專項審核視角下干部人事檔案管理效能提升路徑分析

中圖分類號：G271 文獻標識碼：A

在黨政組織機構(gòu)管理活動中，干部人事檔案是在黨建、人事管理等工作中形成的反映干部思想、經(jīng)歷、業(yè)務能力、資質(zhì)水平及社會關系等方面情況的歷史記錄，不僅是社會信用體系的重要組成部分，還是黨和國家的重要資源，可以為制定科學的干部選拔和任用決策提供資料依據(jù)。但受主客觀條件限制，干部人事檔案存在信息不真實、不連貫等問題，因而黨中央決策部署開展了專項審核工作，希望推動干部人事檔案管理工作規(guī)范化、科學化開展，有效提升檔案管理效能。

一、干部人事檔案專項審核的意義

專項審核工作由人力資源、社會保障等相關部門聯(lián)合開展，通過檢查和審查人事檔案管理情況，保障檔案的真實性、完整性和規(guī)范性。開展干部人事檔案專項審核工作，在全面從嚴治黨、防范檔案造假和確保干部質(zhì)量等方面具有重要意義。

首先，通過審核各級領導班子成員人事檔案，從思想、行為等層面衡量干部的忠誠度，檢驗干部的人格魅力，能夠使廣大干部獲得黨性洗禮，做到全面落實從嚴治黨工作，有效提升干部的公信力。

其次，按照黨中央要求在全國范圍內(nèi)開展干部人事檔案審核工作，仔細核對干部的出生年月、崗位履歷等信息，清理檔案中存在的弄虛作假、資料篡改等問題，能夠避免投機分子和腐敗分子鉆營高位，保證干部隊伍的純潔性，把好選人、用人關口。

最后，對干部人事檔案實施專項審核，能夠在干部選拔之前全面核查“三齡兩歷一身份”等重要信息，反復核實確保及時發(fā)現(xiàn)未排查的疑點，適時終止選拔任用程序，避免出現(xiàn)“帶病提拔”情況，使干部質(zhì)量得到有效保證。

二、專項審核視角下影響干部人事檔案管理效能的因素

1.檔案信息失真

從干部人事檔案專項審核情況來看，存在檔案信息失真問題，造成檔案管理未能在干部選拔、任用上發(fā)揮應有的效能。在審核工作中，時常發(fā)現(xiàn)干部工齡、學歷資料或榮譽評價信息等與實際不符的情況，甚至存在偽造畢業(yè)證書等問題，在給干部待遇認定帶來影響的同時，也給黨政干部形象造成了負面影響。偽造入黨材料等事件發(fā)生，說明組織審核程序并未發(fā)揮應有的作用，容易引發(fā)檔案造假的不良風氣，給善于鉆營的人留下機會。隨著社會的快速發(fā)展，少數(shù)干部在拜金主義等思潮的熏染下迷失自我，喪失了為人民服務的初心，通過篡改檔案信息謀求更多私利，漠視黨規(guī)黨紀，一味追求功名利祿。面對這些問題，還應通過加強人事檔案專項審核及時剝除這些人的虛假外套，確保腐敗、不忠的人得到及時清理，同時警示心存幻想的人，為肅清干部隊伍提供支持。

2.檔案材料不全

在專項審核中發(fā)現(xiàn)干部人事檔案材料不全的問題，一方面，與特殊歷史原因造成的干部轉(zhuǎn)干聘干等手續(xù)資料不全有關。另一方面，與檔案管理不規(guī)范有關。在干部簡歷中，時常出現(xiàn)某段工作經(jīng)歷缺少佐證材料、調(diào)動批復材料等現(xiàn)象，歸根結(jié)底是由于人事檔案工作未能獲得足夠重視，干部檔案材料才會出現(xiàn)遺漏、缺失等問題，給信息精準匹配帶來阻礙，不利于科學開展干部管理工作?，F(xiàn)階段，干部人事檔案管理存在工作流程不細致、崗位職責不清晰等問題，缺少完善的制度提供指導，造成檔案管理人員工作缺乏依據(jù)，干部也抱著敷衍態(tài)度填寫檔案信息。而在檔案內(nèi)容缺乏完整性的情況下，開展專項審核工作將面臨干部經(jīng)歷缺少佐證材料的問題，在人才引進上缺少支撐材料，造成人事管理決策引發(fā)質(zhì)疑，降低干部工作的公信力。

3.檔案利用不足

干部人事檔案管理效能不高，與檔案資料利用率不高有關。目前，諸多單位開始建設人事檔案管理系統(tǒng)用于保存相關資料信息，但實際檔案管理工作并未實現(xiàn)全面數(shù)字化升級，在檔案規(guī)范性記錄等方面仍然缺乏專業(yè)設備和技術(shù)人才支持。在日常檔案資料搜集等工作中，人事管理仍然停留在紙質(zhì)化階段，給人員篡改檔案留下空間，因而檔案材料損毀、丟失等問題依然頻繁發(fā)生。部分干部存在“不求提拔則檔案無用”的觀念，僅將干部的基本信息和資料存儲于電腦中。若需查閱完整檔案，必須借助計算機查找檔案存儲地點，再前往檔案室翻閱厚重的紙質(zhì)檔案。此外，單位未針對人事檔案建立借閱、轉(zhuǎn)遞等制度，導致干部人事檔案資料流通性較差，在檔案審核階段面臨各部門信息溝通不暢的問題，無法做到充分討論檔案中不一致問題，最終影響檔案的使用。

三、專項審核視角下干部人事檔案管理效能的提升路徑

1.全覆蓋審核，規(guī)范檔案管理

為提升干部人事檔案管理效能，應通過全覆蓋審核保證檔案信息的真實性。采用PDCA循環(huán)模式開展檔案審核工作，將審核方案制定、審核人員培訓等環(huán)節(jié)劃歸為計劃P、執(zhí)行D、檢查C和處理A四個階段，能夠通過發(fā)現(xiàn)問題和總結(jié)經(jīng)驗推動檔案管理工作階梯式改進，從而達成規(guī)范干部人事檔案管理的目標。

在計劃階段應明確檔案審核目標，做好管理工作整體部署，結(jié)合需求組建領導小組，制訂工作計劃和完成任務分工，通過召開會議和建立協(xié)作機制為檔案審核工作高效開展提供保障。通過講明“三齡兩歷一身份”等檔案審核要求，確保相關人員熟悉干部人事檔案管理標準，能夠規(guī)范完成檔案審核操作。

在檔案審核實施階段，應遵循“誰管理、誰負責”等原則調(diào)取檔案的原始記錄，聯(lián)合紀檢部門共同開展資料審查活動。在檔案接收的第一時間，應要求移交部門保證材料齊全完整，及時補齊缺漏資料，然后檢查內(nèi)容的真實性和信息的可靠性。嚴格按照程序開展初審、復審和互審等工作，能夠獲得真實可靠的審查結(jié)果，全面發(fā)掘檔案資料的問題。匯總發(fā)現(xiàn)的問題，開展調(diào)查取證工作，搜集相關證明材料，經(jīng)過集體討論后交由干部核對和簽字確認，有效修正檔案資料。

結(jié)合干部人事檔案規(guī)范化管理目標開展審查工作，總結(jié)歸納發(fā)現(xiàn)的問題后，應深人分析問題成因，提出改進措施，杜絕同類問題反復發(fā)生。結(jié)合審查經(jīng)驗分析，可知檔案管理主要存在缺少入學登記表、授予學位通知書、轉(zhuǎn)正定級表及任免材料等情況，同時存在年齡信息前后記載不一致、材料多處涂改等問題，與檔案造假、材料錄入不準等原因有關。在解決問題時可以結(jié)合內(nèi)部關聯(lián)材料反復印證核實，在缺少有效內(nèi)部證明的情況下，采取查找原始戶籍檔案、公安部門技術(shù)鑒定等方式核實信息的真實性。

根據(jù)專項審核結(jié)果處置檔案資料，不僅要補充缺失的檔案材料和更正錯誤的檔案信息，同時應將組織鑒別認定的材料及時歸檔。針對檔案檢查發(fā)現(xiàn)的問題，在分類的基礎上找尋問題發(fā)生的根源，從制度建設角度規(guī)范檔案管理工作，完善相關政策規(guī)定，建立科學公正的標準，推動檔案審核工作的日?；_展，確保檔案管理有據(jù)可依。面向檔案管理人員應健全檔案工作機制，宣傳正確做法和先進經(jīng)驗，組織人事部門加強與各部門協(xié)作，共同組建檔案材料收集網(wǎng)，做到定期歸檔，及時完成檔案材料的甄別、分類和編目，從而提升檔案管理效能。

2.全生命周期管控，確保檔案完整

從專項審核角度分析干部人事檔案管理問題，應從源頭上加強檔案資料管理，通過實施全生命周期管控杜絕檔案材料的問題發(fā)生。具體來講，就是結(jié)合干部人事檔案演變規(guī)律，通過事前干預、事中管控和事后處理確保檔案資料完整性。

在干部人事檔案形成初期，應做到“去偽存真”，根據(jù)檔案類別開展個性化檢查，通過廣泛調(diào)研各類檔案涵蓋的信息，加強檔案材料完整性分析。例如，檢查學籍、黨（團）等材料，應認識到材料帶有唯一性、獨立性特點，嚴格按照檔案收集標準核查材料的真實性、合法性，注明備案單位、時間等。檢查履歷等與人事管理相關的材料，應認識到材料帶有連續(xù)性，確認內(nèi)容一致，如職務任免標明起止日期等。與此同時，應要求干部提交材料來源的相關證明，如干部晉升履歷應提交相關的培訓證書等，證明學習經(jīng)歷、能力等，為衡量準入資格提供有效依據(jù)。

在干部人事檔案形成中期，由人事檔案部門整理、收集的資料，應根據(jù)審核時間節(jié)點做好責任分工，由多人共同審查及核對資料，保證形成檔案的準確性、可靠性。為跟進檔案的審核進度，應規(guī)定干部入職一個月內(nèi)提交任職資格證書的相關材料，并明確檔案收集和歸檔的時間點，督促檔案管理人員跟蹤干部材料提交進度，發(fā)現(xiàn)問題及時解決，為整理資料有困難的干部提供指導，確保歸集的資料符合標準。在檔案材料細化分類上，應按照職務、崗位等制定標準，明確材料的種類、內(nèi)容，如工作經(jīng)歷、績效評估等，指導人員有序開展檔案整理工作，并方便相關人員查閱。為此，應編制檔案資料整理鑒別手冊，制定詳細的鑒別標準，并組織人員系統(tǒng)學習，做到熟練掌握鑒別原則和技巧，形成辨別真?zhèn)涡畔⒌哪芰Α?/p>

在檔案形成后，按照嚴格檔案資料保管制度存放資料，并建立完善的借閱審批、使用等制度，保證檔案的保密性。考慮到檔案資料中依然可能存在虛假信息，應建立完善的審核糾錯制度、檔案公開制度及造假問責制度等，通過建立長效機制確保檔案的完整性、真實性。在制度的約束下，可以督促干部如實填寫檔案信息，同時督促人事檔案管理人員認真核實干部學歷、身份證明等信息，最大限度地減少檔案造假等行為的發(fā)生。通過落實公示制度，能夠接受社會監(jiān)督，及時發(fā)現(xiàn)檔案造假行為，并追求檔案形成過程中相關人員的責任，避免同類問題反復發(fā)生。

3.數(shù)字化轉(zhuǎn)型，加強檔案利用

為加強干部人事檔案資料使用和管理，應推動檔案管理工作數(shù)字化轉(zhuǎn)型，引進專業(yè)設備搭建檔案管理信息平臺和檔案數(shù)據(jù)庫，在完善檔案保密等規(guī)定的基礎上，面向內(nèi)部領導公開部分人事檔案，為選人用人提供依據(jù)，從而提高檔案的利用率。在檔案信息化建設期間，單位應選擇優(yōu)質(zhì)外包服務商，通過多渠道充分了解合作方的資質(zhì)、背景等前提下，多角度了解合作方在檔案數(shù)字化管理項目開發(fā)上的經(jīng)驗積累情況。在平臺建設實踐中，應結(jié)合單位干部人事檔案管理工作需求開發(fā)各種平臺功能，如檔案錄入登記、檔案信息檢索及檔案遠程查詢等服務。在檔案數(shù)據(jù)庫建設上，為保證檔案數(shù)據(jù)安全，引入云計算技術(shù)獲得海量存儲空間和強大的硬件處理能力。

在數(shù)字化轉(zhuǎn)型過程中，應引入數(shù)字化掃描等技術(shù)將原本紙質(zhì)檔案全部轉(zhuǎn)化為數(shù)字檔案，在加強原始資料保護的同時，通過雙重管理防止出現(xiàn)人為篡改、偽造檔案資料等行為發(fā)生。在檔案審批方面，可以建立自動化審批流程，運用大數(shù)據(jù)、人工智能等技術(shù)深挖檔案數(shù)據(jù)信息，通過自動分析、全面對比高效審核檔案數(shù)據(jù)，及時找出檔案問題，為制定科學的人事管理決策提供技術(shù)支持。此外，為保證檔案數(shù)據(jù)的安全性，在數(shù)字化轉(zhuǎn)型過程中應嚴格限定平臺、數(shù)據(jù)庫的訪問權(quán)限，綜合運用防火墻、病毒查殺、數(shù)據(jù)加密、訪問控制以及定期備份等網(wǎng)絡安全技術(shù)，有效預防泄露檔案信息。

為確保單位盡快適應新的干部人事檔案管理模式，應結(jié)合檔案數(shù)字化管理流程建立完善的工作制度，督促各部門、各崗位人員按時提交檔案材料等信息，規(guī)范計算機錄人操作，減少人為失誤的產(chǎn)生，在確保檔案數(shù)據(jù)真實性、完整性的同時，為檔案數(shù)據(jù)及時更新提供保障。檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型需要單位全部人員配合，為此應面向干部職工宣傳檔案數(shù)字化管理模式，通過發(fā)放宣傳冊、制作小視頻及開展專題講座等方式拓寬宣傳路徑，借助某信、某博等各種平臺加大宣傳力度，增強全體人員檔案管理和利用意識。針對檔案管理隊伍，應加快業(yè)務培訓，組織人員系統(tǒng)學習檔案數(shù)字化管理模式，做到熟練操作信息平臺開展檔案管理工作。此外，單位為加強檔案數(shù)據(jù)庫和平臺維護，需吸納計算機人才，定期組織人員開展綜合培訓活動，確保人員掌握檔案管理、計算機等領域的知識，成長為復合型人才，為提升檔案管理效能提供有力的人才支撐。

四、結(jié)語

單位在開展干部人事檔案管理工作過程中，應意識到人事檔案是黨和國家重要的執(zhí)政資源，有必要通過專項審核清查有問題的檔案，為落實全面從嚴治黨要求和提高干部質(zhì)量提供保障。從專項審核角度分析檔案管理效能，發(fā)現(xiàn)主要受檔案信息不真實、材料不完整等因素影響，因而在實踐工作中應通過PDCA循環(huán)檢查實現(xiàn)檔案全覆蓋審查，及時發(fā)現(xiàn)并處置檔案問題，保證檔案信息的真實性，并通過建立全生命周期管控體系加強檔案管理的事前干預、事中管控和事后處理，消除材料不全等問題，并通過搭建數(shù)字化平臺和運用大數(shù)據(jù)等技術(shù)創(chuàng)新檔案管理模式，最終實現(xiàn)干部人事檔案高效能管理。

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作者單位：1.陜西省水工環(huán)地質(zhì)調(diào)查中心；2.陜西省礦產(chǎn)地質(zhì)調(diào)查中心