xiàn)。

3.3有利于檔案利用率的提升，促進資源共享

對于高校的影像檔案，前文已經(jīng)有所提及，不僅能夠?qū)Ω咝０l(fā)展過程中所有精彩行為予以記錄，而且最為關(guān)鍵的在于，通過對影像檔案信息的開發(fā)與利用，能夠為高校提供服務(wù)。通過影像檔案信息化管理的實現(xiàn)，將網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)中查詢手段以及檔案信息存儲功能有效發(fā)揮出來，有效改變了以往將光盤作為唯一影像檔案載體的存儲形式，使得檔案在搜集、整理以及查閱等環(huán)節(jié)的效率大大提升，將資源共享變成了現(xiàn)實。注意到如今高校普遍推行的數(shù)字化校園建設(shè)，將影像檔案存儲在網(wǎng)絡(luò)空間中，在校園網(wǎng)中進行用戶授權(quán)，提升檔案的利用率，同時也大大降低了管理人員的工作量，實現(xiàn)了影像檔案資源的共享。

4.對高校影像檔案信息化管理與應(yīng)用的建議

應(yīng)該正確認(rèn)識高校影像檔案信息化管理與應(yīng)用不僅屬于檔案管理工作的范疇，更是高校整體建設(shè)的一個重要環(huán)節(jié)。如今，我國高校的影像檔案信息化管理及應(yīng)用進程普遍落后于高校的信息化速度，高校的辦公自動化系統(tǒng)并無法真正做到徹底與影像檔案信息化兼容。筆者結(jié)合上文中提到的高校影像檔案信息化管理與應(yīng)用中存在的問題，提出了有針對性地改進建議。

4.1加強系統(tǒng)完善，提升管理效率

影像檔案的信息化管理與應(yīng)用屬于系統(tǒng)性工程，具有一定的復(fù)雜性，必須要有現(xiàn)代化技術(shù)作保障，才能夠?qū)崿F(xiàn)對傳統(tǒng)人工管理方式的替代[4]?？梢酝ㄟ^現(xiàn)代電子數(shù)碼設(shè)備對影像資料進行采集，并對檔案資料進行初步處理，然后采用下載備份等方式，通過計算機的作用對龐大的影像資料進行整合，對檔案查詢系統(tǒng)進行完善。在現(xiàn)代化設(shè)備及技術(shù)的應(yīng)用中，影像檔案管理的效率大大提升。

4.2不斷完善各項規(guī)章制度，提升重視程度

對于高校的影像檔案信息化而言，體現(xiàn)了檔案管理工作以及時代發(fā)展的需求，同時還是體現(xiàn)檔案服務(wù)屬性的需求。所以，必須對其提高重視，包括學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)、員工以及師生等，以管理規(guī)章制度的形式來做保障，提升管理力度，使得高校的影像檔案的信息化管理與應(yīng)用具有制度保障。并和國家關(guān)于檔案管理的法規(guī)與密級要求緊密結(jié)合，使得檔案管理制度向著科學(xué)化方向發(fā)展。此外，應(yīng)該努力維護好網(wǎng)絡(luò)安全，確保影像檔案資料的安全性。

4.3提升數(shù)據(jù)安全，增加安全防護措施

在以往的以光盤存儲為主要形式的影像檔案管理中，雖然保密性較高，也有利于檔案管理人員的使用。然而，能夠利用的范圍較小，而且封閉性強，影像檔案的復(fù)制、查詢都不方便，而且多次使用后，對于影像檔案的破壞較大。數(shù)字信息化影像檔案的操作簡便，存儲空間相對不大，而且服務(wù)范圍廣，便于檔案需求者的利用。然而，數(shù)字信息的讀取需要以現(xiàn)代化軟硬件設(shè)備做依托，這就導(dǎo)致了數(shù)據(jù)被盜取、篡改的可能性上升，如果不采取有效措施，勢必不利于影像檔案信息的長期安全管理。

針對影像檔案信息化中存在病毒攻擊的可能性，必須預(yù)先采取措施，做好檔案資料的備份以及病毒防護工作，將各種潛在的威脅消除[5]。從實際需求出發(fā)，對高校影像數(shù)據(jù)進行隔離或者共享，全面減小數(shù)字檔案對于設(shè)備的依賴程度。在計算機系統(tǒng)安全以及軟硬件配置工作中，綜合運用多級權(quán)限以及密碼管理等多種安全控制方式，對信息的采集、使用與維護電腦等多環(huán)節(jié)各自的權(quán)限進行界定，采用多種現(xiàn)代化防護手段，例如身份識別、數(shù)據(jù)恢復(fù)等，提升數(shù)字檔案的保密性、完整性以及可利用性。此外，注重加密防護技術(shù)的應(yīng)用，有效避免影響檔案在使用和管理中被盜取、篡改以及丟失。

4.4提升信息服務(wù)意識，加強團隊建設(shè)

正如前文所述，檔案的信息化管理與應(yīng)用屬于一項系統(tǒng)的工程，具有長期性與復(fù)雜性，高校的影像檔案也是如此。為此，必須組建專業(yè)化的管理團隊，提升對于檔案管理人員的要求，使他們不僅具備影像檔案資料的搜集與整理能力，還應(yīng)該掌握良好的分析與研究能力。首先，從現(xiàn)代化技術(shù)要求出發(fā)，充分結(jié)合本校影像檔案管理的現(xiàn)狀，根據(jù)檔案管理人員的崗位要求、層次等，對其開展有計劃、有針對性的職業(yè)教育，科學(xué)優(yōu)化人員結(jié)構(gòu)。定期組織影像檔案管理人員進行業(yè)務(wù)技能訓(xùn)練，不斷提升培訓(xùn)力度，培養(yǎng)出影像檔案管理人員在信息識別、影像信息處理等方面的能力，充分提升他們對于自身工作的積極性，確保他們能夠充分運用數(shù)字化加工與管理、信息化系統(tǒng)開發(fā)和維護等方面的技能。其次，從檔案管理工作的本質(zhì)出發(fā)，組建起一支專業(yè)化的影像檔案信息化管理與應(yīng)用隊伍，盡可能擴大影像檔案收集范圍，力爭檔案管理的各環(huán)節(jié)都能夠符合檔案管理的規(guī)章制度要求。豐富檔案服務(wù)方式，提供多樣化咨詢服務(wù)，不斷提升高校影像檔案管理部門的服務(wù)意識，為高效的發(fā)展提供強大的支撐力。

（作者單位：揚州大學(xué)檔案館）