淺析當(dāng)前醫(yī)院在科研檔案管理中的工作創(chuàng)新

王洪杰

摘 要：醫(yī)學(xué)科研檔案管理工作是一項(xiàng)專業(yè)性、科技性很強(qiáng)的管理工作。隨著醫(yī)學(xué)科學(xué)事業(yè)的發(fā)展，有關(guān)臨床醫(yī)療、教學(xué)科研、人才培養(yǎng)等方面的科研活動(dòng)越來(lái)越多，隨之也產(chǎn)生了大量的科研文件資料，創(chuàng)新醫(yī)學(xué)科研檔案管理，能夠使醫(yī)學(xué)科研檔案更好地服務(wù)醫(yī)療、科研、教學(xué)，對(duì)提高醫(yī)學(xué)科研具有重要的意義。

關(guān)鍵詞：科研檔案；管理；創(chuàng)新

科研檔案是指在科研工作中形成的，具有保存價(jià)值的科技文件資料，是醫(yī)學(xué)科研活動(dòng)的真實(shí)記錄，是一項(xiàng)重要的信息資源，醫(yī)院科研文件內(nèi)容廣泛，且來(lái)源分散，涉及人員多，以致資料收集難、管理難、利用率不高等問(wèn)題越來(lái)越突出。如何在科研活動(dòng)中科學(xué)地收集、管理和利用科研文件資料，是醫(yī)學(xué)科研檔案管理創(chuàng)新的重要課題。

一、醫(yī)學(xué)科研檔案管理重要性

醫(yī)學(xué)科研檔案是真實(shí)記錄科研活動(dòng)歷史及其成果的綜合載體，對(duì)醫(yī)學(xué)科學(xué)技術(shù)研究的發(fā)展具有很好的指導(dǎo)促進(jìn)作用，對(duì)科研工作的瞻前性、科學(xué)性及實(shí)用價(jià)值的鑒定起著重要的作用，是醫(yī)院科研實(shí)力水平的重要體現(xiàn)。搞好醫(yī)學(xué)科研檔案管理工作，對(duì)于提高醫(yī)院科研整體水平有著重要的意義。因此，醫(yī)學(xué)科研檔案材料收集、整理、編排、保存及利用等工作的重要性不言而喻。

（一）醫(yī)學(xué)科研檔案是科研工作的重要依據(jù)，是科研活動(dòng)的必要條件

科研檔案與科研工作關(guān)系密切，醫(yī)學(xué)科研工作是醫(yī)學(xué)科研檔案的信息來(lái)源，而要搞好科研，就必須要有完整、準(zhǔn)確的科研檔案作為依據(jù)。一切科研活動(dòng)都有延續(xù)性，需要吸取和借鑒已有的科研資料信息。進(jìn)行科學(xué)研究必須以大量充分可靠的材料為依據(jù)，而科研檔案能為科學(xué)研究提供不可缺少的原始資料和重要信息，通過(guò)對(duì)醫(yī)學(xué)科研檔案的系統(tǒng)管理，能夠防止和避免科研活動(dòng)的重復(fù)性。因此，醫(yī)學(xué)科研檔案能為醫(yī)院的科研管理部門、醫(yī)學(xué)科研人員以及上級(jí)主管部門提供最新的、反映醫(yī)院醫(yī)學(xué)科研活動(dòng)的寶貴信息，是科研活動(dòng)的必要條件。

（二）醫(yī)學(xué)科研檔案是制定醫(yī)院發(fā)展規(guī)劃的客觀依據(jù)

醫(yī)學(xué)科研檔案能夠有效記錄醫(yī)院的科研人才結(jié)構(gòu)、科研基礎(chǔ)設(shè)施及科研技術(shù)狀況等，醫(yī)院當(dāng)前醫(yī)療技術(shù)水平層次，國(guó)內(nèi)外學(xué)術(shù)地位，人才、設(shè)備情況，醫(yī)院學(xué)科發(fā)展主攻方向，整體醫(yī)療、科研、教學(xué)發(fā)展規(guī)模、科研輻射范圍等，均可通過(guò)醫(yī)學(xué)科研檔案真實(shí)地反映出來(lái)。通過(guò)對(duì)醫(yī)學(xué)科研檔案的統(tǒng)計(jì)分析，能夠?qū)︶t(yī)院未來(lái)發(fā)展方向進(jìn)行綜合評(píng)價(jià)和分析，從而為制定醫(yī)院發(fā)展規(guī)劃提供客觀依據(jù)。若科研檔案管理不善，將直接影響到上級(jí)管理部門和醫(yī)院管理決策的制定，影響到學(xué)科管理、科研活動(dòng)順利開(kāi)展。

（三）醫(yī)學(xué)科研檔案是人才考核、職稱晉升的重要依據(jù)

醫(yī)學(xué)科研檔案不僅記錄了科研活動(dòng)的最終成果，同時(shí)也記載著科研活動(dòng)的研究過(guò)程、科研人員承擔(dān)的科研任務(wù)、科研項(xiàng)目完成后發(fā)表的學(xué)術(shù)論文以及獲得的成果獎(jiǎng)勵(lì)等信息。醫(yī)學(xué)科研檔案的系統(tǒng)性、客觀性、完整性、真實(shí)性和連續(xù)性，能夠幫助醫(yī)院考核部門對(duì)科研工作人員各方面的素質(zhì)深入了解。因此，在人才考核、職稱晉升的過(guò)程中，除了參考醫(yī)療、教學(xué)量化考核指標(biāo)以外，還要充分利用好醫(yī)學(xué)科研檔案，為醫(yī)院科研人員全面考核衡量，人才選拔提供重要依據(jù)。

二、醫(yī)學(xué)科研檔案管理存在問(wèn)題

（一）醫(yī)學(xué)科研檔案制度不健全、不落實(shí)

醫(yī)學(xué)科研檔案管理工作與科研項(xiàng)目申報(bào)、科研成果申報(bào)工作相比，不能引起醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)重視，導(dǎo)致科研檔案管理制度不完善或執(zhí)行不到位，科研檔案管理工作缺乏系統(tǒng)性。沒(méi)有完善的制度保障，科研檔案歸檔缺少制度標(biāo)準(zhǔn)，造成很多科研檔案歸檔混亂，不能實(shí)現(xiàn)集中統(tǒng)一管理。有些管理制度形同虛設(shè)，執(zhí)行和落實(shí)力度都不足，科研檔案管理監(jiān)督機(jī)制亟須完善。

（二）醫(yī)學(xué)科研檔案管理相關(guān)人員意識(shí)不足、能力不強(qiáng)

醫(yī)學(xué)科研檔案管理組織機(jī)構(gòu)不健全，檔案管理人員人數(shù)不足、素質(zhì)不高、能力不強(qiáng)，缺乏相應(yīng)的理論知識(shí)與管理知識(shí)，系統(tǒng)化、標(biāo)準(zhǔn)化程度較低，影響醫(yī)學(xué)科技檔案整理開(kāi)發(fā)利用。檔案管理人員長(zhǎng)期以來(lái)只負(fù)責(zé)收集整理檔案，缺乏服務(wù)意識(shí)。同時(shí)，醫(yī)院科技工作人員檔案歸檔意識(shí)淡薄，只注重科學(xué)研究實(shí)踐活動(dòng)，重視科學(xué)研究課題申報(bào)、論文發(fā)表、成果申報(bào)、專利申請(qǐng)，忽視了醫(yī)學(xué)科研檔案歸檔，更有的認(rèn)為檔案具有保密性，抵制歸檔或不歸檔。

（三）醫(yī)學(xué)科研檔案管理信息化程度不高

傳統(tǒng)的醫(yī)學(xué)科研檔案管理，存在檔案資料易損壞、低效率、不便于統(tǒng)計(jì)和查詢等問(wèn)題，這些問(wèn)題使檔案的利用率顯著降低。隨著信息化時(shí)代的來(lái)臨，醫(yī)院不同程度地實(shí)行了管理的信息化，從病人的掛號(hào)到門診、急診、入院、出院、用藥、結(jié)賬都實(shí)行了網(wǎng)絡(luò)化管理，但在醫(yī)院科研檔案信息化管理方面，還沒(méi)有形成共識(shí)，沒(méi)有建立相應(yīng)的科研檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，沒(méi)有意識(shí)到醫(yī)院科研檔案信息的巨大價(jià)值，檔案信息沒(méi)有進(jìn)入共享，大部分科研檔案管理工作只局限于簡(jiǎn)單的整理、查詢和提供利用等傳統(tǒng)模式，阻礙了檔案信息的開(kāi)發(fā)利用。

（四）醫(yī)學(xué)科研檔案開(kāi)發(fā)利用率不高

醫(yī)學(xué)科研檔案管理人員對(duì)科研檔案重管輕用，科研檔案資源整理收集不夠豐富，服務(wù)手段不能適應(yīng)醫(yī)院科技人員的需求，導(dǎo)致科研檔案無(wú)法發(fā)揮其應(yīng)有的社會(huì)效益及經(jīng)濟(jì)效益。當(dāng)前醫(yī)院保存的科研檔案多為原始資料、研究工作結(jié)束后科技檔案就被束之高閣，只供醫(yī)院科技人員個(gè)人晉升等需要查閱使用，缺少同行交流開(kāi)發(fā)利用，無(wú)法有效服務(wù)臨床、科研、教學(xué)。

三、醫(yī)學(xué)科研檔案管理創(chuàng)新對(duì)策

完善的檔案管理制度是醫(yī)學(xué)科研檔案管理的可靠保證，要切實(shí)把科研檔案管理納入到醫(yī)院科技管理工作中去，與申報(bào)管理、執(zhí)行管理、成果管理緊密結(jié)合，實(shí)現(xiàn)建檔管理與科研管理同步進(jìn)行。醫(yī)院科研管理部門與檔案管理部門加強(qiáng)溝通協(xié)作，從醫(yī)院科研實(shí)際出發(fā)，創(chuàng)新檔案管理辦法。建立和完善醫(yī)院科技檔案管理制度，實(shí)行制度化、規(guī)范化管理，從科技檔案的形式、積累、歸檔到整理、鑒定、保管、利用等每一個(gè)環(huán)節(jié)都應(yīng)有具體而明確的規(guī)定[4]。從項(xiàng)目立項(xiàng)開(kāi)始就為每個(gè)項(xiàng)目設(shè)立檔案盒，存放項(xiàng)目申請(qǐng)書(shū)、合同書(shū)等原始資料，在后期項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中，逐步將項(xiàng)目研究原始數(shù)據(jù)資料、項(xiàng)目研究年度進(jìn)展報(bào)告、項(xiàng)目驗(yàn)收申請(qǐng)書(shū)、驗(yàn)收資料、驗(yàn)收證書(shū)、項(xiàng)目成果登記證書(shū)、項(xiàng)目成果證書(shū)、發(fā)表論文、專利、項(xiàng)目成果轉(zhuǎn)化等重要資料存放其中，并制作歸檔目錄，記錄項(xiàng)目歸檔材料。同時(shí)科管部門要進(jìn)行檔案立卷，按照項(xiàng)目級(jí)別、任務(wù)來(lái)源、立項(xiàng)年度存放于檔案柜，使檔案資料便于查找。