《中華人民共和國(guó)檔案法實(shí)施條例》下的醫(yī)療保險(xiǎn)檔案信息化建設(shè)探究

摘 要：隨著醫(yī)保人數(shù)的持續(xù)增加，醫(yī)保檔案數(shù)量和規(guī)模呈現(xiàn)出快速增長(zhǎng)態(tài)勢(shì)，做好醫(yī)保檔案工作對(duì)保障投保人利益、維護(hù)醫(yī)保資金安全、提升醫(yī)保決策科學(xué)性發(fā)揮著重要作用。伴隨著《中華人民共和國(guó)檔案法實(shí)施條例》（以下簡(jiǎn)稱《實(shí)施條例》）的正式頒布實(shí)施，為新時(shí)代醫(yī)保檔案信息化建設(shè)提供了可靠的法規(guī)保障。本文以《實(shí)施條例》為背景，首先分析了該《條例》實(shí)施下的醫(yī)保檔案信息化面臨的新變化新要求，同時(shí)結(jié)合《實(shí)施條例》的規(guī)定和要求進(jìn)一步探討了醫(yī)保檔案信息化建設(shè)面臨的現(xiàn)實(shí)問(wèn)題。在此基礎(chǔ)上，全面提出《實(shí)施條例》實(shí)施背景下的醫(yī)療保險(xiǎn)檔案信息化建設(shè)主要內(nèi)容及措施，對(duì)提升新時(shí)代醫(yī)保檔案信息化具有積極的現(xiàn)實(shí)意義。

關(guān)鍵詞：醫(yī)療保險(xiǎn)檔案；檔案信息化；檔案管理

概述

根據(jù)相關(guān)部門公布的統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)顯示，截至2023年底，我國(guó)參加基本醫(yī)療保險(xiǎn)人數(shù)為13.3387億人。醫(yī)保部門在辦理醫(yī)療保險(xiǎn)業(yè)務(wù)過(guò)程中形成了大量具有保存和利用價(jià)值的醫(yī)保檔案。為進(jìn)一步規(guī)范醫(yī)療、養(yǎng)老、失業(yè)、生育等保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案，人社部于2009年出臺(tái)了《社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理規(guī)定（試行）》，明確提出要“根據(jù)需要配備適應(yīng)檔案現(xiàn)代化管理要求的技術(shù)設(shè)備”“依法為參保單位和參保個(gè)人提供檔案信息查詢服務(wù)”。于2024年3月1日起正式施行的《中華人民共和國(guó)檔案法實(shí)施條例》（以下簡(jiǎn)稱《實(shí)施條例》）第五章“檔案信息化建設(shè)”，明確要求機(jī)關(guān)、群團(tuán)組織、國(guó)有企事業(yè)單位應(yīng)將檔案信息化建設(shè)納入單位信息化建設(shè)規(guī)劃，并要保證電子檔案“來(lái)源可靠、程序規(guī)范、要素合規(guī)”及其他條件，定期向檔案館移交電子檔案，電子檔案館按照“四性”的標(biāo)準(zhǔn)要求檢測(cè)移交的電子檔案。這些規(guī)定和要求，都為新時(shí)代醫(yī)保檔案信息化管理提供有力指導(dǎo)和根本遵循。

1 《實(shí)施條例》下的醫(yī)保檔案信息化建設(shè)新形勢(shì)

1.1 電子文件原則任務(wù)

隨著計(jì)算機(jī)信息技術(shù)的發(fā)展及其在醫(yī)保檔案管理中的深入運(yùn)用，使醫(yī)保檔案形成背景、存儲(chǔ)介質(zhì)、管理模式和利用渠道都發(fā)生了深刻變化?！秾?shí)施條例》第三十八條明確規(guī)定“應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)”“把檔案信息化建設(shè)納入機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織信息化建設(shè)規(guī)劃”“實(shí)現(xiàn)對(duì)電子檔案的全過(guò)程管理”。這些規(guī)定也為新時(shí)代醫(yī)保檔案信息化建設(shè)提出了原則性要求，明確了重點(diǎn)任務(wù)，即醫(yī)保部門要把檔案信息化建設(shè)納入醫(yī)保信息化工作建設(shè)的總體規(guī)劃，同時(shí)積極推動(dòng)醫(yī)保檔案從形成、收集、管理、利用、銷毀等全過(guò)程信息化管理。要積極推進(jìn)醫(yī)保電子檔案管理信息系統(tǒng)建設(shè)，把醫(yī)保日常辦公自動(dòng)化OA系統(tǒng)、醫(yī)保業(yè)務(wù)系統(tǒng)中的檔案功能與醫(yī)保檔案管理信息系統(tǒng)銜接起來(lái)，實(shí)現(xiàn)醫(yī)保檔案信息化全過(guò)程管理。

1.2 電子檔案法規(guī)授權(quán)

《檔案法》從電子檔案來(lái)源、程序、要素三個(gè)方面規(guī)定了電子檔案歸檔及效力要求。也是正式以條例的方式賦予了電子檔案與傳統(tǒng)載體檔案相同的法律效力?！秾?shí)施條例》也明確提出要采取管理措施和技術(shù)手段，保證電子檔案來(lái)源可靠、程序規(guī)范及要素合規(guī)。這在賦予醫(yī)保電子檔案法律效力的同時(shí)，也對(duì)電子檔案效力實(shí)現(xiàn)提出具體要求，即醫(yī)保電子檔案必須是由醫(yī)保部門在醫(yī)保業(yè)務(wù)檔案形成、辦理、整理、歸檔、保管及移交等過(guò)程中符合電子檔案管理規(guī)定，且醫(yī)保電子檔案內(nèi)容、結(jié)構(gòu)、背景信息和管理過(guò)程等構(gòu)成要素符合《社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理規(guī)定（試行）》中關(guān)于醫(yī)保業(yè)務(wù)檔案的具體規(guī)定。

1.3 電子檔案安全規(guī)范

與傳統(tǒng)紙質(zhì)等載體的檔案不同，電子檔案具有碎片化特征，且高度依賴計(jì)算機(jī)設(shè)備系統(tǒng)，信息的穩(wěn)定性不強(qiáng)，易受到非傳統(tǒng)安全因素威脅，對(duì)保障電子檔案信息的完整性、真實(shí)性、可用性和安全性等有著特別要求。為此，《實(shí)施條例》中明確提出要在接收電子檔案的進(jìn)行真實(shí)性、完整性、可用性和安全性等方面的檢測(cè)，電子檔案移交應(yīng)符合網(wǎng)絡(luò)、數(shù)據(jù)安全以及保密的相關(guān)規(guī)定。這些安全方面的規(guī)范性要求也為醫(yī)保電子檔案信息化建設(shè)提出了新的標(biāo)準(zhǔn)和要求。為此，為有效保障醫(yī)保電子檔案的安全，首先需要定期向轄區(qū)檔案館移交電子檔案，可采取線上移交或線下移交，其中線下移交還需要同步移交醫(yī)保電子檔案存儲(chǔ)介質(zhì)。同時(shí)，要按照《實(shí)施條例》的標(biāo)準(zhǔn)和要求，做好醫(yī)保電子檔案的安全檢測(cè)。積極推進(jìn)傳統(tǒng)載體醫(yī)保檔案數(shù)字化工作，確保檔案數(shù)字化成果的安全。

1.4 電子檔案的共享利用

檔案具有存史資政育人功能。檔案工作是一項(xiàng)利國(guó)利民、惠及千秋萬(wàn)代的崇高事業(yè)。檔案的價(jià)值在其利用過(guò)程中得以發(fā)揮?！秾?shí)施條例》第四章“檔案的利用和公布”中就檔案利用做出了具體規(guī)定，如國(guó)家檔案館應(yīng)“分期分批向社會(huì)開(kāi)放檔案，并同時(shí)公布開(kāi)放檔案的目錄”。第五章中規(guī)定“推進(jìn)檔案查詢利用服務(wù)線上線下融合”“推進(jìn)本行政區(qū)域檔案數(shù)字資源共享利用工作”。這些規(guī)定都為醫(yī)保電子檔案共享利用明確了工作目標(biāo)和工作方向。即醫(yī)保檔案信息化建設(shè)要積極融入地方檔案數(shù)字資源，提升醫(yī)保電子檔案信息共享服務(wù)水平，實(shí)現(xiàn)醫(yī)保檔案在醫(yī)保部門、醫(yī)療機(jī)構(gòu)、醫(yī)療衛(wèi)生行政主管部門之間的信息共享，發(fā)揮醫(yī)保檔案最大的利用效益。

2 《實(shí)施條例》下醫(yī)保檔案信息化建設(shè)面臨的現(xiàn)實(shí)問(wèn)題

2.1 信息化程度不高

首先是物的基礎(chǔ)薄弱。缺少專門的醫(yī)保檔案管理系統(tǒng)平臺(tái)，信息化基礎(chǔ)薄弱，主要表現(xiàn)在信息化應(yīng)用技術(shù)升級(jí)較慢，信息化應(yīng)用設(shè)備性能滯后。由于經(jīng)費(fèi)等因素影響，導(dǎo)致設(shè)備更新較慢，醫(yī)保檔案管理軟件版本較為陳舊，與數(shù)字化、智能化設(shè)備軟件不兼容[1]。其次是人的基礎(chǔ)薄弱。主要表現(xiàn)在專門從事醫(yī)保檔案工作者人數(shù)較少，從事醫(yī)保檔案管理人員信息化意識(shí)、技能薄弱，重管理輕利用現(xiàn)象較為突出，缺乏信息技術(shù)運(yùn)用的主動(dòng)性與積極性。最后是經(jīng)費(fèi)投入不足。隨著醫(yī)保檔案數(shù)量的持續(xù)增長(zhǎng)以及醫(yī)保檔案信息化建設(shè)的現(xiàn)實(shí)需要，新的管理軟件的添加、舊的應(yīng)用軟件系統(tǒng)升級(jí)以及落后存儲(chǔ)設(shè)備的更新等，都需要經(jīng)費(fèi)的支持和保障。由于經(jīng)費(fèi)投入不足，一定程度上影響并制約了醫(yī)保檔案的信息化進(jìn)程。

2.2 檔案管理不規(guī)范

首先是信息化建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)缺乏。實(shí)踐中沒(méi)有一部專門的用于指導(dǎo)醫(yī)保檔案信息化建設(shè)及管理的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，缺乏頂層規(guī)劃設(shè)計(jì)，沒(méi)有把醫(yī)保檔案信息化納入醫(yī)保部門信息化整體規(guī)劃。其次是信息化管理流程不規(guī)范[2]。由于缺乏行之有效的醫(yī)保檔案信息化管理流程及操作標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，醫(yī)保檔案信息采集、整理、歸檔、共享利用等各流程缺乏相互的有效銜接，影響醫(yī)保檔案信息資源共享目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。再次是信息化管理規(guī)范意識(shí)不強(qiáng)。醫(yī)保檔案管理信息素養(yǎng)薄弱，以傳統(tǒng)管理為主，缺乏信息化管理必備的系統(tǒng)性、整體性思維，醫(yī)保檔案規(guī)范化管理能力較弱。

2.3 安全基礎(chǔ)較薄弱

一是場(chǎng)所的安全風(fēng)險(xiǎn)。由于管理場(chǎng)所有限，醫(yī)保實(shí)體檔案缺少專門的檔案庫(kù)房，檔案信息存儲(chǔ)介質(zhì)存放場(chǎng)所或柜、架達(dá)不到消磁或防火防潮標(biāo)準(zhǔn)要求，醫(yī)保檔案庫(kù)房與“八防”標(biāo)準(zhǔn)要求還有差距，極易造成醫(yī)保檔案的損失或丟失。二是保密措施不完善。醫(yī)保信息涉及投保人諸多私人信息，安全保密要求高，一旦被泄露會(huì)給當(dāng)事人造成極大的影響。面對(duì)非傳統(tǒng)安全因素威脅，醫(yī)保檔案信息采集、傳輸、調(diào)閱、統(tǒng)計(jì)分析等環(huán)節(jié)面臨著泄密風(fēng)險(xiǎn)。三是備份恢復(fù)機(jī)制不健全。醫(yī)保電子檔案?jìng)浞莺蛿?shù)據(jù)恢復(fù)是確保檔案遇到突發(fā)狀況下的有效安全措施，是一項(xiàng)專業(yè)性、技術(shù)性較強(qiáng)的工作[3]。但從醫(yī)保檔案信息化管理現(xiàn)狀來(lái)看，醫(yī)保電子檔案存在備份不及時(shí)、恢復(fù)機(jī)制不健全等現(xiàn)實(shí)問(wèn)題，影響著醫(yī)保電子檔案信息化的安全。四是檔案人員安全能力薄弱。隨著信息技術(shù)的發(fā)展，醫(yī)保電子檔案信息化管理面臨的安全形勢(shì)嚴(yán)峻復(fù)雜，傳統(tǒng)的安全管理措施難以有效滿足安全保密需要，數(shù)字加密、數(shù)據(jù)備份、區(qū)塊鏈等先進(jìn)安全保密技術(shù)應(yīng)用不熟練也是影響檔案安全的重要因素之一。

3 《實(shí)施條例》背景下醫(yī)保檔案信息化建設(shè)路徑

認(rèn)真學(xué)習(xí)宣傳《實(shí)施條例》，貫徹落實(shí)《實(shí)施條例》的具體規(guī)定和要求，尤其是檔案信息化建設(shè)方面的具體規(guī)定是推動(dòng)醫(yī)保檔案提檔升級(jí)、實(shí)現(xiàn)高質(zhì)量發(fā)展的關(guān)鍵。要牢固樹(shù)立“大檔案”意識(shí)，把醫(yī)保檔案信息化建設(shè)納入醫(yī)保業(yè)務(wù)信息化建設(shè)的總體規(guī)劃，做好頂層規(guī)劃設(shè)計(jì)；堅(jiān)持“全流程”理念，從醫(yī)保檔案信息采集、鑒別、整理、利用等各個(gè)環(huán)節(jié)做好檔案信息化全流程管理；把握“全要素”要求，著力培養(yǎng)醫(yī)保檔案從業(yè)者檔案專業(yè)素養(yǎng)、信息技術(shù)素養(yǎng)等，打造一支復(fù)合型醫(yī)保檔案人才隊(duì)伍。

3.1 “全方位”提升醫(yī)保檔案信息化重視程度

在宏觀上，醫(yī)保部門及檔案行政主管部門要高度重視醫(yī)保檔案信息化工作。嚴(yán)格按照《檔案法》《實(shí)施條例》的詳細(xì)規(guī)定和具體要求，把醫(yī)保檔案信息化建設(shè)納入醫(yī)保業(yè)務(wù)工作信息化、檔案信息化工作的整體規(guī)劃，給予必要的人、財(cái)、物的支持，把醫(yī)保檔案信息化必要的經(jīng)費(fèi)納入財(cái)政保障預(yù)算。醫(yī)保部門作為醫(yī)保檔案信息化建設(shè)的直接執(zhí)行者，從局領(lǐng)導(dǎo)、分管領(lǐng)導(dǎo)到檔案部門負(fù)責(zé)人都要高度重視并支持醫(yī)保檔案信息化建設(shè)工作，把醫(yī)保檔案信息化建設(shè)納入醫(yī)保業(yè)務(wù)信息化整體規(guī)劃，與醫(yī)保業(yè)務(wù)、醫(yī)保檔案管理工作同部署、同落實(shí)、同檢查、同考核。在中觀上，與醫(yī)保業(yè)務(wù)相關(guān)的部門要密切配合，醫(yī)保機(jī)構(gòu)與醫(yī)療機(jī)構(gòu)、醫(yī)療行政主管部門、醫(yī)保部門之間要加強(qiáng)協(xié)調(diào)配合。從醫(yī)保檔案信息化建設(shè)目標(biāo)、內(nèi)容、經(jīng)費(fèi)及渠道共享等方面協(xié)同努力，形成醫(yī)保檔案信息化建設(shè)“一盤棋”局面。在微觀上，醫(yī)保部門辦公室、規(guī)劃財(cái)務(wù)和法規(guī)科、基金監(jiān)督管理科、醫(yī)藥服務(wù)管理科之間要密切合作，確保醫(yī)保檔案信息化建設(shè)得到各內(nèi)設(shè)部門的支持配合，全面提升醫(yī)保檔案信息化建設(shè)受重視程度。

3.2 “全方面”建立醫(yī)保檔案信息化制度體系

《實(shí)施條例》中明確提出要制定“數(shù)據(jù)共享標(biāo)準(zhǔn)”“制定檔案工作具體方針政策和標(biāo)準(zhǔn)”“建立健全本單位檔案工作制度規(guī)范”等具體規(guī)定和要求，要緊密結(jié)合醫(yī)保檔案信息化建設(shè)管理的現(xiàn)實(shí)需要，全方面制定醫(yī)保檔案信息化管理制度體系[4]。統(tǒng)籌制定醫(yī)保電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范、醫(yī)保檔案信息系統(tǒng)安全保護(hù)規(guī)定、醫(yī)保檔案安全保密規(guī)則、醫(yī)保檔案借閱歸還若干規(guī)定等。通過(guò)全面的信息化制度體系建設(shè)，理順醫(yī)保檔案信息化工作流程、責(zé)任及內(nèi)容。從醫(yī)保檔案信息安全、崗位職責(zé)、場(chǎng)地環(huán)境、設(shè)備標(biāo)準(zhǔn)、監(jiān)督監(jiān)管及利用等方面，逐步完善醫(yī)保檔案信息化長(zhǎng)效管理的制度體系，使醫(yī)保檔案信息化建設(shè)與管理始終“有規(guī)可依”“有章可循”，不斷提升醫(yī)保檔案信息化建設(shè)管理的科學(xué)化、制度化和規(guī)范化水平。

3.3 “全過(guò)程”完成醫(yī)保檔案信息化資源建設(shè)

根據(jù)《檔案法》《條例》的相關(guān)規(guī)定和要求，根據(jù)“檔案信息化建設(shè)”章節(jié)的要求，把醫(yī)保檔案信息資源作為信息化建設(shè)的核心和根本抓手，積極推進(jìn)醫(yī)保電子檔案管理信息系統(tǒng)建設(shè)，并與醫(yī)保部門辦公自動(dòng)化系統(tǒng)、醫(yī)保業(yè)務(wù)系統(tǒng)歸檔功能有機(jī)銜接。實(shí)現(xiàn)對(duì)醫(yī)保檔案從信息采集、鑒別、整理、歸檔、數(shù)據(jù)信息錄入、檢索、查詢、利用等“全過(guò)程”的管理。此外，要嚴(yán)格按照“增量電子化、存量數(shù)字化”原則，一方面，要做好新增醫(yī)保電子檔案的實(shí)時(shí)收集、歸檔，確保應(yīng)收盡收、應(yīng)歸盡歸；另一方面，要加快推進(jìn)館藏紙質(zhì)等傳統(tǒng)載體醫(yī)保檔案的數(shù)字化進(jìn)程，委托第三方協(xié)助做好醫(yī)保檔案數(shù)字化，及時(shí)將采集的醫(yī)保檔案信息錄入至系統(tǒng)平臺(tái)，不斷豐富醫(yī)保檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的數(shù)據(jù)信息資源。

3.4 “全環(huán)節(jié)”筑牢醫(yī)保檔案信息化安全基礎(chǔ)

嚴(yán)格按照《條例》的規(guī)定和要求，始終繃緊安全底線紅線，從人防、物防、技防三個(gè)方面構(gòu)建醫(yī)保檔案信息化安全防線。一方面，要提升安全保密意識(shí)，嚴(yán)格遵守醫(yī)保檔案信息化安全保密管理的各項(xiàng)規(guī)章制度，加強(qiáng)安全保密業(yè)務(wù)知識(shí)學(xué)習(xí)，提升安全保密技術(shù)運(yùn)用能力；另一方面，存儲(chǔ)醫(yī)保檔案信息系統(tǒng)、平臺(tái)及庫(kù)房，要嚴(yán)格按照“八防”的標(biāo)準(zhǔn)和要求，及時(shí)升級(jí)醫(yī)保檔案信息管理系統(tǒng)，采取物理隔離等措施，確保醫(yī)保檔案載體、介質(zhì)等“物”的安全。此外，還要積極運(yùn)用數(shù)據(jù)備份、區(qū)塊鏈、時(shí)間戳等先進(jìn)的安全保密技術(shù)，不斷提升醫(yī)保檔案信息安全的現(xiàn)代化水平。移交的醫(yī)保檔案要嚴(yán)格按照“四性”的標(biāo)準(zhǔn)和要求，確保醫(yī)保電子檔案信息的真實(shí)性、完整性、可用性和安全性。

3.5 “全要素”培養(yǎng)醫(yī)保檔案信息化管理人才

新時(shí)代醫(yī)保檔案信息化建設(shè)和管理離不開(kāi)一支高素質(zhì)的專業(yè)化人才隊(duì)伍。要完成醫(yī)保檔案信息化建設(shè)，關(guān)鍵在人才[5]。除了要熟練掌握檔案學(xué)專業(yè)理論知識(shí)、醫(yī)保業(yè)務(wù)知識(shí)外，關(guān)鍵還需要掌握云計(jì)算、區(qū)塊鏈、大數(shù)據(jù)、信息系統(tǒng)等信息技術(shù)知識(shí)。為此，一方面，邀請(qǐng)計(jì)算機(jī)信息領(lǐng)域的骨干或?qū)＜沂谡n，面對(duì)面做好信息技術(shù)的學(xué)習(xí)，尤其是醫(yī)保檔案信息化建設(shè)中經(jīng)常應(yīng)用到的各種信息技術(shù)，如數(shù)據(jù)備份、數(shù)據(jù)傳輸、檢索、時(shí)間戳等。另一方面，要堅(jiān)持走出去方針。組織從事醫(yī)保檔案工作人員赴先進(jìn)地區(qū)或高校參觀學(xué)習(xí)，學(xué)習(xí)并掌握最新的檔案領(lǐng)域常用的信息應(yīng)用技術(shù)。此外，還要加強(qiáng)職業(yè)道德、職業(yè)理想教育，培育過(guò)硬政治素養(yǎng)，甘于在平凡的崗位上撲下身子、扎實(shí)工作，以醫(yī)保檔案信息化助力醫(yī)保檔案工作整體提質(zhì)增效，為醫(yī)保工作高質(zhì)量發(fā)展提供有力保障。

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作者簡(jiǎn)介：李鵬（1974.10—），本科學(xué)歷，山東省單縣醫(yī)療保障局館員，主要從事檔案管理研究。