談農(nóng)機科研檔案的現(xiàn)代化管理

趙汀

[摘 要]農(nóng)機科研檔案是現(xiàn)代科研管理工作的重要組成部分，做好農(nóng)機科研檔案管理工作就要實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化。本文闡述了現(xiàn)代農(nóng)機科研檔案的內(nèi)容和特點，以及管理農(nóng)機科研檔案的內(nèi)涵和作用，深入的研究了如何進行農(nóng)機科研單位的現(xiàn)代化檔案建立、管理及應(yīng)用，全面系統(tǒng)的總結(jié)了一套科學(xué)的、全面的、系統(tǒng)的、切實可行的農(nóng)機科研檔案的現(xiàn)代化管理規(guī)程。

[關(guān)鍵詞]農(nóng)機；科研檔案；現(xiàn)代化管理

[中圖分類號]G271[文獻標識碼] A [文章編號] 1009 — 2234（2014）06 — 0174 — 02

一、農(nóng)機科研檔案的內(nèi)容和特點

農(nóng)機科研檔案是現(xiàn)代科研管理工作的重要組成部分，是科研活動的重要環(huán)節(jié)?？蒲姓n題管理、科研成果管理、科技人才管理、科研儀器管理、科研統(tǒng)計管理，都與檔案管理有著密不可分的聯(lián)系。建立完整的農(nóng)機科研檔案是科研管理規(guī)范化、科學(xué)化、信息化的重要標志，而農(nóng)機科研檔案的科學(xué)化、規(guī)范化管理直接影響農(nóng)機科研管理工作效率的提高。

農(nóng)機科研檔案是在農(nóng)機科學(xué)研究管理和實踐活動中直接形成的具有保存價值的文字、圖表、計算機軟件數(shù)據(jù)、聲像等各種形式的文獻資料。農(nóng)機科研檔案是開展農(nóng)機科研活動的真實記錄，是科研人員知識與智慧的積累，是科研儲備的一種形式和重要的信息資源，其本身具有社會性、歷史性、確定性和原始記錄性等特點。農(nóng)機科研檔案從內(nèi)容上劃分，包括科研準備階段中科研課題申請書、項目立項文件、經(jīng)費下達文件、項目合同書、審批文件、任務(wù)書、項目計劃書等文件；研究實驗階段中的項目實施方案、試驗設(shè)計書、試驗原始數(shù)據(jù)、實驗報告、項目進展報告、專利申請的有關(guān)文件材料；總結(jié)鑒定驗收階段中的試驗工作總結(jié)，科研報告、論文、專著、技術(shù)鑒定材料、科研投資情況、成果和獎勵申報中的成果和獎勵申報資料及審批材料；科研成果推廣應(yīng)用階段中的推廣應(yīng)用方案，轉(zhuǎn)讓合同，科研成果中間試驗計劃；科研產(chǎn)品推廣應(yīng)用的經(jīng)濟效益和社會效益證明材料等。從載體材料上可分為：紙質(zhì)檔案、照片檔案、錄音錄像檔案、計算機軟盤光盤檔案、實物檔案等不同形式。

二、農(nóng)機科研檔案的內(nèi)涵和作用

1.農(nóng)機科研檔案是進行積累科研經(jīng)驗的重要準備。

農(nóng)機科研發(fā)展的延伸，要求有農(nóng)機科研經(jīng)驗的積累，而積累農(nóng)機科研經(jīng)驗的最重要形式，就是把農(nóng)機科研活動經(jīng)歷及其成果真實的記錄到農(nóng)機科研檔案中，這就是說，農(nóng)機科研檔案是記錄科研思維、科研成果的一種表達和存在形式，它對于促進農(nóng)業(yè)機械現(xiàn)代化具有重要作用。

2.農(nóng)機科研檔案是進行科學(xué)研究的佐證材料。

農(nóng)機科研檔案是科學(xué)研究不可缺少的佐證和參考材料，農(nóng)機科研人員在制定科研計劃、編寫課題任務(wù)書時，都必須要進行查新，對過去的農(nóng)機科研檔案中的同類成果，要吸取精華剔除糟粕，借鑒已有的成果，為己所用。要想進行科學(xué)研究，就必須大量地閱讀和占有可靠的資料，這些都要以完整、準確的農(nóng)機科研檔案作為依據(jù)，同時，它還是判定科研成果歸屬與解決知識產(chǎn)權(quán)糾紛的重要依據(jù)。因此，農(nóng)機科研檔案不僅是進行農(nóng)機科研活動的重要佐證材料，還是農(nóng)機科研活動的必要依據(jù)，所以說，農(nóng)機科研檔案同農(nóng)機科研活動的關(guān)系密不可分。

3.農(nóng)機科研檔案是進行學(xué)術(shù)交流的有力工具。

學(xué)術(shù)交流是農(nóng)機科研活動的一項重要內(nèi)容，農(nóng)機科研檔案既是科研活動的真實記錄，又是學(xué)術(shù)交流的有力工具。隨著社會的發(fā)展，農(nóng)村對高端農(nóng)機產(chǎn)品需求不斷加大，產(chǎn)品更新?lián)Q代不斷提速，這就促使農(nóng)機科技人員要創(chuàng)新研發(fā)理念，不斷推出符合市場需求的新產(chǎn)品，農(nóng)機科研人員之間的交流也在不斷擴大，國內(nèi)外同行間的交往不斷增多，但即使是信息交流高度發(fā)達的今天，農(nóng)機科研檔案作為學(xué)術(shù)交流工具的作用仍然不可代替。

三、農(nóng)機科研檔案的現(xiàn)代化管理

農(nóng)機科研檔案現(xiàn)代化管理是以系統(tǒng)論為基礎(chǔ)，以數(shù)學(xué)方法為工具，借助計算機、數(shù)字通信技術(shù)，組成最佳的結(jié)構(gòu)體系，并充分發(fā)揮管理的系統(tǒng)化、定量化、智能化的需求，充分的調(diào)動人的主動性、積極性、和創(chuàng)造性〔1]。建立健全現(xiàn)代化農(nóng)機科研檔案是為農(nóng)機科研事業(yè)發(fā)展服務(wù)的，多年的實踐證明，我省農(nóng)機科研檔案采取的多是傳統(tǒng)的手工管理方法或部分電子管理方法，在當今電子信息化形勢下產(chǎn)生了一系列問題，檔案管理上手段、上水平，實行現(xiàn)代化管理已成為一種必然趨勢。因此，實現(xiàn)農(nóng)機科研檔案的現(xiàn)代化管理，才能適應(yīng)農(nóng)機科研事業(yè)發(fā)展的需要。

1.認真查閱各類農(nóng)機科研檔案。

農(nóng)機是農(nóng)村發(fā)展經(jīng)濟，農(nóng)民增產(chǎn)增收的重要手段。在整個農(nóng)業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營、技術(shù)裝備、田間管理、種子包衣、種植收獲、畜牧養(yǎng)殖、土壤改良、農(nóng)村能源再生利用、農(nóng)產(chǎn)品加工、運輸、及農(nóng)技推廣服務(wù)中，農(nóng)機科研作為一個重要科技系統(tǒng)積累了許多有價值的技術(shù)資料， 這些資料是農(nóng)機科研工作的直接記錄，也是重要的科技資源〔2]。

認真查閱各類農(nóng)機科研檔案，是實現(xiàn)農(nóng)機科研檔案分類管理的標準化、規(guī)范化的首要工作。黑龍江省畜牧機械化研究所自1961年建所以來，承擔國家、省市科研課題182項，獲國家專利57項（其中：發(fā)明專利8項），為我所科技人員尤其是青年科技人員留下了許多珍貴的農(nóng)機科研成果和相關(guān)各類設(shè)計圖紙、光盤影像資料及樣機、實驗設(shè)備等物質(zhì)資產(chǎn)，由于多年來未做全面的清查，未建立計算機管理的電子檔案，因而不可避免地存在許多重復(fù)或無查考價值的文件，所以首先要進行認真查閱，除去那些過時的無用的資料，保留適應(yīng)現(xiàn)代農(nóng)機發(fā)展趨勢的資料，才能保證今后在全所實行高效的計算機管理的電子檔案。

2.對農(nóng)機科研資料進行規(guī)范化管理。

加強農(nóng)機科研檔案管理的規(guī)范化和數(shù)字化建沒，應(yīng)制定農(nóng)機科研檔案管理的中長期規(guī)劃，這是轉(zhuǎn)變目前農(nóng)機科研檔案管理薄弱狀況，不斷提高農(nóng)機科研和科研管理水平的有效途徑。建立現(xiàn)代化農(nóng)機科研檔案，用現(xiàn)代化手段保存檔案，目的就是更好地為社會為農(nóng)機科技人員提供有效的利用空間。規(guī)范化的農(nóng)機科研檔案，能夠推動農(nóng)機科研事業(yè)為“三農(nóng)”服務(wù)，為現(xiàn)代化大農(nóng)業(yè)服務(wù)，在農(nóng)機科研事業(yè)發(fā)展進程中，實現(xiàn)檔案管理工作的自身價值，也會實現(xiàn)對農(nóng)機科研檔案管理工作的檢驗和推動，從而實現(xiàn)檔案管理工作助力農(nóng)業(yè)生產(chǎn)機械化和社會主義新農(nóng)村建設(shè)。把農(nóng)機科研檔案這一信息資源變成活的物資財富，還要樹立農(nóng)機科研檔案利用的創(chuàng)新意識，把檔案利用由靜態(tài)保管，變?yōu)閯討B(tài)利用〔3]。

3.真實錄入農(nóng)機科研檔案數(shù)據(jù)。

農(nóng)機科研檔案的數(shù)據(jù)錄入綜合性強，有科研課題立項申報檔案、科研課題執(zhí)行計劃檔案、科研成果鑒定檔案、科研成果各類獎項申報檔案、科研成果國家專利申報檔案、各類科研成果圖紙、農(nóng)機科研成果推廣、轉(zhuǎn)讓檔案、技術(shù)服務(wù)檔案、科技人員專用研究工具設(shè)備檔案、實驗室各類儀器設(shè)備檔案、農(nóng)機科研成果中試加工設(shè)備檔案等等幾大門類。檔案管理人員要按照農(nóng)機科研不同研究方向產(chǎn)生的各類檔案和各類技術(shù)資料檔案進行分類、整理、加工、鑒定、立卷，使之成為有參考利用價值的科技信息資源。檔案工作人員既要熟悉檔案業(yè)務(wù)又要熟悉農(nóng)機科研專業(yè)知識，還要深刻領(lǐng)會和掌握農(nóng)機科研行業(yè)標準，樹立高度的工作責任心，真實做好檔案數(shù)據(jù)的錄入工作，積極參與檔案學(xué)術(shù)研究，不斷提高理論研究水平。 農(nóng)機科研檔案人員肩負著為“三農(nóng)”服務(wù)，為現(xiàn)代化大農(nóng)業(yè)助力的歷史職責，有義務(wù)將經(jīng)手的所有檔案資料運用計算機進行管理，建立完善電子檔案，豐富科技信息資源，推動農(nóng)機科研事業(yè)發(fā)展。

4.對農(nóng)機科研成果進行規(guī)范化分類。

農(nóng)機科研檔案管理應(yīng)具有系統(tǒng)性、完整性、規(guī)范性、安全性、時效性和真實性。標準化、規(guī)范化既是對農(nóng)機科研檔案科學(xué)管理的一種控制手段，又是管理的基礎(chǔ)，是提高農(nóng)機科研檔案管理水平的必由之路，也是實現(xiàn)農(nóng)機科研檔案管理現(xiàn)代化的前提。我們要在農(nóng)機科研單位推行檔案標準化管理，就是要在搞好調(diào)查研究和科學(xué)分析的基礎(chǔ)上，建立起符合農(nóng)機科研檔案工作規(guī)律和特點的檔案標準化管理制度，使檔案管理各項工作環(huán)節(jié)按一定的標準來進行。對農(nóng)機科研檔案工作的技術(shù)、方法和設(shè)備在一定的原則下進行規(guī)范，對農(nóng)機科研成果按照行業(yè)標準進行分類，共分大類、小類和品目三個層次。其中大類分以下十四種：耕整地機械、種植施肥機械、田間管理機械、收獲機械、農(nóng)產(chǎn)品初加工機械、農(nóng)用搬運機械、排灌機械、畜牧水產(chǎn)養(yǎng)殖機械、動力機械、農(nóng)村可再生能源利用機械、農(nóng)田基本建設(shè)機械、設(shè)施農(nóng)業(yè)機械和其他機械。小類和品名在在大類的基礎(chǔ)上再進行細分。這樣分類進行計算機檢索的顯著優(yōu)勢就是能夠滿足人們族性檢索的需要，從而達到標準化和規(guī)范化管理〔4〕。

5.對農(nóng)機科研檔案進行科學(xué)整理和命名。

農(nóng)機科研檔案必須經(jīng)過科學(xué)的整理和編目，才能系統(tǒng)化、條理化，才能揭示農(nóng)機科研檔案的內(nèi)容，為提供利用創(chuàng)造條件。如果農(nóng)機檔案整理得比較粗糙，沒有規(guī)范農(nóng)機科研檔案的標題或命名不科學(xué)，組卷過大以及案卷題目不能揭示卷內(nèi)文件內(nèi)容，造成部分檔案有目難查，使不少有重要價值的檔案被埋沒，這就給農(nóng)機科研檔案利用工作帶來極大的不便，檔案管理人員只能憑經(jīng)驗擴大查檔范圍。其結(jié)果既加大了查閱者的工作量，又浪費了利用者的寶貴時間，更重要的是許多本該提供利用的檔案因此而未能被利用，體現(xiàn)不出科研為社會服務(wù)，為經(jīng)濟建設(shè)服務(wù)的理念。傳統(tǒng)的農(nóng)機科研檔案管理模式中，科研成果、檔案資料作為信息實體被單獨保存著，各個檔案信息資源都是相互獨立的，既沒有按照農(nóng)機行業(yè)相關(guān)標準命名，也沒有體現(xiàn)出農(nóng)機行業(yè)特點，不利于分析、使用。而建立農(nóng)機科研資源信息庫，通過電子檔案數(shù)據(jù)中心把農(nóng)機科研檔案資源整合起來，集中管理，形成一個統(tǒng)一的利用平臺，通過準確查詢農(nóng)機科研成果分類號或者相關(guān)農(nóng)業(yè)機械的全稱，進行檢索，從而保證了所查詢資料的準確率。

運用計算機對農(nóng)機科研檔案進行現(xiàn)代化管理，不但具有快速進行檔案的收集、整理、編制檢索工具、內(nèi)容介紹和編制內(nèi)目錄等優(yōu)點，同時計算機還具有判別、診斷、篩選、鑒定等功能，關(guān)鍵是轉(zhuǎn)變了農(nóng)機科研檔案工作人員以往的工作觀念?？梢哉f，運用計算機進行檔案管理是農(nóng)機科研檔案管理上的一大飛躍，實現(xiàn)農(nóng)機科研檔案管理現(xiàn)代化，須加速實現(xiàn)科研單位檔案工作人員素質(zhì)現(xiàn)代化，如果科研單位檔案人員沒有現(xiàn)代化意識，就會影響農(nóng)機科研檔案管理現(xiàn)代化的進程。農(nóng)機科研檔案工作的性質(zhì)決定了檔案工作者既是專業(yè)型人才，又是管理型人才，只有擁有一批具有高素質(zhì)的新型檔案人才隊伍，農(nóng)機科研檔案事業(yè)才能不斷興旺發(fā)達。農(nóng)機科研檔案管理在農(nóng)業(yè)機械化和現(xiàn)代化大農(nóng)業(yè)中起著提供信息、推動發(fā)展的作用。所以，農(nóng)機科研檔案工作者要熟練運用計算機做好科研資料的收集、整理、鑒定、歸檔工作，提高農(nóng)機科研檔案資源的開發(fā)利用效率，讓適應(yīng)農(nóng)村經(jīng)濟發(fā)展的科研新成果盡快轉(zhuǎn)化為生產(chǎn)力，為農(nóng)民增產(chǎn)增收做出更大的貢獻。

〔參 考 文 獻〕

〔1〕 張紅梅.淺談檔案現(xiàn)代化管理〔J〕.檔案管理.2011，（05）.

〔2〕 郝麗娟.淺述科技檔案在農(nóng)機化工作中的作用〔J〕.農(nóng)村牧區(qū)機械化.1996，（02）：35

〔3〕 蔡月仙，姚錫鎮(zhèn).淺談科研檔案的管理創(chuàng)新〔J〕.科技管理研究.2003，（06）：104-105.

〔4〕 王心穎.韓雪.《農(nóng)業(yè)機械分類》農(nóng)業(yè)行業(yè)標準發(fā)布實施〔J〕.農(nóng)業(yè)開發(fā)與裝備.2008，（08）.

〔責任編輯：譚 蕊〕