公路工程檔案資料管理的信息化創(chuàng)新

劉偉 徐瑩

（1.山東省臨沂市公路事業(yè)發(fā)展中心，山東 臨沂 276000；2.浙江省常山縣公路港航與運(yùn)輸管理中心，浙江 常山 324200）

在公路工程施工建設(shè)過程中，涉及許多檔案資料。目前，傳統(tǒng)管理模式對(duì)檔案資料管理缺乏重視，信息化管理進(jìn)程始終比較落后，已經(jīng)顯現(xiàn)諸多弊端，甚至造成部分重要檔案資料流失。因此，公路工程檔案資料管理須結(jié)合信息化管理方式適當(dāng)創(chuàng)新。

一、公路工程檔案資料管理的作用分析

公路工程檔案資料是指，公路工程從工程策劃到施工及運(yùn)營管理期間，生成的大量文字和圖表資料，分別具有不同的保存價(jià)值。高效妥善的檔案資料管理具有非常重要的意義。

一方面，公路工程檔案資料作為國家檔案管理的重要組成部分，是公路工程建設(shè)重要的依據(jù)和參考，能保障公路工程按期、高質(zhì)量完成建設(shè)。

另一方面，大部分公路工程建設(shè)工期較長，并涉及多個(gè)單位。施工過程中生成的項(xiàng)目施工、檢測、變更等檔案資料，對(duì)公路后續(xù)的養(yǎng)護(hù)及運(yùn)營具有十分重要的參考價(jià)值。

因此，各公路工程參建單位必須加強(qiáng)檔案資料管理，明確管理人員的具體職責(zé)，并形成檔案意識(shí)，以確保檔案資料歸檔與工程建設(shè)同步。

二、公路工程檔案資料管理的現(xiàn)狀

（一）重視工程建設(shè)輕視檔案管理

因?yàn)椴糠止饭こ探ㄔO(shè)的緊急性和重要性，以及其中任何微小錯(cuò)誤都可能造成嚴(yán)重后果。所以在公路工程實(shí)施過程中，工程本身受到了足夠的重視。各參建單位往往在工程建設(shè)上投入大量的人力和物力，以確保公路工程的質(zhì)量。

相比公路工程建設(shè)，工程檔案資料的作用無法直觀地被社會(huì)各方看見，也就不容易得到關(guān)注和重視。甚至有部分人主觀認(rèn)為，公路工程建設(shè)過程中，施工質(zhì)量與工期是重要的，檔案資料的形成和管理是不重要的。監(jiān)理單位作為參建的一方，通常非常重視公路工程的質(zhì)量、進(jìn)度控制和費(fèi)用控制，卻忽視檔案資料在實(shí)現(xiàn)三大目標(biāo)中的重要作用。

（二）日常檔案資料管理不規(guī)范

理想情況下，在公路工程施工期間，投入一定量的人力和物力到檔案資料管理中，能確保同步工程建設(shè)與檔案資料管理的進(jìn)度。然而現(xiàn)實(shí)中，一些施工單位常常在工程完成以后，才集中人員收集整理檔案資料。此時(shí)，不僅檔案資料整理難度較大，而且對(duì)于時(shí)間跨度較大的工程來說，各種檔案資料殘缺不全的問題已經(jīng)屢見不鮮。

在檔案資料的整編歸檔與工程建設(shè)尚未有效結(jié)合的情況下，收集檔案資料只是單純地符合質(zhì)量與規(guī)范要求。經(jīng)過簽認(rèn)被施工單位收回后，監(jiān)理工程師將不再過問。施工單位在收回檔案資料后，也僅僅只是按規(guī)范整理歸檔，沒有充分發(fā)揮檔案資料管理的效果。

因此，從管理上說，當(dāng)前的檔案資料管理規(guī)范化程度較低。

（三）工程檔案管理制度不完善

目前，部分參建單位已經(jīng)意識(shí)到公路工程檔案資料管理的重要性，并把檔案資料管理放在了比較重要的位置上。但是因?yàn)闄n案資料管理制度不健全、檔案資料編制要求不明確等原因，導(dǎo)致實(shí)際操作中仍然存在大量問題。

在沒有一套切實(shí)可行的流程標(biāo)準(zhǔn)和管理規(guī)范的情況下，施工單位不知道如何收集工程檔案資料，以及收集哪些工程檔案資料，導(dǎo)致后期無法順利整編工程檔案資料，進(jìn)而導(dǎo)致相關(guān)保障檔案資料質(zhì)量的措施無從落實(shí)。

此外，部分參建單位并未把檔案資料管理列入領(lǐng)導(dǎo)職責(zé)。因此，系統(tǒng)的檔案資料管理也缺乏完善相關(guān)制度的動(dòng)力和決心。

三、公路工程檔案資料信息化管理創(chuàng)新策略

當(dāng)前是信息化時(shí)代，公路工程檔案資料管理也需要引入信息化的管理方式，并在管理中采取科學(xué)有效的創(chuàng)新，以有效管理公路工程檔案資料，提升公路工程檔案資料管理質(zhì)量。

（一）加強(qiáng)公路工程檔案資料管理的分類管理

公路工程檔案資料管理的規(guī)范化和有序性是提高公路工程檔案資料管理的重要前提，也是后期能充分利用公路工程檔案資料的有力保障。

為保證檔案資料秩序井然、取用方便，應(yīng)加強(qiáng)公路工程檔案資料的分類管理，而現(xiàn)代信息技術(shù)的發(fā)展恰恰為此提供了便利。檔案資料管理方應(yīng)積極主動(dòng)利用信息化手段，提供各種電子設(shè)備，健全各種檢索工具，編制案卷目錄，加大數(shù)字化、信息化建設(shè)水平，認(rèn)真開展檔案工作科學(xué)化管理，做好公路工程檔案資料整理，并及時(shí)補(bǔ)充完整相應(yīng)檔案資料信息。

（二）保證公路工程檔案資料管理更新的及時(shí)性

在施工過程中，公路工程每天都會(huì)產(chǎn)生許多新的檔案資料，傳統(tǒng)的檔案資料管理變得十分困難。當(dāng)前，應(yīng)運(yùn)用相關(guān)信息管理軟件簡化公路工程檔案資料管理難度，從而及時(shí)更新檔案資料歸檔信息，保障公路工程檔案資料的完整性，

（三）加強(qiáng)公路工程檔案資料管理人員管理能力的提升

信息化社會(huì)對(duì)公路工程檔案資料管理人員提出了更高的要求。可以對(duì)檔案資料管理人員定期開展教育培訓(xùn)，例如邀請(qǐng)專家、學(xué)者授課。教育培訓(xùn)應(yīng)包括三方面內(nèi)容：一是檔案管理政策法規(guī)，包括檔案管理準(zhǔn)則、檔案管理政策規(guī)定等；二是信息管理軟件的操作技能；三是相關(guān)信息化設(shè)備的管理技能。

（四）加強(qiáng)公路工程檔案資料管理人員的信息服務(wù)意識(shí)

在信息社會(huì)環(huán)境下，一些公路工程檔案資料管理人員仍然采用傳統(tǒng)的檔案資料管理方式，沒有更新管理意識(shí)，以及信息管理服務(wù)意識(shí)，導(dǎo)致整個(gè)信息管理服務(wù)效率低下。

服務(wù)意識(shí)的提升，一方面來自主動(dòng)自覺的學(xué)習(xí)、擴(kuò)寬視野、更新觀念；另一方面來自外部有目的的培訓(xùn)。因此，各施工、監(jiān)理單位應(yīng)積極組織各種檔案培訓(xùn)活動(dòng)，提高服務(wù)意識(shí)，傳授服務(wù)知識(shí)和技能，確保在科學(xué)、高效的基礎(chǔ)上不斷創(chuàng)新公路工程檔案資料管理手段。

四、結(jié)語

公路工程檔案資料管理是一項(xiàng)業(yè)務(wù)性、專業(yè)性及綜合性都比較強(qiáng)的工作。因此，施工單位必須在人員配備、制度建設(shè)等方面增強(qiáng)管理力度。既要切實(shí)履行各自的管理職責(zé)，還要樹立起信息化檔案資料管理意識(shí)，加大檔案資料管理信息化創(chuàng)新力度，促進(jìn)公路工程項(xiàng)目檔案資料管理水平的提升。