論數(shù)字化檔案管理的挑戰(zhàn)與應對策略

一、引言

檔案是檔案生成部門形成的具有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。傳統(tǒng)的檔案管理模式主要依賴紙質(zhì)檔案，存在管理效率低、存儲空間占用大、信息共享困難、易損壞丟失等諸多弊端。而數(shù)字化檔案管理借助計算機技術(shù)、網(wǎng)絡技術(shù)和數(shù)據(jù)庫技術(shù)等，將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為數(shù)字形式進行存儲、管理和利用，為檔案管理帶來了新的契機，對檔案管理部門現(xiàn)代化建設和檔案事業(yè)可持續(xù)發(fā)展具有重要的意義。[1]因此，有必要對數(shù)字化檔案管理面臨的挑戰(zhàn)進行研究，并提出有針對性的建議。

二、數(shù)字化檔案管理的重要性

在數(shù)字化時代，檔案管理部門面臨的內(nèi)外部環(huán)境都發(fā)生了深刻變化，因此應順應時代發(fā)展趨勢，通過技術(shù)賦能推動檔案管理數(shù)字化轉(zhuǎn)型。這既有助于提升檔案管理的效率，又支持檔案信息的內(nèi)部調(diào)閱與外部共享。

（一）檔案收集與整理快速化

數(shù)字化檔案管理能夠提升檔案信息收集整理的效率。一方面，傳統(tǒng)檔案管理多依賴人工手動操作，對各類檔案進行分類、裝訂、編目，流程復雜且耗時費力。而在數(shù)字化環(huán)境下，各部門能以電子文件的形式直接生成和提交檔案資料，借助現(xiàn)代技術(shù)，這些電子文件可自動按照預設規(guī)則進行分類和歸檔，從而減少人工收集、整理檔案的時間和工作量。檔案管理人員僅需進行審核和確認，即可完成檔案的收集與整理工作。另一方面，借助數(shù)字化檔案管理平臺，能夠減少檔案交接環(huán)節(jié)，讓檔案生成部門與檔案管理部門直接對接，既能確保檔案信息收集的及時性，又能對檔案合規(guī)性進行審核。一旦發(fā)現(xiàn)問題，還可通過數(shù)字化檔案管理平臺與檔案生成部門及時溝通。

（二）檔案檢索與查詢精準化

紙質(zhì)檔案檢索存在效率低下的問題，檔案管理人員往往需要在堆積如山的檔案中進行人工翻閱。相比之下，數(shù)字化檔案系統(tǒng)憑借其強大的檢索功能，支持用戶通過關鍵詞、時間范圍、檔案類型等多種條件快速查詢到目標檔案信息。這種數(shù)字化檢索方式不僅能在瞬間反饋相關結(jié)果，顯著縮短查詢時間，還能大幅提升工作效率。隨著大數(shù)據(jù)、云計算、人工智能等現(xiàn)代信息技術(shù)的深入應用，檔案信息檢索的精準度得到了質(zhì)的飛躍。具體而言，元數(shù)據(jù)標簽技術(shù)將檔案內(nèi)容分解為關鍵詞、題名、時間等，構(gòu)建起高效的結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)庫；全文檢索技術(shù)結(jié)合光學字符識別（OCR）與自然語言處理技術(shù)，實現(xiàn)了非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)的可檢索化轉(zhuǎn)換；人工智能算法通過分析用戶查詢習慣和檔案關聯(lián)規(guī)則，有效降低了檢索過程中的信息偏差。這些技術(shù)創(chuàng)新不僅將查詢響應時間縮短至秒級，還通過跨庫聯(lián)動機制解決了檔案信息分散問題，從而為用戶提供了更加精準、高效的檔案信息服務。[2]

（三）內(nèi)部訪問與調(diào)閱高效化

因業(yè)務需要，檔案管理部門各科室之間需要頻繁共享檔案信息，以推動檔案資源整合等工作的協(xié)同開展。數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)打破了傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案在地域和時間上的限制，實現(xiàn)了檔案信息在內(nèi)部網(wǎng)絡中的實時共享。不同科室人員能夠隨時隨地訪問和調(diào)閱檔案資料，有效避免了因檔案共享不及時、信息溝通不暢而引發(fā)的各類問題。通過檔案信息的內(nèi)部訪問還促進了部門內(nèi)部的知識交流與理念創(chuàng)新，進而提升了整體檔案服務水平。

（四）外部共享與協(xié)同便捷化

推進數(shù)字化檔案建設，能夠更好地發(fā)揮檔案信息的價值。在合法合規(guī)的前提下，數(shù)字化檔案可為相關部門及社會機構(gòu)提供信息共享服務。例如，通過對民生檔案進行開發(fā)與利用，可滿足廣大公眾在公共服務領域的檔案信息需求；通過對城建檔案加以開發(fā)與利用，能夠為城市管理和城市建設提供高質(zhì)量的檔案信息服務；通過對社會治理檔案信息進行深入挖掘，能更好地發(fā)現(xiàn)基層社會管理方面的潛在問題，為相關主體提供決策依據(jù)。

（五）數(shù)據(jù)安全與保密可控化

與紙質(zhì)檔案相比，數(shù)字化檔案的備份與恢復更為便捷、高效，能有效保障檔案信息的安全性和完整性。一方面，數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)能夠?qū)n案數(shù)據(jù)進行定期備份，并將備份數(shù)據(jù)存儲在不同的存儲介質(zhì)中，如本地服務器、云端等。一旦遇到自然災害、硬件故障、人為誤操作等意外情況，導致檔案數(shù)據(jù)丟失或損壞，系統(tǒng)便可借助備份數(shù)據(jù)進行快速恢復，從而最大限度降低檔案數(shù)據(jù)丟失的風險。另一方面，數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)還可根據(jù)內(nèi)部的組織架構(gòu)和工作需求，為不同用戶角色設置詳細的檔案訪問權(quán)限。例如，通過設置不同層級的訪問權(quán)限，檔案管理人員可擁有檔案的錄入、整理、審核等權(quán)限，而普通行政人員僅能查看部分公開的檔案資料。借助嚴格的權(quán)限管理機制，能夠有效防止檔案信息被未經(jīng)授權(quán)的人員訪問、修改和泄露，確保檔案數(shù)據(jù)的保密性與安全性。

三、數(shù)字化檔案管理面臨的挑戰(zhàn)

新時期，在數(shù)字化檔案管理過程中，檔案管理部門既要認識到現(xiàn)代信息技術(shù)對提升檔案管理質(zhì)量的現(xiàn)實意義，也要看到現(xiàn)代信息技術(shù)與檔案管理深度融合帶來的一系列問題。目前，數(shù)字化檔案管理過程中仍存在資金短缺與技術(shù)更新滯后、人才隊伍建設滯后、數(shù)據(jù)安全與隱私存在問題以及標準規(guī)范不完善等現(xiàn)實問題，這些問題在一定程度上制約了數(shù)字化檔案管理質(zhì)量的提升。

（一）資金短缺與技術(shù)更新滯后

現(xiàn)代信息技術(shù)的迅猛發(fā)展促使數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)所依賴的硬件設備、軟件平臺以及數(shù)據(jù)格式等不斷更新?lián)Q代。為此，要持續(xù)投入資金與技術(shù)力量來升級和維護檔案管理系統(tǒng)，以保障其兼容性、穩(wěn)定性和安全性。然而，對于部分基層檔案管理部門而言，技術(shù)升級與系統(tǒng)維護面臨較大的資金壓力。若無法及時跟上技術(shù)發(fā)展的節(jié)奏，往往會導致檔案管理系統(tǒng)出現(xiàn)運行故障、數(shù)據(jù)丟失，或是無法與其他新系統(tǒng)進行集成等問題，進而影響檔案管理工作的正常開展。這不僅會影響數(shù)字化檔案建設進程，還會使海量檔案信息無法得到深入挖掘，難以充分發(fā)揮數(shù)字化檔案信息資源的獨特價值。

（二）人才隊伍建設滯后

數(shù)字化檔案管理需要既精通檔案管理專業(yè)知識，又具備現(xiàn)代信息技術(shù)應用能力的復合型人才。然而，一些檔案部門的人才儲備情況不容樂觀。其一，目前檔案管理人員大多具有傳統(tǒng)檔案管理專業(yè)背景，對現(xiàn)代信息技術(shù)的掌握程度相對有限，在數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)的操作、維護以及數(shù)據(jù)挖掘與分析等方面面臨一定困難。其二，針對檔案管理人員的現(xiàn)代信息技術(shù)培訓投入不足，這導致他們的專業(yè)技能難以滿足數(shù)字化檔案管理工作的需求，這在一定程度上制約了數(shù)字化檔案管理的深入發(fā)展。實踐中，由于檔案管理人員信息化素養(yǎng)存在局限，在數(shù)字化檔案管理過程中無法靈活運用大數(shù)據(jù)、云計算、人工智能等技術(shù)，也難以圍繞數(shù)字化檔案管理開展技術(shù)開發(fā)，這在一定程度上削弱了現(xiàn)代信息技術(shù)賦能數(shù)字化檔案管理工作的價值。[3]

（三）數(shù)據(jù)安全與隱私存在問題

數(shù)字化檔案涵蓋大量內(nèi)部管理信息，這些信息的安全性與保密性至關重要。隨著網(wǎng)絡攻擊方式日益多樣化和復雜化，數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)面臨著黑客攻擊、病毒感染、數(shù)據(jù)泄露等諸多安全問題。一旦發(fā)生數(shù)據(jù)安全問題，不僅會損害用戶的合法權(quán)益，還可能給用戶帶來嚴重的聲譽損害和法律風險。因此，如何加強數(shù)據(jù)安全防護體系建設，保障檔案數(shù)據(jù)的安全與隱私，是數(shù)字化檔案管理面臨的重要挑戰(zhàn)。

（四）標準規(guī)范不完善

目前，我國數(shù)字化檔案管理在標準規(guī)范方面仍存在一些不完善之處。不同機構(gòu)采用的數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)在數(shù)據(jù)格式、接口標準、元數(shù)據(jù)規(guī)范等方面存在差異，這導致檔案信息在跨地區(qū)、跨機構(gòu)共享和交換過程中面臨阻礙。

四、應對數(shù)字化檔案管理挑戰(zhàn)的策略

數(shù)字化檔案管理是檔案事業(yè)未來發(fā)展的重要方向，通過現(xiàn)代信息技術(shù)與檔案管理的深度融合，能夠革新傳統(tǒng)檔案管理模式，提升檔案管理效率。在具體實施過程中，要加大資金投入力度，確保數(shù)字化檔案管理能夠獲得先進的技術(shù)支撐；要加強對檔案管理人員的教育培訓，為數(shù)字化檔案管理提供堅實的人才保障；要強化數(shù)據(jù)安全和隱私保護，充分發(fā)揮區(qū)塊鏈技術(shù)在檔案管理中的價值；還要完善標準規(guī)范，促進檔案信息共享和價值發(fā)揮。

（一）重視資金投入與技術(shù)更新

檔案管理部門應設立檔案數(shù)字化建設專項資金，定期對數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)開展技術(shù)評估與更新升級工作。具體而言，其一，應密切關注現(xiàn)代信息技術(shù)領域的最新發(fā)展動態(tài)，及時引入先進的硬件設備、軟件平臺以及安全防護技術(shù)，為數(shù)字化檔案管理工作的開展提供堅實的技術(shù)保障與硬件支撐。其二，要對數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)進行定期維護與評估，依據(jù)評估結(jié)果及時進行系統(tǒng)升級或更換，確保系統(tǒng)始終契合檔案管理的實際需求。其三，還應加強與信息技術(shù)企業(yè)的合作，建立長期穩(wěn)定的技術(shù)支持與服務關系，以便及時解決系統(tǒng)運行過程中出現(xiàn)的技術(shù)問題，保障數(shù)字化檔案管理工作的順利進行。

（二）加強人才培養(yǎng)

其一，檔案管理部門應加大對數(shù)字化檔案管理專業(yè)人才的引進力度，積極招聘具備檔案學、信息管理與信息系統(tǒng)、計算機科學等多學科背景的復合型人才，以充實檔案管理隊伍。其二，要注重對現(xiàn)有檔案管理人員的培養(yǎng)，制訂個性化的培訓計劃，定期組織開展信息技術(shù)應用培訓、檔案數(shù)字化技能培訓、數(shù)據(jù)挖掘與分析培訓等，切實提高其數(shù)字化檔案管理的專業(yè)技能。其三，還應鼓勵檔案管理人員積極參加相關學術(shù)交流活動和行業(yè)培訓，開闊視野，使其能夠及時了解行業(yè)最新發(fā)展趨勢和前沿技術(shù)，從而為數(shù)字化檔案管理工作提供有力的人才支撐。[4]其四，對在數(shù)字化檔案管理工作中表現(xiàn)突出、取得顯著成績的人員，要給予表彰和獎勵，如發(fā)放獎金、提供晉升機會、授予榮譽稱號等，以激發(fā)檔案管理人員的工作熱情和創(chuàng)新精神，推動數(shù)字化檔案管理工作的持續(xù)發(fā)展。

（三）加強數(shù)據(jù)安全與隱私保護

檔案管理部門應構(gòu)建多層次、全方位的數(shù)字化檔案數(shù)據(jù)安全防護體系，包括網(wǎng)絡安全防護、數(shù)據(jù)存儲安全防護、用戶身份認證與授權(quán)管理等多個環(huán)節(jié)。其一，要加強網(wǎng)絡邊界防護，部署防火墻、入侵檢測系統(tǒng)、防病毒軟件等安全設備，以防范外部網(wǎng)絡攻擊。其二，對檔案數(shù)據(jù)存儲介質(zhì)進行加密處理，并運用數(shù)據(jù)備份與恢復技術(shù)，確保數(shù)據(jù)的完整性和可用性。其三，建立嚴格的用戶身份認證機制，采用多因素認證方式，如密碼、指紋識別、動態(tài)驗證碼等，加強對用戶訪問檔案信息的身份驗證和授權(quán)管理，防止非法入侵和數(shù)據(jù)泄露。其四，要加強對檔案管理人員的數(shù)據(jù)安全與隱私保護教育，培訓內(nèi)容應包括網(wǎng)絡安全知識、數(shù)據(jù)保護法規(guī)、信息安全操作規(guī)范等，以提升其安全防范意識和應急處理能力。其五，要嚴格執(zhí)行數(shù)據(jù)安全管理規(guī)范，對違反規(guī)定的行為予以嚴肅處理。

（四）統(tǒng)一標準規(guī)范

檔案管理部門應切實做好數(shù)字化檔案管理標準規(guī)范的制定工作，推動建立統(tǒng)一、規(guī)范的數(shù)字化檔案管理標準體系。其一，在檔案管理部門內(nèi)部，應制定詳細的數(shù)字化檔案管理操作規(guī)程和技術(shù)規(guī)范，明確檔案數(shù)據(jù)在采集、整理、存儲、傳輸、共享等各個環(huán)節(jié)的標準要求，確保檔案管理工作的規(guī)范化和標準化。其二，要加強與其他相關主體的交流與合作，促進數(shù)字化檔案管理標準規(guī)范的推廣應用，實現(xiàn)檔案信息的互聯(lián)互通和共享交換。其三，應組織檔案管理人員深入研究數(shù)字化檔案管理相關的法律法規(guī)，確保在數(shù)字化檔案管理工作中嚴格遵守法律法規(guī)要求。[5]

五、結(jié)語

數(shù)字化檔案在檔案管理中具有重要作用，它能夠顯著提升檔案管理效率、方便檔案信息共享與利用、保障檔案安全、節(jié)省存儲空間與資源。然而，數(shù)字化檔案管理也面臨著諸多挑戰(zhàn)，如資金短缺與技術(shù)更新滯后、人才隊伍建設滯后、數(shù)據(jù)安全與隱私存在問題以及標準規(guī)范不完善等。為此，應積極采取重視資金投入與技術(shù)更新、加強人才培養(yǎng)、加強數(shù)據(jù)安全與隱私保護、統(tǒng)一標準規(guī)范等應對策略，充分發(fā)揮數(shù)字化檔案管理的優(yōu)勢，及時解決存在的問題，持續(xù)提升檔案管理水平，為檔案事業(yè)的現(xiàn)代化建設和可持續(xù)發(fā)展奠定堅實的基礎。

參考文獻：

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[3]賈勝婷，戴星星.探索新時代高校人事檔案管理信息化的創(chuàng)新模式與實踐策略[J].公關世界，2025（08）：84-86.

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[5]黃亦.大數(shù)據(jù)時代檔案數(shù)字化建設應用與創(chuàng)新探索——以四川省水文水資源勘測中心為例[J].四川水利，2025，46（02）：197-201.

（作者簡介：林志強，男，本科，漳州市東山縣醫(yī)院，館員，研究方向：檔案管理）

（責任編輯 劉冬楊）