辦公自動化環(huán)境下醫(yī)院檔案管理

舒建平

檔案管理作為醫(yī)院日常工作的重要內(nèi)容之一，其管理效率的高低直接影響醫(yī)院的整體工作質(zhì)量?，F(xiàn)代醫(yī)院管理的越來越趨向于辦公自動化，這為提高醫(yī)院檔案管理工作的效率起到了積極的作用，因此有必要針對當(dāng)下的醫(yī)院檔案管理現(xiàn)狀進行分析，并針對辦公自動化環(huán)境下的檔案管理策略進行研究。

檔案管理對于醫(yī)院掌握職工以及病人的資料都是極為重要的一個環(huán)節(jié)。有效的檔案管理工作能夠提高醫(yī)院的整體工作效率，為病人提供更具針對性和更有效的醫(yī)療服務(wù)，也能夠讓醫(yī)務(wù)人員做到人盡其才，對于優(yōu)化醫(yī)院的人力資源配置有著重要的現(xiàn)實意義。隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的普及，一切辦公活動都將趨于自動化，這種自動化的辦公方式不僅能夠節(jié)約紙張，還能節(jié)省醫(yī)護人員的辦公時間，提高工作效率，因此有必要從辦公自動化的概念以及特點出發(fā)，針對于目前我國醫(yī)院檔案管理的現(xiàn)狀提出改進策略。

辦公自動化的概念及特征

辦公自動化的概念。辦公自動化，顧名思義，就是利用計算機、互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)等現(xiàn)代信息技術(shù)對辦公室的日常行政工作以及相關(guān)信息進行信息化的處理，從而實現(xiàn)信息的快速存儲、傳輸以及接收等的辦公效果。辦公自動化是建立在現(xiàn)代信息技術(shù)飛速發(fā)展的基礎(chǔ)之上的，演變至現(xiàn)在可以利用云計算和大數(shù)據(jù)技術(shù)進行數(shù)據(jù)分析。

辦公自動化的特征。首先，辦公自動化的信息傳輸、接收和存儲比人力的辦公效果更加有效率。因為醫(yī)院的整個辦公系統(tǒng)較為復(fù)雜，不同的部門所需要的信息也不同，所以在醫(yī)院辦公過程中涉及的部門較為多和雜，而辦公自動化就可以節(jié)約辦公人員的時間，在通過計算機在網(wǎng)上實現(xiàn)輕松便捷的辦公，節(jié)約了紙張的同時，也節(jié)約了時間，讓醫(yī)院的辦公效率更加高。辦公自動化不僅僅是方便了醫(yī)院的工作人員，也方便了就診的病人，讓病人不用花時間跑遍著整個醫(yī)院辦各種手續(xù)，因為各部門的辦公系統(tǒng)是協(xié)調(diào)統(tǒng)一的。

其次是辦公自動化能夠優(yōu)化醫(yī)院的資源配置，建立起資源共享的有效機制。檔案管理的是極其復(fù)雜的一個過程，辦公自動化能夠利用計算機以及云儲存功能實現(xiàn)檔案管理的規(guī)范化和科學(xué)化，保證隨時可以調(diào)出任何一位醫(yī)護人員或是病人的檔案，而這種云儲存是可以實現(xiàn)醫(yī)院所有部門共享的一種服務(wù)器的存在，能夠快速查找到想要的資源。不同的部門之間可以通過辦公自動化實現(xiàn)資源的共享，有利于最大限度實現(xiàn)資源的優(yōu)化配置，保持了醫(yī)院工作的協(xié)同。

最后，辦公自動化還可以幫助醫(yī)院實現(xiàn)無紙化辦公效果，節(jié)約傳統(tǒng)的紙質(zhì)化檔案的空間占有，防止檔案的損壞。

醫(yī)院檔案管理的現(xiàn)狀

雖然我國的醫(yī)院檔案管理工作中已經(jīng)引進了辦公自動化的系統(tǒng)，但是再具體的操作實施中，由于各種原因還存在著很多問題亟待改善。

醫(yī)院檔案管理工作者的信息化素質(zhì)較低，阻礙了辦公自動化的實施。真正的檔案管理的辦公自動化不僅需要工作人具備較為完善的檔案管理知識以及各種醫(yī)學(xué)知識，還需要檔案里人員具備較高的信息化素質(zhì)。在傳統(tǒng)的檔案管理工作中，醫(yī)院檔案管理者可能在前兩者的素質(zhì)上已經(jīng)達標(biāo)，但是在信息化技術(shù)，如，互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的應(yīng)用上還存在很大不足。由于計算機簡單的硬件操作技術(shù)不過關(guān)，導(dǎo)致一些管理人員不習(xí)慣于使用網(wǎng)絡(luò)進行日常辦公，不會使用新媒體平臺進行信息發(fā)布等，這些都是阻礙醫(yī)院檔案里辦公自動化的重要原因。

醫(yī)院的辦公自動化基礎(chǔ)設(shè)施不完善。簡單的計算機的配備只是醫(yī)院辦公自動化的初級階段，但一些醫(yī)院認(rèn)為辦公自動化就是簡單的連接網(wǎng)絡(luò)，實現(xiàn)網(wǎng)上辦公即可。但這只是辦公自動化的初級階段，真正的辦公自動化還需要進行各種局域網(wǎng)的建設(shè)、網(wǎng)絡(luò)線路的完善以及建立屬于院方自己的服務(wù)器，這種軟硬件兼具的基礎(chǔ)設(shè)施目前在我國還有許多醫(yī)院未達標(biāo)，距離真正的辦公自動化還有很大的距離。

許多醫(yī)院的管理方式存在不規(guī)范的檔案管理存在不規(guī)范的現(xiàn)象，從很大程度上降低了檔案的檢索效率。由于檔案號的亂用、卷總分類混亂而引起的檔案管理問題比比皆是，這些問題都在一定程度上加大了辦公自動化推進的難度。

辦公自動化環(huán)境下醫(yī)院檔案管理的具體策略

提高醫(yī)院檔案管理者的自動化管理素質(zhì)。作為醫(yī)院檔案管理的工作人員應(yīng)該從檔案管理的專業(yè)知識以及現(xiàn)代信息技術(shù)的掌握兩方面入手來提高自身的工作效率。

首先，嚴(yán)格按照檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)來規(guī)范自己的工作行為，保證有序存檔，才會提高檢索檔案以及抽調(diào)檔案的效率。檔案管理者要在實際工作中不斷積累檔案管理的技巧，實踐出真知，也是檢驗真理的唯一標(biāo)準(zhǔn)，因此，在實際工作不斷完善和提高自己的檔案管理技能是非常必要的，也是推進辦公自動化所必須的。

其次，檔案管理者要不斷加強自己對計算機、互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的掌握，才能適應(yīng)辦公自動化環(huán)境下的檔案管理需求。醫(yī)院也可以通過集中的辦公自動化培訓(xùn)來提高員工的辦公自動化技能，員工熟練掌握現(xiàn)代化信息技術(shù)是醫(yī)院檔案管理走向辦公自動化的前提。

制定規(guī)范化的檔案管理制度。辦公自動化需要在一個健全的管理體制下運行才會將其的優(yōu)勢得到最大發(fā)揮。規(guī)范化的檔案管理制度是醫(yī)院各部門實現(xiàn)辦公自動化正常運行的基礎(chǔ)保障。為了防止越權(quán)問題的出現(xiàn)，文件管理和檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)必須進行明確區(qū)分，而且要制定統(tǒng)一的格式和標(biāo)準(zhǔn)來確保不同接口類型的檔案順利歸檔。

完善醫(yī)院的辦公基礎(chǔ)設(shè)施。辦公自動化下的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)不僅僅是計算機的普及運用，還包括檔案管理軟硬件系統(tǒng)的不斷升級與完善。醫(yī)院內(nèi)部局域網(wǎng)的鋪設(shè)，計算機系統(tǒng)的更新?lián)Q代，醫(yī)院自身服務(wù)器系統(tǒng)的建立都需要一步步地實施，來保證檔案管理在辦公自動化下的高效率開展。

樹立檔案管理的風(fēng)險意識。傳統(tǒng)的檔案管理中難免會出現(xiàn)檔案遺失的問題，這其中雖然有不可避免的管理規(guī)范不標(biāo)準(zhǔn)的客觀原因，但也有工作人員檔案管理的風(fēng)險意識不夠強的主觀原因在其中。因此，有必要樹立檔案管理的風(fēng)險意識。在辦公自動化環(huán)境下做好檔案的備份管理以及安全儲存工作。

在辦公自動化環(huán)境下，我國醫(yī)院檔案管理的工作還需要進一步地完善才能不斷提高其工作效率，為醫(yī)療事業(yè)的健康運行提供有力的保障。