會計電算化在企業(yè)應(yīng)用中存在問題的探討

中圖分類號：F233 文獻標(biāo)識碼：A文章編號：1004-4914（2025）07-081-03

隨著我國經(jīng)濟和信息技術(shù)的高速發(fā)展，會計電算化也得到了廣泛的應(yīng)用，在國內(nèi)，會計工作正由傳統(tǒng)的人工操作逐步向電算化模式轉(zhuǎn)變。在經(jīng)濟和信息技術(shù)的高速發(fā)展背景下，會計電算化相對于傳統(tǒng)的人工記賬，能夠做到數(shù)據(jù)的高效集成與分析，在確保準(zhǔn)確高效的同時也減輕了會計從業(yè)者的工作強度。對于提高經(jīng)營管理水平，促進會計工作的進一步發(fā)展發(fā)揮著重大作用，不僅豐富了企業(yè)內(nèi)部控制管理體系，同時能降低企業(yè)經(jīng)營風(fēng)險的概率、提高經(jīng)營效率，在決策支持、內(nèi)部控制強化、提高工作效率上存在明顯優(yōu)勢1。然而，很多企業(yè)特別是中小企業(yè)發(fā)展還存在著很多問題，如監(jiān)督機制不完善、財務(wù)人員素質(zhì)有待提高、預(yù)算成本不夠等，影響企業(yè)的高效管理和經(jīng)營發(fā)展。本文深入剖析了我國中小型企業(yè)在會計電算化應(yīng)用過程中所遇到的一些問題，并針對性地提出了改進措施，在理論上為我國的財務(wù)系統(tǒng)整合和會計電算化高效運用提供借鑒，在實踐中促進企業(yè)會計電算化應(yīng)用更高效、更智能地發(fā)展。

一、會計電算化特點

會計電算化是一種以現(xiàn)代信息軟件技術(shù)為基礎(chǔ)的企業(yè)會計信息管理方式。實行會計電算化的企業(yè)，在會計軟件系統(tǒng)中，通過一個數(shù)據(jù)接口，將企業(yè)各部門的經(jīng)濟資源的變化信息收集起來，然后運用會計軟件的功能，完成專業(yè)的會計業(yè)務(wù)；在該軟件中生成電子會計記賬憑證，并將其登錄到電子會計賬簿中，形成一份財務(wù)報表，并向會計信息用戶提供信息，讓企業(yè)能夠做出更好的財務(wù)決策，從而達到最優(yōu)的資源分配，使企業(yè)內(nèi)部的資源效率應(yīng)用最大化。

（一）會計電算化主要內(nèi)容

1.設(shè)置會計科目。這是會計電算化的工作的第一步，也是最重要的一步，主要是通過會計核算軟件來進行完成的，主要負(fù)責(zé)錄入各種會計信息、財務(wù)數(shù)據(jù)等，另外還包括會計科目名稱、各種計算公式等。

2.填制會計憑證。這一步相對來說比較繁瑣，需要人工進行操作，根據(jù)原始憑證錄制記賬憑證。

3.成本費用計算。該過程要根據(jù)賬簿記錄，對經(jīng)營過程中發(fā)生的一系列相關(guān)費用，包括管理、生產(chǎn)、采購、銷售等環(huán)節(jié)產(chǎn)生的成本費用進行核算，該項也是電算化應(yīng)用的重中之重[]。

（二）會計電算化特點

1.即時性。與傳統(tǒng)的企業(yè)信息的手工傳遞和反饋相比，會計電算化的處理方法能更加快速地收集和傳遞信息。財務(wù)會計軟件在各個信息采集點上都設(shè)有信息接口，能夠?qū)εc企業(yè)經(jīng)營有關(guān)的信息進行自動的收集，這些信息的采集基本上是在信息產(chǎn)生的同一時間進行的，經(jīng)過加工之后，又迅速地向信息用戶反饋，在信息的傳遞中，會計軟件具有即時性4。

2.集成性。將會計軟件信息系統(tǒng)運用到企業(yè)中，可以迅速地搜集與管理有關(guān)的各個方面的信息，并根據(jù)設(shè)定，在該系統(tǒng)中自動地對信息進行歸類和匯總，包括人員信息、生產(chǎn)信息、銷售信息、財務(wù)信息等相關(guān)信息，并根據(jù)歸集方式對其進行匯總、匹配，并對其進行進一步的分析，生成有價值的信息，這些信息有助于企業(yè)的管理層做出更好的決策。

3.前瞻性。在當(dāng)前的會計軟件中，財務(wù)管理相關(guān)的信息系統(tǒng)一般都是按照財務(wù)、成本和會計核算來設(shè)置的。該系統(tǒng)在搜集到的有關(guān)財務(wù)資料的基礎(chǔ)上，對未來的財務(wù)風(fēng)險進行了預(yù)測，并對其進行了前瞻性的分析，并將其與行業(yè)和市場的情況相聯(lián)系，可以為企業(yè)做出合理的財務(wù)管理決策。

二、會計電算化的重要意義

1.有利于提高核算水平和質(zhì)量。會計核算主要是對企業(yè)會計數(shù)據(jù)的一種核算，是會計電算化中比較重要的一步，通過會計電算化可以高效處理大量的會計數(shù)據(jù)，不僅準(zhǔn)確性更高，而且更加地節(jié)約時間，在憑證錄入、賬簿生成、報表編制等方面，極大縮短了會計周期，實現(xiàn)了即時數(shù)據(jù)處理與報告生成，可以有效地保障會計核算的水平和質(zhì)量。此外，系統(tǒng)還支持多任務(wù)并行處理，提高了整體工作效率，使企業(yè)能夠快速響應(yīng)市場變化。

2.信息處理更加智能化，有利于提高企業(yè)的管理水平。系統(tǒng)內(nèi)置的防錯、糾錯機制，有效避免了人為錯誤，如數(shù)據(jù)錄入錯誤、計算錯誤等，為企業(yè)的財務(wù)決策提供了堅實的數(shù)據(jù)基礎(chǔ)。此外，電子數(shù)據(jù)易于追溯與審計，進一步保障了數(shù)據(jù)的真實性和完整性。

3.能夠有效控制成本。一方面，減少了紙質(zhì)材料的使用，降低了辦公成本；另一方面，自動化流程減少了人力投入，尤其是重復(fù)性高、附加值低的工作崗位，降低了人力成本。同時，精確的成本核算與分析功能幫助企業(yè)識別成本節(jié)約點，優(yōu)化資源配置，實現(xiàn)成本的有效控制。

4.可以有效強化內(nèi)部控制。會計電算化加強了企業(yè)的內(nèi)部控制體系。系統(tǒng)通過設(shè)定權(quán)限控制、審批流程、審計追蹤等功能，實現(xiàn)了對財務(wù)活動的全程監(jiān)控，有效防范了內(nèi)部舞弊和違規(guī)行為。自動化的流程減少了人為干預(yù)，降低了操作風(fēng)險，提升了內(nèi)部控制的有效性。同時，會計電算化促進了財務(wù)管理的標(biāo)準(zhǔn)化和合規(guī)性。系統(tǒng)遵循國家財經(jīng)法規(guī)和企業(yè)會計準(zhǔn)則設(shè)置，實現(xiàn)了會計處理的統(tǒng)一化、規(guī)范化。這不僅有助于提高財務(wù)信息的透明度，增強外部審計的便捷性，還降低了因違規(guī)操作而帶來的法律風(fēng)險7-8]。

三、存在的問題

（一）會計電算化基礎(chǔ)比較薄弱

會計電算化雖然在很大程度上減輕了會計人員的工作量，但同時也對操作人員、系統(tǒng)維護人員等的職業(yè)素質(zhì)提出了更高更新的要求，只有會計人員能夠創(chuàng)新工作方式，與會計軟件相適應(yīng)，才能使軟件合理規(guī)范平穩(wěn)地運行。如果基礎(chǔ)工作薄弱，比如企業(yè)對會計人員管理、數(shù)據(jù)操作、系統(tǒng)運維等管理制度體系不健全，電算化人員素質(zhì)和能力不夠，工作積極性不高以及缺少相適應(yīng)的職業(yè)規(guī)劃和引導(dǎo)，就會導(dǎo)致電算化管理也相應(yīng)的問題不斷。此外，部分人員對軟件的使用程度和熟練度不夠，僅限于常用的業(yè)務(wù)板塊，無法充分地運用會計軟件來對會計信息進行科學(xué)的管理[13-14]。

（二）會計信息系統(tǒng)對企業(yè)財務(wù)風(fēng)險防范部分缺失

大部分會計電算化核算軟件是根據(jù)普通企業(yè)的材料采購、車間生產(chǎn)、物流存儲、后臺管理、財務(wù)會計等多種功能，將其設(shè)計成一個綜合的管理信息系統(tǒng)，該系統(tǒng)的使用可以根據(jù)不同的數(shù)據(jù)之間的比例，獲得財務(wù)指標(biāo)數(shù)據(jù)，從而對各種財務(wù)資源之間的內(nèi)部規(guī)則與聯(lián)系進行分析，從而判定出今后企業(yè)可能面臨的各種財務(wù)風(fēng)險，并對風(fēng)險的關(guān)鍵節(jié)點和引發(fā)風(fēng)險的因素進行分析與預(yù)警。這類會計信息軟件是根據(jù)企業(yè)的一般管理模式而設(shè)計的，沒有將不同企業(yè)因其業(yè)務(wù)特性而產(chǎn)生的一些特定的財務(wù)風(fēng)險點和關(guān)鍵步驟包含進去，因此，在風(fēng)險監(jiān)測方面還存在一定的不足。這反映了企業(yè)與會計軟件設(shè)計者之間缺乏關(guān)于財務(wù)風(fēng)險的交流與一致，中小企業(yè)常常沒有意識到財務(wù)風(fēng)險的控制，而設(shè)計者僅僅是根據(jù)業(yè)務(wù)模式來進行設(shè)計，缺乏對企業(yè)個體特定財務(wù)風(fēng)險體現(xiàn)的了解，從而導(dǎo)致了財務(wù)風(fēng)險的設(shè)計不足。

（三）電算化的運營成本過高

企業(yè)在引入財務(wù)軟件時，花費較高的購置費和年度維護費，想要添加一些模塊的功能還需額外增加費用，此外，維修和軟件升級都是每年的必要項目。隨著企業(yè)內(nèi)外部經(jīng)營環(huán)境的改變，企業(yè)的內(nèi)部管理信息必然發(fā)生改變，因此，會計信息系統(tǒng)也要隨之更新，這些費用都得由企業(yè)自己承擔(dān)。另外，造成企業(yè)會計信息系統(tǒng)運行費用比較高的另一個重要因素是，中小型企業(yè)的會計業(yè)務(wù)人員對于會計軟件的運用程度低，僅能進行一些簡單憑證的制作、賬簿生成等基本功能，而不懂得如何運用財務(wù)分析和風(fēng)險預(yù)測等功能，因此，整個軟件的應(yīng)用效率不高，與成本投入相比，其輸出收益比率太低。

（四）會計電算化管理制度缺失

在實際運用中，許多企業(yè)雖然采用了會計信息軟件財務(wù)管理系統(tǒng)，但存貨系統(tǒng)、生產(chǎn)系統(tǒng)和銷售系統(tǒng)都是各自獨立的，在信息的采集、處理、統(tǒng)計方法、處理周期等方面都有很大區(qū)別，并且已經(jīng)形成了一種員工的惰性，企業(yè)在運用會計信息軟件后，就需要及時地采集存貨、銷售、生產(chǎn)等信息，但是，由于管理制度的缺失，銷售、存貨和生產(chǎn)管理者無法有效契合，從而影響了會計信息系統(tǒng)的功能的應(yīng)用和發(fā)揮。所以，在使用會計軟件的中小企業(yè)中，應(yīng)用管理制度的構(gòu)建相對落后，會影響軟件的使用效率和質(zhì)量[1]。

四、改進措施

（一）強化業(yè)務(wù)人員信息化水平

在企業(yè)內(nèi)部管理上，注重人才的引進和培養(yǎng)，加強對新進人員的培訓(xùn)和引導(dǎo)，完善會計電算化運行的基礎(chǔ)應(yīng)用環(huán)境，確保會計信息數(shù)據(jù)、會計檔案安全可靠性。

企業(yè)在運用財務(wù)軟件進行初始操作時，需要操作者根據(jù)軟件所需的內(nèi)容和形式來錄入大量信息，這樣的設(shè)計就要求在應(yīng)用該軟件之前進行很多的基礎(chǔ)工作，比如對商品數(shù)量的統(tǒng)計，對會計基礎(chǔ)信息的初步統(tǒng)計等，這樣就會增大工作的時間，也會使會計軟件的使用費用大大提高。所以，企業(yè)應(yīng)該在一定程度上，加大對財務(wù)員工的培訓(xùn)，讓他們對財務(wù)軟件操作、計算機技術(shù)、財務(wù)管理知識進行學(xué)習(xí)，使他們能夠更好地滿足財務(wù)軟件環(huán)境下對財務(wù)工作的多樣化要求，從而提高工作的效率與品質(zhì)，減少差錯率，使財務(wù)軟件的使用效果得到更好的發(fā)揮，降低單位成本水平。

（二）提升會計軟件系統(tǒng)與企業(yè)財務(wù)管理契合度，降低企業(yè)風(fēng)險

當(dāng)前，多數(shù)的會計軟件主要是基于已經(jīng)研發(fā)出來的財務(wù)軟件模塊，很少對財務(wù)風(fēng)險進行模塊化的設(shè)計，所以企業(yè)在很大程度上不能通過會計軟件進行很好的風(fēng)險預(yù)防。因此，軟件設(shè)計者應(yīng)對軟件使用過程中的反饋進行及時分析與改進。加強與有關(guān)部門的負(fù)責(zé)人、業(yè)務(wù)人員、管理人員、財務(wù)人員等進行溝通和交流，了解企業(yè)的生產(chǎn)、設(shè)計、銷售、倉儲、財務(wù)等軟件的使用部門的具體需要，改進現(xiàn)有的會計軟件，并針對其中的一些不足之處，設(shè)計出滿足企業(yè)需要的會計軟件[11-13]。會計軟件使用企業(yè)內(nèi)部各部門應(yīng)該按照各自的業(yè)務(wù)流程、職能等特征搜集基礎(chǔ)資料，進行自我梳理，為企業(yè)會計軟件的功能更新提供幫助，最終讓會計軟件更加符合企業(yè)的實際情況，促進其更好地服務(wù)于企業(yè)的經(jīng)營管理，從而有效防范企業(yè)經(jīng)營風(fēng)險。

（三）優(yōu)化軟件智能交互，降低管理成本

改進財務(wù)軟件的智能操作接口，軟件公司可以通過簡化登錄和使用流程，從用戶的角度對其進行了優(yōu)化，提高智能程度，使其可以進行移動打卡，查看庫存，下訂單；使用手機或PDA掃描商品條形碼，即可實現(xiàn)出庫，免去繁瑣的布線、記錄和搬運工作；決策人員可以通過移動電話，隨時隨地跟蹤進度，審批文件，進行即時決策；生產(chǎn)部門會按照生產(chǎn)現(xiàn)場的需要，對新的工作進行及時的接收，并將其與相同的按鍵相結(jié)合，生成預(yù)估表或派工單。通過優(yōu)化各功能模塊，使其能夠與用戶高效交互，從而使待聯(lián)、報價、合同、售后等功能都能夠被一鍵生成。在這個過程中，設(shè)計、生產(chǎn)、派工、采購、出庫、回款等都會被一鍵式串聯(lián)，不僅節(jié)省人力，更能提高運作效率，從而減少企業(yè)的成本[14-15]。

（四）加強頂層設(shè)計，創(chuàng)新財務(wù)管理制度

在會計電算化軟件開發(fā)和運用上要制定科學(xué)有效的財務(wù)管理制度，以增強各行業(yè)間會計電算化的通用性。一方面，軟件使用企業(yè)應(yīng)該對自己的經(jīng)營管理體系作出相應(yīng)的調(diào)整，要注重會計電算化運用效果的重要性，完善和健全運行管理制度，對原本與會計軟件系統(tǒng)不相適應(yīng)的數(shù)據(jù)和信息、管理制度等進行統(tǒng)一的更新，確保所運用的系統(tǒng)環(huán)境能夠有效融合軟件對數(shù)據(jù)的整合與分析需求，從而使會計軟件能更好地服務(wù)于財務(wù)工作。另一方面，研發(fā)會計軟件系統(tǒng)的公司應(yīng)該對各個不同行業(yè)的企業(yè)進行調(diào)研，根據(jù)采購軟件企業(yè)的需要，有針對性地對財務(wù)管理和各個模塊的功能進行相應(yīng)的調(diào)整，使財務(wù)軟件的功能進一步地改進，拓寬軟件在不同領(lǐng)域企業(yè)中的應(yīng)用。軟件公司應(yīng)該拓寬自己的信息兼容性，保證會計軟件和其他信息系統(tǒng)之間的數(shù)據(jù)連接，提高數(shù)據(jù)的處理能力，將信息數(shù)據(jù)的格式統(tǒng)一起來，與會計軟件信息系統(tǒng)相結(jié)合，對財務(wù)管理模塊進行創(chuàng)新，建立一個數(shù)據(jù)庫修補模塊，讓數(shù)據(jù)信息得到統(tǒng)一，從而擴展會計軟件在企業(yè)內(nèi)的使用范圍和使用效率16。

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[17]盧靜.中小企業(yè)會計電算化存在的問題及對策[J].中小企業(yè)管理與科技（上旬刊），2021（04）：87-8.（作者單位：河北省農(nóng)林科學(xué)院旱作農(nóng)業(yè)研究所河北衡水053000）[作者簡介：李潔（1981一），女，河北衡水人，經(jīng)濟師，從事財務(wù)管理工作。]