大數(shù)據(jù)背景下高校實訓成果存檔管理策略研究

中圖分類號：G647 文獻標識碼：A DOI:10.16400/j.cnki.kjdk.2025.18.032

Research on Archive Management Strategies for College Training Achievements under the Background of Big Data

HU Yuhan

(Kunming University of Science and Technology Oxbridge College， Kunming， Yunnan )

AbstractWith the rapid development of big data technology，the education sector is undergoing an information revolution， especially in university teaching management， where data storage，analysis，and utilization have become key to improving teachingquality. As an important partof teaching，collge practical training is closely related to the management of its achievements and the evaluation of teaching quality， which affects the cultivation of students' practical abilities and the construction of disciplines. How to effectively manage and utilize practical raining results based on big data has become an important issue in the development of information technology in higher education. The article explores the importance of archive managementofpracticaltrainingachievements inuniversities in the era ofbig data，analyzes thecurentsituationofarchivemanagement ofpractical traning achievements inuniversities，and proposes management strategies，aiming to provide theoretical guidance and practical referencefor eficient archive management of practical training achievements in universities.

Keywordsbig data; university practical training achievements; archive management; intelligent management

大數(shù)據(jù)是信息技術(shù)飛速發(fā)展的產(chǎn)物，標志著數(shù)據(jù)的生成、存儲、處理和分析已進入前所未有的規(guī)模與深度。隨著智能化技術(shù)的應(yīng)用，教育信息的采集、存儲、分析和預(yù)測已不再是單純的技術(shù)問題，而是一個能全面提升教育服務(wù)質(zhì)量、優(yōu)化教育資源配置和推動教育公平的戰(zhàn)略性問題。高校如何利用大數(shù)據(jù)整合與分析教學數(shù)據(jù)，從中提取有價值的信息，并作出科學、精準的教育決策，成為提升教育質(zhì)量、實現(xiàn)教育現(xiàn)代化的關(guān)鍵1。在此背景下，高校實訓成果存檔管理的必要性愈加突出。實訓成果作為高校教學的重要組成部分，反映了學生的實踐能力，是評估教學質(zhì)量和學生綜合素養(yǎng)的重要依據(jù)。本文立足高校實訓成果存檔管理的重要性，從當前高校實訓成果存檔管理的現(xiàn)狀出發(fā)，探究高校實訓成果存檔管理的新策略。

1高校實訓成果存檔管理的重要性

當前信息技術(shù)快速發(fā)展，科學高效的實訓成果存檔管理可有效優(yōu)化教學資源配置，提高教學質(zhì)量，促進教育決策的科學化與精準化。

高效的成果存檔管理能幫助高校更好地總結(jié)實訓過程中存在的問題，系統(tǒng)化的數(shù)據(jù)分析能識別實訓中的不足，為后續(xù)實訓設(shè)計與實施提供精準的改進依據(jù)?；诖髷?shù)據(jù)分析，學校能對歷年實訓成果進行綜合評估，發(fā)現(xiàn)教學過程中存在的技術(shù)缺陷、知識傳授空白或?qū)W生實踐能力的薄弱環(huán)節(jié)，在新的實訓計劃中加以優(yōu)化。持續(xù)性的反饋機制，使實訓不斷朝著更高質(zhì)量、更精準的目標發(fā)展，推動教

|科教導(dǎo)刊

育教學水平的全面提升。

隨著高校實訓活動的不斷增多和學生數(shù)量的不斷擴大，海量的實訓成果需利用規(guī)范的存檔管理來實現(xiàn)高效利用。對實訓成果進行細致的歸檔和科學分類，高校能為檔案檢索提供更加精準的數(shù)據(jù)支持。在存檔管理過程中，相關(guān)人員可對檔案中的各類成果進行標記、分類與描述，快速定位到需要的信息?；跀?shù)據(jù)分析的檢索方式能夠確保相關(guān)檔案的準確定位與快速提取，顯著縮短檢索時間，提高工作效率。該方式能提升檔案的利用效率，為相關(guān)人員提供更全面的教學評估數(shù)據(jù)，幫助其及時發(fā)現(xiàn)問題，優(yōu)化實訓設(shè)計，最終提高實訓教學水平]。

2高校實訓成果存檔管理現(xiàn)狀

2.1部分紙質(zhì)檔案歸檔存在一定困難

當前教學實訓中，部分高校仍使用紙質(zhì)檔案記錄學生實訓成果。紙質(zhì)檔案在檔案歸檔、存儲、檢索與更新等管理過程中存在諸多困難。一方面，存儲環(huán)境的濕度、溫度等因素可能對紙質(zhì)檔案的保存造成影響，尤其是在長時間保存的情況下，檔案易出現(xiàn)破損、褪色等物理退化現(xiàn)象；另一方面，紙質(zhì)檔案的保存需專門的存儲設(shè)備與場所，且難以實現(xiàn)高效的空間利用，造成檔案管理的資源浪費。在實際操作過程中，很多高校在歸檔過程中存在檔案歸類不清、標記不規(guī)范等問題，導(dǎo)致檔案的檢索和調(diào)閱變得更加困難。在面對大量實訓成果時，傳統(tǒng)的人工檢索方式效率低下，需要耗費大量時間和精力，且容易出現(xiàn)遺漏或錯誤，進一步增加了管理工作的復(fù)雜性。

2.2缺乏智能管理系統(tǒng)的支持

在沒有智能系統(tǒng)支持的情況下，管理人員很難對大量檔案信息進行有效監(jiān)控和實時更新，無法做到及時調(diào)整檔案內(nèi)容，也無法利用智能化手段進行檔案質(zhì)量評估。在實訓成果存檔管理時仍依賴手動整理，占用了大量時間，且易產(chǎn)生人為錯誤，導(dǎo)致檔案信息不準確或漏檔。由于沒有有效的智能管理工具，檔案的分類、標注和更新等過程無法實現(xiàn)精準化、動態(tài)化管理，檔案管理的規(guī)范性較差，影響檔案的長期保存和后續(xù)利用。當前的檔案管理方式主要是靜態(tài)存檔，不能對檔案內(nèi)容進行動態(tài)跟蹤、統(tǒng)計和分析。高校內(nèi)部不同部門之間的檔案信息共享受限，往往需要手工傳遞或人工對接進行信息交流，容易導(dǎo)致信息傳遞過程中的失誤和滯后，難以在第一時間對實訓成果進行及時反饋。

2.3管理人員工作效率較低

實訓成果存檔管理是一項復(fù)雜的工作，涉及大量的文檔、數(shù)據(jù)和信息處理，而管理人員的工作效率直接影響到實訓成果的歸檔質(zhì)量與管理效果。高校檔案管理工作中的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)滯后，技術(shù)設(shè)備不足，檔案管理系統(tǒng)不完善，管理人員的工作條件受到制約，無法有效提升工作效率。由于缺乏自動化、標準化的檔案管理流程，管理人員在面對大量實訓成果時，需要手動進行數(shù)據(jù)錄入、分類整理及歸檔，操作效率低下，而且容易出現(xiàn)人為錯誤，進一步增加了管理負擔。由于檔案歸檔方式缺乏統(tǒng)一標準，導(dǎo)致不同管理人員在整理時采用不同的方式，使得檔案信息在存儲過程中不規(guī)范、不統(tǒng)一，增加了后期查找、更新和維護的難度，嚴重影響了檔案的利用效率。

3大數(shù)據(jù)背景下高校實訓成果存檔管理優(yōu)化策略

3.1完善管理標準，統(tǒng)一電子檔案歸檔

一些高校在實訓成果檔案歸檔過程中，尚未形成統(tǒng)一的歸檔標準，影響數(shù)據(jù)的可用性。為此，高校應(yīng)依據(jù)國家及行業(yè)的標準規(guī)范，結(jié)合學校實際情況，制定適應(yīng)大數(shù)據(jù)背景下檔案管理需求的具體管理標準。該標準應(yīng)涵蓋檔案歸檔的分類、編碼、命名、格式、存儲等方面，確保實訓成果檔案在歸檔過程中能夠做到規(guī)范化處理，避免不同部門和人員之間數(shù)據(jù)格式不一致或操作流程混亂的情況。

在電子檔案歸檔中，須依托統(tǒng)一的檔案管理平臺和標準，確保所有實訓成果檔案都能在統(tǒng)一的系統(tǒng)平臺上進行處理。統(tǒng)一的電子檔案歸檔能夠?qū)崿F(xiàn)數(shù)據(jù)的結(jié)構(gòu)化、標準化，使得檔案信息能以更加高效的方式存儲、分類、檢索和管理，為后續(xù)檔案利用和數(shù)據(jù)分析提供便捷。完善管理標準、統(tǒng)一電子檔案歸檔還能推動檔案質(zhì)量控制生命周期管理的規(guī)范化。電子檔案歸檔不僅是數(shù)據(jù)存儲的過程，更是對檔案質(zhì)量的全面保障。通過標準化的電子檔案歸檔流程，管理人員能夠?qū)崟r監(jiān)控檔案的質(zhì)量，及時處理潛在問題，避免因檔案質(zhì)量不達標而影響后續(xù)的管理與利用。在檔案生命周期管理方面，統(tǒng)一的電子檔案歸檔標準能夠確保檔案從創(chuàng)建、存儲到銷毀等每個環(huán)節(jié)都符合相關(guān)規(guī)定，并能夠追溯每個環(huán)節(jié)的操作記錄，確保檔案的可追溯性。統(tǒng)一電子歸檔后，可根據(jù)管理標準進行自動化審計，實時檢查檔案的完整性、合規(guī)性，進一步提升檔案管理的質(zhì)量和透明度，不同院系、學科、部門能夠更加便捷地共享實訓成果信息，促進跨學科、跨部門的協(xié)同合作，還能夠增強學校與社會、企業(yè)之間的合作交流，推動產(chǎn)學研結(jié)合，為高校實訓成果的應(yīng)用提供更廣闊的空間。

3.2建立智能存檔系統(tǒng)，實現(xiàn)存檔管理智能化

智能存檔系統(tǒng)的核心目標是使用信息化、自動化技術(shù)手段，實現(xiàn)對檔案的智能分類、自動檢索、數(shù)據(jù)分析和生命周期管理，從而極大地提升檔案管理的規(guī)范性、精確性和高效性，推動高校教育存檔管理向更精細化的方向發(fā)展。

實現(xiàn)檔案的實時檢索與動態(tài)更新，大大提高檔案數(shù)據(jù)的使用價值。在傳統(tǒng)檔案管理中，檔案的檢索往往依賴手動索引或固定的檢索標準，隨著檔案數(shù)量的增加，檢索過程變得低效且容易出錯。而智能存檔系統(tǒng)基于大數(shù)據(jù)處理技術(shù)，能夠?qū)Ａ繖n案進行實時索引，利用先進的人工智能技術(shù)，支持多維度、跨系統(tǒng)的智能搜索，極大地提高了檔案數(shù)據(jù)的可獲取性。智能存檔系統(tǒng)還能夠利用實時數(shù)據(jù)更新，及時反映檔案內(nèi)容的變化，確保檔案信息的準確性，避免出現(xiàn)檔案滯后的問題4。

提升檔案管理的效率，實現(xiàn)對實訓成果檔案的深入分析。利用集成數(shù)據(jù)分析模塊，智能存檔系統(tǒng)能夠?qū)n案數(shù)據(jù)進行多維度分析，從而揭示出隱藏在大量數(shù)據(jù)背后的規(guī)律與趨勢。例如，系統(tǒng)可自動分析學生在實訓過程中的表現(xiàn)數(shù)據(jù)、成績數(shù)據(jù)和行為數(shù)據(jù)，基于數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)發(fā)現(xiàn)學生學習的薄弱環(huán)節(jié)、教學中的潛在問題以及課程設(shè)置的優(yōu)化空間，為教學決策提供數(shù)據(jù)支持。

實現(xiàn)檔案的跨部門、跨學科協(xié)同管理，推動高校教育資源的共享與優(yōu)化。在大數(shù)據(jù)背景下，檔案數(shù)據(jù)的價值體現(xiàn)在其跨部門、跨學科的協(xié)同應(yīng)用。例如，教學管理部門、學科建設(shè)部門、教務(wù)處可共享實訓成果數(shù)據(jù)，形成信息流通的閉環(huán)，促進學校整體教育質(zhì)量的提升。智能存檔系統(tǒng)的多部門協(xié)同功能能夠打破傳統(tǒng)管理模式下的部門壁壘，構(gòu)建起數(shù)據(jù)共享與資源協(xié)同的機制，提升高校資源配置效率。系統(tǒng)可根據(jù)權(quán)限設(shè)置，允許不同部門按需獲取數(shù)據(jù)，保護敏感信息，確保檔案管理過程中的數(shù)據(jù)安全[5]。

3.3加強管理人員培訓，提升管理人員信息化水平

管理人員在面對新型管理平臺時，往往缺乏必要的操作技能和系統(tǒng)化的應(yīng)用能力，組織管理人員進行信息化操作培訓對提高存檔管理工作的質(zhì)量起著重要作用。培訓能夠提高管理人員對檔案管理信息系統(tǒng)的熟悉度，使其能夠熟練使用數(shù)據(jù)采集、錄入、查詢、存儲、備份、更新等功能，從而在實際工作中高效處理檔案信息，減少操作失誤，確保檔案數(shù)據(jù)的準確性。

管理人員培訓應(yīng)涵蓋大數(shù)據(jù)技術(shù)的基礎(chǔ)知識與應(yīng)用能力。隨著大數(shù)據(jù)技術(shù)在高校檔案管理中的應(yīng)用日益廣泛，檔案管理已經(jīng)不再是單純的數(shù)據(jù)存儲問題，還涉及數(shù)據(jù)挖掘、數(shù)據(jù)分析和智能決策支持等方面的內(nèi)容。為了更好地管理和利用實訓成果檔案數(shù)據(jù)，管理人員的培訓內(nèi)容應(yīng)包括數(shù)據(jù)清洗、數(shù)據(jù)預(yù)處理、數(shù)據(jù)分析與可視化等基礎(chǔ)技能，并結(jié)合檔案管理實際需求進行案例分析和模擬演練，幫助管理人員掌握如何利用大數(shù)據(jù)技術(shù)從龐大的檔案數(shù)據(jù)中提取有價值的信息，為教學改進、學科建設(shè)和教育決策提供數(shù)據(jù)支持。管理人員應(yīng)對前沿技術(shù)有一定的了解，能夠根據(jù)技術(shù)發(fā)展趨勢，靈活應(yīng)對檔案管理中的各種挑戰(zhàn)。在人工智能技術(shù)的應(yīng)用方面，管理人員需要了解如何利用機器學習、自然語言處理等技術(shù)提升對檔案的智能分類、檢索和分析能力。

管理人員培訓還應(yīng)促進其團隊協(xié)作和跨部門協(xié)作能力的提升。檔案管理工作不只是個體操作，它涉及不同部門、不同學科之間的協(xié)同與配合。培訓中應(yīng)注重增強管理人員的團隊合作意識，使其在工作中能夠有效協(xié)調(diào)、溝通，保障信息流、工作流和檔案流的順暢。在高校實訓成果檔案管理中，教學部門、行政部門、教務(wù)部門、信息技術(shù)部門等都需要共同參與，協(xié)作完成檔案的歸檔、更新、查詢、使用等工作。

4結(jié)語

在大數(shù)據(jù)背景下，高校實訓成果存檔管理策略創(chuàng)新是當前教育領(lǐng)域發(fā)展的必然要求。高校應(yīng)當立足大數(shù)據(jù)技術(shù)，整合資源，優(yōu)化檔案管理流程，提升管理系統(tǒng)的智能化水平，利用數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)提升檔案管理效率與決策支持能力，確保實訓成果能發(fā)揮其教學、科研和決策功能；高校應(yīng)全面實施電子化檔案歸檔與智能化管理系統(tǒng)，結(jié)合大數(shù)據(jù)技術(shù)進行智能化分析與處理，加強管理人員的信息化培訓，確保其能熟練運用新型管理系統(tǒng)，推動管理模式的持續(xù)創(chuàng)新與完善。隨著大數(shù)據(jù)技術(shù)的不斷發(fā)展，高校實訓成果存檔管理將更加精準、智能和高效，推動高校教育管理向更加智能化、科學化的方向邁進。

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