新時(shí)期事業(yè)單位檔案管理工作的思考

張克非

[摘 要]事業(yè)單位的檔案管理工作是指把事業(yè)單位的日常工作以及開展的不同的工作活動系統(tǒng)地記錄在檔案中。在新的歷史發(fā)展時(shí)期，一個(gè)事業(yè)單位的檔案管理水平的高低能影響該單位發(fā)展的好壞，因此事業(yè)單位應(yīng)該重視單位檔案管理工作。

[關(guān)鍵詞]事業(yè)單位；檔案管理；工作方式；發(fā)展；創(chuàng)新

[中圖分類號]G271 [文獻(xiàn)標(biāo)識碼] A [文章編號] 1009 — 2234（2014）06 — 0172 — 02

引言：

隨著我國社會經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展進(jìn)步，我國的事業(yè)單位的檔案管理工作也應(yīng)該適應(yīng)時(shí)代的需要，使檔案管理工作向現(xiàn)代化、信息化方向發(fā)展。目前基于我國的基本國情，我國的事業(yè)單位是很特殊的單位，在很大程度上是屬于公益性質(zhì)的單位，因此事業(yè)單位的檔案管理具有與政府機(jī)關(guān)不一樣的形式，在檔案管理上具有獨(dú)特的特點(diǎn)。而在新的歷史時(shí)期，事業(yè)單位的檔案管理工作要隨著社會的發(fā)展進(jìn)步而采取新的形式，完善事業(yè)單位的檔案管理工作制度。

一、 事業(yè)單位檔案管理工作的現(xiàn)狀概述

1.1 沒有合理的配置檔案管理工作人員

在社會主義市場經(jīng)濟(jì)條件下，很多的工作人員缺乏耐心與激情，不能在一個(gè)崗位上工作很長時(shí)間，特別是那些平淡無奇的工作，而事業(yè)單位的檔案管理工作就屬于這樣的工作，因此現(xiàn)在事業(yè)單位的檔案管理工作缺少實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)豐富的人員與想長時(shí)間從事這個(gè)方面工作的新人。由于很多剛進(jìn)入事業(yè)單位檔案管理工作的工作人員經(jīng)常更換，直接對事業(yè)單位的檔案整理與記錄產(chǎn)生了不利的影響，使檔案管理工作變得很混亂，有時(shí)甚至丟失事業(yè)單位重要的檔案文件等。因此事業(yè)單位要對檔案管理工作有足夠的重視，配置優(yōu)秀的工作人員，充實(shí)檔案管理工作的隊(duì)伍。

1.2 不能合理利用事業(yè)單位的檔案資源

一些事業(yè)單位的檔案管理工作處于一直由單位專項(xiàng)撥款進(jìn)行基本維持的局面，檔案管理工作人員不能對事業(yè)單位的檔案進(jìn)行整理、收集以及保管等工作，更不能有效地開發(fā)利用這些寶貴的資源。事業(yè)單位進(jìn)行檔案管理工作就是要在將來有效地開發(fā)利用這個(gè)資源，因此檔案管理工作人員要正確管理資源，而且這些信息資源能為該單位帶來一定的經(jīng)濟(jì)效益或者參考價(jià)值，能廣泛地服務(wù)于事業(yè)單位。但是從近些年的觀察可以看到，很少的事業(yè)單位能有效地開發(fā)利用檔案資料，事業(yè)單位的檔案資料只能一直被動地放在檔案室，而且管理的模式也很單一。這樣的管理模式不能促進(jìn)檔案資料的可持續(xù)發(fā)展與保存，事業(yè)單位應(yīng)該激活這些檔案資料的活力，實(shí)實(shí)在在為單位帶來價(jià)值，這樣才能更好地保護(hù)檔案資源。

1.3 事業(yè)單位的檔案管理工作沒有統(tǒng)一的管理制度

一些事業(yè)單位的檔案管理工作只是一種形式，沒有專人負(fù)責(zé)，也沒有明確的管理制度，對檔案資源的重要性更沒有明確的認(rèn)識。而且一些事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)干部也不注重日常工作的記錄，甚至認(rèn)為檔案管理工作只是一個(gè)象征性的部門，沒有必要花費(fèi)很多人力與物力對檔案資源進(jìn)行管理，因此事業(yè)單位的檔案管理工作經(jīng)常處于一個(gè)邊緣化的狀態(tài)。很多的事業(yè)單位更沒有制定明確的管理檔案資料的規(guī)章制度，缺乏統(tǒng)一的管理，這樣也嚴(yán)重影響了他們的工作積極性、主動性與創(chuàng)新性。因此事業(yè)單位應(yīng)該制定科學(xué)合理的檔案管理規(guī)章制度，對事業(yè)單位的檔案資源進(jìn)行有序的管理。

1.4 檔案管理工作人員缺乏相應(yīng)的專業(yè)技能

事業(yè)單位的檔案管理工作是一項(xiàng)很枯燥乏味的工作，因此需要檔案管理工作人員具備較強(qiáng)的責(zé)任感、較高專業(yè)素質(zhì)與技能以及較好的職業(yè)道德。隨著社會經(jīng)濟(jì)的發(fā)展進(jìn)步，事業(yè)單位的檔案管理工作出現(xiàn)了很多新的工作方式與方法，因此檔案管理工作人員要不斷學(xué)習(xí)充實(shí)和更新專業(yè)知識，讓他們更適應(yīng)檔案管理工作，使單位的檔案管理工作變得有條有理。而目前一些檔案管理工作人員沒有進(jìn)行過相關(guān)的訓(xùn)練，不了解檔案管理工作的基本流程，那么就不能順利開展工作，檔案管理就變得模糊不清。一些檔案管理工作人員沒有工作的責(zé)任感，工作時(shí)三心二意，不嚴(yán)格按照規(guī)章制度進(jìn)行檔案的記錄與保存，不能去過去的檔案進(jìn)行整理分類，甚至丟失單位的檔案。

1.5 檔案的管理系統(tǒng)比較落后

隨著社會科學(xué)的發(fā)展進(jìn)步，新技術(shù)與新發(fā)明廣泛地應(yīng)用到日常工作生活中，這些發(fā)展變化也深刻地影響著檔案管理系統(tǒng)的發(fā)展變化，特別是計(jì)算機(jī)科學(xué)技術(shù)的快速發(fā)展進(jìn)步，使事業(yè)單位的檔案管理向現(xiàn)代化的方向發(fā)展。但是有些事業(yè)單位不能深刻意識到這個(gè)形勢的發(fā)展變化，不能將計(jì)算機(jī)合理地應(yīng)用到日常工作中，因此更不可能在檔案管理工作中利用計(jì)算機(jī)，依然在檔案工作中使用紙質(zhì)保存文檔。而有些事業(yè)單位雖然在檔案管理工作中采用了計(jì)算機(jī)，但是檔案管理工作人員為了方便，只是將相關(guān)的信息文件輸入到計(jì)算機(jī)中對其進(jìn)行簡單的保存，計(jì)算機(jī)資源沒有得到充分的利用。

1.6 檔案管理的意識薄弱

在新的歷史時(shí)期，事業(yè)單位的檔案管理信息化是順應(yīng)歷史發(fā)展趨勢的，而且對于提高事業(yè)單位的信息化辦公能力也很重要。但是由于部分事業(yè)單位的檔案管理意識不強(qiáng)，造成很多有關(guān)單位的重要事件沒有得到及時(shí)的記錄，這很可能影響以后該事業(yè)單位的回顧，不能為單位的發(fā)展提供借鑒，因此在不知不覺中影響事業(yè)單位的發(fā)展進(jìn)程。因此事業(yè)單位應(yīng)該加強(qiáng)檔案管理制度的宣傳力度，使事業(yè)單位的工作人員都能提高檔案管理工作的意識。

二、 新時(shí)期事業(yè)單位的檔案管理工作的必要性

在新的時(shí)期，事業(yè)單位的檔案管理工作其實(shí)是對人力資源的管理，因此檔案管理工作關(guān)系到事業(yè)單位的每一個(gè)工作人員。而且事業(yè)單位的檔案管理工作水平在一定程度上能夠反映出事業(yè)單位工作人員的專業(yè)素質(zhì)與技能。事業(yè)單位的工作人員的升調(diào)要以個(gè)人的檔案為主要依據(jù)，因此對事業(yè)單位的工作人員來說，人事檔案是非常重要的文件資料。而在這個(gè)信息化的時(shí)代，檔案資料對個(gè)人更加的重要，事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)干部可以通過查看某人的檔案情況決定其任用。某人檔案管理資料是關(guān)于個(gè)人在不同時(shí)期的成長歷程以及所獲榮譽(yù)獎勵情況，而且在事業(yè)單位人力資源的合理配置上起到舉足輕重的作用，因此做好人事檔案管理工作對于做好事業(yè)單位人力資源配置工作具有重要影響?？傊谛碌臍v史時(shí)期，事業(yè)單位做好檔案管理工作是非常有必要的。

三、新時(shí)期事業(yè)單位檔案管理的創(chuàng)新分析

在新的歷史發(fā)展時(shí)期，事業(yè)單位要結(jié)合實(shí)際對單位檔案管理工作進(jìn)行思考，并且運(yùn)用新的科學(xué)方法對檔案管理工作進(jìn)行創(chuàng)新與發(fā)展，要及時(shí)采用新技術(shù)與新方法，完善檔案管理工作制度。而檔案管理工作是事業(yè)單位的必需的基礎(chǔ)性的工作，他可以有效維護(hù)單位與工作人員的合法權(quán)益，也能為單位的工作生產(chǎn)提供依據(jù)。在這個(gè)信息化的新時(shí)期，事業(yè)單位的檔案管理工作也要適應(yīng)信息化、現(xiàn)代化的要求，因此事業(yè)單位要對檔案管理工作給予足夠的全面的思考。

3.1 提高檔案管理工作人員的素質(zhì)

新時(shí)期的事業(yè)單位檔案管理工作的順利進(jìn)行，首先要擁有優(yōu)秀的檔案管理工作人員，一方面事業(yè)單位要招收高素質(zhì)的、經(jīng)驗(yàn)豐富的檔案管理工作人員，另一方面要對新的檔案管理工作人員進(jìn)行必要的專業(yè)培訓(xùn)與道德素質(zhì)培訓(xùn)，提高他們的專業(yè)素質(zhì)與技能，這樣才能促進(jìn)檔案管理工作人員隊(duì)伍的合理發(fā)展與開創(chuàng)后繼有人的局面。

3.2 改善檔案管理工作人員的工作環(huán)境

檔案管理工作人員處于比較好的工作環(huán)境中，能夠提高他們的工作積極性與主動性，因此要改善他們的工作環(huán)境。而且好的檔案管理環(huán)境，也有利對檔案進(jìn)行整理與保存，因此事業(yè)單位要有長遠(yuǎn)與發(fā)展的眼光，對檔案的保持環(huán)境投入一定的經(jīng)費(fèi)，日后會產(chǎn)生較大的經(jīng)濟(jì)效益與社會價(jià)值，使事業(yè)單位的發(fā)展具有歷史的沉淀。

3.3 建立完善的檔案管理工作制度

事業(yè)單位要積極建立與完善一系列的檔案資料的管理制度，這樣事業(yè)單位開展檔案管理工作就有章可循，有法可依，有利于檔案管理工作進(jìn)入正規(guī)的發(fā)展渠道，也促進(jìn)檔案管理工作的可持續(xù)發(fā)展。隨著社會的發(fā)展進(jìn)步，過去的檔案管理工作的規(guī)章制度可能不再適應(yīng)現(xiàn)在社會的需要，事業(yè)單位要及時(shí)改進(jìn)工作制度，在進(jìn)行檔案管理時(shí)，事業(yè)單位的工作人員都要嚴(yán)格執(zhí)行規(guī)章制度，保障檔案管理制度的執(zhí)行力度，合理有效地利用開發(fā)檔案資源。

3.4 提高檔案管理工作人員對檔案管理工作的認(rèn)識水平

在實(shí)際的工作中，只要檔案管理工作人員對檔案管理工作的重要性有足夠的認(rèn)識，提高他們的思想覺悟，他們才能在工作中嚴(yán)格按照工作制度辦事，才能提高檔案管理工作的效率，從而提高他們的創(chuàng)新意識與工作的能力，增強(qiáng)他們對工作的責(zé)任感與奉獻(xiàn)精神。

3.5 加強(qiáng)檔案管理工作的信息化建設(shè)

事業(yè)單位的檔案管理工作也要跟隨信息化的潮流，在檔案管理工作中運(yùn)用先進(jìn)的科技手段，提高檔案管理工作的效率與質(zhì)量。事業(yè)單位檔案管理工作人員在計(jì)算機(jī)的輔助下，要及時(shí)更新檔案內(nèi)容，準(zhǔn)確保存各類檔案信息，充分利用計(jì)算機(jī)與掃描儀等現(xiàn)代化設(shè)備保存圖片以及聲像等檔案資料，這樣也可以實(shí)現(xiàn)檔案資料保存的無紙化，節(jié)省資金與空間。

3.6 逐漸實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的數(shù)字化

檔案信息資源的數(shù)字化是對檔案原文件保存的重要方式，事業(yè)單位應(yīng)該充分利用先進(jìn)的信息手段把各種物質(zhì)化信息資源進(jìn)行數(shù)字化的保存工作，并且建立起檔案全文數(shù)據(jù)庫和檔案目錄數(shù)據(jù)庫，為事業(yè)單位的每個(gè)工作人員提供服務(wù)。同時(shí)檔案管理工作的數(shù)字化要結(jié)合傳統(tǒng)的檔案管理工作的方法，使兩者相互補(bǔ)充，相互共存，共同發(fā)展。

四、總結(jié)

在新的歷史發(fā)展時(shí)期，事業(yè)單位要對檔案管理工作有所思考，認(rèn)識要有所提高。在這個(gè)社會大發(fā)展的時(shí)期，事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)干部要及時(shí)抓住時(shí)機(jī)，更新觀念，認(rèn)識到檔案工作的重要性，建立與完善檔案管理制度，并不斷進(jìn)行更新，采用新的科學(xué)的方式方法，積極改善現(xiàn)代檔案管理模式，對檔案管理工作人員進(jìn)行不定期的培訓(xùn)，引進(jìn)與使用先進(jìn)的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)庫技術(shù)，為實(shí)現(xiàn)事業(yè)單位的檔案管理工作的穩(wěn)步發(fā)展提供必要的設(shè)施、人才與制度。檔案管理工作在新時(shí)期遇到新問題時(shí)，事業(yè)單位一方面要采取有針對性的方法，另一方面也要提高檔案管理工作人員的綜合素質(zhì)。當(dāng)前我國正在處于對事業(yè)單位進(jìn)行全面改革的時(shí)期，這既給檔案管理事業(yè)工作帶來了挑戰(zhàn)，同時(shí)也提供了在改革中創(chuàng)新和前進(jìn)的機(jī)遇。

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〔責(zé)任編輯：譚 蕊〕