文書檔案管理的辦公自動化應(yīng)用

翟英華

[摘 要]文書檔案是檔案工作的重要組成部分，隨著改革形勢的發(fā)展，如何提高文書檔案管理水平，及時、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、完整地提供檔案信息滿足社會各方面的需求，從而實(shí)現(xiàn)文書檔案管理自動化，是文書檔案工作亟待解決的問題之一。

[關(guān)鍵詞]文書檔案；辦公自動化；問題應(yīng)對方法

文書檔案管理是一個能夠直接反應(yīng)單位檔案管理水平的工作，隨著信息化時代的到來，文書檔案的工作在現(xiàn)代單位中的作用越來越大。但是在目前的部分單位中文書檔案的管理工作仍存在著一些問題，因而需要建立健全完善的文書檔案管理機(jī)制，只有這樣才能有效的提高文書檔案的利用率

1.文書檔案管理中存在的問題

1.1電子文件保密性受限制

電子文件的內(nèi)容不僅易于變化，而且失去了固定的形式，使得文件保密性變?nèi)酢ｋ娮游募子谛薷?，而且改動后可以不留任何痕跡，雖然已有一些技術(shù)可防止偽造電子文件和在“原稿”上增刪改，但其內(nèi)容發(fā)生變化的可能性總是比紙質(zhì)文件要大得多，從而使人們感到把握其內(nèi)容原貌的困難。電子文件不再具有特定的字跡，人們可以根據(jù)需要以不同的字體、字號將電子文件輸出，無法從字跡上分辨其原始性，而且不能為每一份電子文件蓋印或親自簽名，也就無法借助印章或簽署的字跡來判斷一份電子文件是否為原件。以上的種種問題都對電子文件的保密性提出了嚴(yán)峻的考驗，隨著網(wǎng)上竊密技術(shù)的不斷完善，進(jìn)入網(wǎng)絡(luò)中的任何文件都再難以做到絕對保密。

1.2文書工作和檔案工作直接的銜接存在問題。

文書工作和檔案管理工作直接存在聯(lián)系又有著區(qū)別，是統(tǒng)一又分工的。在實(shí)際的文書檔案管理工作中，文書工作和檔案管理應(yīng)該相互配合，建立一個分體式的管理體系。實(shí)際的管理工作中，文書和檔案應(yīng)該實(shí)行一種分塊式的管理制度，這才是一種有效的、相對科學(xué)的管理。但是在實(shí)際的操作過程中，這一體制卻在一定程度上拉開了文書工作和檔案工作之間的距離。文書工作人員檔案意識淡薄，檔案管理人員通常很少考慮文秘的工作，這使得兩者在銜接的過程中出現(xiàn)很多的脫節(jié)的地方。當(dāng)前，在文書工作和檔案工作的銜接主體上，也就是在公文的格式和處理方法上存在著很多的不規(guī)范的，不標(biāo)準(zhǔn)的現(xiàn)象。

2.文書檔案應(yīng)用辦公自動化管理的對策

2.1辦公自動化系統(tǒng)內(nèi)外網(wǎng)隔離

在內(nèi)部辦公自動化網(wǎng)絡(luò)和外網(wǎng)之間設(shè)置物理隔離，以實(shí)現(xiàn)內(nèi)外網(wǎng)隔離，是保護(hù)辦公自動化網(wǎng)絡(luò)安全的最有效、最實(shí)用的措施之一。第一層隔離防護(hù)措施是路由器。路由器首先屏蔽所有的IP地址，然后有選擇地放行一些地址進(jìn)入辦公自動化網(wǎng)絡(luò)。第二層隔離防護(hù)措施是防火墻。大多數(shù)防火墻都有認(rèn)證機(jī)制，無論何種類型防火墻，都應(yīng)具有以下五大基本功能：過濾進(jìn)、出網(wǎng)絡(luò)的數(shù)據(jù)；管理進(jìn)、出網(wǎng)絡(luò)的訪問行為；封堵某些禁止的業(yè)務(wù)；記錄通過防火墻的信息內(nèi)容和活動；對網(wǎng)絡(luò)攻擊的檢測和告警。

2.2建立有效的管理機(jī)制和程序

文書檔案工作人員要嚴(yán)格的執(zhí)行公文的規(guī)則，嚴(yán)格進(jìn)行審核和簽發(fā)，堅決避免濫發(fā)文件和發(fā)無效的文件現(xiàn)象。在公文正式印刷之前要認(rèn)真審核簽發(fā)的手續(xù)是否完整、附件是否完善以及文件的格式是否規(guī)范，在印刷以后發(fā)送之前工作人員還需要進(jìn)行再一次的復(fù)核。如果需要修改實(shí)質(zhì)性的內(nèi)容，則需要按照程序進(jìn)行復(fù)審。對于公文的用紙、幅面以及字體、排版等都需要按照嚴(yán)格得的技術(shù)指標(biāo)進(jìn)行。要充分的利用隨文卡片的作用，簡明扼要的填寫文件處理單、發(fā)文稿紙的卡片，合理的制定文件的發(fā)文的范圍。對于文件件數(shù)的控制，要嚴(yán)格，禁止隨意的抄送現(xiàn)象。

2.3加強(qiáng)部門之間的合作，做好文書檔案的收集工作

檔案工作者要主動的了解業(yè)務(wù)部門正在或者將要進(jìn)行的新的工作；經(jīng)常性的導(dǎo)各個部門之間去走動走動，獲得及時的信息；還要根據(jù)單位的實(shí)際工作，主動思考檔案的工作怎樣圍繞單位的中心進(jìn)行，如何做好資料的收集和整理工作等。加強(qiáng)檔案管理部門和各個部門之間的協(xié)調(diào)和溝通，保證檔案資料收集的順暢。收集資料要分清重點(diǎn)，著重收集能夠展示單位歷史和現(xiàn)狀，促進(jìn)單位未來發(fā)展的資料，為實(shí)際的研究和服務(wù)，提供有力的證據(jù)和有價值的情報。

3.文書檔案應(yīng)用辦公自動化管理的優(yōu)勢

3.1.辦公效率大幅提高

計算機(jī)強(qiáng)大的信息處理能力也是正確運(yùn)用辦公自動化的最大優(yōu)點(diǎn)。在以往的檔案管理工作中，工作人員過多地依賴于手工操作，要求收集完整、齊全，避免漏寫、漏抄；用筆規(guī)范、耐用，字跡工整、清楚；分類、統(tǒng)汁準(zhǔn)確無誤，結(jié)果又費(fèi)時，又費(fèi)力。在應(yīng)用了計算機(jī)軟件處理后，使文件資料收集、儲存、分類、統(tǒng)計和查閱等環(huán)節(jié)變得十分方便、有序因而無論是起草還是辦理傳遞，都變得簡單易行。

3.2電于文件保存的穩(wěn)定性

與紙質(zhì)檔案載體相比，電子文件載體材料的壽命要長得多。紙張的耐久性取決于纖維素的性質(zhì)，纖維素在一定的條件下容易受到破壞：如高溫、高濕、酸、酶、氧化劑等情況下，可發(fā)生水解和氧化反應(yīng)，在檔案工作過程中稍不注意就可能發(fā)生不可挽回的損失。而電子文件則不同，隨著電子技術(shù)日新月異，貯存、讀取電子文件的設(shè)備日趨成熟，我們可以根據(jù)不同的需要，選擇不同的電子載體，如VCD、DVD光碟，小容量的閃存U盤，大容量的移動硬盤等等。這些載體的普遍特點(diǎn)都是存、讀方便快捷，易于傳遞，且貯存時間長，受外部環(huán)境影響小，不易損壞，具有很強(qiáng)的穩(wěn)定性。

3.3.提高了文件傳遞的速度和安全性

日常公文辦理過程中，辦理人員私存文件或文件在傳遞過程中丟失的情況時有發(fā)生，文件傳遞的傳統(tǒng)手段是靠郵政系統(tǒng)傳送時間受距離長短的限制。同時，文件還可能因為其他原因造成丟失或延誤，給檔案人員歸檔和其他人員檢索利用了文件傳遞的安全性和時間性。

4.結(jié)語

總而言之，文書檔案管理是衡量單位管理水平的一個重要標(biāo)準(zhǔn)，應(yīng)當(dāng)不斷強(qiáng)化各部門之間的合作，做好文書檔案資料的收集工作，建立完善和管理機(jī)制和工作程序，樹立文書檔案管理的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化，從根本上切實(shí)提高文書檔案資料的利用率，保證單位的建設(shè)和發(fā)展。