在服務(wù)專業(yè)建設(shè)中推進(jìn)檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化

宋輝宇

【摘 要】高校檔案工作是一項基礎(chǔ)性工作，肩負(fù)著記錄和承載高校建設(shè)與發(fā)展的歷史使命，隨著教育事業(yè)改革發(fā)展，檔案呈現(xiàn)出數(shù)量劇增、內(nèi)容豐富、形式多樣的特點。檔案工作在穩(wěn)定中求發(fā)展，在發(fā)展中求創(chuàng)新，對于展示輝煌成就、繼承優(yōu)良傳統(tǒng)、強(qiáng)化辦學(xué)特色、實現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展具有重要意義。目前高校檔案工作存在著未能按照教育管理規(guī)律主動收集有保存和利用價值的檔案材料導(dǎo)致大量原始資料流失；存在部門私有和自行其是的現(xiàn)象，削弱了檔案管理，降低了檔案資源的利用率，制約了檔案工作開展；檔案管理制度確定的歸檔范圍具有概括性，可操作性不強(qiáng)，日常工作欠缺針對性、統(tǒng)一性、系統(tǒng)性等問題。檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化是檔案實現(xiàn)現(xiàn)代化管理的前提和保證。筆者結(jié)合工作實際就高校檔案工作如何圍繞在服務(wù)專業(yè)建設(shè)的過程中推行高校檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化的意義、作用和辦法展開深入探討。

【關(guān)鍵詞】專業(yè)建設(shè)；檔案工作；標(biāo)準(zhǔn)化

高校檔案工作作為一項基礎(chǔ)性工作，肩負(fù)著記錄和承載高校建設(shè)與發(fā)展的歷史使命，檔案工作在穩(wěn)定中求發(fā)展，在發(fā)展中求創(chuàng)新，對于高校繼承優(yōu)良傳統(tǒng)、進(jìn)行改革創(chuàng)新、強(qiáng)化辦學(xué)特色、展示輝煌成就、實現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展具有重大意義。自2008年《高等學(xué)校檔案管理辦法》（教育部第27號令）實施以來，我省高校檔案工作進(jìn)一步規(guī)范，檔案管理和保障進(jìn)一步增強(qiáng)，取得了令人欣慰的成績。但是隨著高等教育的改革發(fā)展，高校檔案呈現(xiàn)出數(shù)量劇增，內(nèi)容豐富，形式多樣的特點，作為高校的一名檔案工作者，一名任課教師，筆者在工作中深刻感受到因多種主客觀因素的相互作用，高校檔案工作中面臨著不少的困惑和問題。檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化是檔案實現(xiàn)現(xiàn)代化管理的前提和保證。本文立足于服務(wù)師生，服務(wù)社會，展現(xiàn)校本文化特色，就檔案工作如何圍繞著服務(wù)專業(yè)建設(shè)推行高校檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化展開深入探討。

一、服務(wù)專業(yè)建設(shè)是高校檔案工作的發(fā)展導(dǎo)向

高校檔案工作既是檔案事業(yè)的組成部分，又是教育事業(yè)的組成部分，既有檔案工作的共性，又有教育領(lǐng)域的特性。檔案工作人員必須深刻認(rèn)識和準(zhǔn)確把握共性與個性，并實現(xiàn)兩者的有機(jī)統(tǒng)一，才能充分發(fā)揮高校檔案工作的作用。

高校肩負(fù)著教書育人和人才培養(yǎng)的責(zé)任，具有人才培養(yǎng)、科學(xué)研究、社會服務(wù)、文化傳承創(chuàng)新四大功能，其中，人才培養(yǎng)是核心。高等教育的培養(yǎng)目標(biāo)是高級專門人才，專業(yè)建設(shè)是人才培養(yǎng)的基本單元，涵蓋了培養(yǎng)目標(biāo)、培養(yǎng)模式、課程設(shè)置、師資隊伍、教風(fēng)學(xué)風(fēng)、教學(xué)模式、教學(xué)方法、教學(xué)手段、實習(xí)實訓(xùn)、質(zhì)量監(jiān)控、考核評價、素質(zhì)拓展、就業(yè)指導(dǎo)、科學(xué)研究等諸多內(nèi)容。專業(yè)建設(shè)水平?jīng)Q定著人才培養(yǎng)質(zhì)量，關(guān)系到高校的生存和發(fā)展。

高校檔案工作要落實科學(xué)發(fā)展觀，發(fā)揮教育、管理和服務(wù)作用，實現(xiàn)以人為本、資政惠民、建設(shè)和諧校園的目標(biāo)，其根本就是要堅持“服務(wù)人才培養(yǎng)”和“服務(wù)師生需求”的宗旨。高校檔案工作要向縱深發(fā)展就必須遵循教育管理規(guī)律，緊緊圍繞專業(yè)建設(shè)開展，并與專業(yè)建設(shè)同步實施，這樣才能使檔案工作不僅具有一般性的檔案管理和利用作用，而且成為高校人才培養(yǎng)工作的有力支撐，才能使檔案材料更加豐富、價值更加重大。因此，服務(wù)專業(yè)建設(shè)是高校檔案工作的發(fā)展導(dǎo)向。

二、實施標(biāo)準(zhǔn)化管理是高校檔案工作科學(xué)發(fā)展的重要保證

（一）當(dāng)前高校檔案工作中存在的一些亟待解決的問題。

1.主要按照檔案工作的一般規(guī)律開展，沒有主動遵循教育管理規(guī)律。在檔案工作實踐中，一般是按照黨群類、行政類、學(xué)生類、教學(xué)類、科研類、基本建設(shè)類、儀器設(shè)備類、產(chǎn)品生產(chǎn)類、出版物類、外事類、財會類等類別，以內(nèi)部機(jī)構(gòu)為歸檔單位完成立卷組卷工作。在校院（系）分級管理的體制下，院（系）有專門檔案室，院（系）移交學(xué)校檔案館（或綜合檔案室）的重要檔案材料一般是由職能部門來鑒別和歸檔的。在實際運行中，由于檔案工作人員的檔案意識不強(qiáng)，只是機(jī)械地按照日常工作要求完成現(xiàn)成的檔案材料的收集任務(wù)，未能主動遵循教育管理規(guī)律，鑒別和挖掘重要的檔案材料，導(dǎo)致一些重要檔案材料流失。而且，收集的檔案材料多為一些綜合性、管理性、過程性的檔案材料，而大量一線的、原始的、具體的、日趨豐富的、能夠生動反映客觀事實的檔案材料沒有得到重視和收集，導(dǎo)致檔案材料的整體利用價值大打折扣，檔案材料缺少印證、真實性不足。

2.管理體制具有行政性、被動性，未能調(diào)動教職工的積極性。由于檔案觀念不強(qiáng)、職責(zé)不明確、考核標(biāo)準(zhǔn)不具體和責(zé)任難以追究等原因，檔案工作中存在“各自為政、部門私有和分而治之”現(xiàn)象，降低了信息資源的利用率，制約了檔案工作開展。一般來說，各職能部門和基層單位由負(fù)責(zé)檔案工作的人員組織歸檔工作，由于沒有明確各工作團(tuán)隊和崗位的歸檔責(zé)任，只能臨時應(yīng)付歸檔任務(wù)，被動性表現(xiàn)較為突出。而且，各單位具體負(fù)責(zé)檔案工作的人員由于不能全面了解各項工作中形成了哪些具體檔案材料，難以督促各工作團(tuán)隊和崗位全面完成歸檔任務(wù)，致使未能從源頭上形成檔案材料基礎(chǔ)。同時，當(dāng)前各高校非常注重內(nèi)涵的建設(shè)和發(fā)展，在日常工作和專項建設(shè)中形成了大量的內(nèi)容豐富的、形式多樣的、有利用價值的檔案材料，由于教職工缺乏檔案觀念和主動歸檔意識，存在不及時歸檔、不規(guī)范歸檔和該歸檔不歸檔的現(xiàn)象，有些人甚至認(rèn)為個人在工作中形成的檔案材料是自己的工作成果，應(yīng)當(dāng)歸自己所有，不愿交出存檔，導(dǎo)致大量有價值的檔案材料流失。

3.管理制度寬泛、模糊、可操作性不強(qiáng)，檔案工作在復(fù)雜多變的現(xiàn)實中未能真正實現(xiàn)協(xié)調(diào)統(tǒng)一。高校一般都按照《高等學(xué)校檔案管理辦法》制定了各自的檔案管理制度，規(guī)定了管理體制、工作人員、工作制度、條件保障等內(nèi)容，并按照歸檔范圍確定了檔案收集和歸檔目錄，從而推進(jìn)了檔案工作規(guī)范化。從實踐來看，檔案工作效果并不盡如人意，日常的收集、歸檔、分類、編目、保管等工作缺乏系統(tǒng)性和統(tǒng)一性，難以全面反映工作實際；存在整理檔案時先后順序不一致、案卷標(biāo)題不明確、材料規(guī)格不規(guī)范等現(xiàn)象，影響了檔案質(zhì)量。其中的重要原因是：檔案管理制度所固有的概括性，在復(fù)雜多變的現(xiàn)實面前仍顯得寬泛、模糊、可操作性不強(qiáng)，未能真正實現(xiàn)檔案工作協(xié)調(diào)統(tǒng)一開展。

（二）標(biāo)準(zhǔn)化能夠?qū)崿F(xiàn)更高水平的規(guī)范化，有利于全面提升檔案工作效率。

標(biāo)準(zhǔn)化是科學(xué)管理理論提出的管理方法，有利于明確工作目標(biāo)、提高工作效率。檔案工作標(biāo)準(zhǔn)是以檔案工作領(lǐng)域中的重復(fù)性的事物和概念為對象而制訂或修訂的各種標(biāo)準(zhǔn)的總稱，它是檔案工作中單位和個人應(yīng)當(dāng)遵守的共同準(zhǔn)則和依據(jù)。檔案工作標(biāo)準(zhǔn)是對檔案工作具體環(huán)節(jié)、具體行為、具體規(guī)格、具體責(zé)任的規(guī)范。檔案標(biāo)準(zhǔn)化是檔案實現(xiàn)現(xiàn)代化管理的前提和保證。檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化包括標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范建設(shè)、基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)、檔案信息資源建設(shè)和人才隊伍建設(shè)，其中，標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范建設(shè)是基礎(chǔ)，主要包括管理性標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范建設(shè)、業(yè)務(wù)性標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范建設(shè)和技術(shù)性標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范建設(shè)。

標(biāo)準(zhǔn)化具有協(xié)調(diào)、簡化、統(tǒng)一的作用。建立檔案工作標(biāo)準(zhǔn)能夠變復(fù)雜為簡單，變雜亂為統(tǒng)一，變無序為有序。一套行之有效的檔案工作標(biāo)準(zhǔn)能夠促進(jìn)檔案工作科學(xué)管理和有序控制，進(jìn)一步規(guī)范檔案業(yè)務(wù)工作，約束檔案管理行為，提高檔案工作效率，引導(dǎo)檔案工作健康有序開展。同時，建立檔案工作標(biāo)準(zhǔn)能夠使檔案工作與人才培養(yǎng)工作詳細(xì)對接、緊密對接；能夠使教職工明確歸檔責(zé)任、檔案工作目標(biāo)和工作要求，增強(qiáng)檔案意識，變被動為主動，避免理解不一、五花八門；能夠為檔案工作信息化打下基礎(chǔ)，為查詢、借閱和利用檔案提供便利條件。

三、在服務(wù)專業(yè)建設(shè)中推進(jìn)檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化

（一）加強(qiáng)組織領(lǐng)導(dǎo)，明確工作責(zé)任。

檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化是一個系統(tǒng)工程，需要制定詳細(xì)的、統(tǒng)一的、符合實際的、滿足自身需要的多項檔案工作標(biāo)準(zhǔn)并形成體系。推行檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化是推動高校檔案工作科學(xué)發(fā)展的重要舉措和保證，對于高校檔案工作科學(xué)發(fā)展具有重要意義，對于提升高校管理水平、推進(jìn)信息化建設(shè)具有積極促進(jìn)作用，因此，必須高度重視檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)并切實加強(qiáng)組織領(lǐng)導(dǎo)。成立學(xué)校組織領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)和監(jiān)察機(jī)構(gòu)，各部門和基層單位成立工作機(jī)構(gòu)，學(xué)校給予經(jīng)費保障。制定實施方案，建立督導(dǎo)、調(diào)度、審批機(jī)制。特別是要明確分管檔案工作的負(fù)責(zé)人、檔案管理員、標(biāo)準(zhǔn)化員、專業(yè)帶頭人、課程負(fù)責(zé)人及每位教職工的檔案工作職責(zé)，變“自上而下”的被動歸檔為“自下而上”的主動歸檔。檔案工作標(biāo)準(zhǔn)就是檔案工作中的“法”，標(biāo)準(zhǔn)的執(zhí)行必須由學(xué)校的權(quán)威來保障，不執(zhí)行或者執(zhí)行不力應(yīng)當(dāng)嚴(yán)肅追究相應(yīng)工作人員的責(zé)任，這樣才能使標(biāo)準(zhǔn)得到有效落實。

（二）以專業(yè)為單位制定檔案工作標(biāo)準(zhǔn)。

1.檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化要在專業(yè)建設(shè)中同步實施，以標(biāo)準(zhǔn)化促進(jìn)專業(yè)建設(shè)。近年來隨著高職教育改革的深入，各高職校非常重視內(nèi)涵建設(shè)與發(fā)展，圍繞提高人才培養(yǎng)質(zhì)量開展諸多工作，形成內(nèi)容豐富、載體多樣的資料，是學(xué)校建設(shè)發(fā)展的歷史證明。檔案作為記錄和承載學(xué)校歷史沿革的一種表現(xiàn)形式，應(yīng)當(dāng)遵循學(xué)校教育和管理工作規(guī)律，調(diào)整工作方式方法，對應(yīng)“人才培養(yǎng)工作狀態(tài)數(shù)據(jù)采集平臺”（以下簡稱“數(shù)據(jù)平臺”）、大學(xué)生思想政治教育工作測評體系（以下簡稱“測評體系”）和“河北省機(jī)關(guān)檔案工作目標(biāo)管理認(rèn)定標(biāo)準(zhǔn)”（以下簡稱“認(rèn)定標(biāo)準(zhǔn)”）等指標(biāo)體系建設(shè)檔案工作標(biāo)準(zhǔn)?！皵?shù)據(jù)平臺”、“測評體系”、“認(rèn)定標(biāo)準(zhǔn)”等指標(biāo)體系是人才培養(yǎng)工作的基本要求和管理指南，具有普遍適用性。學(xué)校按照這些指標(biāo)，明確標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)的基本要求，將標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)的任務(wù)部署到各職能部門，由各職能部門負(fù)責(zé)制定各業(yè)務(wù)領(lǐng)域內(nèi)檔案工作標(biāo)準(zhǔn)，然后經(jīng)過統(tǒng)一審核完善，形成學(xué)院的檔案工作標(biāo)準(zhǔn)體系。檔案工作標(biāo)準(zhǔn)的落實應(yīng)當(dāng)由專業(yè)團(tuán)隊及課程組來負(fù)責(zé)，這樣可以調(diào)動教師歸檔的積極性，做到檔案資源建設(shè)及歸檔與專業(yè)建設(shè)同步進(jìn)行，并通過檔案資源的標(biāo)準(zhǔn)化來促進(jìn)專業(yè)建設(shè)。以專業(yè)為單位建設(shè)并落實檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化，可以體現(xiàn)人才培養(yǎng)工作的系統(tǒng)性和特色，也便于研究和推進(jìn)專業(yè)發(fā)展。

2.檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化可以分為內(nèi)容的標(biāo)準(zhǔn)化、形式的標(biāo)準(zhǔn)化和過程的標(biāo)準(zhǔn)化。內(nèi)容的標(biāo)準(zhǔn)化就是確定學(xué)校統(tǒng)一的應(yīng)當(dāng)歸檔的材料目錄，要在同類性質(zhì)材料的基礎(chǔ)上，再細(xì)分確定具體歸檔項目材料，包括各專業(yè)的特色項目，從而使檔案工作人員和教職工對應(yīng)歸檔材料做到心中有數(shù)，便于在工作中主動制作和及時保存相應(yīng)材料。形式的標(biāo)準(zhǔn)化就是確定學(xué)校統(tǒng)一的立卷規(guī)格，包括卷名、卷內(nèi)目錄、材料尺寸、排列順序、編號方式、歸檔份數(shù)等，從而使檔案美觀、清晰，便于查找。需要特別注意電子文檔的標(biāo)準(zhǔn)化，應(yīng)當(dāng)明確電子檔案的格式標(biāo)準(zhǔn)、歸檔標(biāo)準(zhǔn)、鑒定標(biāo)準(zhǔn)、安全標(biāo)準(zhǔn)等。過程的標(biāo)準(zhǔn)化就是要明確檔案收集、整理、鑒定、統(tǒng)計、保管、利用、編研、條件保障、銷毀等各個環(huán)節(jié)、各個方面的具體工作細(xì)則，要做到事前有計劃與布置，事中有檢查與監(jiān)督，事后有驗收、總結(jié)、評價與反饋，從而規(guī)范整個檔案工作過程，有效進(jìn)行監(jiān)督和控制，提高工作效率，保障檔案工作系統(tǒng)又好又快運行。

（三）全面落實檔案工作標(biāo)準(zhǔn)。

1.加強(qiáng)宣傳、督導(dǎo)、檢查、考核。在檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)中，政策是根，標(biāo)準(zhǔn)是干，方案是枝，檔案是葉，利用是果實，監(jiān)督是大自然，成長是關(guān)鍵。在實施時，要加強(qiáng)監(jiān)督檢查，成立監(jiān)察領(lǐng)導(dǎo)小組，負(fù)責(zé)督導(dǎo)和檢查，保證按計劃實施，及時發(fā)現(xiàn)和研究解決實踐中存在的問題，滿足自身需要；要組織檔案工作人員認(rèn)真學(xué)習(xí)，理解標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)的基本原理，確保標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)的質(zhì)量和效果；同時，要加強(qiáng)宣傳力度，充分利用院報、宣傳欄、廣播、網(wǎng)絡(luò)等多種途徑來宣傳檔案工作和檔案文化，展現(xiàn)校本文化特色，體現(xiàn)檔案“記錄歷史、傳承文明”的重要性，拓寬檔案工作的影響力，營造“人人知檔，人人歸檔，強(qiáng)檔興?！钡姆諊n案工作標(biāo)準(zhǔn)為檔案工作考核創(chuàng)造了有利條件，要建立檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化考核制度并采取相應(yīng)的獎懲措施，把考核結(jié)果作為業(yè)務(wù)工作考核評價重要內(nèi)容。

2.根據(jù)實際情況變化不斷調(diào)整完善。隨著教育事業(yè)的不斷改革發(fā)展，人才培養(yǎng)工作的內(nèi)容和指標(biāo)也在不斷調(diào)整變化，檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)作為一項長期工程，隨著時間的推移、情況的變遷，標(biāo)準(zhǔn)總會出現(xiàn)與實際不相宜的地方，因此，檔案工作標(biāo)準(zhǔn)也需要進(jìn)行相應(yīng)調(diào)整、不斷完善，這樣才能保證檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化適應(yīng)并促進(jìn)教育事業(yè)的發(fā)展。

3.加強(qiáng)統(tǒng)計、編研和信息化建設(shè)，為專業(yè)建設(shè)提供有力支撐。實施檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化，豐富、理清了原始檔案材料，對于研究專業(yè)建設(shè)具有重要價值。為了把檔案資源用活用好，更好地發(fā)揮檔案的作用，促進(jìn)專業(yè)建設(shè)的傳承和發(fā)展，體現(xiàn)校本文化特色，檔案工作人員應(yīng)當(dāng)在標(biāo)準(zhǔn)化的基礎(chǔ)上積極開展檔案資源的統(tǒng)計、編研工作。同時，要在標(biāo)準(zhǔn)化的基礎(chǔ)上推進(jìn)信息化建設(shè)，提高查閱和利用效率，發(fā)揮資政惠民的作用，為師生提供更為便利的服務(wù)，從而大大增強(qiáng)檔案資源的活力和吸引力。

4.實施檔案信息化建設(shè)，為專業(yè)建設(shè)提供便捷高效服務(wù)。借助現(xiàn)代技術(shù)手段改進(jìn)檔案管理方式，提高檔案管理水平，有利于檔案信息資源的開發(fā)、利用和資源共享，有利于實現(xiàn)檔案價值和社會效益最大化。

總之，作為檔案工作人員要必須認(rèn)清形勢，樹立正確觀念，遵循教育管理規(guī)律，采用先進(jìn)方法，運用現(xiàn)代技術(shù)，增強(qiáng)服務(wù)意識和功能，增加溝通交流，積極探索，努力推動高校檔案工作科學(xué)發(fā)展，使高校檔案始終保持時代活力和不竭的吸引力，為高校的發(fā)展做出更大的貢獻(xiàn)。