淺談當(dāng)前高?？蒲袡n案歸檔中存在的問(wèn)題及對(duì)策

陳穎

[摘 要]科研檔案的收集歸檔，對(duì)于高校的人才培育和科研水平提升發(fā)揮著越來(lái)越重要的作用。但當(dāng)前科研檔案歸檔狀況不容樂(lè)觀，檔案收集難度大，資料不全、質(zhì)量不高等問(wèn)題十分突出。究其原因，主要在于觀念滯后，管理制度和措施不健全、不落實(shí)。要改變此現(xiàn)狀，急需強(qiáng)化科技創(chuàng)新的時(shí)代緊迫感，增強(qiáng)創(chuàng)新驅(qū)動(dòng)發(fā)展的意識(shí)，進(jìn)一步完善科研檔案管理體制、制度，創(chuàng)新服務(wù)模式，推動(dòng)科研檔案歸檔工作走上新臺(tái)階。

[關(guān)鍵詞]當(dāng)前高校 科研檔案 歸檔現(xiàn)狀 探索對(duì)策

[中圖分類號(hào)] G271;G647[文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼] A[文章編號(hào)] 2095-3437（2015）01-0170-03

高?？蒲袡n案是高校承擔(dān)的教學(xué)研究、科研項(xiàng)目在執(zhí)行過(guò)程中直接形成具有保存價(jià)值的文字、圖表、數(shù)據(jù)及聲像載體等材料。它客觀記載了高校科研實(shí)踐活動(dòng)的過(guò)程，而且記錄了科研人員在科研活動(dòng)中的科研創(chuàng)意、科研經(jīng)驗(yàn)、科研成果，是科研人員智慧的結(jié)晶，是高?？蒲兴降闹匾獦?biāo)志。新時(shí)期隨著高?？蒲泄ぷ鞯牟粩嗤七M(jìn)，科研檔案已成為高校檔案的重要組成部分。加強(qiáng)科研檔案的收集歸檔，規(guī)范和完善科研文件材料的積累，充分開(kāi)發(fā)和利用科研信息資源，對(duì)于高校的教學(xué)發(fā)展、人才培養(yǎng)和科研成果推廣、科研再活動(dòng)、科研能力提升都將發(fā)揮著越來(lái)越重要的作用。但從當(dāng)前高?？蒲行畔①Y源開(kāi)發(fā)利用最基礎(chǔ)的環(huán)節(jié)——科研檔案歸檔工作的實(shí)際情況看，明顯存在諸多缺陷和問(wèn)題。

一是對(duì)科研檔案歸檔的觀念淡薄。有些科研部門(mén)更多關(guān)注的是如何爭(zhēng)取項(xiàng)目和資金、如何保證如期取得科研成果，普遍缺乏對(duì)事后科研文件材料歸檔的責(zé)任意識(shí)，甚至對(duì)檔案部門(mén)的工作不予積極支持配合，表現(xiàn)為態(tài)度冷漠、馬虎應(yīng)付、拖延推脫。有些科研部門(mén)在向上級(jí)機(jī)關(guān)辦理科研成果登記、申報(bào)評(píng)優(yōu)評(píng)獎(jiǎng)時(shí)，拿走存檔的文件材料，卻不能及時(shí)歸還，導(dǎo)致科研檔案材料處于零亂不規(guī)整狀態(tài)。

二是科研檔案收集工作難度大。有的科研人員只考慮個(gè)人工作便利，將關(guān)鍵性資料長(zhǎng)期留在手中;有的對(duì)科研成果能否得到有效保護(hù)存在疑慮，擔(dān)心資料歸檔后科研信息會(huì)失控，以各種理由回避相關(guān)資料特別是核心資料的歸檔。有一些科研項(xiàng)目，出資人并未對(duì)完成課題研究后必須形成完整的科研檔案有硬性的要求，課題（項(xiàng)目）組不需出具歸檔完整的證明即可通過(guò)項(xiàng)目驗(yàn)收。由于科研檔案歸檔缺乏有效的制約措施，常常發(fā)生課題（項(xiàng)目）組不交檔案，檔案部門(mén)三番五次向課題（項(xiàng)目）組和科研人員催收科研檔案卻毫無(wú)結(jié)果的狀況，嚴(yán)重影響了科研檔案的順利歸檔。

三是科研檔案歸檔質(zhì)量不高。參與科研檔案歸檔工作的科研人員和部門(mén)兼職檔案員，大多不太熟悉檔案管理這門(mén)專業(yè)，缺乏實(shí)際工作經(jīng)驗(yàn)，業(yè)務(wù)上憑感覺(jué)，做多少算多少，很大程度上影響了科研檔案歸檔的水平和質(zhì)量。當(dāng)前，科研檔案歸檔工作狀況不容樂(lè)觀，對(duì)已收集歸檔的科研檔案的質(zhì)量問(wèn)題同樣不容樂(lè)觀，其中最突出的問(wèn)題是文件材料不完整、不規(guī)范，如文字材料多，其他載體材料如光盤(pán)、磁盤(pán)、圖表、照片少;復(fù)印件多，原件少;紅頭文件多，專業(yè)文件材料少等等。

筆者針對(duì)當(dāng)前高?？蒲袡n案歸檔中存在的缺陷和問(wèn)題，對(duì)如何采取相應(yīng)的對(duì)策，談幾點(diǎn)粗淺的想法和建議。

一、充分認(rèn)識(shí)完善高?？蒲袡n案的重要意義和作用，是做好新時(shí)期科研檔案歸檔工作的前提

黨的十八大提出實(shí)施創(chuàng)新驅(qū)動(dòng)發(fā)展戰(zhàn)略?！翱萍紕?chuàng)新是提高社會(huì)生產(chǎn)力和綜合國(guó)力的戰(zhàn)略支撐，必須擺在國(guó)家發(fā)展全局的核心位置”。西方人更是把振興經(jīng)濟(jì)的主要希望寄托在科技創(chuàng)新上。高校不僅是培育科研人才的重要基地，而且是“產(chǎn)學(xué)研”協(xié)力實(shí)現(xiàn)創(chuàng)新戰(zhàn)略的實(shí)際參與者?？蒲袡n案印記著科技創(chuàng)新的足跡，體現(xiàn)著辦學(xué)的特色和實(shí)際科研水平，因而完善高?？蒲袡n案有著以下四方面的意義和作用：一是情報(bào)“晴雨表”的作用。高校領(lǐng)導(dǎo)通過(guò)科研檔案反映的真實(shí)情況，更好地通觀全局，及時(shí)針對(duì)某一方面或某一層面存在的薄弱環(huán)節(jié)，有重點(diǎn)地加強(qiáng)人力、財(cái)力的投入，使之在較短的時(shí)間內(nèi)加快科研步伐，力求有所建樹(shù)。二是實(shí)例和憑證的作用。許多高校都以豐碩的科研成果來(lái)體現(xiàn)本校與眾不同的特色，并以此吸引地方政府和社會(huì)各界的關(guān)注和支持。如果檔案工作跟不上，拿不出完整的實(shí)實(shí)在在的案例材料和憑據(jù)，在尊重客觀事實(shí)的科學(xué)面前，就難以取信于人。三是“梯子”的作用。牛頓曾說(shuō)過(guò)：“如果我看得比別人更遠(yuǎn)些，那是因?yàn)槲艺驹诰奕说募绨蛏??！蓖暾涮椎目蒲袡n案材料就像一排排助人登高的梯子。有了“梯子”，就可以避免那些低層次的重復(fù)勞動(dòng);有了“梯子”，就可以讓大家順梯而上站在高處共享科研成果。四是“鞭子”的作用?？蒲袡n案的收集整理，是建立在一般性檔案材料收集整理基礎(chǔ)之上，具有周期長(zhǎng)、專業(yè)性強(qiáng)、分散難集中等特點(diǎn)的一項(xiàng)具有挑戰(zhàn)性的工作。提出做好科研檔案歸檔的要求，實(shí)際上是檔案管理檔次的提升，對(duì)檔案管理人員是一種鞭策和激勵(lì)，推動(dòng)他們努力跟上時(shí)代的步伐，自覺(jué)提高個(gè)人素養(yǎng)，更全面更高層次地去完成好檔案管理工作。

要使各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)干部、科研人員和檔案管理人員都清楚地認(rèn)識(shí)到科研檔案收集歸檔工作的意義和作用，僅靠頒發(fā)幾份文件、做幾次動(dòng)員報(bào)告是難以奏效的。這需要高校領(lǐng)導(dǎo)層予以關(guān)注，堅(jiān)持把科研檔案工作與高校人才培養(yǎng)、科技創(chuàng)新能力的提升聯(lián)系起來(lái)看待，并擺在適當(dāng)位置上進(jìn)行宣傳和引導(dǎo)，還要在工作部署上有安排有要求，使大家都能感受到新時(shí)期加強(qiáng)科研檔案管理工作的重要意義和作用，從而能很好地理解、支持、參與科研檔案的歸檔工作。

二、探討界定科研檔案歸檔的標(biāo)準(zhǔn)和范圍，是理順科研檔案歸檔工作的重要環(huán)節(jié)

標(biāo)準(zhǔn)是衡量人或事物的依據(jù)或準(zhǔn)則。《文選·袁宏<三國(guó)名臣序贊>》有：“器范自然，標(biāo)準(zhǔn)無(wú)假?！鼻厥蓟式y(tǒng)一度量衡，對(duì)于推動(dòng)當(dāng)時(shí)經(jīng)濟(jì)社會(huì)的發(fā)展起到里程碑的作用。由此可見(jiàn)，標(biāo)準(zhǔn)化所起的作用是至關(guān)重要的。當(dāng)前一些高校對(duì)科研檔案的歸檔標(biāo)準(zhǔn)和范圍的界定較為籠統(tǒng)，在具體操作中存在較大自由發(fā)揮的空間。這對(duì)規(guī)范歸檔工作，保證檔案質(zhì)量，有效地實(shí)現(xiàn)科研檔案的自身價(jià)值，是十分不利的。我們必須看到，新時(shí)期，隨著高校科研工作的快速推進(jìn)，科研水平的不斷提升，科研檔案的形成也發(fā)生了巨大變化，其結(jié)構(gòu)層次多維，內(nèi)涵更加豐富。如科研課題（項(xiàng)目）級(jí)別有國(guó)家級(jí)、省級(jí)、校級(jí)不等，科研課題（項(xiàng)目）經(jīng)費(fèi)有幾千、幾萬(wàn)、幾十萬(wàn)元不等。同時(shí)，高?？蒲袡n案形成數(shù)量也在膨脹，科研文件材料來(lái)源渠道越來(lái)越多，種類呈多樣化。如有的來(lái)源于政府，有的來(lái)源于社會(huì)。有的科研實(shí)驗(yàn)階段形成的各種測(cè)試、觀測(cè)、調(diào)查、考察等原始記錄、數(shù)據(jù)處理材料就多達(dá)幾十卷甚至上百卷。還有科研活動(dòng)的周期長(zhǎng)短不一，有的科研課題（項(xiàng)目）幾個(gè)月內(nèi)即可完成，有的需要一、二年，甚至更長(zhǎng)時(shí)間。有的科研課題（項(xiàng)目）因各種原因中途“擱淺”，甚至“夭折”等等。

面對(duì)這種頭緒繁多、錯(cuò)綜復(fù)雜的狀況，認(rèn)真探討、科學(xué)界定科研檔案歸檔的標(biāo)準(zhǔn)和范圍，是理順科研檔案歸檔工作的不可逾越的重要環(huán)節(jié)。筆者認(rèn)為，各高校遵循科研檔案歸檔以科研文件材料是否具有保存價(jià)值為標(biāo)準(zhǔn)，凡是直接記錄和反映本單位科研活動(dòng)的，具有現(xiàn)實(shí)和長(zhǎng)遠(yuǎn)保存價(jià)值的科研文件材料，都應(yīng)列入歸檔范圍，這無(wú)疑是正確的。這是科研檔案歸檔標(biāo)準(zhǔn)化的大前提，是基本原則和要求。但當(dāng)前遇到急需解決的問(wèn)題是，如何在此基礎(chǔ)上，堅(jiān)持從各高校實(shí)際出發(fā)，修訂出符合本?？蒲泄ぷ鲗?shí)際情況的可操作性強(qiáng)的具體標(biāo)準(zhǔn)和范圍，并且要細(xì)化到對(duì)某階段某些類型的文件材料應(yīng)歸檔，對(duì)某些類型的文件材料則不必歸檔。比如科研準(zhǔn)備階段的開(kāi)題報(bào)告與課題調(diào)研論證材料、課題研究計(jì)劃、執(zhí)行情況、計(jì)劃調(diào)整或撤銷報(bào)告等文件材料必須歸檔。一些取得負(fù)結(jié)果或因故中斷的重要課題的科研文件材料也應(yīng)歸檔。而未生效的科研項(xiàng)目合同、未按科研管理程序列入計(jì)劃、未經(jīng)鑒定和不計(jì)工作量的個(gè)人項(xiàng)目等文件材料可以不歸檔。歸檔和不歸檔的文件材料界定得越具體越明確，科研檔案歸檔工作就越落實(shí)。

三、建立健全科學(xué)合理、規(guī)范有序的歸檔管理體制，是提升科研檔案歸檔質(zhì)量和水平的關(guān)鍵

改革開(kāi)放的總設(shè)計(jì)師鄧小平同志高度重視管理體制建設(shè)，他極力反對(duì)那種“名曰集體負(fù)責(zé)，實(shí)際上等于無(wú)人負(fù)責(zé)”的浮躁、松散的管理模式，并稱之為“危險(xiǎn)的禍害”，必須予以根除?？蒲袡n案將長(zhǎng)期服務(wù)于高校教育發(fā)展事業(yè)，隨著高?？蒲谢顒?dòng)的廣度和深度的不斷擴(kuò)大，科研檔案歸檔的難度和要求也隨之提高。要在人類社會(huì)又迎來(lái)新一輪改革創(chuàng)新的浪潮中有所作為，保質(zhì)保量地完成科研檔案的歸檔任務(wù)，就必須建立和不斷完善科學(xué)規(guī)范的管理體制和組織模式，明確相關(guān)部門(mén)和人員工作職責(zé)，合理分工，做到分級(jí)管理，層層負(fù)責(zé)，狠抓落實(shí)。

（一）突出科研課題（項(xiàng)目）組的歸檔主體地位

作為科研檔案主要來(lái)源的課題（項(xiàng)目）組，掌握著科研課題的第一手資料，對(duì)本課題（項(xiàng)目）產(chǎn)生的全部材料十分清楚，而且了解科研文件材料的形成以及相互間的有機(jī)聯(lián)系，便于遵循規(guī)律，把握重點(diǎn)，高質(zhì)高效的完成歸檔任務(wù)。因此，科研課題（項(xiàng)目）組理所當(dāng)然應(yīng)成為完成歸檔任務(wù)的主體?？蒲邢嚓P(guān)部門(mén)、檔案部門(mén)應(yīng)管好科研檔案的源頭，緊緊抓住課題（項(xiàng)目）組這一基礎(chǔ)環(huán)節(jié)，特別在科研文件的形成與積累階段，更要充分利用課題（項(xiàng)目）組的各種優(yōu)勢(shì)，把歸檔的各項(xiàng)工作抓緊抓實(shí)。

歸檔的主體地位是要通過(guò)明確管理人員責(zé)任和權(quán)限來(lái)實(shí)現(xiàn)的。筆者傾向課題（項(xiàng)目）組應(yīng)作為檔案歸檔的立卷單位，做到科研課題（項(xiàng)目）一經(jīng)立項(xiàng)，就在課題（項(xiàng)目）組內(nèi)選定一名責(zé)任心強(qiáng)的兼職檔案員，全權(quán)負(fù)責(zé)科研檔案材料的收集歸檔工作，課題（項(xiàng)目）組應(yīng)提供必備的各種條件，支持其盡心盡責(zé)地完成好工作任務(wù)。

（二）充分發(fā)揮科研部門(mén)的監(jiān)管作用

科研部門(mén)作為科研活動(dòng)的管理部門(mén)，科研課題（項(xiàng)目）從課題申請(qǐng)、經(jīng)費(fèi)審批、計(jì)劃書(shū)下達(dá)、科研進(jìn)度檢查以及成果驗(yàn)收等各階段都是在科研部門(mén)直接管理監(jiān)督之下進(jìn)行的。因此，對(duì)于科研檔案的收集歸檔，科研部門(mén)相比檔案部門(mén)而言，更易于介入，更能有效地把握重要環(huán)節(jié)，做好監(jiān)管工作。科研部門(mén)要把對(duì)科研檔案收集歸檔的監(jiān)管作為自己的重要職責(zé)，并有序地細(xì)化到科研活動(dòng)各關(guān)鍵階段中去。

首先，立項(xiàng)階段。高?？蒲胁块T(mén)在訂立課題（項(xiàng)目）合同時(shí)就應(yīng)加入關(guān)于檔案歸檔的條款?？蒲姓n題（項(xiàng)目）一經(jīng)批準(zhǔn)，課題（項(xiàng)目）負(fù)責(zé)人就要向科研部門(mén)辦理科研檔案預(yù)立卷手續(xù)。此后，還可以在經(jīng)費(fèi)下?lián)?、?xiàng)目進(jìn)度檢查等環(huán)節(jié)，對(duì)科研檔案歸檔工作落實(shí)情況進(jìn)行跟蹤檢查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，及時(shí)解決。

其次，鑒定驗(yàn)收階段。課題（項(xiàng)目）結(jié)束時(shí)，科研部門(mén)對(duì)課題（項(xiàng)目）進(jìn)行檢查驗(yàn)收，同時(shí)也要對(duì)科研檔案歸檔情況進(jìn)行檢查驗(yàn)收。應(yīng)明確規(guī)定，課題（項(xiàng)目）負(fù)責(zé)人向科研部門(mén)辦理檔案材料歸檔手續(xù)后，才能申請(qǐng)技術(shù)鑒定或?qū)＜以u(píng)審。凡是沒(méi)有提供完整的科研檔案材料的課題（項(xiàng)目）不予鑒定驗(yàn)收。

再次，成果登記和申報(bào)獎(jiǎng)勵(lì)階段。對(duì)申報(bào)科研成果登記或評(píng)獎(jiǎng)的課題（項(xiàng)目），應(yīng)進(jìn)行一次科研檔案歸檔狀況的復(fù)查，凡是歸檔工作未做好，或尚未辦妥檔案材料歸檔移交手續(xù)的，不予進(jìn)行科研成果登記與申報(bào)評(píng)獎(jiǎng)。

（三）加強(qiáng)檔案部門(mén)對(duì)科研檔案歸檔工作的跟蹤指導(dǎo)

在實(shí)際工作中，由于大部分參與科研的人員還肩負(fù)著繁重的教學(xué)任務(wù)，投入檔案管理的時(shí)間有限，難免在科研檔案的材料積累和收集上有疏漏，或?qū)w檔標(biāo)準(zhǔn)和范圍把握不準(zhǔn)，導(dǎo)致歸檔文件材料的不規(guī)整。因此，檔案部門(mén)不能只偏重于科研檔案移交和移交后的管理，而應(yīng)根據(jù)科研檔案形成的特點(diǎn)，將科研檔案收集工作的跟蹤指導(dǎo)貫穿于科研活動(dòng)的全過(guò)程，對(duì)科研文件材料積累進(jìn)行過(guò)細(xì)的把關(guān)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，及時(shí)采取措施予以補(bǔ)救，確?？蒲袡n案歸檔的完整規(guī)范。

四、積極完善各項(xiàng)配套措施，是加強(qiáng)科研檔案歸檔工作的保障

唯物辯證法告訴我們，世間萬(wàn)事萬(wàn)物都不是孤立存在的，而是相互關(guān)聯(lián)、相互依存的。科研檔案的收集歸檔工作看似簡(jiǎn)單，但它在高校建設(shè)事業(yè)中生存和發(fā)展，同樣需要與其他各項(xiàng)工作相輔相成。因而，要保證科研檔案收集歸檔工作卓有成效地開(kāi)展，就必須十分關(guān)注與之密切相關(guān)的制度建設(shè)，借助各方力量促成和完善各項(xiàng)配套措施，使之成為科研檔案歸檔工作的有力保障。

認(rèn)真落實(shí)檔案管理工作的檢查、考評(píng)制度。高校建立和實(shí)施檔案管理工作檢查、考評(píng)制度，不僅對(duì)檔案工作本身進(jìn)行考評(píng)，而且對(duì)管理人員落實(shí)責(zé)任制狀況進(jìn)行認(rèn)真的檢查考核。不少高校還建立起一套個(gè)人工作績(jī)效考核的管理系統(tǒng)，并把考核的結(jié)果與相關(guān)人員的職級(jí)晉升等物質(zhì)利益相掛鉤，做到有賞有罰，賞罰分明。這些措施，營(yíng)造了奮發(fā)向上的良好氛圍，同樣激勵(lì)著科研人員和檔案管理人員對(duì)科研檔案收集歸檔的積極性和負(fù)責(zé)精神。檔案部門(mén)應(yīng)借助績(jī)效考評(píng)等管理制度，落實(shí)好有賞有罰的具體措施，持續(xù)有效地推進(jìn)科研檔案歸檔工作的良性循環(huán)。

盡快建立保密和知識(shí)產(chǎn)權(quán)保護(hù)體系。高校的科研人員是科研檔案形成的主體，也是科研檔案收集歸檔和利用的最大群體。科研人員檔案意識(shí)的強(qiáng)弱，直接影響科研檔案的歸檔質(zhì)量。因此，要特別注重引導(dǎo)科研人員增強(qiáng)檔案意識(shí)，讓他們自覺(jué)配合檔案部門(mén)做好科研檔案材料的收集歸檔工作。鑒于科研檔案涉及知識(shí)產(chǎn)權(quán)、科研開(kāi)發(fā)等方面重要信息的特殊性，很有必要建立一套可操作性的知識(shí)產(chǎn)權(quán)保護(hù)制度，認(rèn)真處理好科研檔案的利用與保密的關(guān)系，創(chuàng)新科研檔案服務(wù)于教學(xué)、服務(wù)于高校的建設(shè)事業(yè)的服務(wù)方式，嚴(yán)格把好保密的關(guān)口，確?？蒲谐晒麑ｎ}檔案不泄密。要讓科研人員感受到自身權(quán)益有了可靠的制度保障，同時(shí)依靠制度又能共享科研成果，自然就能很快地消除一些不必要的思想疑慮，積極配合相關(guān)部門(mén)做好科研文件材料的歸檔工作。

[ 參 考 文 獻(xiàn) ]

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[2] 任紅燕.新建本科高校加強(qiáng)檔案收集工作路徑分析[J].檔案與建設(shè)，2012（11）：66-67.

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[責(zé)任編輯：鐘 嵐]