對檔案數(shù)字化過程中信息安全問題的探討

盧毅

隨著計算機技術(shù)的飛速發(fā)展，記載和儲存形形色色的歷史資料信息，使管理檔案信息的工作顯得更加簡單有效，并更好地達到了文檔信息資源共享的效果。而通過數(shù)字化的方法來管理各類文檔信息，則可以保證信息資源共享效率處于一個相對較高的水平上，使管理活動更加井然有序，規(guī)范科學。數(shù)字檔案同時也面臨著一個致命的問題，那便是安全性問題，要想最大化地充分發(fā)揮出數(shù)字檔案的效果，就必須要保證其信息都處在一種高度安全性、穩(wěn)定的環(huán)境當中。

一、數(shù)字化檔案建設中的問題分析

數(shù)碼存儲設備是一個十分特殊的設施，周圍的自然環(huán)境、檔案部門的軟硬件水平以及網(wǎng)絡技術(shù)等會對其管理作用的充分發(fā)揮產(chǎn)生負面影響，同時也給管理數(shù)碼存檔打下了安全隱患。

（一）安全意識淡薄帶來的風險

數(shù)字檔案明顯不同于普通的中國傳統(tǒng)文檔，因為負責管理數(shù)字文檔的工作人員既要具備信息管理方面的專門基礎知識，又要掌握計算機信息網(wǎng)絡系統(tǒng)與安全管理方面的技術(shù)。但是，由于一般的檔案工作人員要么只了解管理常識，而不了解安全技術(shù)，要么根本就不在乎安全問題，在管理的工作流程中聽之任之，致使頻頻出現(xiàn)了數(shù)字文檔損壞和相關消息外泄的問題。

（二）管理制度缺失帶來的風險

中國目前在數(shù)字檔案方面的建設工作也才剛剛開始起步，不同于以往的檔案管理制度，我國現(xiàn)在還尚未制定帶有針對性的法律制度來規(guī)定和調(diào)整數(shù)字檔案管理活動。而基本上，任何利用中國數(shù)字檔案進行管理工作的企事業(yè)單位、國家組織和社會團體，都會由于缺乏中國法制的保護而承受著很大的安全風險，就目前情況而言，中國現(xiàn)有的計算機網(wǎng)絡以及檔案方面的有關法律文件，是無法適應中國數(shù)字檔案自身的安全保護要求的。而如果發(fā)生了黑客攻擊等非法破壞文檔信息安全的情形，中國以往的法制規(guī)定也是無法發(fā)揮有效功能的，同時，有關案件的法律依據(jù)也很難取得，即使通過國家機關的協(xié)助，也無法完全實現(xiàn)。同時，出現(xiàn)此類情形后，通常都會使各種組織機關或者國家大面積損失，而侵權(quán)者則常常逍遙法外。

（三）設施設備老化帶來的風險

數(shù)字檔案系統(tǒng)必須建立在傳統(tǒng)電腦和網(wǎng)絡等電子化技術(shù)設備的基礎上。但是，現(xiàn)在中國國內(nèi)大部分的政府機構(gòu)組織都仍然沿襲著以往老舊、落伍的電子設備，已經(jīng)大大滯后于社會發(fā)展進步的需要。還有，很多電子設備都出現(xiàn)了衰老和損壞的諸多問題。比如光驅(qū)衰老，硬盤消磁、損壞、霉變，以及機械設備內(nèi)部積塵等諸多問題。這些都會造成數(shù)字檔案的損壞、亂碼，或者使電子設備嚴重受損，甚至無法正常運行。

二、數(shù)字化檔案工程的安全防范問題原則

（一）法治原則

對數(shù)字檔案而言，其內(nèi)部安全管理機制的構(gòu)建既需以專門性法律準則為指導基礎，同時需圍繞著相應的工作目標來進行。這就表明要想建立一種法制化的、更加健全的國家檔案制度，就需要進行相應的立法工作，并使之落實到位。

（二）倫理原則

所謂的信息倫理，也就是在進行有關信息管理工作時，為了遵循人類基本道德要求、并基于個人本身的價值理念，以及利用特殊的社會關系方法來調(diào)節(jié)人與外界環(huán)境在信息方面的互相關聯(lián)時，所采取的原則、動機及其行為。要想將歷史檔案留存在一種高度安全、穩(wěn)固的環(huán)境下，就需要把傳統(tǒng)倫理和法制精神融合到一起。

三、對新時代數(shù)字化檔案建設安全問題的處理措施

對數(shù)字檔案而言，其安全包括了系統(tǒng)和內(nèi)容二方面。前者是指對電子設備和網(wǎng)絡環(huán)境，在工作過程中保持安全性;后者則是指文檔內(nèi)容必須全面、精確、機密地保留至今。要想實現(xiàn)數(shù)字文檔內(nèi)容擁有較高的穩(wěn)定性，就需要保證對電腦軟硬件設備、計算機網(wǎng)絡環(huán)境以及信息內(nèi)容都擁有較高的穩(wěn)定性。所以，相關安全體系的建立工作都要以此為中心而進行。

制定統(tǒng)一規(guī)劃、加強標準規(guī)范。檔案信息化建設的目的，是為了將檔案信息資源整合和聚集起來，實現(xiàn)檔案資源社會共享，更好地為機關服務，為社會各界服務，為廣大民眾服務。為此，檔案信息化建設在當前新一輪深入發(fā)展的關鍵時刻，必須統(tǒng)一規(guī)劃、統(tǒng)一規(guī)范、統(tǒng)一標準。把握適合檔案工作規(guī)律和特點的基本原則，才能卓有成效地開展檔案信息化的各項工作。堅持以檔案信息開發(fā)利用為中心，文檔管理一體化、雙軌制、確保網(wǎng)絡安全等原則。

（一）提高檔案網(wǎng)絡數(shù)據(jù)安全管理水平

檔案網(wǎng)絡管理工作人員利用相應的電子設備在計算機或網(wǎng)絡環(huán)境中進行相應的操作工作，并對數(shù)字檔案實施管理工作，因此工作者自身能力的高低對數(shù)字檔案是否安全產(chǎn)生了重要的影響。對數(shù)字檔案實施管理的工作人員，既需掌握信息管理方面的專門理論知識，又須建立更高水平的安全理念，并掌握相當程度的管理實戰(zhàn)技巧。如果產(chǎn)生了外界侵入情況，管理內(nèi)部的工作人員必須立即采取相應安全措施，以保障數(shù)據(jù)信息的安全性;如果是管理內(nèi)部成員想要泄漏檔案，則管理內(nèi)部工作人員就需提高警惕，強化風險思想，以保證信息得到更嚴格的保護;同時，管理機構(gòu)還需舉辦針對性的管理培訓活動，以增強內(nèi)部管理人員的安全理念。

（二）做好檔案管理規(guī)范化和法制化工作建設

應當確定檔案管理者、所有人和使用的權(quán)力與義務。利用立法確定了檔案信息網(wǎng)絡所有者與檔案所有者之間的權(quán)力與義務，以及相互關系。為了合理的獲取、利用與提供使用檔案信息，充分考慮了檔案所有者與使用各方的權(quán)益關系，既要保障檔案持有者的合法權(quán)利，也要最大限度的滿足使用檔案信息的需要，并保障了公眾的基本民主權(quán)利。

（三）加大培訓力度、培養(yǎng)檔案信息化人才。

應注重人才培養(yǎng)的合理利用，強化人才建設。培養(yǎng)一個符合信息時代發(fā)展需要的綜合型隊伍是當前各級檔案部門的當務之急，要將人員的培育與合理利用擺在首位。在人才選拔方面，要嚴格把關，選擇具有檔案管理知識和信息管理知識的綜合性專業(yè)人員，要定期與不定期結(jié)合的方式對其進行培訓，另外，還可以與高校的合作，進行培訓，不斷提高管理人員的專業(yè)能力，切實有效的為檔案信息化建設培養(yǎng)人才。

（四）重視檔案信息保存，做好數(shù)據(jù)安全工作。檔案信息化建設的目的，是為了將檔案信息資源整合和聚集起來，實現(xiàn)檔案資源共享，便于檔案信息更好地為機關服務，為社會各界服務，為廣大民眾服務。因此，要做好檔案數(shù)字資源在線備份、離線備份和異地異質(zhì)備份，定期開展數(shù)字資源管理系統(tǒng)的應急演練，按照等級保護的有關要求，積極開展檔案信息系統(tǒng)安全防護工作，從而保證數(shù)字檔案資源的安全。

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