黨政機關檔案信息資源管理與共享利用研究

摘 要：黨政機關單位檔案資源信息管理與共享利用模式的開展，有利于提升黨政機關單位檔案管理部門的工作優(yōu)勢，提升黨政機關單位檔案信息的實用性，有利于檔案信息資源的共享。新時期，黨政機關單位檔案數字化共享模式包含基于庫存內容的知識庫服務、基于數字化的政策咨詢服務以及基于用戶需求的個性化服務。黨政機關單位檔案部門要做好數字化資源管理服務，建立健全服務規(guī)程及標準，制定技術應用及管理標準，加強單位檔案部門信息化發(fā)展規(guī)劃，引進數字化創(chuàng)新科技，建立現(xiàn)代黨政機關單位檔案數字化管理團隊，推動資源共享，滿足用戶多感官交互體驗，并建立安全控制機制，重視資源整合維度與知識參考維度的結合。

關鍵詞：檔案數字化；共享利用；檔案管理

一、黨政機關單位檔案信息資源管理與共享利用的意義

黨政機關單位檔案數字化管理與共享利用，能夠更好地發(fā)揮檔案的原始記錄性，實現(xiàn)黨政機關單位檔案信息共享，實現(xiàn)機關單位檔案資源的全面整合。數字化管理與共享利用模式中的數字信息整合機制、數字檔案修復模式以及智能化檔案應用、智能化檔案資源共享等功能，能夠實現(xiàn)黨政機關單位檔案不同資源之間取長補短，讓黨政機關單位檔案信息更加全面，充分發(fā)揮黨政機關單位檔案優(yōu)勢，快速整合多渠道檔案資源，實現(xiàn)智能化大融合背景下黨政機關單位檔案集成管理的最佳效果。并且，數字化管理與共享利用對于黨政機關單位檔案知識的創(chuàng)新也大有裨益，在對檔案信息篩選、展示、取舍、分析、創(chuàng)新、改進以及再次展示等過程中，能夠借助數字化管理使得檔案信息知識體系更完善。

黨政機關單位檔案數字化管理與共享利用模式，可以彌補傳統(tǒng)檔案陳列方式單一、展覽和服務模式單一的弊端，實現(xiàn)黨政機關單位電子檔案資源與實體檔案資源的融合與優(yōu)勢互補，給予參觀者以更好的知識文化獲取與應用體驗。

與此同時，還能夠促進檔案需求者和參觀者主動宣傳黨政機關單位檔案服務，形成市場效應，不斷提升黨政機關單位檔案服務的名譽和競爭優(yōu)勢，為其進一步開展多種數字化資源項目提供契機。在網絡信息與智能技術普及的現(xiàn)狀下，數字化融合轉型服務正是順應了大勢所趨，不僅具有專業(yè)黨政機關單位檔案的權威性，還接地氣、迎合了大眾的喜好，此種服務模式具有極大的便捷性，提供了更多的發(fā)展機會，可以不斷提升黨政機關單位檔案服務的質量。

二、黨政機關單位檔案信息管理與共享利用模式的類型

1.基于庫存內容的知識庫服務

黨政機關單位檔案數字化管理與共享利用是一種整合黨政機關單位檔案庫存內容的綜合服務方式，其中最重要的服務平臺就是知識庫服務。知識庫服務基于黨政機關單位檔案庫存的各項內容，并以體系化的形式實現(xiàn)各類黨政機關單位檔案的實時歸類和高效數字化供給，按照專業(yè)或者專題組織等形式，提供文獻參考、文獻檢索、數據庫傳遞、鏈接導出等各項服務，并用實體服務與虛擬服務相結合的方式更好地滿足檔案需求者的專業(yè)化、實際化與個性化需求。知識庫服務還能促進檔案資源知識化，按照一定的組織方式將分散在不同數據庫的知識和信息優(yōu)化重組重排及數據化展示，使得提煉之后的檔案信息集合更加具有實用價值。

2.基于數字化的政策咨詢服務

在黨政機關單位，檔案資源實施數字化共享利用之后，所提供的服務將主要是基于數字化檔案的知識信息服務與咨詢服務。由于在網絡化環(huán)境下，越來越多的用戶可以突破時間和空間的束縛，快速獲取信息咨詢服務，黨政機關單位檔案數字化使得虛擬信息的傳播更加專業(yè)化和廣泛化，并且衍生出了各種智能化的參考咨詢類型，極大地減輕了專業(yè)咨詢人員的負擔。政策咨詢服務涵蓋交互式參考咨詢、異步式參考咨詢、工作人員線上問題答疑、虛擬專家講座以及合作式參考咨詢等多個領域，并以檔案數據作為基礎性參考資料，有針對性地解決用戶的疑難問題，還可以利用電子郵件回答回訪相關問題，融合全網各領域專家資源于一體，實現(xiàn)黨政機關單位檔案功能資料性、專業(yè)性和實踐性的結合。

3.基于用戶需求的個性化服務

在當前移動互聯(lián)網和人工智能技術迅猛發(fā)展的階段，用戶對于黨政機關單位檔案資源的需求呈現(xiàn)多樣化、個性化與多層次的特點，其中個性化特點最為顯著。因此，積極為用戶提供個性化服務早已經成為檔案界的共識。黨政機關單位檔案部門應用好移動互聯(lián)網等終端，面向檔案需求者開發(fā)既具有智能化和實用性特征，又能夠滿足實際工作需要的黨政機關單位檔案類軟件，為用戶提供檢索、推送和在線咨詢、信息瀏覽等服務，并充分發(fā)揮數據化資源優(yōu)勢，使得用戶的個性化需求與問題能夠得到更好的解決。新時期的黨政機關單位檔案數字化管理與共享利用在借助網絡信息技術、大數據技術以及人工智能挖掘用戶喜好和需求的基礎上，還能夠根據用戶的數據模擬畫像實現(xiàn)對用戶信息模型的構建，并定期推送信息和補充資料，為進一步提供檔案數字化共享服務做好準備。

三、黨政機關單位檔案信息管理與共享利用策略分析

1.建立健全服務規(guī)程及標準，確立和應用技術管理標準

黨政機關單位檔案部門在實施數字化管理與共享利用模式創(chuàng)建與改進時，應從制度和技術管理的角度去實施各項舉措，明確黨政機關單位檔案共享方式、服務流程、服務改進方法以及服務評價考核體系等，從而使得數字化檔案管理與共享利用有章可循。還要在實踐中不斷總結、改進，優(yōu)化服務平臺，提供高度集成的一站式服務和數字化、實體化相互融合補充的多元資料服務。同時，為用戶提供跨資源檢索、跨庫導航以及黨政機關單位檔案資源全方位利用等各項服務，從而大幅提升黨政機關單位檔案服務的質量。此外，還應重視信息技術和技術標準在數字化管理與共享利用中的支撐作用，加速兩者的融合，實現(xiàn)各項高級技術在檔案數字化管理與共享利用中的全面應用，并能夠根據相關標準評判，提升檔案資源的應用價值。應當確立元數據技術標準以及統(tǒng)一的開放協(xié)議，結合區(qū)塊鏈技術的輔助功能，為用戶實現(xiàn)互動操作和多功能使用的無縫對接，并提供轉換標準和新的對接形態(tài)，實現(xiàn)具有鮮明特色的異構數據資源，打破傳統(tǒng)服務束縛，提供全新高質量的服務內容。

2.加強黨政機關單位檔案信息化發(fā)展規(guī)劃，引進數字化創(chuàng)新科技

黨政機關單位檔案部門應當對檔案室內的實體物資、設備設施和電子信息類資源做出合理計劃，并根據實際庫存的內容實施信息化建設，做好全面動員，通盤考慮，統(tǒng)籌兼顧，并提出信息化發(fā)展的完備性規(guī)劃，對重大業(yè)務活動做好重要支持。還必須做好信息基礎性采集工作，重點建立圖片、錄像和三維建模等方面的信息系統(tǒng)資源，利用OA辦公、檔案新設備研制、陳列展示以及活動宣傳等方法，做好館內數字技術資源的有效利用。應當引進創(chuàng)新科技，加強數字化平臺構建能力，利用數碼虛幻與真實技術讓參觀者獲得畫面、聲音、視覺和三維仿真，實現(xiàn)與藝術相結合的美妙感受，并利用大數據分析和計算機AI分析方法，識別不同群體的不同喜好，并充分運用云技術和移動信息技術，有效促進黨政機關單位檔案部門規(guī)劃，并與各類社會機構、社會力量開展深入合作，取長補短，進一步提高對其他文化產業(yè)的吸引力，以提升檔案數字化管理質量。

3.綜合運用云儲存技術和數字檔案安全管理技術

利用云存儲技術，可以根據電子檔案數據量的變化動態(tài)調整存儲空間，實現(xiàn)彈性擴展，避免了因數據量增長而帶來的存儲壓力。在大數據環(huán)境下，黨政機關的電子檔案數據可以通過云備份服務實現(xiàn)自動備份和容災，確保數據的安全性和可用性，并降低了備份管理的成本和復雜度。基于大數據環(huán)境下的云計算和人工智能技術，可以實現(xiàn)電子檔案的智能分類，提高分類的準確性和效率，使得檔案管理更加便捷。可以利用全文檢索技術，對電子檔案全面索引，提高檢索效率和準確性，讓用戶可以通過關鍵詞快速定位所需檔案，提高檔案部門的工作效率。要對電子檔案數據加密存儲和傳輸，保護數據的機密性和隱私性，防止數據被泄露和非法訪問，應當建立完善的身份認證和訪問控制機制，確保只有授權用戶才能訪問和操作，防止未授權訪問。還應對電子檔案的元數據實施管理和維護，包括文件屬性、版本信息等，為電子檔案的檢索、共享和歸檔提供基礎支持，利用數據挖掘技術分析和挖掘電子檔案中的信息，發(fā)現(xiàn)隱藏在數據背后的規(guī)律和價值，為決策提供數據支持和參考。通過以上優(yōu)化方法，可以有效提高黨政機關單位檔案數據管理的效率和質量，滿足日益增長的檔案數據管理需求，推動單位檔案數字化管理水平不斷提高。

4.建立現(xiàn)代黨政機關單位檔案數字化管理團隊，推動資源共享

黨政機關單位檔案部門應當建設現(xiàn)代化的數字化資料管理團隊，派遣專業(yè)人員設立專項管理小組全面管理，培養(yǎng)檔案工作人員運用數字化技術實施開發(fā)運營和綜合借鑒的意識，讓其在開展務實性工作的同時勇于開拓創(chuàng)新，提高檔案信息資源的利用率，保證提供的檔案信息服務和建設能力能夠符合時代要求，跟上先進的管理理念和發(fā)展步伐。還要加強建設黨政機關單位檔案信息數據庫，將檔案信息多元化地保存，達到丟一補全、有備無患的數字化資料狀態(tài)，從而更好地方便用戶檢索，能夠快速有效地找到需要的信息，使相關檔案研究人員能夠在研究過程中使用黨政機關單位檔案數字化資料更加方便。努力突破各種客觀因素的限制，大力發(fā)展全面的數字化資料服務，加強各黨政機關單位檔案部門之間的信息溝通與聯(lián)絡，從而提升黨政機關單位檔案機構數字化建設的有效性，充分發(fā)揮一體化黨政機關單位檔案團隊在開發(fā)利用檔案數字化資料中的關鍵作用，促進我國社會主義檔案事業(yè)的全面發(fā)展。

5.應用元宇宙技術，滿足用戶與檔案數字資源間多感官交互體驗

黨政機關單位檔案部門應當積極應用元宇宙技術實施數字資源建設，包含虛擬人、虛擬場景和虛擬物品等在內的文化資源全部實施運營。通過虛擬現(xiàn)實技術和設備設施，使用者能夠方便地實現(xiàn)與檔案數字資源的多感覺互動，其具體體現(xiàn)為與虛擬人、虛擬環(huán)境和虛擬庫存資源的互動。使用者可以使用自己的虛擬區(qū)塊，建立虛擬身份，并且可以與元宇宙中的其他使用者展開逼真的交流，可以在自己感興趣的內容上展開思想上的碰撞，從而形成一個多元化的文化主題社區(qū)。使用者還可以在虛擬構建的元宇宙中漫步，瀏覽類似于現(xiàn)實中的各種藏品和展品，還可以觀看到不同于現(xiàn)實中的特殊文化場景，并可以獲得和利用黨政機關單位檔案庫存資源。應當在黨政機關單位檔案部門建立一個具有強大能力的可視化檔案數字資源檢索系統(tǒng)，在該系統(tǒng)中，可以裝備虛擬成像及可視化檢索功能模塊，使用3D建模技術，對所有文化實體資源和電子資源實施3D模型的建立，將其分布存儲在數據庫中，并導入檢索系統(tǒng)，滿足用戶與檔案數字資源間的多感官交互體驗。

6.建立安全控制機制，重視資源整合維度與知識參考維度的結合

在檔案數字化管理與共享利用過程中，黨政機關單位檔案部門應當關注信息安全風險防范，建立健全安全控制機制，確保數字化管理與共享利用的過程中不出現(xiàn)檔案信息丟失和保密信息被泄露等問題。同時，還應關注知識產權風險和信息安全風險組合發(fā)生的情況，防止在知識信息傳播過程中出現(xiàn)侵權行為。黨政機關單位數字化檔案服務應當建立在數字檔案資源的高存量集成儲備基礎上，重視收集數字資源資料，并開發(fā)新的融合性知識資源與服務性資源，重視數字化資源數量和質量并重，以提高數字化檔案管理效率作為前提條件，不斷完善黨政機關單位檔案資源的集中采集模式、分步采集模式。還要注重數字化管理與共享利用中資源整合維度，根據需求導向，將多媒體影音檔案資料等數字化信息資源通過可摸索性搜索檢索、情景再現(xiàn)和互動傳播等方式帶給用戶更好的檔案資源利用感受。另外，還可以應用數字化資源分類參考模式，注重知識參考維度的結合，集合專家智慧與集成領域資料的作用，提供專家針對性解惑服務，將黨政機關單位檔案信息整合成新的知識架構，既能夠解決用戶興趣愛好、休閑方面的需求，也能夠滿足不同領域需求者和參觀者解決實際工作問題和生活問題的需求。

四、結語

強化黨政機關單位檔案資源的信息管理與共享利用，不僅是順應當前信息技術與人工智能迅猛發(fā)展潮流的必然選擇，也深刻契合了新時代背景下人們對知識信息日益增長的專業(yè)化、個性化需求。在這一進程中，提升黨政機關單位檔案信息資源管理與利用的質量顯得尤為關鍵。為實現(xiàn)這一目標，需要全面完善檔案資源的利用渠道，通過一系列綜合措施，如健全檔案管理制度、優(yōu)化信息技術平臺、拓寬資源獲取途徑、提供精準的知識參考服務以及深化資源整合等，多維度改良傳統(tǒng)檔案管理模式。這些努力旨在構建一個高效、可靠且富有吸引力的檔案信息管理與共享服務體系，不僅能夠顯著提升黨政機關單位檔案工作的效率與質量，還能有效促進檔案資源的深度開發(fā)與廣泛利用，為社會主義現(xiàn)代化檔案事業(yè)的蓬勃發(fā)展注入強勁動力，進一步推動國家治理體系和治理能力現(xiàn)代化的進程。

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作者單位：深圳市司法局

作者簡介：楊畦（1981—），女，漢族，廣東汕頭人，本科，助理館員（初級），研究方向：檔案管理。