大數(shù)據(jù)時代企業(yè)人力資源檔案管理創(chuàng)新思考

中圖分類號：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A

人力資源檔案管理是企業(yè)人力資源管理的重要組成部分，其質(zhì)量直接影響企業(yè)人才選拔、培養(yǎng)、使用和評價等環(huán)節(jié)。大數(shù)據(jù)時代的到來，為企業(yè)人力資源檔案管理提供了新的技術(shù)手段和思維方式。受到各種因素的影響，企業(yè)檔案管理存在不同程度的問題，主要體現(xiàn)在信息化程度不高、數(shù)據(jù)利用率低以及檔案更新不及時等。因而想要牢固把握大數(shù)據(jù)時代帶來的機遇，應(yīng)當(dāng)在認(rèn)清當(dāng)前形勢的前提下，加快信息化建設(shè)與創(chuàng)新管理流程，完善管理制度和提升人員技能，推動檔案工作制度化、規(guī)范化開展。

一、大數(shù)據(jù)時代企業(yè)人力資源檔案管理現(xiàn)狀

1.檔案信息化程度不高

在大數(shù)據(jù)時代背景下，我國企業(yè)人力資源檔案管理現(xiàn)狀呈現(xiàn)出一些顯著特征，檔案信息化程度不高是一個突出問題。盡管近年來企業(yè)開始嘗試信息化管理，以期提高檔案管理效率，但在實際操作中，大部分企業(yè)仍然停留在傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理階段。具體來說，檔案信息化程度不高體現(xiàn)在多個方面：一是企業(yè)對檔案信息化的重視程度不夠，導(dǎo)致投人不足，硬件設(shè)備設(shè)施和軟件系統(tǒng)建設(shè)滯后。二是企業(yè)檔案管理人員的素質(zhì)參差不齊，對于信息技術(shù)的掌握和應(yīng)用水平有限，難以充分發(fā)揮信息化手段的優(yōu)勢。三是企業(yè)檔案管理信息化標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一，各類檔案信息資源難以共享，影響了檔案管理的整體效益。

2.檔案數(shù)據(jù)利用率低

數(shù)據(jù)被視為企業(yè)的重要資產(chǎn)，充分挖掘和利用檔案數(shù)據(jù)，能夠為企業(yè)決策提供有力支持。通常情況下，企業(yè)的檔案數(shù)據(jù)大多在人事變動以及職稱評定等較為固定的環(huán)節(jié)中得以使用，未能充分發(fā)揮其應(yīng)有的價值，導(dǎo)致整體的利用率處于較低水平，在一定程度上限制了企業(yè)對人力資源信息的全面掌握和深度挖掘，不利于企業(yè)在人才管理和戰(zhàn)略決策方面做出更加科學(xué)、準(zhǔn)確的判斷。

3.數(shù)據(jù)更新不及時

由于企業(yè)檔案數(shù)據(jù)更新滯后導(dǎo)致的信息延遲，企業(yè)往往無法獲取員工的技能升級、崗位變動及績效評估結(jié)果等關(guān)鍵信息，不僅削弱了人力資源部門對員工情況的實時掌握，還可能引發(fā)一系列連鎖反應(yīng)。在競爭激烈的人才市場中，這種滯后性可能導(dǎo)致企業(yè)無法迅速響應(yīng)市場變化，錯失吸引和保留優(yōu)秀人才的良機，進而影響企業(yè)的競爭力和長期發(fā)展。此外，數(shù)據(jù)更新不及時還會增加企業(yè)的管理成本，過時的信息需要額外的人力和時間實行校正和更新，不僅消耗了人力資源部門的精力，還可能因為信息的不一致而引發(fā)內(nèi)部溝通混亂，降低整體工作效率。

4.數(shù)據(jù)安全與隱私保護問題

隨著信息技術(shù)的飛速發(fā)展，人力資源信息系統(tǒng)的普及使用，使得員工的數(shù)據(jù)被集中存儲、處理和傳輸，包括員工的個人基本信息、工作表現(xiàn)、薪酬福利以及培訓(xùn)記錄等敏感信息。正因如此，這些數(shù)據(jù)一旦被泄露、篡改或者非法訪問，不僅會損害員工的個人權(quán)益，還會對企業(yè)的形象和利益造成重大損失。除此之外，技術(shù)的快速發(fā)展也帶來了新的挑戰(zhàn)。例如，云計算和人工智能的應(yīng)用使得數(shù)據(jù)的存儲和處理更加高效，但同時也增加了數(shù)據(jù)訪問的復(fù)雜性，企業(yè)需要確保數(shù)據(jù)在云端的安全，以及在使用人工智能處理數(shù)據(jù)時不會侵犯個人隱私。

二、大數(shù)據(jù)時代企業(yè)人力資源檔案管理創(chuàng)新路徑

1.加強檔案信息化建設(shè)

企業(yè)應(yīng)當(dāng)認(rèn)識到信息化建設(shè)在人力資源檔案管理中的重要性，并相應(yīng)地加大投入，以實現(xiàn)檔案管理的信息化與數(shù)字化，從而大幅提高檔案管理的效率。強大的硬件基礎(chǔ)是信息化建設(shè)的前提，可以確保數(shù)據(jù)存儲和處理的速度與安全性，企業(yè)需要升級硬件設(shè)備設(shè)施，購置高效的服務(wù)器、存儲設(shè)備和安全設(shè)施，以支撐檔案信息化建設(shè)的需求。企業(yè)應(yīng)當(dāng)采納先進的檔案管理軟件系統(tǒng)，這些系統(tǒng)應(yīng)具備全面的檔案管理功能，如收集、整理、存儲、檢索、統(tǒng)計及分析等，使得人力資源檔案管理的全過程實現(xiàn)自動化和智能化。通過這些軟件，人力資源部門可以快速檢索任何員工的檔案資料，實行有效管理和合理利用。企業(yè)還需要對人力資源檔案展開數(shù)字化處理，這涉及將傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案，通過掃描、OCR識別等技術(shù)將紙質(zhì)文檔轉(zhuǎn)換成電子文件，不僅減少了物理存儲空間的需求，還提升了檔案的可訪問性和可管理性。通過以上措施，企業(yè)能夠提高管理效率，優(yōu)化人力資源服務(wù)，從而在激烈的市場競爭中保持優(yōu)勢。

2.構(gòu)建大數(shù)據(jù)平臺

在大數(shù)據(jù)時代，企業(yè)人力資源管理正經(jīng)歷著一場深刻的變革，構(gòu)建大數(shù)據(jù)平臺成為提高人力資源檔案管理水平的關(guān)鍵路徑，這一創(chuàng)新舉措的核心在于積極整合企業(yè)內(nèi)、外部數(shù)據(jù)資源，形成一個集數(shù)據(jù)收集、存儲、檢索與更新于一體的高效管理平臺，從而實現(xiàn)人力資源信息管理的全面升級。

首先，通過大數(shù)據(jù)平臺，企業(yè)能夠?qū)崿F(xiàn)檔案數(shù)據(jù)的全面整合與統(tǒng)一管理，不僅包括企業(yè)內(nèi)部各部門的員工信息，如人事、財務(wù)以及培訓(xùn)等，還涵蓋了外部渠道的行業(yè)數(shù)據(jù)與市場動態(tài)等，確保信息的完整性和時效性。平臺的建立，使得檔案管理從零散、孤立的狀態(tài)，轉(zhuǎn)向系統(tǒng)化、集成化的模式，極大地提高了數(shù)據(jù)處理的效率和準(zhǔn)確性。

其次，大數(shù)據(jù)平臺利用先進的數(shù)據(jù)分析技術(shù)，如機器學(xué)習(xí)、數(shù)據(jù)挖掘等，對海量的檔案數(shù)據(jù)展開深入分析。通過對員工的技能、績效和職業(yè)路徑等多維度的數(shù)據(jù)分析，企業(yè)能夠更精準(zhǔn)地識別人才潛力，優(yōu)化人才配置，制訂個性化的培訓(xùn)計劃以及實施公平、合理的績效考核，這些基于數(shù)據(jù)的決策，不僅提升了人力資源管理的科學(xué)性，還增強了企業(yè)對市場變化的適應(yīng)能力和競爭力。

最后，大數(shù)據(jù)平臺的建設(shè)，還促進了人力資源管理決策的透明化和民主化。通過數(shù)據(jù)分析，企業(yè)能夠更客觀地評估人才價值，減少主觀判斷的偏差，增強決策的公正性。同時，員工也能通過平臺了解自己的職業(yè)發(fā)展路徑，增強參與感和歸屬感，從而提高工作積極性和團隊凝聚力。

3.創(chuàng)新檔案管理流程

傳統(tǒng)的檔案管理流程已經(jīng)無法滿足企業(yè)日益增長的需求，企業(yè)要想在激烈的市場競爭中立于不敗之地，就必須積極創(chuàng)新檔案管理流程

首先，企業(yè)應(yīng)該積極采用先進的技術(shù)手段和管理方法，如云計算、大數(shù)據(jù)以及人工智能等，實現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)的實時更新。通過建立完善的檔案管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案信息的自動化采集、整理和存儲，確保檔案信息始終保持最新狀態(tài)，當(dāng)企業(yè)需要決策時，就可以獲得準(zhǔn)確與及時的依據(jù)。

其次，建立智能化的檔案查詢系統(tǒng)。企業(yè)可以實現(xiàn)檔案的個性化查詢，提高查詢效率和質(zhì)量，不僅可以節(jié)省大量的時間和人力成本，還能夠加快決策的進程。同時，智能化查詢系統(tǒng)還可以為企業(yè)提供更多的可能性，如利用自然語言處理技術(shù)實現(xiàn)關(guān)鍵詞自動搜索、智能推薦等功能，進一步提高了檔案查詢的便捷性和效率。此外，推進檔案管理的自動化處理，利用自動化軟件和設(shè)備，企業(yè)可以對檔案的收集、整理及存儲等環(huán)節(jié)實行自動化操作，減少人為錯誤，提高檔案管理的工作效率和質(zhì)量。

最后，自動化處理還可以減輕工作人員的負(fù)擔(dān)，使他們有更多的時間和精力關(guān)注檔案管理的其他方面，如檔案內(nèi)容的深度挖掘、檔案價值的深度開發(fā)等。積極創(chuàng)新檔案管理流程是企業(yè)在當(dāng)今時代背景下取得成功的關(guān)鍵。通過全面優(yōu)化檔案管理流程，企業(yè)可以更好地應(yīng)對不斷變化的市場需求，提高自身的競爭力和應(yīng)變能力。

三、大數(shù)據(jù)時代企業(yè)人力資源檔案管理創(chuàng)新策略

1.建立健全檔案管理制度

為了確保企業(yè)人力資源檔案的完整性和安全性，避免檔案的丟失、改動或不當(dāng)使用，建立健全檔案管理制度顯得尤為重要，不僅能夠規(guī)范檔案管理流程，還能夠有效防范因人為因素導(dǎo)致的泄密和篡改行為，確保檔案信息的真實性和保密性。企業(yè)應(yīng)建立完善的檔案管理工作制度，明確規(guī)定檔案的收集、歸檔、移交入庫以及日常保管、借閱和利用等流程，確保每一步操作都有章可循和有法可依。一旦發(fā)現(xiàn)檔案管理中出現(xiàn)違規(guī)行為，如檔案丟失、信息被泄露及不當(dāng)改動等，必須嚴(yán)格依據(jù)責(zé)任追究制度，追責(zé)相關(guān)責(zé)任人，不僅包括直接責(zé)任人，還包括間接管理人員，確保每一份檔案的每一環(huán)節(jié)都有人負(fù)責(zé)，從而形成“人人有責(zé)、層層把關(guān)”的管理模式，有效預(yù)防和減少檔案管理中的失誤。通過設(shè)定明確的管理目標(biāo)，如檔案完整率、更新及時率以及借閱規(guī)范率等指標(biāo)，可以對檔案管理人員的工作績效實行量化考核，定期對這些指標(biāo)展開檢查和評估，可以及時發(fā)現(xiàn)和糾正管理中的不足，激勵檔案管理人員遵守規(guī)章制度，提高工作責(zé)任心。同時，將檔案管理納入企業(yè)整體績效考核體系，可以增強檔案管理在企業(yè)中的重要性，促進檔案管理工作的持續(xù)改進和優(yōu)化。通過上述措施，企業(yè)可以構(gòu)建一套完整的檔案管理體系，不僅能夠有效防止檔案的丟失與改動，還能提升檔案管理的規(guī)范性和效率，為人力資源管理提供堅實的數(shù)據(jù)支持，助力企業(yè)提高核心競爭力。

2.加強人員培訓(xùn)與技能提升

檔案管理工作是維護國家機密、保障信息安全的重要環(huán)節(jié)，尤其在人力資源管理領(lǐng)域，檔案管理工作更是不可或缺的一環(huán)。因而要大力提高檔案管理工作者的管理意識、工作責(zé)任心，并通過專業(yè)學(xué)習(xí)和培訓(xùn)，使他們具備過硬的檔案管理理論和技能。強化檔案管理工作者的管理意識和工作責(zé)任心是首要方面，管理意識是指檔案管理者對檔案管理工作的重視程度和責(zé)任感。企業(yè)檔案管理者要明白，檔案管理工作不僅是一項普通的工作，還是關(guān)乎國家利益、企業(yè)發(fā)展和個人職業(yè)生涯的重要任務(wù)，只有具備強烈的管理意識，才能在檔案管理工作中做到嚴(yán)謹(jǐn)、細(xì)致和高效。責(zé)任心是衡量一個工作者是否稱職的重要標(biāo)準(zhǔn)，在檔案管理工作中，檔案管理者要對自己負(fù)責(zé)、對工作負(fù)責(zé)、對企業(yè)負(fù)責(zé)以及對國家負(fù)責(zé)，只有具備高度的責(zé)任心，才能在檔案管理工作中嚴(yán)守紀(jì)律，確保檔案安全。大數(shù)據(jù)時代，人力資源檔案管理工作需要更多的信息化手段和技術(shù)支持。因而要持續(xù)加強檔案管理人員的信息化技能培訓(xùn)，讓他們掌握現(xiàn)代檔案管理軟件和工具的使用方法，提高他們的工作效率和準(zhǔn)確性。開展檔案管理實踐，讓檔案管理者在實際工作中鍛煉能力，提高業(yè)務(wù)水平。同時，還需要注重培養(yǎng)他們的數(shù)據(jù)挖掘和分析能力，以便更好地挖掘人力資源檔案中的潛在價值。通過以上措施，有望培養(yǎng)出一支作風(fēng)過硬的檔案管理專業(yè)人員隊伍，使人力資源檔案管理發(fā)揮出更高的價值，為人力資源管理的健康發(fā)展保駕護航。

3.強化數(shù)據(jù)安全與隱私保護

隨著信息技術(shù)的發(fā)展，人力資源檔案逐漸從傳統(tǒng)的紙質(zhì)形式轉(zhuǎn)向數(shù)字化存儲，這種轉(zhuǎn)變雖然提高了檔案管理的效率，但也增加了數(shù)據(jù)被泄露的風(fēng)險。因而企業(yè)必須高度重視數(shù)據(jù)安全與隱私保護，通過建立一套完整的數(shù)據(jù)安全管理制度，以此來保障人力資源檔案的安全。在權(quán)限管理方面，要對人力資源檔案的訪問權(quán)限實施極為嚴(yán)格的限制，這意味著只有那些經(jīng)過特定授權(quán)的人員才能夠訪問其中的敏感數(shù)據(jù)，通過明確的權(quán)限劃分，能夠有效防止未經(jīng)授權(quán)的人員隨意查看、篡改重要檔案信息。企業(yè)還需要定期對人力資源檔案展開備份，以確保在數(shù)據(jù)丟失或損壞的情況下能夠迅速恢復(fù)，備份可以采用多種方式，如本地備份、異地備份以及云備份等，通過多重備份策略，提高數(shù)據(jù)的安全性和可恢復(fù)性。同時，要制訂完善的備份計劃和恢復(fù)流程，確保在緊急情況下能夠快速有效地恢復(fù)數(shù)據(jù)。員工是數(shù)據(jù)安全與隱私保護的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，企業(yè)應(yīng)通過多種方式來提高員工的數(shù)據(jù)安全意識。一方面，定期組織數(shù)據(jù)安全與隱私保護的培訓(xùn)。在培訓(xùn)中，可以向員工詳細(xì)介紹數(shù)據(jù)安全的重要性、常見的數(shù)據(jù)安全風(fēng)險以及應(yīng)對方法，增強員工對數(shù)據(jù)安全的認(rèn)識和理解，培訓(xùn)內(nèi)容包括如何正確使用密碼、如何識別釣魚郵件以及如何保護移動設(shè)備中的數(shù)據(jù)等。另一方面，通過內(nèi)部通訊、海報等形式，加強對數(shù)據(jù)安全與隱私保護重要性的宣傳，在企業(yè)內(nèi)部營造濃厚的數(shù)據(jù)安全氛圍，讓員工時刻牢記數(shù)據(jù)安全的重要性，自覺遵守數(shù)據(jù)安全管理制度。

四、結(jié)論

人力資源檔案管理對于企業(yè)的發(fā)展來說，不僅是一項基礎(chǔ)性的工作，還是保障企業(yè)競爭軟實力的前提條件。大數(shù)據(jù)時代給企業(yè)人力資源檔案管理帶來了新的機遇和挑戰(zhàn)，企業(yè)應(yīng)抓住大數(shù)據(jù)技術(shù)發(fā)展的有利時機，創(chuàng)新檔案管理理念和方法，提高檔案管理的質(zhì)量和效率，為企業(yè)的人力資源管理提供有力支持。

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作者單位：菏澤市殘疾人綜合服務(wù)中心