優(yōu)化企業(yè)內(nèi)部控制體系的三大策略

現(xiàn)代市場經(jīng)濟(jì)發(fā)展速度加快，企業(yè)在經(jīng)營過程中面臨的不確定性和風(fēng)險不斷增加。采取內(nèi)部控制管理策略，能夠幫助企業(yè)形成完善的管理體系，確保企業(yè)經(jīng)營戰(zhàn)略得以實現(xiàn)，從而保障資金安全。

企業(yè)業(yè)內(nèi)部控制體系的優(yōu)化作用

提升運(yùn)營效率內(nèi)部控制體系優(yōu)化策略能夠提高企業(yè)的運(yùn)營效率。一方面，明確各部門職責(zé)邊界能有效避免職責(zé)不清、推諉扯皮等問題，從而提升整體工作效率。同時，在內(nèi)部控制工作中，通過合理分配各項工作任務(wù)，能確定具體的工作流程、細(xì)化工作方案，幫助企業(yè)制定清晰的工作目標(biāo)。另一方面，內(nèi)部控制體系使企業(yè)可實現(xiàn)資源的合理配置，精準(zhǔn)識別并杜絕資金浪費、資源閑置等現(xiàn)象，進(jìn)一步提高資源利用效率，為企業(yè)創(chuàng)造更大價值。

降低經(jīng)營風(fēng)險企業(yè)通過科學(xué)優(yōu)化內(nèi)部控制體系，能夠構(gòu)建起抵御經(jīng)營風(fēng)險的有力屏障。管理層主導(dǎo)建立完善的內(nèi)部控制體系后，由專門的風(fēng)控部門對市場環(huán)境、政策法規(guī)、財務(wù)狀況等關(guān)鍵信息進(jìn)行實時監(jiān)測與深度分析，從而識別潛在風(fēng)險。一旦發(fā)現(xiàn)風(fēng)險信號，企業(yè)決策層可憑借預(yù)先制定的風(fēng)險應(yīng)對預(yù)案，迅速組織各部門采取有效措施，主動規(guī)避或化解風(fēng)險。這種由企業(yè)各層級協(xié)同運(yùn)作的動態(tài)化、系統(tǒng)化風(fēng)險防控機(jī)制，能夠有效減少風(fēng)險事件對企業(yè)的沖擊。

保障資產(chǎn)安全企業(yè)優(yōu)化內(nèi)部控制體系，對保障資產(chǎn)安全發(fā)揮著關(guān)鍵作用。企業(yè)資產(chǎn)管理部門在內(nèi)部控制體系框架下，建立起涵蓋采購、使用、保管、處置全流程的資產(chǎn)監(jiān)管制度，能夠從源頭上把控采購質(zhì)量，規(guī)范日常使用流程，全方位杜絕資產(chǎn)浪費與損失。與此同時，企業(yè)財務(wù)部門配合執(zhí)行嚴(yán)格的授權(quán)審批制度，將其貫穿于資產(chǎn)變動的各個環(huán)節(jié)，明確各崗位資產(chǎn)使用與處置權(quán)限，確保每一項資產(chǎn)操作都遵循合法合規(guī)原則。

企業(yè)內(nèi)部控制體系優(yōu)化策略

優(yōu)化內(nèi)部控制環(huán)境首先，提升管理層引領(lǐng)示范作用。企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)層是開展內(nèi)部控制工作的關(guān)鍵引領(lǐng)者，既要發(fā)揮表率帶頭作用，又要帶動所有工作人員自覺行動起來。一方面，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)層要嚴(yán)格要求自己，認(rèn)真學(xué)習(xí)本單位的內(nèi)部控制有關(guān)規(guī)章制度，嚴(yán)格遵守各項內(nèi)控制度規(guī)定。另一方面，企業(yè)的人力資源部門需定期組織管理層參與內(nèi)部控制專題培訓(xùn)與研討活動，在日常工作中注重將內(nèi)部控制的要求貫穿于每一項決策與管理工作之中。

其次，構(gòu)建科學(xué)合理的組織架構(gòu)。企業(yè)的戰(zhàn)略規(guī)劃部門與人力資源部門應(yīng)當(dāng)共同參與，基于企業(yè)的戰(zhàn)略定位和業(yè)務(wù)特點，對企業(yè)內(nèi)部的部門職責(zé)和職權(quán)進(jìn)行劃分，以避免職責(zé)重合與職責(zé)空缺。在劃分過程中，明確各部門以及各崗位之間的工作匯報、配合程序，形成一個權(quán)責(zé)分明的運(yùn)作模式，讓企業(yè)內(nèi)部的信息傳遞可以更加順暢。另外，企業(yè)還需安排專門的評估小組，定期對企業(yè)組織架構(gòu)運(yùn)行效果進(jìn)行評定，在發(fā)現(xiàn)企業(yè)組織結(jié)構(gòu)存在不適合企業(yè)發(fā)展要求或不能夠適應(yīng)市場的狀況時，剔除那些多余的程序，提高企業(yè)的經(jīng)營運(yùn)轉(zhuǎn)效率。

另外，培育積極向上的企業(yè)文化。企業(yè)文化建設(shè)部門應(yīng)該積極作為，通過多種形式的企業(yè)文化建設(shè)活動將誠信、合規(guī)、風(fēng)控等控制理念，滲透到企業(yè)文化的核心價值體系中。并充分利用好內(nèi)部培訓(xùn)、內(nèi)部宣傳欄、召開警示教育會等途徑，大力開展企業(yè)文化的宣教工作，使企業(yè)員工了解并認(rèn)同企業(yè)的價值觀，進(jìn)而變成實實在在的行動力。

強(qiáng)化控制活動執(zhí)行首先，細(xì)化控制活動流程和標(biāo)準(zhǔn)。企業(yè)內(nèi)控管理部門作為牽頭部門要梳理所有業(yè)務(wù)流程，系統(tǒng)梳理各項業(yè)務(wù)流程，通過了解、分析與研判找準(zhǔn)控制要點，編制相應(yīng)控制措施和操作辦法。就采購業(yè)務(wù)而言，內(nèi)控管理部門要確定采購申請的啟動條件、批準(zhǔn)權(quán)級及額度，確定供應(yīng)商的選擇標(biāo)準(zhǔn)，細(xì)化驗收程序和付款審核等每個點的操作步驟、責(zé)任人員及時間要求并制定成文。同時，由企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)部負(fù)責(zé)制定標(biāo)準(zhǔn)化作業(yè)手冊，把業(yè)務(wù)流程及操作規(guī)程圖文并茂地展現(xiàn)給員工，讓員工一看就會做，幫助其盡快上手工作。除此之外，內(nèi)控管理部門還需要每季度對流程標(biāo)準(zhǔn)情況進(jìn)行評估，根據(jù)業(yè)務(wù)變化及執(zhí)行情況反饋予以及時調(diào)整優(yōu)化，使其符合公司運(yùn)行情況的實際需要。

其次，加強(qiáng)控制活動的監(jiān)督與檢查。企業(yè)管理層要統(tǒng)一安排、部署，積極推進(jìn)建立和完善控制活動監(jiān)督檢查機(jī)制。人力資源部統(tǒng)籌設(shè)立獨立監(jiān)督崗位或者設(shè)立專門監(jiān)督部門，并配齊監(jiān)督人員，明確崗位（部門）職責(zé)權(quán)限與工作流程。同時，監(jiān)督部門采用定期全面檢查與不定期隨機(jī)抽查相結(jié)合的方式，綜合運(yùn)用現(xiàn)場查看操作記錄、核對業(yè)務(wù)單據(jù)、訪談工作人員等現(xiàn)場檢查手段，以及調(diào)取系統(tǒng)數(shù)據(jù)、分析業(yè)務(wù)報表等非現(xiàn)場監(jiān)測方式，對控制活動執(zhí)行情況進(jìn)行全方位監(jiān)督。

另外，利用信息技術(shù)提升控制活動效率。企業(yè)的信息化管理部門應(yīng)緊跟技術(shù)發(fā)展趨勢，主導(dǎo)推進(jìn)信息技術(shù)在控制活動中的深度應(yīng)用。綜合企業(yè)自身業(yè)務(wù)需要，聯(lián)合專業(yè)的軟件供應(yīng)商，自行研發(fā)或者引入適應(yīng)的信息化管理系統(tǒng)的應(yīng)用，將采購、財務(wù)、審批等工作流程進(jìn)行數(shù)字化轉(zhuǎn)換，從而實現(xiàn)對企業(yè)內(nèi)部相關(guān)控制活動進(jìn)行自動化處理以及標(biāo)準(zhǔn)化的運(yùn)行。同時，財務(wù)部門借助于財務(wù)軟件可以做到自動出憑證、記賬和編表；行政部門則通過辦公自動化實現(xiàn)審批流程的線上傳輸替代原來線下傳遞的工作。另外，由數(shù)據(jù)分析部門運(yùn)用大數(shù)據(jù)分析技術(shù)，對控制活動產(chǎn)生的數(shù)據(jù)進(jìn)行實時監(jiān)測和深度挖掘，通過設(shè)置風(fēng)險預(yù)警指標(biāo)，及時發(fā)現(xiàn)潛在風(fēng)險和異常情況。

完善內(nèi)部監(jiān)督體系第一，構(gòu)建多元化監(jiān)督主體。首先，經(jīng)由董事會決議設(shè)立獨立的內(nèi)部審計機(jī)構(gòu)，并賦予該內(nèi)審部門直接向企業(yè)最高管理層報告的權(quán)利，以保證審計的權(quán)威性和客觀公正性，確保能夠做好日常的監(jiān)督檢查工作。其次，由人力資源部門聯(lián)合相關(guān)業(yè)務(wù)部門，挑選出一批單位骨干組成監(jiān)督工作組。這些骨干因自身熟悉業(yè)務(wù)流程，較容易從實際操作層面觀察發(fā)現(xiàn)問題。再者，企業(yè)管理層可以針對廣大員工開展多種形式的宣傳教育，發(fā)動全員參與監(jiān)督，積極上報各類不合理的問題，并對于實際提供有價值線索的人員實施獎勵。

第二，明確監(jiān)督內(nèi)容與標(biāo)準(zhǔn)。企業(yè)內(nèi)控領(lǐng)導(dǎo)小組要牽頭制定企業(yè)內(nèi)部監(jiān)督工作規(guī)程，明確監(jiān)督的內(nèi)容和標(biāo)準(zhǔn)，為企業(yè)建立有效的內(nèi)部監(jiān)督體系確定方向。在財務(wù)監(jiān)督板塊中，由財務(wù)監(jiān)督部門負(fù)責(zé)核查企業(yè)財務(wù)收支是否合理合法、企業(yè)預(yù)算執(zhí)行進(jìn)度和企業(yè)成本核算是否正確，保證企業(yè)提供的數(shù)據(jù)資料真實可信。在業(yè)務(wù)流程板塊，由運(yùn)營管理部門負(fù)責(zé)對企業(yè)采購招標(biāo)、生產(chǎn)流程、銷售合同簽訂等業(yè)務(wù)流程監(jiān)督，檢測其是否按照相關(guān)法律法規(guī)要求進(jìn)行。在內(nèi)控板塊，由內(nèi)控部門定期抽查檢查企業(yè)各項制度的落實情況，并對內(nèi)控制度執(zhí)行結(jié)果進(jìn)行評價。

第三，強(qiáng)化監(jiān)督結(jié)果運(yùn)用。企業(yè)的績效管理部門應(yīng)充分發(fā)揮監(jiān)督結(jié)果的管理效能，將監(jiān)督成果深度融入企業(yè)管理全流程。具體而言，首先由人力資源部門將監(jiān)督結(jié)果與部門績效考核、員工個人晉升體系緊密掛鉤。其次，審計部門聯(lián)合管理咨詢團(tuán)隊，對監(jiān)督發(fā)現(xiàn)的問題進(jìn)行系統(tǒng)性分析，深挖管理漏洞與制度缺陷，向管理層提交針對性改進(jìn)建議。

作者單位：三一重型裝備有限公司