加強(qiáng)國(guó)有企業(yè)全生命周期合同管理的研究

DOI：10.12433/zgkjtz.20251125

在國(guó)有企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理中，合同管理是比較關(guān)鍵的管理任務(wù)之一，直接關(guān)系到國(guó)有企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)狀況，而且和最終國(guó)有企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益掛鉤。這就要求相關(guān)管理人員精細(xì)化管理合同文件，以保障企業(yè)利益。但國(guó)有企業(yè)合同管理影響因素較多管理難度較大，要求管理人員全面把控。全生命周期合同管理模式在現(xiàn)階段的應(yīng)用越來(lái)越普遍，相對(duì)于傳統(tǒng)合同管理更有條理，具備較高的研究?jī)r(jià)值。

一、國(guó)有企業(yè)合同管理概述

國(guó)有企業(yè)合同管理是比較關(guān)鍵的管理任務(wù)，主要是圍繞著合同文件的簽訂以及存放、應(yīng)用進(jìn)行有序管理，促使合同可以為自身發(fā)展提供有力保障。國(guó)有企業(yè)的很多合同是圍繞項(xiàng)目而形成的，如果合同簽訂不合理，或者后續(xù)應(yīng)用不充分，都會(huì)影響到自身經(jīng)濟(jì)效益，容易出現(xiàn)較為嚴(yán)重的損失。全生命周期合同管理是指對(duì)合同從產(chǎn)生意向到合同終止的全過程進(jìn)行系統(tǒng)化、動(dòng)態(tài)化管理，涵蓋合同的起草、審批、簽署、執(zhí)行、履約監(jiān)控、變更、續(xù)簽、終止以及歸檔等各個(gè)環(huán)節(jié)。在以往國(guó)有企業(yè)合同管理工作開展中，管理人員通常僅關(guān)注合同的簽訂環(huán)節(jié)，一些管理人員認(rèn)為只要在合同談判環(huán)節(jié)下功夫，確保合同的簽訂符合自身利益即可，明顯忽視了后續(xù)合同執(zhí)行環(huán)節(jié)的監(jiān)管，導(dǎo)致合同文件的形式化問題較為嚴(yán)重，無(wú)法依托合同實(shí)現(xiàn)自身效益的最大化[。而基于全生命周期合同管理的具體流程進(jìn)行分析，涉及合同簽訂前的準(zhǔn)備工作、合同的會(huì)談協(xié)商、合同的履行監(jiān)控以及合同檔案管理等主要環(huán)節(jié)，通過全生命周期合同管理，企業(yè)能夠?qū)崿F(xiàn)合同的標(biāo)準(zhǔn)化、自動(dòng)化和智能化處理，提高合同管理效率，降低風(fēng)險(xiǎn)，確保合同的合規(guī)性和有效性。

二、加強(qiáng)國(guó)有企業(yè)全生命周期合同管理的策略

（一）前期準(zhǔn)備

在合同管理的前期準(zhǔn)備工作中，管理人員應(yīng)該明確企業(yè)的具體需求，進(jìn)而把握好締約對(duì)象的選擇標(biāo)準(zhǔn)。比如，對(duì)于建筑工程施工類項(xiàng)目，在施工合同簽訂前，就需要分析明確該項(xiàng)目施工建設(shè)的具體標(biāo)準(zhǔn)以及任務(wù)狀況，對(duì)于目標(biāo)締約企業(yè)應(yīng)該具備的資質(zhì)和能力進(jìn)行準(zhǔn)確評(píng)估，由此營(yíng)造出較為理想的前期準(zhǔn)備條件。在簽訂合同前的招投標(biāo)環(huán)節(jié)，招標(biāo)文件更是需要作為合同管理人員前期準(zhǔn)備的重中之重。招標(biāo)文件中的很多內(nèi)容均需要作為合同條款呈現(xiàn)，前期準(zhǔn)確全面掌握，有助于降低后續(xù)合同簽訂時(shí)的難度，避免出現(xiàn)嚴(yán)重偏差。當(dāng)然，針對(duì)國(guó)有企業(yè)自身項(xiàng)目進(jìn)行綜合分析時(shí)，往往還需要全面分析項(xiàng)目中可能存在的各類風(fēng)險(xiǎn)因素，這些風(fēng)險(xiǎn)因素也是后續(xù)合同文件中比較關(guān)鍵的內(nèi)容，合同管理人員應(yīng)該加以注重并作提前分析，以便明確其具體影響，避免因?yàn)槿魏蝺?nèi)容被忽視，導(dǎo)致后續(xù)簽訂的合同文件不夠嚴(yán)謹(jǐn)，增加了后續(xù)項(xiàng)目建設(shè)中出現(xiàn)損失的可能性[]。

在合同簽訂前的準(zhǔn)備工作中，管理人員還應(yīng)該注重詳細(xì)分析評(píng)估各個(gè)可能的締約對(duì)象，對(duì)其資質(zhì)以及其他相關(guān)信息進(jìn)行嚴(yán)格審查，由此做到恰當(dāng)選擇，從源頭上避免和不符合要求的對(duì)象簽訂合約。比如，在建筑工程項(xiàng)目承建單位選擇時(shí)，管理人員就需要重點(diǎn)圍繞各個(gè)投標(biāo)方進(jìn)行綜合分析，考慮投標(biāo)方是否具備相匹配的施工能力和資質(zhì)，對(duì)于不符合項(xiàng)目施工要求的投標(biāo)方直接予以否定，避免盲目簽訂合同。與此同時(shí)，合同管理人員還需要重點(diǎn)針對(duì)投標(biāo)報(bào)價(jià)等關(guān)鍵信息資料進(jìn)行分析，這也是合同簽訂中比較關(guān)鍵的內(nèi)容，直接和國(guó)有企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益掛鉤，成為后續(xù)合同簽訂的關(guān)鍵要素。國(guó)有企業(yè)合同管理人員在該環(huán)節(jié)中，除了要廣泛搜集締約對(duì)象的相關(guān)資料信息，往往還需要著重加強(qiáng)和可能締約對(duì)象的聯(lián)系，通過充分溝通交流，更為準(zhǔn)確掌握對(duì)方意圖，便于在確定締約對(duì)象以及后續(xù)簽訂合同時(shí)，體現(xiàn)出更強(qiáng)的針對(duì)性，盡量避免出現(xiàn)嚴(yán)重疏忽和失誤。

（二）合同會(huì)談

結(jié)合前期準(zhǔn)備環(huán)節(jié)所得結(jié)果，明確意向合作對(duì)象，然后圍繞著合同簽訂開展會(huì)談，最終確保合同得以成功簽訂。在合同會(huì)談過程中，合同管理人員首先需要確保法律效力，避免在合同簽訂時(shí)出現(xiàn)較為嚴(yán)重的違法違規(guī)問題?；诤贤姆尚ЯM(jìn)行分析，合同管理人員除了要從內(nèi)容入手進(jìn)行嚴(yán)格把控，還應(yīng)該考慮到形式以及程序的合法性，嚴(yán)禁在合同會(huì)談以及簽訂過程中出現(xiàn)任何隨意化問題。這也就需要合同管理人員能夠熟練掌握《民法典》等相關(guān)法律法規(guī)，進(jìn)而在具體工作開展中予以踐行，確保簽訂的合同可以作為重要依據(jù)，避免在后續(xù)應(yīng)用中出現(xiàn)糾紛。當(dāng)然，為了有效保障合同的法律效力，合同管理人員還可以邀請(qǐng)企業(yè)內(nèi)部法律部門介入，以便從更為專業(yè)的角度予以把控，避免因?yàn)橹R(shí)層面的局限性，影響到合同簽訂效果。

國(guó)有企業(yè)合同管理人員在合同會(huì)談過程中，往往涉及多方人員，除了法律部門應(yīng)該積極參與，還應(yīng)該邀請(qǐng)懂業(yè)務(wù)、懂技術(shù)、懂財(cái)務(wù)的相關(guān)人員參與，以便更好地圍繞合同的各個(gè)條款進(jìn)行談判，確保最終的合同符合自身需求，能夠有效保障自身權(quán)益。國(guó)有企業(yè)涉及的合同內(nèi)容較為繁雜，需要商談的條款較多，管理人員應(yīng)該重點(diǎn)圍繞具體項(xiàng)目進(jìn)行綜合分析，以便制定出較為完善充分的會(huì)談綱要，確保合同中的所有內(nèi)容均可以得到逐一談判和確定，避免出現(xiàn)遺漏。比如，在國(guó)有企業(yè)和工程項(xiàng)目施工方進(jìn)行施工合同談判時(shí)，就需要重點(diǎn)圍繞合同標(biāo)的、工程量、價(jià)款、期限以及質(zhì)量要求等關(guān)鍵內(nèi)容進(jìn)行重點(diǎn)談判，保障這些內(nèi)容可以呈現(xiàn)在合法合理的條款，最終構(gòu)成符合自身權(quán)益的合同文件。具體到合同談判過程，國(guó)有企業(yè)合同管理人員還應(yīng)該注重選擇適宜的談判方式，運(yùn)用靈活多樣的談判技巧，以便最大程度上爭(zhēng)取自身權(quán)益，兼顧交易的有序達(dá)成。

合同會(huì)談后的合同書簽訂環(huán)節(jié)同樣不容忽視，國(guó)有企業(yè)合同管理人員應(yīng)該注重圍繞著前期會(huì)談達(dá)成的共識(shí)，簽訂合法合規(guī)的合同文本，由此對(duì)締約雙方進(jìn)行約束和指導(dǎo)。在合同書簽訂時(shí)，管理人員應(yīng)該嚴(yán)格按照相關(guān)范本，可以借助信息化軟件，針對(duì)標(biāo)準(zhǔn)化合同模板進(jìn)行規(guī)范運(yùn)用，由此形成具備較強(qiáng)法律效力的合同書，并且注重做好必要保管[]。

（三）合同履行

具體到合同履行過程中，合同管理人員應(yīng)該注重積極協(xié)調(diào)溝通好所有相關(guān)單位和部門，圍繞合同履行的具體要求，逐一審查實(shí)際執(zhí)行狀況，及時(shí)指出其中存在的明顯異常問題，反饋給責(zé)任方的同時(shí)，做好記錄管理，便于后續(xù)配合合同應(yīng)用。在合同履行過程中進(jìn)行多方溝通協(xié)調(diào)時(shí)，OA協(xié)同辦公系統(tǒng)應(yīng)該引起重視，合同管理人員可以將各個(gè)部門納入系統(tǒng)，以便進(jìn)行及時(shí)充分的溝通與協(xié)調(diào)，更好地確保合同文件得到有序履行，同時(shí)避免出現(xiàn)較為嚴(yán)重的混亂無(wú)序問題。

在合同履行過程中，合同管理人員應(yīng)該重點(diǎn)做好所有資料的收集整理工作，以便這些資料能夠在后續(xù)配合合同文本，在索賠或者反索賠處理中可以成為關(guān)鍵證據(jù)。合同管理人員可以圍繞合同中的具體條款進(jìn)行逐一審查，評(píng)估判斷合同執(zhí)行狀況，對(duì)于實(shí)際執(zhí)行效果和合同規(guī)定明顯不一致的內(nèi)容進(jìn)行全面記錄。在對(duì)相關(guān)資料進(jìn)行搜集時(shí)，合同管理人員應(yīng)該注重積極協(xié)調(diào)項(xiàng)目相關(guān)負(fù)責(zé)人，盡量在一線進(jìn)行資料的及時(shí)獲取，避免出現(xiàn)嚴(yán)重滯后性以及后補(bǔ)問題。所有合同履行資料的搜集整理均需要嚴(yán)格遵循相關(guān)程序要求，尤其是對(duì)于簽字確認(rèn)環(huán)節(jié)，更是需要引起重視，由此形成理想的法律效力，嚴(yán)禁弄虛作假。比如在建筑工程施工建設(shè)過程中，建設(shè)方就需要圍繞著項(xiàng)目施工狀況進(jìn)行實(shí)時(shí)監(jiān)管，進(jìn)而依托施工合同，掌握施工方存在的明顯問題，重點(diǎn)做好現(xiàn)場(chǎng)簽證管理，確保所有現(xiàn)場(chǎng)簽證均可以第一時(shí)間獲取，并且能夠由責(zé)任人簽字確認(rèn)，作為后續(xù)合同管理的重要依據(jù)。

在合同履行管理過程中，如果發(fā)現(xiàn)合同難以及時(shí)履行，或者是締約方的嚴(yán)重違規(guī)問題，國(guó)有企業(yè)合同管理人員則應(yīng)該及時(shí)進(jìn)行處理，采取解除合同或者是變更合同的手段，確保合同約定的項(xiàng)目可以得到有序推進(jìn)，避免因?yàn)樵摲矫娴奶幚頊笮詥栴}，給國(guó)有企業(yè)帶來(lái)嚴(yán)重影響。如果締約方在合同到期時(shí)依然沒有完成合同規(guī)定的項(xiàng)目，合同管理人員更是需要及時(shí)跟進(jìn)，嚴(yán)格按照合同規(guī)定的方式進(jìn)行處理，如約解除合同或者是重新簽訂合同，由此更好保障自身權(quán)益，同時(shí)對(duì)于締約方進(jìn)行有效約束。

合同履行管理時(shí)，國(guó)有企業(yè)合同管理人員還應(yīng)該注重進(jìn)行結(jié)算工作的嚴(yán)格把控，構(gòu)建完善可行的合同支付制度，避免出現(xiàn)隨意支付款項(xiàng)帶來(lái)的資金損失風(fēng)險(xiǎn)。具體到款項(xiàng)支付時(shí)，管理人員還應(yīng)該注重嚴(yán)格按照過程確認(rèn)資料結(jié)算方式，報(bào)政府相關(guān)審核部門審核，嚴(yán)格按照合同規(guī)定的內(nèi)容，結(jié)合項(xiàng)目實(shí)際執(zhí)行狀況，確?？铐?xiàng)結(jié)算較為合法合理，避免因?yàn)殡S意協(xié)商進(jìn)行結(jié)算帶來(lái)風(fēng)險(xiǎn)。此外，管理人員還應(yīng)該注重嚴(yán)格遵循三審制度，圍繞結(jié)算內(nèi)容進(jìn)行嚴(yán)格審查，最大程度上規(guī)避隨意支付漏洞。如果在合同履行過程中，發(fā)現(xiàn)超額問題，則需要進(jìn)行嚴(yán)格審核把控，避免隨意超額支付，嚴(yán)格按照合同規(guī)定進(jìn)行處理，以求有效保障自身權(quán)益。

在合同履行環(huán)節(jié)進(jìn)行管理時(shí)，索賠以及反索賠同樣也是比較關(guān)鍵的任務(wù)，管理人員應(yīng)該重點(diǎn)結(jié)合搜集到的所有資料以及合同文件，明確索賠項(xiàng)目，進(jìn)而按照合同規(guī)定的索賠方法和程序，向締約對(duì)象進(jìn)行索賠，以求有效挽回自身利益，避免出現(xiàn)嚴(yán)重?fù)p失。針對(duì)締約對(duì)方提出的索賠需求，合同管理人員同樣也需要結(jié)合自身收集到的資料，積極開展反索賠工作。如果因?yàn)樗髻r和反索賠出現(xiàn)了糾紛和意見不一致問題，合同管理人員則應(yīng)該進(jìn)行充分溝通協(xié)商，必要時(shí)可以尋求法律支持或者申請(qǐng)仲裁。

（四）合同檔案管理

國(guó)有企業(yè)在開展全生命周期合同管理工作時(shí)，相關(guān)管理人員應(yīng)該重點(diǎn)做好合同檔案管理，以便促使合同在圍繞著項(xiàng)目本身發(fā)揮應(yīng)有作用的同時(shí)，還能夠在未來(lái)持續(xù)發(fā)揮參考借鑒作用，成為國(guó)有企業(yè)未來(lái)發(fā)展的重要資料。在合同檔案管理中，管理人員需要首先確保全面性，除了合同文本需要重點(diǎn)整理和有序存放，往往還需要同步收集整理相關(guān)的所有會(huì)談資料以及合同履行過程資料，以此形成較為理想的備案以及歸檔條件，避免因?yàn)楹贤瑱n案管理不夠充分，影響到后續(xù)參考應(yīng)用效果。

結(jié)合現(xiàn)階段國(guó)有企業(yè)合同檔案管理模式的創(chuàng)新轉(zhuǎn)變來(lái)看，管理人員往往需要綜合運(yùn)用紙質(zhì)合同檔案管理以及電子化合同檔案管理兩種方式，由此促使合同檔案可以得到更為理想的歸檔和整理，便于后續(xù)查閱應(yīng)用。具體到合同檔案管理過程中，管理人員還應(yīng)該重點(diǎn)遵循標(biāo)準(zhǔn)化流程，切實(shí)做好全面保護(hù)，避免出現(xiàn)受損問題。對(duì)于一些保密性要求較高的合同檔案，則需要進(jìn)行專門加密處理，避免隨意失竊。

三、結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，國(guó)有企業(yè)在合同管理中引入運(yùn)用全生命周期管理模式極為必要，管理人員應(yīng)對(duì)合同的各個(gè)環(huán)節(jié)進(jìn)行有針對(duì)性的把控，讓合同切實(shí)服務(wù)于企業(yè)發(fā)展。當(dāng)然，伴隨著現(xiàn)階段合同管理信息化水平的不斷提升，管理人員在踐行全生命周期合同管理模式時(shí)，也應(yīng)該不斷提升自身素質(zhì)，避免出現(xiàn)人為限制因素。

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