建筑工程檔案資料有效管理措施的應(yīng)用研究

傅可立

中國建筑西南勘察設(shè)計(jì)研究院有限公司

前言

檔案資料管理不僅能保護(hù)檔案資料，避免檔案資料丟失，更能夠延長(zhǎng)檔案資料使用壽命，使其使用價(jià)值得以體現(xiàn)。這些工程檔案資料既是工程建設(shè)憑證，又是建筑工程科學(xué)研究的可靠資料，能夠?yàn)榻ㄖこ藤|(zhì)量分析與評(píng)估、事故鑒定、責(zé)任判定提供重要依據(jù)。在建筑市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)日益激烈的今天，對(duì)建筑工程檔案資料進(jìn)行有效管理至關(guān)重要。但當(dāng)前許多建筑企業(yè)檔案資料管理有效性差，無法將檔案資料管理工作落到實(shí)處，仍采用傳統(tǒng)管理模式。想要提高檔案資料管理水平，建筑企業(yè)應(yīng)加強(qiáng)模式創(chuàng)新，采取有效管理措施，構(gòu)建合理管理機(jī)制。

一、建筑工程檔案資料管理的特點(diǎn)

建筑工程檔案資料管理的對(duì)象主要包括：基建文件、施工資料、工程監(jiān)理資料、工程質(zhì)量評(píng)估文件、工程驗(yàn)收文件、建筑工程設(shè)計(jì)圖、工程可行性評(píng)估報(bào)告、工程收益評(píng)估報(bào)告等一切相關(guān)檔案資料[1]。這些檔案資料涉及面非常廣泛，是工程項(xiàng)目建設(shè)前、建設(shè)過程及竣工驗(yàn)收的真實(shí)記錄，不僅對(duì)工程建設(shè)前后有著重要參考價(jià)值，更對(duì)工程后期維護(hù)管理有著重要意義，直接影響著建筑工程質(zhì)量。工程質(zhì)量評(píng)估便需要建立在這些檔案資料的基礎(chǔ)上，質(zhì)量評(píng)估中幾乎每一項(xiàng)綜合評(píng)價(jià)都需要建筑工程檔案資料提供的現(xiàn)場(chǎng)實(shí)施資料，才能進(jìn)行有效評(píng)估。但想要有效發(fā)揮建筑工程檔案資料職能，提高檔案資料利用率，就必須保障工程檔案的完整性、精確性、真實(shí)性，做好檔案資料管理。由于建筑工程周期較長(zhǎng)，涉及項(xiàng)目、內(nèi)容繁多，施工過程中幾乎每一項(xiàng)工程事件都會(huì)產(chǎn)生相應(yīng)檔案資料，這些檔案資料涉及工程建設(shè)的所有環(huán)節(jié)，并且產(chǎn)生的這些檔案資料都必須要保證能夠真實(shí)反映建筑工程真實(shí)情況，所以管理難度較大。建筑工程檔案資料的特點(diǎn)是復(fù)雜性、分散性、時(shí)效性、繼承性、真實(shí)性、隨機(jī)性、綜合性、專業(yè)性。建筑工程檔案資料關(guān)系著整個(gè)建筑工程的方方面面，做好檔案資料管理十分重要。

二、建筑工程檔案資料管理現(xiàn)狀

（一）缺乏對(duì)檔案資料管理的重視

實(shí)際上目前許多建筑企業(yè)并不注重建筑工程檔案資料管理，對(duì)檔案資料管理缺乏正確認(rèn)識(shí)，認(rèn)為檔案資料并無實(shí)際用處，所以在檔案資料管理中存在著不重視、敷衍應(yīng)付等現(xiàn)象，甚至一些建筑企業(yè)不設(shè)置檔案資料管理部門，也沒有相應(yīng)管理制度和機(jī)制，所以管理有效性較差。

（二）檔案資料整理不夠規(guī)范

通過調(diào)查發(fā)展，目前許多建筑企業(yè)在檔案資料管理工作開展時(shí)沒有配備專業(yè)檔案資料管理人員，多臨時(shí)抽調(diào)其他人員兼職管理，這些臨時(shí)抽調(diào)的人員自身并不具備專業(yè)檔案資料管理技能，也沒有受到過系統(tǒng)的檔案資料管理培訓(xùn)，所以在檔案資料收集、整理、歸檔等工作開展中都存在問題，時(shí)常造成檔案資料的丟失和遺漏，管理十分混亂并不規(guī)范[2]。

（三）檔案資料管理方式落后

目前仍有許多建筑企業(yè)檔案資料管理方式停留在人工管理模式中。人工管理效率低下，有效性差，易發(fā)生遺漏，不能真正發(fā)揮檔案資料管理職能。并且近些年，建筑工程投資規(guī)模越來越大，建筑工程中涉及到的檔案資料內(nèi)容越來越多，信息量不斷增加，這給檔案資料管理帶來了挑戰(zhàn)。傳統(tǒng)檔案資料管理模式已經(jīng)很難滿足新形勢(shì)下檔案資料管理工作需求。

三、建筑工程檔案資料有效管理措施的應(yīng)用

（一）提高對(duì)檔案資料管理的重視

建筑工程檔案資料在質(zhì)量管理控制，工程后期維護(hù)管理等多個(gè)方面都起著不可代替的作用，如果缺少這些建筑工程檔案資料作為依據(jù)，管理者思維很容易受到誤導(dǎo)，做出錯(cuò)誤判斷，使企業(yè)遭受不必要的經(jīng)濟(jì)損失，可見檔案資料管理的重要性和必要性[3]。想要提高建筑工程檔案資料管理的有效性，就必須轉(zhuǎn)變觀念，正確認(rèn)識(shí)檔案資料管理的重要性和必要性，提高對(duì)建筑工程檔案資料管理工作的重視。設(shè)置專門的檔案資料管理部門，構(gòu)建符合企業(yè)實(shí)際情況的檔案資料管理機(jī)制，把檔案資料管理落到實(shí)處。

（二）完善檔案資料管理制度

檔案資料管理工作的開展離不開制度的支持和協(xié)調(diào)，制度不僅能夠約束管理人員行為，增強(qiáng)管理人員責(zé)任心，更能夠?yàn)闄n案資料管理工作開展指明方向，明確管理目標(biāo)，保障檔案資料管理的科學(xué)性和有效性。制度制定時(shí)必須結(jié)合建筑企業(yè)實(shí)際情況，制定切實(shí)可行的制度，為檔案資料管理創(chuàng)造有利條件，促進(jìn)建筑工程檔案資料管理走向規(guī)范化。

（三）提高檔案資料管理人員綜合素質(zhì)

檔案資料管理質(zhì)量的好與壞，與檔案資料管理人員綜合素質(zhì)有著密不可分的關(guān)系，如果管理人員自身并不具備檔案資料管理技能和知識(shí)，便很難保障管理有效性，想要進(jìn)行有效管理，就需要專業(yè)檔案管理人才。因此，建筑企業(yè)應(yīng)加強(qiáng)對(duì)人才的培養(yǎng)及引進(jìn)，通過培訓(xùn)提高檔案管理人員綜合素質(zhì)，強(qiáng)化管理人員專業(yè)技能和理論知識(shí)。

（四）構(gòu)建信息化檔案資料管理模式

信息化管理是當(dāng)前檔案資料管理工作發(fā)展的必然趨勢(shì)。信息化管理模式是提高管理水平和管理效率的主要手段。信息化管理模式下實(shí)現(xiàn)了檔案資料數(shù)字化，有效避免了丟失和遺漏，提高了檔案利用效率,檔案資料管理有效性大大被提高，構(gòu)建信息化檔案資料管理模式勢(shì)在必行。

結(jié)束語

建筑工程檔案資料對(duì)建筑工程研究有著重要意義，是推動(dòng)建筑工程行業(yè)健康發(fā)展的核心力量，做好建筑工程檔案資料管理十分有必要。建筑企業(yè)應(yīng)針對(duì)當(dāng)前檔案資料管理中存在的不足，積極采取相應(yīng)措施，進(jìn)行有效管理。

[1]徐利玉.淺談當(dāng)前工程建設(shè)檔案管理工作中存在的問題及對(duì)策[J].湖北電視廣播學(xué)院，2012，13（11）：119-124.

[2]李力旺.淺談工程建設(shè)檔案管理的重要性[J].浙江技術(shù)學(xué)院，2011，11（14）：132-136.

[3]王虎新.如何提高建筑工程檔案資料管理有效性[J].上海建筑工程學(xué)院，2012，10（12）：105-112.