人工智能在檔案管理中的應(yīng)用探索

一、引言

檔案管理工作質(zhì)量直接影響著檔案事業(yè)的發(fā)展。目前，部分檔案管理部門仍然沿用傳統(tǒng)檔案管理模式，在檔案信息收集、檔案分類、檔案檢索方面主要依靠人工，這不僅耗時(shí)耗力，而且無(wú)法保證工作質(zhì)量，導(dǎo)致海量紙質(zhì)歷史檔案的數(shù)字化進(jìn)程緩慢，存在“信息孤島”問(wèn)題，難以滿足公眾日益增長(zhǎng)的多元化檔案信息需求。與此同時(shí)，人工智能的發(fā)展為檔案管理帶來(lái)了可能。人工智能的應(yīng)用既有助于提升檔案信息收集效率，又能通過(guò)構(gòu)建知識(shí)圖譜形成檔案關(guān)系網(wǎng)絡(luò)，利用智能算法了解用戶需求，提高檔案服務(wù)的精準(zhǔn)性。[1]《“十四五”全國(guó)檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》明確指出，要使檔案信息化建設(shè)再上新臺(tái)階，提升檔案數(shù)字化、智能化水平。各級(jí)檔案管理部門也結(jié)合本地實(shí)際，積極探索人工智能在檔案管理中的實(shí)際應(yīng)用。然而，在具體實(shí)踐過(guò)程中，還存在一些問(wèn)題亟待解決。因此，新時(shí)期有必要以問(wèn)題為導(dǎo)向，對(duì)人工智能在檔案智能化管理中的應(yīng)用進(jìn)行探索。

二、人工智能賦能檔案管理的意義

人工智能的應(yīng)用不僅為檔案管理工作提供了堅(jiān)實(shí)的技術(shù)支撐，而且推動(dòng)了檔案管理模式和服務(wù)模式的創(chuàng)新與變革，檔案管理工作正逐步朝著智能化、數(shù)字化的方向發(fā)展。這不僅提高了檔案管理工作的效率和質(zhì)量，還為用戶提供了更加便捷、高效的服務(wù)體驗(yàn)。

（一）提升檔案管理效能

人工智能為檔案管理工作提供了新的可能性，通過(guò)技術(shù)賦能提高了檔案管理效率。第一，借助人工智能能夠?qū)崿F(xiàn)對(duì)檔案信息的快速收集。利用智能檔案管理平臺(tái)可對(duì)各類紙質(zhì)檔案進(jìn)行精準(zhǔn)識(shí)別，相較于傳統(tǒng)人工錄入模式，既保證了信息識(shí)別的準(zhǔn)確性，又顯著提升了檔案信息收集效率。第二，人工智能可實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案信息的智能分類，減少人工重復(fù)性工作。深度學(xué)習(xí)技術(shù)能對(duì)檔案信息中的人物、地點(diǎn)、事件等關(guān)鍵要素進(jìn)行自動(dòng)識(shí)別，并基于自然語(yǔ)言處理技術(shù)對(duì)內(nèi)容進(jìn)行自動(dòng)標(biāo)引，節(jié)省了檔案管理人員的時(shí)間，也提升了檔案分類效率。第三，人工智能可通過(guò)實(shí)時(shí)檢測(cè)及時(shí)發(fā)現(xiàn)檔案管理中存在的問(wèn)題；利用智能系統(tǒng)能夠?qū)n案使用頻率、用戶訪問(wèn)需求進(jìn)行智能監(jiān)測(cè)，為檔案管理提供數(shù)據(jù)支撐，從而提升檔案管理效能。

（二）優(yōu)化檔案管理模式

人工智能不僅有助于推動(dòng)檔案管理向智能化方向發(fā)展，還有助于促進(jìn)檔案管理模式的優(yōu)化。第一，人工智能的應(yīng)用使檔案管理工作能夠?qū)崿F(xiàn)全流程智能化管理。特別是在事前階段，利用智能分析技術(shù)對(duì)歷史檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行分析，可以精準(zhǔn)預(yù)測(cè)未來(lái)一段時(shí)間內(nèi)檔案管理工作的重點(diǎn)和難點(diǎn)，輔助制訂檔案工作計(jì)劃，進(jìn)一步提升檔案管理工作的前瞻性和系統(tǒng)性。第二，借助人工智能可以減少檔案管理的中間環(huán)節(jié)。特別是在檔案審核環(huán)節(jié)，借助人工智能可對(duì)檔案內(nèi)容進(jìn)行自動(dòng)識(shí)別，減少人為審核疏漏，確保檔案信息的真實(shí)性與完整性。[2]

（三）創(chuàng)新檔案服務(wù)方式

人工智能與檔案管理深度融合，拓展了檔案服務(wù)的內(nèi)涵與外延。第一，人工智能的應(yīng)用使檔案服務(wù)由單一的檢索功能逐漸向知識(shí)服務(wù)功能轉(zhuǎn)型。在服務(wù)公眾時(shí)，可借助知識(shí)圖譜技術(shù)對(duì)檔案的碎片化信息進(jìn)行整合，形成結(jié)構(gòu)化知識(shí)，為公眾提供高質(zhì)量的檔案信息。第二，基于人工智能的智能咨詢和個(gè)性化服務(wù)能夠提升用戶體驗(yàn)。例如，智能機(jī)器人可為用戶提供24小時(shí)咨詢服務(wù)，還可以對(duì)重要檔案信息進(jìn)行整合與分析，為用戶重要決策提供數(shù)據(jù)支持。

三、人工智能應(yīng)用于檔案管理工作存在的問(wèn)題

人工智能為檔案管理工作提供了新思路，但在具體應(yīng)用過(guò)程中，還存在檔案數(shù)據(jù)管理不到位、技術(shù)應(yīng)用滯后、人才隊(duì)伍建設(shè)滯后等現(xiàn)實(shí)問(wèn)題。這些問(wèn)題不僅影響了人工智能在檔案管理中作用的發(fā)揮，也不利于相關(guān)工作的順利推進(jìn)。

（一）數(shù)據(jù)管理不到位

人工智能賦能檔案管理符合時(shí)代發(fā)展要求，但在具體推進(jìn)過(guò)程中還面臨著檔案數(shù)據(jù)質(zhì)量問(wèn)題。第一，檔案數(shù)據(jù)的異構(gòu)化與碎片化影響了人工智能的廣泛應(yīng)用。檔案管理部門所面對(duì)的檔案數(shù)據(jù)包含文本、圖像、音頻、視頻等多種類型，且這些檔案信息來(lái)源復(fù)雜，其非結(jié)構(gòu)性的特征決定了在檔案信息開(kāi)發(fā)利用過(guò)程中還要進(jìn)行數(shù)據(jù)清洗，一旦處理不到位，必然會(huì)影響檔案數(shù)據(jù)的完整性。而低質(zhì)量的數(shù)據(jù)會(huì)直接影響算法訓(xùn)練效果，進(jìn)而影響檔案信息的開(kāi)發(fā)與利用。第二，檔案數(shù)據(jù)標(biāo)注過(guò)分依賴人工干預(yù)。部分年齡較大的檔案管理人員對(duì)人工智能了解不夠全面，普遍缺乏數(shù)據(jù)分析與算法應(yīng)用能力，導(dǎo)致標(biāo)注標(biāo)準(zhǔn)難以統(tǒng)一，影響檔案數(shù)據(jù)質(zhì)量。第三，當(dāng)前部分檔案管理部門數(shù)據(jù)管理機(jī)制不完善，在數(shù)據(jù)質(zhì)量管理過(guò)程中缺少數(shù)據(jù)清洗驗(yàn)證與糾錯(cuò)機(jī)制，這也在一定程度上影響了數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性。

（二）技術(shù)應(yīng)用滯后

盡管當(dāng)前人工智能在檔案管理領(lǐng)域展現(xiàn)出了巨大的潛力，且正積極推動(dòng)檔案管理的智能化、數(shù)字化轉(zhuǎn)型，但在技術(shù)應(yīng)用方面仍存在一些問(wèn)題。一方面，人工智能與現(xiàn)有檔案管理系統(tǒng)存在不兼容問(wèn)題。部分檔案管理部門在檔案數(shù)字化進(jìn)程中引進(jìn)的硬件設(shè)施和軟件系統(tǒng)，多是依據(jù)當(dāng)前工作量來(lái)購(gòu)置和引進(jìn)的，并未考慮未來(lái)人工智能對(duì)檔案管理工作的影響。因此，硬件設(shè)施和軟件系統(tǒng)建設(shè)不完善，在數(shù)據(jù)處理、存儲(chǔ)、交互方式等方面存在明顯技術(shù)短板。[3]這導(dǎo)致人工智能與當(dāng)前檔案管理系統(tǒng)融合不足，容易出現(xiàn)“數(shù)據(jù)孤島”現(xiàn)象。另一方面，跨模態(tài)數(shù)據(jù)處理能力的局限性限制了人工智能的應(yīng)用深度。當(dāng)前檔案數(shù)據(jù)涵蓋視頻、音頻、圖像、文本等多模態(tài)信息，但檔案管理系統(tǒng)在模態(tài)融合分析方面仍處于起步階段，在處理復(fù)雜檔案數(shù)據(jù)時(shí)還面臨算力不足的問(wèn)題，難以支撐人工智能對(duì)海量數(shù)據(jù)進(jìn)行實(shí)時(shí)處理，也無(wú)法滿足大規(guī)模數(shù)據(jù)訓(xùn)練的要求。

（三）人才隊(duì)伍建設(shè)滯后

人工智能要在檔案管理中發(fā)揮作用，還要有充足的人才保障。然而目前檔案管理部門的復(fù)合型人才較為缺乏，這在一定程度上影響了人工智能在檔案管理中的深度應(yīng)用。第一，當(dāng)前檔案管理部門引進(jìn)的人才多以檔案學(xué)背景為主，而檔案專業(yè)與人工智能之間存在明顯的“技術(shù)鴻溝”。多數(shù)檔案管理人員在人工智能方面的知識(shí)儲(chǔ)備不足，難以掌握自然語(yǔ)言處理、深度學(xué)習(xí)等多種技術(shù)，也就無(wú)法在實(shí)際工作中應(yīng)用人工智能。如果檔案管理部門只引進(jìn)人工智能方面的人才，這些專業(yè)人才在檔案學(xué)知識(shí)方面也存在短板，對(duì)檔案管理的業(yè)務(wù)要求、數(shù)據(jù)特點(diǎn)缺乏全面了解。單一知識(shí)背景的人才隊(duì)伍難以實(shí)現(xiàn)人工智能與檔案管理工作的深度融合。第二，檔案管理部門在人才引進(jìn)方面存在薪資福利待遇不高、職業(yè)發(fā)展空間有限等問(wèn)題，吸引力不足，導(dǎo)致復(fù)合型人才在檔案領(lǐng)域的流動(dòng)性較大。

四、人工智能在檔案管理中的應(yīng)用路徑

（一）推進(jìn)人工智能深度應(yīng)用

在檔案管理工作中，應(yīng)充分發(fā)揮人工智能的賦能作用，從而提升檔案管理的智能化水平。第一，應(yīng)用自然語(yǔ)言處理技術(shù)開(kāi)展檔案文本挖掘與分析工作，通過(guò)實(shí)體識(shí)別、關(guān)系抽取等方式挖掘檔案知識(shí)關(guān)聯(lián)，為檔案分類檢索和知識(shí)組織提供支撐。第二，運(yùn)用計(jì)算機(jī)視覺(jué)技術(shù)處理圖像、視頻檔案，采用目標(biāo)檢測(cè)、場(chǎng)景識(shí)別等算法對(duì)圖紙、照片等檔案進(jìn)行智能標(biāo)引，通過(guò)關(guān)鍵幀提取實(shí)現(xiàn)視頻檔案的內(nèi)容分析，提升非文本檔案的檢索利用效率。第三，基于知識(shí)圖譜技術(shù)構(gòu)建檔案知識(shí)體系，通過(guò)實(shí)體鏈接、關(guān)系推理等方法整合多源異構(gòu)檔案信息，形成結(jié)構(gòu)化的檔案知識(shí)網(wǎng)絡(luò)，為用戶提供系統(tǒng)化的知識(shí)服務(wù)。[4]需要特別強(qiáng)調(diào)的是，在技術(shù)應(yīng)用過(guò)程中應(yīng)注重檔案專業(yè)特性，確保人工智能算法的準(zhǔn)確性和可靠性，避免因技術(shù)局限導(dǎo)致檔案信息失真或價(jià)值減損。[5]

（二）優(yōu)化檔案管理工作流程

當(dāng)前在推動(dòng)檔案智能化管理的過(guò)程中，應(yīng)充分發(fā)揮人工智能的優(yōu)勢(shì)，推動(dòng)檔案管理流程向智能化、信息化方向發(fā)展。第一，實(shí)現(xiàn)檔案管理收集與篩選的智能化。在檔案收集過(guò)程中，利用人工智能進(jìn)行數(shù)據(jù)清洗，在檔案信息采集階段就完成對(duì)非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)的初步結(jié)構(gòu)化處理；利用數(shù)據(jù)篩選算法，依據(jù)預(yù)設(shè)規(guī)則和模型進(jìn)行初步篩選與分類，確保收集到的檔案信息的完整性和關(guān)聯(lián)性，這既有助于減少人工數(shù)據(jù)篩選的工作量，也能避免人工操作帶來(lái)不必要的錯(cuò)誤。第二，借助人工智能優(yōu)化檔案整理和編目流程。利用自然語(yǔ)言處理技術(shù)和光學(xué)字符識(shí)別（OCR）技術(shù)，對(duì)紙質(zhì)檔案和電子檔案進(jìn)行自動(dòng)識(shí)別與內(nèi)容提取，根據(jù)檔案分類要求對(duì)其進(jìn)行分類編目，自動(dòng)完成檔案整理和編目工作，提升檔案工作的整體效率。第三，借助人工智能革新檔案檢索和推送流程?；谟脩舢?huà)像和語(yǔ)音檢索技術(shù)更好地滿足用戶需求。通過(guò)語(yǔ)音檢索技術(shù)，為用戶匹配檢索內(nèi)容，精準(zhǔn)定位相關(guān)檔案；結(jié)合用戶瀏覽歷史、查詢需求和興趣偏好，為其推送有價(jià)值的檔案信息，實(shí)現(xiàn)檔案資源與用戶需求的精準(zhǔn)匹配，從而提升檔案資源的利用效率。[6]

（三）加強(qiáng)復(fù)合型人才隊(duì)伍建設(shè)

人才是實(shí)現(xiàn)檔案智能化管理的重要保障。第一，應(yīng)建立“檔案學(xué) + 人工智能”的跨學(xué)科培養(yǎng)體系。通過(guò)深化與高校的產(chǎn)學(xué)研合作，構(gòu)建涵蓋專業(yè)課程學(xué)習(xí)、技術(shù)實(shí)訓(xùn)和檔案部門實(shí)習(xí)的立體化培養(yǎng)模式，讓人才既掌握檔案管理專業(yè)知識(shí)，又具備人工智能的應(yīng)用能力。第二，要建立常態(tài)化培訓(xùn)機(jī)制。組織檔案管理人員參與人工智能技術(shù)研討會(huì)等專業(yè)交流活動(dòng)，系統(tǒng)提升在職人員的技術(shù)應(yīng)用能力。第三，要構(gòu)建科學(xué)合理的激勵(lì)機(jī)制，對(duì)在人工智能技術(shù)研發(fā)和應(yīng)用創(chuàng)新方面取得突出成果的員工給予物質(zhì)獎(jiǎng)勵(lì)和提供職業(yè)發(fā)展機(jī)會(huì)，設(shè)立專門的職業(yè)晉升通道與技術(shù)職稱評(píng)定標(biāo)準(zhǔn)，為復(fù)合型人才提供廣闊的發(fā)展空間，從而有效激發(fā)檔案管理人員學(xué)習(xí)新技術(shù)、應(yīng)用新工具的內(nèi)生動(dòng)力，為檔案管理的智能化轉(zhuǎn)型提供持續(xù)的人才保障。[7]

五、結(jié)語(yǔ)

在新時(shí)代背景下，信息技術(shù)的迅猛發(fā)展正引領(lǐng)著檔案管理領(lǐng)域經(jīng)歷一場(chǎng)深刻的變革。檔案管理正逐步從傳統(tǒng)的管理模式轉(zhuǎn)變?yōu)楦痈咝А⒈憬莸臄?shù)字化和智能化管理模式。這一轉(zhuǎn)型深刻地影響著檔案管理的各個(gè)方面，為檔案管理工作帶來(lái)了全新的挑戰(zhàn)和機(jī)遇。在過(guò)去的傳統(tǒng)檔案管理模式中，檔案管理工作主要是對(duì)紙質(zhì)檔案的管理，在處理大量信息時(shí)效率較低，難以滿足當(dāng)代社會(huì)公眾快速、準(zhǔn)確獲取檔案信息的需求。同時(shí)，傳統(tǒng)模式在檔案管理的發(fā)展和創(chuàng)新方面也存在劣勢(shì)，難以適應(yīng)快速變化的社會(huì)環(huán)境。為此，有必要推進(jìn)人工智能深度應(yīng)用，優(yōu)化檔案管理工作流程，加強(qiáng)復(fù)合型人才隊(duì)伍建設(shè)，從而提升檔案管理的智能化水平。通過(guò)這些措施，可以有效推動(dòng)檔案工作的智能化轉(zhuǎn)型，更好地服務(wù)于社會(huì)公眾，滿足他們對(duì)檔案信息的需求，進(jìn)而為檔案事業(yè)的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

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[6]曹紅英.人工智能視域下智慧檔案服務(wù)體系建設(shè)的現(xiàn)實(shí)困境及突圍策略[J].遵義師范學(xué)院學(xué)報(bào)，2025，27（03）：174-178.

[7]高亞滿.數(shù)字化轉(zhuǎn)型視域下“十四五”檔案信息化發(fā)展及“十五五”智慧化發(fā)展方向

[J/OL].山西檔案，2025-07-04.

（作者簡(jiǎn)介：寧波，女，碩士研究生，中海油lt;山西gt;貴金屬有限公司，助理館員，研究方向：企業(yè)檔案管理）

（責(zé)任編輯 劉冬楊）