醫(yī)院科研檔案歸檔管理存在的問題及改進措施

鐘群興

文章編號：2095-6835（2016）07-0052-02

摘 要：科研檔案管理工作直接關(guān)系著醫(yī)院各項事業(yè)的發(fā)展，對提高醫(yī)院科研管理水平有十分重要的意義。針對醫(yī)學(xué)科研檔案歸檔與管理中存在的問題，結(jié)合筆者多年從事醫(yī)院科研檔案管理工作的經(jīng)驗和江門市第二人民醫(yī)院的實際情況，就加強醫(yī)學(xué)科研檔案管理的改進工作提出了幾點建議，以期進一步提高科研檔案管理水平，更好地為科研活動服務(wù)，為社會服務(wù)。

關(guān)鍵詞：科研檔案；科研工作；管理制度；科學(xué)化管理

中圖分類號：R197.323.1 文獻標識碼：A DOI：10.15913/j.cnki.kjycx.2016.07.052

醫(yī)學(xué)科研檔案是對醫(yī)院科研活動的真實記錄，是醫(yī)學(xué)科技知識的重要載體，是豐富的信息資源，是實施醫(yī)療、教學(xué)、科研工作的重要依據(jù)。管理好、利用好醫(yī)院科研檔案對提高醫(yī)院的管理水平，總結(jié)臨床經(jīng)驗，提高科研工作質(zhì)量有非常重要的意義，同時，也為發(fā)展醫(yī)學(xué)科學(xué)和建設(shè)文明醫(yī)院奠定了堅實的基礎(chǔ)。

1 醫(yī)學(xué)科研檔案的定義

醫(yī)學(xué)科研檔案管理是科研管理工作的重要組成部分，是科研活動的重要環(huán)節(jié)，所以，必須將其納入科研計劃、管理制度和有關(guān)人員的工作中，并與計劃管理、課題管理、成果管理等工作緊密結(jié)合。同時，在工作過程中，必須實行科研工作和建檔工作“四同步”管理，即下達計劃任務(wù)與提出歸檔要求同步，檢查計劃進度與檢查科研文件檔案材料同步，驗收、鑒定科技成果與驗收、鑒定科研檔案材料同步，上報等級、評審科技成果與檔案部門出具科研課題歸檔情況的證明材料同步。這樣做的最終目的是確保醫(yī)學(xué)科研檔案的完整性、準確性、系統(tǒng)性和安全性，以便于開發(fā)利用，從而實現(xiàn)醫(yī)學(xué)科研檔案工作從經(jīng)驗管理向科學(xué)管理轉(zhuǎn)變，為醫(yī)院工作和社會發(fā)展服務(wù)。

2 工作中存在的問題

2.1 科研材料收集不全面

醫(yī)學(xué)科研檔案的內(nèi)容本應(yīng)十分豐富，但是，如果醫(yī)學(xué)科研檔案的管理工作沒有完整的管理體系和完整的資料，將會直接影響科研檔案管理工作的有效開展，同時，也會降低醫(yī)學(xué)科技檔案的完整性和準確性。我院前期大多科研檔案僅保存了最終的申報、審批材料，一些重要的科研項目形成的科技材料未歸檔，只是在科研人員個人或課題組內(nèi)部保存和管理，給科研檔案的整理、歸檔和醫(yī)學(xué)科研檔案的日常管理工作造成了一定的困擾。

2.2 科研檔案管理制度不完善

由于醫(yī)學(xué)科學(xué)研究的時間跨度大——少則數(shù)月，多則數(shù)年才能完成，導(dǎo)致哪些資料應(yīng)該歸檔，什么時間收集整理，各種補救措施的實施等問題未能及時形成統(tǒng)一的制度規(guī)定。管理制度不健全，缺乏有效的制約手段是導(dǎo)致醫(yī)學(xué)科研檔案完整、全面歸檔的執(zhí)行和落實力度不足的主要原因。

2.3 科研工作人員缺乏歸檔意識

醫(yī)院科研人員往往只重視科研活動的過程和科技成果的鑒定與報獎，對科研檔案的重要性認識不足，對其管理技術(shù)也不精通。這直接為科研檔案管理工作增添了難度，根本無法保證歸檔質(zhì)量。雖然醫(yī)院成立了綜合檔案室，但是，科研檔案管理人員都是以兼職人員的身份來管理資料，在時間和精力上得不到保障，同時，科研人員和兼職檔案管理人員都缺少必要的檔案知識。

2.4 科研檔案有效利用與開發(fā)不夠

鑒于我院建院時間較長，受醫(yī)療用房場地的限制，各門類檔案無法集中統(tǒng)一管理，所以，只能分室管理，保管方式不達標。在迎接等級醫(yī)院評審前，醫(yī)學(xué)科研檔案沒有完全使用專用的統(tǒng)一檔案柜和規(guī)格劃一的檔案盒來盛裝保管科研資料，而且對書面材料、磁帶、光盤等資料缺乏科學(xué)的分類、編排，導(dǎo)致科研檔案的保管質(zhì)量下降，損害程度加大，保管期限縮短。另外，醫(yī)學(xué)科研檔案的專業(yè)性和成套性又導(dǎo)致科研檔案的歸檔質(zhì)量欠佳，醫(yī)院對檔案的利用和開發(fā)力度不夠，也未將科研檔案與科技生產(chǎn)活動聯(lián)系起來。

3 加強醫(yī)學(xué)科研檔案管理的改進措施

2014年，我院順利通過了等級復(fù)審工作，并重點采取相關(guān)改進措施加強了對醫(yī)學(xué)科研檔案的管理。

3.1 實行了科研課題全過程管理

為了保證醫(yī)院科研資料的完整性和科研檔案的真實性，我院采取了科研課題研究全過程的檔案管理方式。

3.1.1 立項指導(dǎo)

因為臨床科研人員不熟悉檔案收集程序，所以，在科研立項時，由醫(yī)院綜合檔案室專職檔案員協(xié)同科教科的一名兼職檔案員，根據(jù)科研設(shè)計內(nèi)容，將科研項目的歸檔內(nèi)容和要求書面告知項目負責人，并對其進行指導(dǎo)，同時，兼職檔案員具體負責該項目所形成的各種文件材料的收集工作。

3.1.2 中期檢查

在科研項目開展的過程中，要求科教科的兼職檔案員及時了解和掌握科研項目的進展，檢查項目每一階段應(yīng)形成的原始材料，發(fā)現(xiàn)問題及時糾正，以確保研究活動中原始材料的真實性和準確性。

3.1.3 參與驗收

在科研課題結(jié)題驗收前，要求項目負責人將該項目的全部文件材料送科教科審核，兼職檔案員要認真檢查原始資料、實驗記載形成和管理情況、驗收研究材料的形成質(zhì)量。對于不符合檔案要求的科研項目，不予結(jié)題驗收。

3.1.4 審核鑒定

醫(yī)院綜合檔案室檔案員要全程跟蹤研究項目，確保材料的完整性，保證科研檔案的質(zhì)量。科研項目結(jié)題后，科教科的兼職檔案員將檔案移交到醫(yī)院綜合檔案室，由醫(yī)院綜合檔案室專職檔案員按照科研檔案的歸檔要求審核鑒定項目的檔案材料，并將它們集中歸檔到醫(yī)院綜合檔案室。當各項目組課題申請上級驗收、鑒定、申報科研成果時，都可以按照規(guī)定程序向醫(yī)院綜合檔案室借閱。

3.2 建立健全醫(yī)學(xué)科研檔案管理制度

我院依據(jù)《檔案法》和國家相關(guān)管理條例，結(jié)合醫(yī)院的實際情況和具體要求，制定了包括《醫(yī)學(xué)科研檔案接收保管制度》《科研檔案整理制度》《科研檔案借閱制度》《科研檔案鑒定銷毀制度》《科研檔案保密管理制度》等在內(nèi)的一系列可行的科研檔案管理規(guī)章制度，并明確科研檔案資料管理的責任和義務(wù)，明確了各科室在檔案管理中扮演的角色，明確規(guī)定了科研人員和科研檔案管理人員在檔案移交、接收、管理和利用等工作中的任務(wù)，使歸檔和立卷有標準、借閱有規(guī)定、管理有制度，確保醫(yī)學(xué)科研檔案各項基礎(chǔ)工作落到實處。

3.3 全面提高科研人員的歸檔意識

3.3.1 加大宣傳力度，強化認知

我院利用醫(yī)院局域網(wǎng)、OA辦公系統(tǒng)和短信平臺貫徹落實《檔案法》的相關(guān)內(nèi)容，使廣大醫(yī)務(wù)人員真正認識到科研檔案是醫(yī)院資源而并非個人的私有財產(chǎn)。積累和形成醫(yī)學(xué)科研檔案的過程對醫(yī)學(xué)事業(yè)的發(fā)展有極為重要，它是取得科研成果的重要基礎(chǔ)，在醫(yī)療工作中占有非常重要的位置。因此，應(yīng)當正確認識檔案與醫(yī)療工作的關(guān)系，將醫(yī)學(xué)科研檔案的形成過程當作醫(yī)療工作的一個重要組成部分，自覺提高對科研檔案的認識，主動搜集和移交科研檔案，使之真正起到真實記錄醫(yī)學(xué)科研工作全過程的作用。

3.3.2 加強檔案業(yè)務(wù)知識的培訓(xùn)

我院組織醫(yī)學(xué)專業(yè)技術(shù)人員參加檔案業(yè)務(wù)方面的培訓(xùn)，讓他們學(xué)習更多這方面的知識，讓科研管理人員和科研人員掌握醫(yī)學(xué)科研檔案的基本知識以及醫(yī)學(xué)科研檔案保存、收集、歸檔和移交的基本方法。同時，聘請檔案專業(yè)管理技術(shù)人員指導(dǎo)科研人員完成科研課題、成果歸檔工作，并制作相關(guān)課件為他們進行業(yè)務(wù)指導(dǎo)，結(jié)合課題、成果實例向科研人員詳細講解醫(yī)學(xué)科研檔案的存檔方法和要求，從而增強他們的科研歸檔意識，提高歸檔材料的質(zhì)量。

3.4 提高醫(yī)學(xué)科研檔案的利用和轉(zhuǎn)化價值

運用行政手段和方法集中統(tǒng)一管理檔案是建立科學(xué)的檔案管理體系，實現(xiàn)檔案工作標準化的基礎(chǔ)。針對醫(yī)院檔案保管基礎(chǔ)設(shè)施比較差的問題，醫(yī)院加大了對檔案工作硬件、軟件設(shè)備的投入力度，重點改善了現(xiàn)有科研檔案的管理條件，配備了收藏音像圖片資料、電子數(shù)字資料的設(shè)備，保證檔案資料的存放符合保管要求——分門別類，整齊規(guī)范，保證室內(nèi)空氣、溫度、濕度要求，做到防火、防潮、防盜、防蟲等，進而為利用者方便、快捷地查找檔案資料創(chuàng)造了條件。

4 結(jié)束語

綜上所述，醫(yī)學(xué)科研檔案是科研管理工作的重要組成部分，是對醫(yī)學(xué)研究和醫(yī)療實踐的真實記錄，是醫(yī)學(xué)科技知識的載體，它具有專業(yè)性強、成套性強、連續(xù)性強和綜合性強等特點。本文討論了醫(yī)學(xué)科研檔案管理中存在的問題，并從實行科研課題全過程管理，建立健全醫(yī)學(xué)科研檔案管理制度，提高科研人員的歸檔意識，提高科研檔案的利用率等方面入手，不斷加強對醫(yī)院科研檔案的管理。

參考文獻

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〔編輯：白潔〕