充分認(rèn)識(shí)實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化建設(shè)

張淑娟

[摘 要]檔案是人類文化遺產(chǎn)的重要組成部分，是人類社會(huì)實(shí)踐和社會(huì)文明進(jìn)步的歷史記錄，也是發(fā)展先進(jìn)生產(chǎn)力、建設(shè)先進(jìn)文化的基礎(chǔ)性工作和重要支柱。其中，大力推進(jìn)檔案信息化建設(shè)，是當(dāng)前做好檔案工作的重要任務(wù)之一。

[關(guān)鍵詞]檔案管理；信息化

電子檔案的特性，使檔案信息的檢索查詢和提供利用更加方便快速，使檔案信息資源共享，更大限度地滿足社會(huì)對(duì)檔案信息利用的要求。檔案信息數(shù)字化主要包括四個(gè)方面的內(nèi)容：檔案目錄數(shù)字化、檔案編研成果數(shù)字化、檔案全文數(shù)字化、檔案實(shí)體圖片化，其中檔案全文數(shù)字化是檔案數(shù)字化的核心問(wèn)題。

一、檔案管理信息化的必然性

（一）信息化建設(shè)的必然要求

檔案來(lái)源于社會(huì)實(shí)踐，又應(yīng)用于社會(huì)實(shí)踐，具有廣泛的社會(huì)價(jià)值，能夠?yàn)樯鐣?huì)各界進(jìn)行有效的服務(wù)。利用多種辦法、形式和手段，實(shí)現(xiàn)檔案的價(jià)值，把檔案信息轉(zhuǎn)化為生產(chǎn)力?？傊?，檔案是開(kāi)展各項(xiàng)工作的依據(jù)和必要條件，充分有效地利用檔案，可以取得明顯的經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益。

（二）檔案工作發(fā)展的必然趨勢(shì)

隨著現(xiàn)代科學(xué)、生產(chǎn)和社會(huì)管理活動(dòng)的發(fā)展，檔案數(shù)量劇增，另一方面，隨著現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，現(xiàn)代信息處理技術(shù)也日臻完善與成熟。應(yīng)用現(xiàn)代科學(xué)信息技術(shù)成果，有效地改善檔案保管條件，研究和發(fā)展檔案保護(hù)技術(shù)，也已成為檔案部門(mén)的共識(shí)和一致行動(dòng)。

（三）解決突出問(wèn)題的必然出路

在檔案工作發(fā)展過(guò)程中，面臨著許多實(shí)際問(wèn)題：檔案數(shù)量劇增；新型信息介質(zhì)和記錄方式的出現(xiàn)；如何有效保護(hù)檔案；如何適應(yīng)社會(huì)需求發(fā)生的變化。而傳統(tǒng)的手工管理手段和方法無(wú)法解決新興的問(wèn)題。因此，檔案管理信息化成為解決檔案工作發(fā)展中突出問(wèn)題的必然出路。

（四）提高整體水平，推進(jìn)全面建設(shè)

1、提高貯存、收藏能力?？s微、光盤(pán)等技術(shù)應(yīng)用，將極大地提高存貯密度，減少存貯空間。日益增多的檔案的存儲(chǔ)和管理有了有效的解決途徑，進(jìn)而增強(qiáng)了檔案部門(mén)的收藏能力，使其存貯的信息量增大，真正成為社會(huì)存貯信息的基地。

2、提高信息處理能力。檔案管理信息化的核心和主要內(nèi)容是電子計(jì)算機(jī)的應(yīng)用。電子計(jì)算機(jī)具有高效率的信息處理功能，可以用來(lái)組卷、編目、分類、鑒定，進(jìn)行各種統(tǒng)計(jì)分析等，大大提高檔案信息處理能力。提高工作效率和服務(wù)水平。

3、提高檔案信息資源開(kāi)發(fā)利用能力。應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)進(jìn)行檔案編目、檢索、借閱管理是最成功和主要方面。其速度快、準(zhǔn)確性高，提供多種檢索途徑，可以大批量提供利用，能滿足系統(tǒng)或?qū)ｎ}利用的需要?？啥啻沃貜?fù)利用，聯(lián)網(wǎng)檢索，實(shí)現(xiàn)檔案信息共享。運(yùn)用現(xiàn)代信息處理技術(shù)手段來(lái)開(kāi)發(fā)檔案信息資源，極大地提高了開(kāi)發(fā)能力和效率，進(jìn)而提高檔案信息的利用率。

二、如何有效實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化

（一）轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)模式，把實(shí)體管理變?yōu)樾畔⒐芾?/p>

現(xiàn)代技術(shù)促使傳統(tǒng)的檔案管理模式面臨著新的挑戰(zhàn)。檔案管理工作的重點(diǎn)也應(yīng)適應(yīng)數(shù)字化管理的需要，從實(shí)體檔案管理轉(zhuǎn)變?yōu)閷?duì)信息資源的管理，以信息為管理對(duì)象，對(duì)形成的各種門(mén)類的檔案進(jìn)行數(shù)字化加工，利用信息化技術(shù)手段對(duì)檔案信息資源進(jìn)行管理。經(jīng)過(guò)信息化的檔案資源是可重復(fù)、多平臺(tái)利用的信息資源，檔案資源只有通過(guò)信息化、才能真正實(shí)現(xiàn)檔案

信息資源的價(jià)值和使用價(jià)值，它能為經(jīng)濟(jì)發(fā)展、科技進(jìn)步、社會(huì)繁榮等諸多領(lǐng)域提供更全面、更高效、更快捷的服務(wù)。

（二）建立有效的信息系統(tǒng)，充分、合理、安全地使用電子檔案

要實(shí)現(xiàn)檔案信息化，就必須建立有效的文件檔案管理計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)，為此，檔案管理部門(mén)要做好以下幾項(xiàng)工作：首先，改進(jìn)和規(guī)范在應(yīng)用計(jì)算機(jī)條件下文件檔案管理工作流程，使之適應(yīng)檔案信息管理的需要；其次，依據(jù)文件處理流程來(lái)進(jìn)行檔案信息化系統(tǒng)軟件功能設(shè)計(jì)；再次，在信息系統(tǒng)中建立完善的內(nèi)部控制制度，確保檔案的安全。

（三）檔案管理的原則、理論與方法

由于現(xiàn)代信息技術(shù)在檔案管理中的運(yùn)用，新的檔案管理理論、原則和方法等不斷涌現(xiàn)，提出了一系列檔案學(xué)基本理論從未遇到過(guò)的新問(wèn)題。如檔案管理機(jī)構(gòu)的職能與檔案工作體制的變化問(wèn)題、檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)問(wèn)題、電子檔案的鑒定問(wèn)題、電子文件數(shù)據(jù)管理問(wèn)題等問(wèn)題。對(duì)這些在檔案信息化建設(shè)中因新技術(shù)運(yùn)用所引發(fā)的理論問(wèn)題。檔案管理部門(mén)及相關(guān)人員都需要做出理性與科學(xué)的思考和研究。

（四）提高專業(yè)素質(zhì)，實(shí)現(xiàn)檔案管理的科學(xué)化

檔案管理者必須具備多元化知識(shí)背景才能適應(yīng)要求，信息化知識(shí)將成為每一位檔案工作者知識(shí)構(gòu)成的要素，同時(shí)，也深刻地影響檔案工作隊(duì)伍的結(jié)構(gòu)和檔案管理人員的知識(shí)結(jié)構(gòu)，因此，建立一支具有現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)知識(shí)和業(yè)務(wù)知識(shí)的專業(yè)隊(duì)伍是至關(guān)重要的：第一，檔案管理者必須具有多元化的知識(shí)結(jié)構(gòu)，現(xiàn)代科學(xué)成果在檔案管理中的大量運(yùn)用，迫使檔案工作者要不斷學(xué)習(xí)和掌握理論、文化和管理等有關(guān)知識(shí)，其中尤為重要的是計(jì)算機(jī)、數(shù)學(xué)等學(xué)科的知識(shí)，它們對(duì)檔案管理實(shí)現(xiàn)信息化具有直接作用。第二，全面掌握檔案專業(yè)知識(shí)，如具備檔案學(xué)、檔案管理學(xué)、文書(shū)學(xué)、目錄學(xué)、檔案自動(dòng)化管理以及檔案著錄、標(biāo)引、檢索、編研、復(fù)制、修裱等有關(guān)檔案專業(yè)知識(shí)和基本技能。第三，從檔案管理信息化發(fā)展趨勢(shì)看，檔案工作者必須具備掌握檔案管理信息化技術(shù)、進(jìn)行檔案信息分析與研究、提供高層次檔案信息服務(wù)與咨詢等三方面的能力。

（五）提高信息安全素質(zhì)，實(shí)現(xiàn)檔案管理的安全化

檔案信息安全是現(xiàn)今檔案管理工作的生命線，檔案工作者的信息安全素質(zhì)直接關(guān)系著電子文件的安全，并影響到國(guó)家的信息安全。信息社會(huì)環(huán)境中的檔案管理工作者，需具備在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中管理電子文件的信息安全的意識(shí)、能力。

三、結(jié)束語(yǔ)

總之，在信息化條件下電子檔案已在檔案管理工作中占有非常重要的地位。檔案部門(mén)要把工作的著力點(diǎn)轉(zhuǎn)向未來(lái)，深化服務(wù)意識(shí)，樹(shù)立以服務(wù)促管理，以管理完善服務(wù)的觀念，充分發(fā)揮檔案管理的綜合功能，更新服務(wù)觀念，拓展服務(wù)領(lǐng)域，改革服務(wù)方式，大膽探索，努力實(shí)踐，使檔案管理工作真正成為促進(jìn)經(jīng)濟(jì)發(fā)展和社會(huì)全面進(jìn)步的重要保證。