論辦公自動化在實踐中的分析研究

李貞

摘要：辦公自動化是指在工作中，以計算機(jī)為中心，采用一系列現(xiàn)代化的辦公設(shè)備和先進(jìn)的通信技術(shù)，廣泛、全面、迅速地收集、整理、加工、存儲和使用信息，為科學(xué)管理和決策服務(wù)，從而達(dá)到提高工作效率的目的。

關(guān)鍵字：辦公室自動化；辦公室系統(tǒng)；現(xiàn)狀；趨勢

一、辦公自動化的現(xiàn)狀

辦公自動化（OA，Office Automation）是在70年代中期，發(fā)達(dá)國家為解決辦公業(yè)務(wù)量急劇增加對企業(yè)生產(chǎn)率產(chǎn)生巨大影響的問題，發(fā)展起來的一門綜合性技術(shù)。它的基本任務(wù)是利用先進(jìn) 的計算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，使人們可以借助各種設(shè)備處理一部分辦公業(yè)務(wù)，提高人們對辦公業(yè)務(wù)的處理效率和質(zhì)量，達(dá)到提高工作 效率，方便管理和決策的目的。辦公自動化的知識領(lǐng)域覆蓋了行 為科學(xué)、管理科學(xué)、社會學(xué)、系統(tǒng)工程學(xué)等學(xué)科，并且辦公自動化 體現(xiàn)了多學(xué)科的相互交叉、相互滲透性，所以辦公自動化的應(yīng)用 是企業(yè)管理現(xiàn)代化的標(biāo)志之一。

所謂辦公自動化，是指利用計算機(jī)技術(shù)、通信技術(shù)、系統(tǒng)科學(xué)、管理科學(xué)等先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)，不斷使人們的部分辦公業(yè)務(wù)活 動物化于人以外的各種現(xiàn)代化的辦公設(shè)備中，最大限度地提高辦公效率和改進(jìn)辦公質(zhì)量，改善辦公環(huán)境和條件，縮短辦公周期，并利用科學(xué)的管理方法，借助于各種先進(jìn)技術(shù)，輔助決策，提高管理和決策的科學(xué)化水平，以實現(xiàn)辦公活動的科學(xué)化、自動化。辦公自動化還可以形象地理解為，辦公人員運(yùn)用現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)，如通過局域網(wǎng)或遠(yuǎn)程網(wǎng)絡(luò)，采用各種媒體形式，管理和傳輸信息，改變傳統(tǒng)辦公的面貌，實現(xiàn)無紙辦公。

由于辦公自動化的出現(xiàn)，使得傳統(tǒng)的機(jī)關(guān)事務(wù)型辦公業(yè)務(wù)中的勞動力就業(yè)比率結(jié)構(gòu)發(fā)生了變化，據(jù)美國勞動統(tǒng)計局1998年的統(tǒng)計，美國四大產(chǎn)業(yè)的勞動力比率約為：信息產(chǎn)業(yè)占50%以上，服務(wù)業(yè)占30%、工業(yè)占13%、農(nóng)業(yè)占2%，因此辦公自動 化的應(yīng)用將會得到進(jìn)一步發(fā)展。辦公自動化在70年代末80年代初進(jìn)入到我國，到現(xiàn)在已有近30年的發(fā)展歷史，由于我國國民經(jīng)濟(jì)和社會發(fā)展的快速進(jìn)步，和其他應(yīng)用軟件一樣，辦公自動 化系統(tǒng)在我國的發(fā)展基本上與國際先進(jìn)水平保持一致，現(xiàn)在己經(jīng)發(fā)展到以知識管理為核心的第三代辦公自動化系統(tǒng)。由于辦公自動化技術(shù)的不斷發(fā)展，辦公自動化新產(chǎn)品不斷的出現(xiàn)，辦公自動化的內(nèi)涵也在不斷地豐富和發(fā)展。第一代的辦 公自動化是在80年代發(fā)展起來，而在80年代末期和90年代初期興盛的，它指的是傳真機(jī)、打字機(jī)、復(fù)印機(jī)等辦公設(shè)備的使用。第二代的辦公自動化是在90年代中期發(fā)展壯大起來的，主要是指用電腦進(jìn)行文書存貯、排版及輸出工作，用電腦對人事、財務(wù)等進(jìn)行管理。到21世紀(jì)之后，第三代的辦公自動化逐漸占據(jù)了主導(dǎo)地位，它的基本特點是融信息處理、業(yè)務(wù)流程和知識管理于一體的應(yīng)用系統(tǒng)。

第三代辦公自動化是以知識管理為核心，它以企業(yè)網(wǎng)絡(luò)和信息、系統(tǒng)為基礎(chǔ)，幫助企業(yè)發(fā)現(xiàn)和組織已經(jīng)獲取的信息，定位 于擁有專門技能的人，通過協(xié)作和企業(yè)培訓(xùn)傳遞這些知識，提供豐富的學(xué)習(xí)功能與知識共享機(jī)制，確保使用者能隨時隨地根據(jù)需要向?qū)＜覍W(xué)習(xí)、向企業(yè)現(xiàn)有知識學(xué)習(xí)，讓整個組織能有效利用知識，建立知識門戶和快速響應(yīng)系統(tǒng)，使員工在辦公自動化系統(tǒng)中的地位從被動向主動轉(zhuǎn)變并因此提高企業(yè)的運(yùn)作效率。通俗地講，知識管理是指在恰當(dāng)?shù)臅r間，將正確的知識傳給合適的人，讓他們采取最恰當(dāng)?shù)男袆?，以避免重?fù)錯誤和重復(fù)工作，它關(guān)注的是如何充分得到分布在不同地方的知識。

它具有以下幾個明顯的特征：

（一）強(qiáng)大的數(shù)據(jù)處理功能。功能豐富、來源豐富的數(shù)據(jù)信息處理功能面向知識管理的辦公自動化系統(tǒng)可以充分集成各種信息數(shù)據(jù)，這些數(shù)據(jù)不僅包括電子郵件信息，而且還包括文件系統(tǒng)中的文件、傳統(tǒng)的關(guān)系型數(shù)據(jù)庫數(shù)據(jù)、數(shù)據(jù)倉庫中的數(shù)據(jù)，甚至是Internet上的數(shù)據(jù)還可以充分利用各種協(xié)同工作手段包括多線程討論、文檔共享、電子郵件及一些輔助工具提供在線及時共享應(yīng)用等；并且可以提供不同層面的信息共享方式，包括移動通訊設(shè)備的支持、手機(jī)的WAP接入訪問、PDA的支持、統(tǒng)一消息為基礎(chǔ)的提醒功能以及信息的傳真功能。

（二）知識管理原則。辦公自動化系統(tǒng)起到“知識管理”的平與門戶作用，面向知識管理的辦公自動化系統(tǒng)逐步把知識管理原則與實踐融入每個員工的日常工作中去。

（三）辦公自動化是不斷發(fā)展的科學(xué)體系。在實施辦公自動化時，辦公自動化的內(nèi)涵是不斷在發(fā)展變化的，為了使辦公自動化取得最好的效果，應(yīng)該密切注意辦公自動化技術(shù)及產(chǎn)品發(fā)展的最新進(jìn)展，用最新的技術(shù)、設(shè)備和觀念來制定辦公自動化的有關(guān)規(guī)劃，以達(dá)到花費(fèi)最少，收益最大的目的。

二、辦公自動化的發(fā)展趨勢

經(jīng)過近30年的發(fā)展，辦公自動化越來越成熟了，使得其應(yīng)用范圍也愈來愈廣。辦公自動化已經(jīng)從以前只是在機(jī)關(guān)的辦公系統(tǒng)發(fā)展到現(xiàn)在各企業(yè)和各種工作部門都需要的辦公系統(tǒng)。在實際工作中，各企業(yè)同樣需要對內(nèi)或?qū)ν馓幚砀鞣N信息，因此也同樣有辦公自動化的必要。而且，在市場經(jīng)濟(jì)的條件下，企業(yè)和各種工作部門的辦公事務(wù)將越來越繁重，企業(yè)和工作人員快速、有效的協(xié)調(diào)越來越顯得重要，越來越有必要實施辦公的自動化。辦公自動化系統(tǒng)是企業(yè)和工作部門的數(shù)字神經(jīng)系統(tǒng)的重要部分，沒有一個快速反應(yīng)的神經(jīng)系統(tǒng)的協(xié)助，任何企業(yè)和工作部門將難以獲得長期、穩(wěn)定、快速的發(fā)展。實際上，越來越多的企業(yè)和工作部門己經(jīng)把辦公自動化提到日程上來，很多企業(yè)和工作部門都在不同的層次上實現(xiàn)了辦公自動化。但同時，不同層次的辦公自動化系統(tǒng)對辦公人員的要求也不同。從前的辦公自動化是個體工作的自動化，不要求所有的辦公人員都加入到辦公自動化的流程和使用中，這些工作只是由一些專門的操作人員來做。而現(xiàn)代的辦公自動化系統(tǒng)通過計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)將所有員工聯(lián)系起來，通過網(wǎng)絡(luò)來完成大部分的辦公工作，是全員的辦公自動化。并且，現(xiàn)代辦公自動化系統(tǒng)的功能越來越先進(jìn)，使用起來越來越簡單。尤其是最先進(jìn)的WEB方式的辦公自動化系統(tǒng)，辦公人員只要能掌握簡單的W礬DOWS和WEB的操作，基本上就能應(yīng)付所有的計算機(jī)應(yīng)用了并能熟練的操作辦公系統(tǒng)。這樣辦公自動化系統(tǒng)已經(jīng)起到了推動企業(yè)和工 作部門的整體快速發(fā)展、提高工作效率、增強(qiáng)競爭實力的作用?？萍及l(fā)展到現(xiàn)在的地步，隨著企業(yè)和各部門的發(fā)展，企業(yè)內(nèi) 部以及企業(yè)之間的聯(lián)系越來越多，因此對企業(yè)中的辦公自動化 也有著更進(jìn)一步的要求，從而使“數(shù)字化辦公”和“協(xié)作辦公”成 為辦公自動化系統(tǒng)今后的主要發(fā)展方向。

三、結(jié)論

從以上對國際國內(nèi)辦公自動化的發(fā)展趨勢的分析來看，辦公自動化進(jìn)入企業(yè)正是其發(fā)展的必然趨勢。隨著我國加入WTO后，企業(yè)和政府工作部門對信息化程度的建設(shè)加大了力度，實施辦公自動化系統(tǒng)實現(xiàn)行政管理信息網(wǎng)絡(luò)化勢在必行，辦公自動化將成為網(wǎng)絡(luò)的第一應(yīng)用，對企業(yè)和職能部門的信息引導(dǎo)、辦事效率的提高以及提高我國在國際上的競爭實力和與國 際接軌起到積極作用并產(chǎn)生深遠(yuǎn)的影響。將辦公自動化系統(tǒng)應(yīng)用于企業(yè)中，針對企業(yè)發(fā)展所需要的。數(shù)字化辦公”和“協(xié)作辦公”，設(shè)計符合企業(yè)使用的先進(jìn)辦公自動化系統(tǒng)，將是辦公自動化系統(tǒng)繼續(xù)發(fā)展前進(jìn)的方向。

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