“雙一流”建設(shè)背景下高校研究生檔案規(guī)范化管理探究

中圖分類號：G279.2 文獻標(biāo)識碼：A

2022年2月，教育部、財政部和國家發(fā)展改革委印發(fā)了《關(guān)于深人推進世界一流大學(xué)和一流學(xué)科建設(shè)的若干意見》，標(biāo)志著新一輪“雙一流”高校的建設(shè)如火如荼地開展。研究生教育是建設(shè)一流大學(xué)的重要支柱，它既從本科生中選拔了優(yōu)秀人才，又為培養(yǎng)高端博士人才奠定了基礎(chǔ)。研究生檔案是研究生在校表現(xiàn)的原始存在，客觀地體現(xiàn)了高校研究生教育質(zhì)量。但近年隨著高校研究生擴招，學(xué)制延長等新政策，研究生檔案管理的問題日益凸顯，甚至出現(xiàn)畢業(yè)研究生檔案轉(zhuǎn)遞不夠及時高效，轉(zhuǎn)遞信息出現(xiàn)誤差，造成了一些不必要的矛盾。目前，研究生檔案管理工作存在的問題不利于研究生培養(yǎng)質(zhì)量的提升，影響了學(xué)校整體“雙一流”的建設(shè)腳步。因此，筆者通過調(diào)查研究湖北大學(xué)研究生檔案管理工作現(xiàn)狀，分析了現(xiàn)有管理模式的優(yōu)勢及不足，并提出促進高校研究生檔案規(guī)范化管理的建設(shè)路徑。

一、研究對象及樣本

1.研究對象

相較于本科生檔案的管理，研究生檔案更具有自身的特殊性，本文將研究生檔案管理作為研究對象，主要原因在于：

（1）研究生檔案歸檔材料更復(fù)雜多樣

研究生檔案記錄著研究生在校期間的學(xué)習(xí)和思想品德表現(xiàn)，主要分為教學(xué)和科研兩大類。教學(xué)工作是在校期間任課老師的知識傳授及研究生的學(xué)習(xí)活動，這期間涉及的檔案為學(xué)籍管理檔案、教務(wù)管理檔案，包括復(fù)試錄取材料、培養(yǎng)方案和培養(yǎng)計劃、課程成績及試卷、教學(xué)檢查、開題報告及中期考核、專業(yè)實踐、獎助學(xué)金等綜合測評以及畢業(yè)生學(xué)位授予等歸檔材料?？蒲泄ぷ魇侵秆芯可捌鋵?dǎo)師在校期間開展的科研活動，涉及的檔案包括在讀研究生發(fā)表的論文、著作、各類學(xué)科競賽以及參與的學(xué)術(shù)交流等，多以期刊、書籍和獎證等形式體現(xiàn)，記載和反映了科研活動的全過程和具體成果。綜上，比起本科生的培養(yǎng)范圍，研究生培養(yǎng)所涉及的內(nèi)容更廣泛、形式更多樣，歸檔材料更復(fù)雜。

（2）研究生檔案收集渠道更多元

目前，高校研究生招生方式，碩士一般為全國統(tǒng)考和保研兩種方式，博士一般為申請審核、直博以及碩博連讀制，而對應(yīng)的培養(yǎng)模式也比較多樣化，如學(xué)術(shù)型碩士和專業(yè)學(xué)位型碩士，非定向就業(yè)和定向就業(yè)，全日制和非全日制。招生錄取方式和培養(yǎng)模式的不同造就研究生新生檔案的來源渠道更加多元化。通常，本校保研或直博學(xué)生的個人檔案只需在校內(nèi)從學(xué)工處移交到研究生招生辦，而外?？忌?、社會考生則需要將其讀研前檔案通過EMS、機要或快遞等渠道郵寄給錄取高校；非全日制或者定向就業(yè)考生則需簽訂定向委培協(xié)議，不用將檔案調(diào)人。

（3）研究生檔案利用率高、工作量大

一方面，很多單位在政審階段會要求通過查閱檔案，了解該生在校期間的表現(xiàn)，個人檔案在研究生就業(yè)競爭中扮演著至關(guān)重要的角色。另一方面，由于畢業(yè)去向不同，畢業(yè)研究生對個人檔案轉(zhuǎn)遞的需求也愈發(fā)多樣化。升學(xué)、就業(yè)或單位接收檔案的同學(xué)，需要提高檔案轉(zhuǎn)遞的時效性，而待就業(yè)的同學(xué)則希望將檔案暫留在學(xué)校。然而每年畢業(yè)的研究生數(shù)量龐大，而專職檔案管理人員通常僅為1人，庫房空間也極為有限，需騰退以接收新生檔案。這導(dǎo)致檔案管理人員人手嚴(yán)重不足，工作量劇增，庫房壓力也隨之加大。

2.考察樣本

湖北大學(xué)是湖北省人民政府與教育部共建的省屬重點綜合性大學(xué)。目前，學(xué)校圍繞著“雙一流”建設(shè)目標(biāo)，不斷加強學(xué)科建設(shè)，優(yōu)化教學(xué)和科研環(huán)境，提高學(xué)術(shù)水平和教育質(zhì)量。學(xué)校研究生教育始于1978年，1981年成為國家首批碩士學(xué)位授權(quán)單位，2003年獲批博士學(xué)位授權(quán)單位和博士學(xué)位授權(quán)點，2005年開始碩士專業(yè)學(xué)位研究生教育。40多年來，累計招收培養(yǎng)各類研究生3萬余人。現(xiàn)有在讀研究生1萬余人。在研究生體量大、學(xué)?？焖侔l(fā)展的形勢下，研究生檔案管理問題凸顯。因而本次考察樣本選擇湖北大學(xué)，具有一定的代表和借鑒意義，能夠從中分析出一般普通高校研究生檔案管理的問題，以期提出促進高校研究生檔案規(guī)范化管理的對策。

筆者采用問卷調(diào)查、個人訪談以及實地走訪等形式，對湖北大學(xué)2024屆畢業(yè)研究生和研究生檔案專兼職管理員開展調(diào)研，調(diào)研時間為2024年3月至2024年8月。調(diào)研過程中詳細(xì)了解湖北大學(xué)研究生檔案管理的組織領(lǐng)導(dǎo)（包括機構(gòu)設(shè)置、管理方式）、條件保障（包括人員配備、經(jīng)費保障、設(shè)備設(shè)施）和基礎(chǔ)工作（包括檔案收集與整理、檔案保管與轉(zhuǎn)遞和檔案信息化）等幾個方面，為探索可行的實踐路徑做參考。

二、調(diào)查結(jié)果

1.管理機構(gòu)設(shè)置與管理方式

一所高校管理機構(gòu)的設(shè)置直接體現(xiàn)了研究生檔案管理的水平。根據(jù)筆者調(diào)研，湖北大學(xué)雖設(shè)有專門的檔案館，但研究生檔案主要由行政職能部門研究生院管理，研究生院下設(shè)科創(chuàng)與就業(yè)指導(dǎo)辦公室，負(fù)責(zé)研究生學(xué)術(shù)科技創(chuàng)新、競賽展演、就業(yè)以及檔案管理等工作。其中，檔案管理主要由研究生檔案室負(fù)責(zé)研究生檔案材料接收、整理、歸檔、保管以及畢業(yè)生檔案寄送工作和研究生檔案查詢、對外服務(wù)工作。在管理方式上，采取“校-院”分層管理模式，也就是主管部門管理，學(xué)院協(xié)助的方式，各學(xué)院在研究生檔案室的指導(dǎo)下開展研究生檔案管理工作。即使在讀研究生規(guī)模破萬的情況下，學(xué)校也并未設(shè)置專門的研究生檔案管理部門，而是將研究生檔案放在研究生院下設(shè)辦公室附屬管理。

2.人員配備與保障

在人員配備上，學(xué)校研究生檔案室專職檔案員僅1人，各學(xué)院也是由研究生秘書或輔導(dǎo)員兼職管理檔案。管理人員嚴(yán)重不足，專職檔案員人均管理檔案數(shù)超過萬卷以上，每天工作量大，難以應(yīng)付，服務(wù)水平不盡如人意。兼職檔案員不僅需要負(fù)責(zé)研究生的日常生活和教學(xué)科研等業(yè)務(wù)性工作，還需要兼顧檔案管理工作，往往分身乏術(shù)，壓力繁重，專業(yè)水平尚待提高。根據(jù)教育部第27號令規(guī)定，高校檔案機構(gòu)是保存和提供利用學(xué)校檔案的專門機構(gòu)，應(yīng)當(dāng)具備符合要求的檔案庫房和管理設(shè)施。然而學(xué)校早在2021年庫房設(shè)置就難以滿足在校研究生檔案的存放，尤其疫情后研究生大規(guī)模擴招，大量待就業(yè)研究生檔案超期滯留，給檔案室的存儲容量造成了極大壓力。

3.研究生檔案收集、整理與利用

在學(xué)校研究生檔案室主管，各學(xué)院協(xié)助的模式下，研究生檔案的管理工作是按照以下方式實施分工的：

（1）收集與歸檔。各二級學(xué)院負(fù)責(zé)在開學(xué)前將研究生新生檔案收齊，并按照檔案核查要求實施核查整理且確保內(nèi)容完整，再實施立卷和歸檔，完成規(guī)定手續(xù)后移交學(xué)校研究生檔案室。（2）保管與利用。研究生檔案室在收到學(xué)院移交的檔案后，負(fù)責(zé)后續(xù)的整理、維護、查詢利用以及各項業(yè)務(wù)的辦理。（3）轉(zhuǎn)遞。畢業(yè)生將畢業(yè)去向登記在就業(yè)系統(tǒng)，由就業(yè)負(fù)責(zé)人審核無誤后將轉(zhuǎn)遞信息傳遞給研究生檔案室，由研究生檔案室負(fù)責(zé)具體畢業(yè)生檔案郵寄工作，并提供快遞單號供畢業(yè)生查詢跟蹤個人檔案。

在此分散管理的模式下，有利于學(xué)院開展各項新生工作，同時，部門和學(xué)院的相互配合減輕了專職檔案人員的壓力，更好地適應(yīng)高校研究生招生規(guī)模擴大的形勢。然而在調(diào)研中也發(fā)現(xiàn)了一些問題。首先，新生將檔案調(diào)人學(xué)院后，研究生檔案室并未制定統(tǒng)一規(guī)范，而是由各學(xué)院各自為政，整理核查工作大都由學(xué)生助管完成，十分不規(guī)范。其次，就業(yè)部門和檔案室出現(xiàn)互相推矮等問題，造成學(xué)院畢業(yè)生訴求被“踢皮球”，畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞不及時，檔案轉(zhuǎn)遞信息出現(xiàn)錯誤等扯皮現(xiàn)象。同時，研究生檔案室維護在校研究生檔案時，多年來的歸檔材料一成不變。畢業(yè)生檔案中的內(nèi)容除了個人基本信息的差別外，其余材料往往千人一面，無法體現(xiàn)學(xué)生個性化特征，檔案管理對研究生就業(yè)的助推力大打折扣。最后，學(xué)校并未設(shè)置學(xué)生檔案管理系統(tǒng)，只是通過發(fā)學(xué)生群由學(xué)生自主查詢，不利于保護學(xué)生隱私，且不夠高效快捷。

三、分析與討論

通過調(diào)研分析湖北大學(xué)研究生檔案管理現(xiàn)狀，筆者認(rèn)為，行政職能部門主管、學(xué)院協(xié)助是較好的管理方式，既可避免單一部門單打獨斗，又能適應(yīng)未來的長期發(fā)展，是一種可持續(xù)的管理模式。但在現(xiàn)實中也有一些劣勢和不足需要進一步完善。

1.明確權(quán)責(zé)分工，構(gòu)建溝通機制推進主管部門與學(xué)院之間的協(xié)作，明確權(quán)責(zé)分工。

首先，明確檔案室和就業(yè)部門的分工，加強部門之間的溝通，建立就業(yè)部門和檔案室既科學(xué)分工又密切協(xié)作的有效機制。其次，必須進一步明確規(guī)定校院兩級專兼職檔案管理人員的崗位職責(zé)，細(xì)化檔案接收、查閱和轉(zhuǎn)遞制度，“有制度管理才有章法”。最后，研究生檔案室應(yīng)制定科學(xué)合理的歸檔制度和范圍。在有章可循的前提下，各二級學(xué)院嚴(yán)格按照相關(guān)規(guī)范實施核查整理，移交后再由研究生檔案室實施審核，審核無誤后方可歸檔保存。以此建立檔案接收管理的雙重審核制度，確保檔案的規(guī)范性和完整性。

2.配足專職人員，提高服務(wù)水平

檔案的規(guī)范化管理離不開高素質(zhì)的專業(yè)人才。首先，高校應(yīng)根據(jù)《干部人事檔案工作條例》的規(guī)定，每管理1000卷檔案一般應(yīng)當(dāng)配備1名專職工作人員，配足專職檔案管理人員，以緩解人員不足的壓力。其次，積極構(gòu)建常態(tài)化培訓(xùn)機制，定期組織研究生檔案管理人員培訓(xùn)，邀請專家學(xué)者傳授先進的檔案管理經(jīng)驗和技術(shù)，鼓勵檔案管理人員在日常工作中使用現(xiàn)代化信息手段，提高服務(wù)水平。

3.加強檔案信息化建設(shè)，優(yōu)化管理條件

《中華人民共和國檔案法實施條例》總則第一條中提到“為了加強檔案管理，規(guī)范檔案收集、整理工作，有效保護和利用檔案，提高檔案信息化建設(shè)水平”。首先，為加強研究生檔案管理的信息化水平，需要購買和建立研究生檔案管理系統(tǒng)，通過將檔案管理系統(tǒng)與研究生學(xué)籍系統(tǒng)展開信息聯(lián)動，確保與研究生檔案相關(guān)的信息數(shù)據(jù)在經(jīng)過審核和補充后，能夠直接導(dǎo)入研究生電子檔案數(shù)據(jù)庫，減少人工比對出現(xiàn)的誤差，提高檔案信息收集和歸檔效率。其次，學(xué)校應(yīng)投入資金培訓(xùn)現(xiàn)有管理人員使用軟件，使其更好地掌握現(xiàn)代信息管理手段，并加強系統(tǒng)的日常維護。學(xué)校高層領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)加強對檔案工作的重視，增加經(jīng)費投入，將其納入學(xué)校預(yù)算，建立檔案信息化專項經(jīng)費。最后，面對庫房空間不足的問題，高校應(yīng)積極騰出空間，將部分辦公室改造為庫房。必要時可以配備檔案恒濕機、消毒機和檔案加濕除濕凈化消毒一體機等，以確保檔案的安全及長期保存，優(yōu)化研究生檔案管理的軟硬件條件。

4.拓展特色歸檔資源，提高檔案利用率

在企事業(yè)單位招聘錄用人才的過程中，研究生檔案是用人單位政審必不可少的依據(jù)。因而各高校應(yīng)積極拓展研究生檔案的歸檔范圍，通過特色規(guī)范的學(xué)生檔案給用人單位提供全面的參考。

首先，研究生與本科生培養(yǎng)相比，更加注重科研能力的提高，應(yīng)注重研究生檔案的專業(yè)屬性。在歸檔范圍中，除了常規(guī)的材料，還需增加論文、科研項目、學(xué)科

競賽和專利申請等內(nèi)容。

其次，在《教育部關(guān)于深入推進學(xué)術(shù)學(xué)位與專業(yè)學(xué)位研究生教育分類發(fā)展的意見》的指導(dǎo)下，研究生檔案的歸檔范圍應(yīng)積極響應(yīng)國家號召，突出分類培養(yǎng)特色，如專碩相應(yīng)歸檔材料需要側(cè)重專業(yè)實習(xí)實踐或成果轉(zhuǎn)化等記錄，凸顯應(yīng)用型人才的培養(yǎng)特色；學(xué)碩相應(yīng)歸檔材料需要更多體現(xiàn)其學(xué)術(shù)素養(yǎng)與潛力，突出科研型人才的培養(yǎng)特色。

最后，應(yīng)該展現(xiàn)個人的綜合素質(zhì)和思想品德。在檔案中納入學(xué)生的職業(yè)能力資格證書、特長證明、社會實踐活動參與證明以及學(xué)生的操行成績，既能對學(xué)生的品行有一定的約束，又可供用人單位合理考量其適合的工作崗位。

四、結(jié)語

在教育部持續(xù)推進“雙一流”的建設(shè)背景下，高校也更加看重人才培養(yǎng)質(zhì)量，社會對研究生檔案管理也提出了更高要求。因而通過明確權(quán)責(zé)分工，構(gòu)建溝通機制；配足專職人員，提高服務(wù)水平；加強檔案信息化建設(shè)，優(yōu)化管理條件；拓展特色歸檔資源，提高檔案利用率等措施，突出研究生的培養(yǎng)特色，只有通過檔案材料充分展現(xiàn)學(xué)生個性，才能規(guī)范高校研究生檔案管理工作，為建設(shè)一流的研究生教育提供豐富的經(jīng)驗。

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