辦公自動化環(huán)境下醫(yī)院檔案管理工作探討

車兆營

摘 要：隨著互聯(lián)網(wǎng)的發(fā)展，信息技術(shù)與醫(yī)院管理工作不斷進行融合，醫(yī)院檔案隨著信息化發(fā)展出現(xiàn)數(shù)量不斷增多、信息更加復(fù)雜、形式更加多樣、管理更加困難的特點，對于醫(yī)院來說，醫(yī)院檔案的管理水平影響醫(yī)院的未來發(fā)展與實際效益，自動化的辦公系統(tǒng)具有一定的便利性，能夠完善檔案管理。本文探討醫(yī)院檔案管理工作在辦公自動化環(huán)境下的必要性，分析醫(yī)院檔案管理工作的現(xiàn)狀與問題，并提出解決方案。

關(guān)鍵詞：辦公自動化;醫(yī)院檔案管理;管理制度;探討

醫(yī)院檔案管理可分為實體檔案管理與信息檔案管理，醫(yī)院檔案管理工作的高效完成是醫(yī)院的可持續(xù)性發(fā)展的重要依據(jù)，傳統(tǒng)的檔案管理工作存在較多的問題，一定程度限制了醫(yī)院整體服務(wù)管理水平，辦公自動化環(huán)境為醫(yī)院檔案管理提供了新思路，自動化辦公能夠有效延長醫(yī)院檔案資源的保存與使用壽命，現(xiàn)代化、自動化、信息化的檔案管理能夠有效提升醫(yī)院服務(wù)管理水平，對醫(yī)院的可持續(xù)發(fā)展有著重要意義。

一、醫(yī)院檔案管理工作實現(xiàn)辦公自動化特點的必要性分析

對于醫(yī)院檔案管理工作而言，針對管理模式理念上的不足、管理方式的落后、管理方式的不足，應(yīng)順應(yīng)時代的發(fā)展、結(jié)合信息化技術(shù)，積極改革創(chuàng)新檔案管理工作。

（一）及時性與有效性

辦公自動化環(huán)境下的醫(yī)院檔案管理工作具有及時性與有效性，在檔案收集、整理、錄入、保管過程中，運用信息化、自動化、現(xiàn)代化的管理方法，能保證信息的及時錄入，實現(xiàn)收錄信息的及時性。醫(yī)院檔案資源在醫(yī)學(xué)上的運用比較廣泛，這就要確保檔案的有效性，信息錄入必須保證準(zhǔn)確無誤，以此方便今后查閱分析，檔案資源的準(zhǔn)確性和及時性是實現(xiàn)檔案信息有效性的前提。

（二）穩(wěn)定與安全

信息化的發(fā)展是醫(yī)院檔案管理工作的挑戰(zhàn)，也是醫(yī)院檔案管理工作的機遇，傳統(tǒng)的檔案管理方法已經(jīng)不能滿足現(xiàn)代人們對檔案資源的需求，相比于傳統(tǒng)的實體檔案管理模式，自動化的信息檔案管理更加穩(wěn)定和安全，信息檔案的管理更加便捷，節(jié)省了占地面積，對信息化的檔案管理也可進行重重加密，確保檔案資源不會泄露出去，而實體檔案管理比如紙質(zhì)檔案資源會隨著時間的變化而變化，時間久遠的檔案會在保管階段發(fā)生損壞與遺失，溫度過高與空氣過于濕潤的環(huán)境也不利于紙質(zhì)檔案資源的保存，所以信息化檔案管理更加安全與穩(wěn)定。

二、醫(yī)院檔案管理工作現(xiàn)狀與問題分析

（一）醫(yī)院檔案管理工作管理制度不健全

檔案管理工作涉及到醫(yī)院服務(wù)的方方面面，由于涉及方面廣泛，我國醫(yī)院檔案工作普遍存在檔案管理制度不健全的問題，主要原因是醫(yī)院的檔案管理工作沒有統(tǒng)一的規(guī)定與標(biāo)準(zhǔn)，檔案管理在收集、整理、錄入、保管各環(huán)節(jié)沒有做到工作到位，責(zé)任到位，監(jiān)督到位，檔案管理工作人員容易出現(xiàn)懈怠，導(dǎo)致醫(yī)院檔案管理工作發(fā)生混亂，檔案的漏失與重復(fù)錄入也給檔案管理工作增加工作量，從而加大了檔案管理工作的難度[1]。

（二）醫(yī)院檔案管理工作管理體系不完善

自動化辦公環(huán)境下醫(yī)院檔案管理體系主要利用技術(shù)與設(shè)備構(gòu)建而成，當(dāng)前我國大部分醫(yī)院更注重醫(yī)院效益發(fā)展，對檔案管理工作并不重視，對醫(yī)院檔案管理工作部門投入資金不足，導(dǎo)致醫(yī)院檔案管理技術(shù)落后，資金的缺乏導(dǎo)致醫(yī)院在檔案管理工作中所運用到的硬件和軟件相對落后，完不成更深層次的檔案管理工作。技術(shù)水平的落后在進行檔案管理工作中對計算機與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)應(yīng)用水平不高，繼而導(dǎo)致檔案管理水平不夠，檔案管理工作出現(xiàn)資料泄露、檔案錄入混亂、檔案保管不當(dāng)出現(xiàn)檔案資源缺失等問題。

（三）醫(yī)院檔案管理工作人員專業(yè)素質(zhì)不夠高

我國更多的醫(yī)院更加注重醫(yī)院效益發(fā)展，對檔案管理工作并不重視，醫(yī)院檔案管理工作由于不受重視，檔案管理工作人員的薪水不高，檔案管理工作者存在年齡偏大，檔案相關(guān)的專業(yè)素質(zhì)不高等特點，對《檔案法》的了解不多，也沒有充分認(rèn)識到檔案對醫(yī)院未來發(fā)展的重要性，對計算機技術(shù)與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、存儲技術(shù)應(yīng)用不多，欠缺現(xiàn)代化的檔案管理專業(yè)的操作技能，自動化辦公環(huán)境下的醫(yī)院檔案管理工作主要運用網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)、計算機技術(shù)進行檔案管理，檔案信息化建設(shè)對檔案管理工作者的要求更高。

三、辦公自動化環(huán)境下醫(yī)院檔案管理措施

（一）健全檔案管理制度

在辦公自動化背景下，與傳統(tǒng)的檔案管理工作相比，自動化檔案管理工作常常以文件為單位進行實施，在實施過程需要對文件進行分析處理后進行整理錄入。針對當(dāng)前醫(yī)院檔案管理制度的不健全，醫(yī)院需要不斷進行改革創(chuàng)新，完善檔案管理制度，根據(jù)國家檔案管理標(biāo)準(zhǔn)并結(jié)合醫(yī)院發(fā)展情況制定相關(guān)的檔案管理方法與檔案管理工作的標(biāo)準(zhǔn)，促進醫(yī)院檔案管理工作的制度化、規(guī)范化，并不斷進行改善與豐富，保障醫(yī)院檔案管理工作符合醫(yī)院發(fā)展的需求。

（二）完善檔案管理體系

檔案管理體系的不健全表現(xiàn)在檔案管理工作中硬件和軟件設(shè)施設(shè)備不完善與檔案管理技術(shù)水平不過硬問題上，針對檔案管理體系中出現(xiàn)的問題，醫(yī)院要注入管理資金，加強所運用硬件軟件的建設(shè)，不斷提高設(shè)備的性能，加大設(shè)備維護力度，以此完善檔案管理工作中設(shè)施設(shè)備不完善的情況;針對醫(yī)院檔案管理技術(shù)水平不過硬問題可以增加醫(yī)院在檔案管理技術(shù)上研發(fā)資金投入，不斷提高計算機技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、存儲技術(shù)的運用，提升檔案管理工作水平[2]。

（三）提升檔案管理人員的綜合素質(zhì)

醫(yī)院往往對檔案管理工作人員的重視程度不夠，醫(yī)院檔案管理人員往往缺乏相關(guān)的檔案專業(yè)素質(zhì)，部分工作人員對自動化辦公設(shè)備的運用掌握不到位，醫(yī)院也缺乏辦公自動化人才的培訓(xùn)教學(xué)，從而影響醫(yī)院檔案管理工作自動化的順利進行。針對我國醫(yī)院檔案管理工作人員綜合素質(zhì)不夠高的問題，醫(yī)院可通過普及、專家講解檔案管理工作對醫(yī)院發(fā)展的重要性，讓檔案管理工作人員明確自己的責(zé)任，通過定期對檔案管理工作人員的培訓(xùn)，并重視檔案管理專業(yè)人才的引進，全面提升檔案管理工作人員的綜合素質(zhì)，建立高素質(zhì)檔案管理團隊。

四、結(jié)束語

綜上所述，隨著自動化技術(shù)持續(xù)不斷的發(fā)展，傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)不能滿足現(xiàn)代化人們對檔案資源的需求，醫(yī)院的檔案管理工作模式需要進行改革創(chuàng)新，辦公自動化與我國醫(yī)院檔案管理工作的融合不僅可以提升檔案管理的工作水平，還能提升檔案資源的利用率，相信通過多方人員的不斷努力，醫(yī)院檔案管理工作會得到質(zhì)的提升。

參考文獻：

[1]張鵬. 企業(yè)辦公自動化系統(tǒng)設(shè)計與實現(xiàn)[D].河北科技大學(xué)，2020.

[2]顧惠芳. 醫(yī)院信息化與醫(yī)院檔案管理現(xiàn)代化現(xiàn)狀探究[J]. 佳木斯職業(yè)學(xué)院學(xué)報，2021，37（12）：40-42.