“多校區(qū)”學(xué)生學(xué)籍檔案管理現(xiàn)狀及對(duì)策探析

摘 要：隨著城市化進(jìn)程的加快，城市中學(xué)招生規(guī)模持續(xù)增長(zhǎng)，學(xué)校紛紛進(jìn)行擴(kuò)招，探索分校、合作辦學(xué)等模式，共享優(yōu)質(zhì)教學(xué)資源，實(shí)現(xiàn)優(yōu)質(zhì)教育資源的均衡化發(fā)展?！岸嘈^(qū)”發(fā)展模式在滿足學(xué)?？焖贁U(kuò)招、優(yōu)質(zhì)發(fā)展的同時(shí)，也產(chǎn)生了大量需要永久保存的學(xué)籍檔案。本文首先從學(xué)籍檔案主要內(nèi)容、歸檔范圍、管理要求等方面分析了“多校區(qū)”學(xué)生學(xué)籍檔案管理的一般規(guī)定以及學(xué)籍檔案的現(xiàn)狀和要求，并從學(xué)籍檔案來(lái)源、內(nèi)容和管理探討了“多校區(qū)”學(xué)生學(xué)籍檔案管理的特點(diǎn)。最后，提出了“多校區(qū)”學(xué)生學(xué)籍檔案管理的具體對(duì)策措施，為切實(shí)做好在校學(xué)生的學(xué)籍檔案的各項(xiàng)管理工作，科學(xué)評(píng)價(jià)教學(xué)質(zhì)量、維護(hù)學(xué)生切身利益、保障正常教學(xué)秩序等發(fā)揮著重要的積極作用。

關(guān)鍵詞：學(xué)籍檔案；檔案管理；多校區(qū)

概述

學(xué)籍是一個(gè)學(xué)生屬于某學(xué)校的一種法律上的身份或者資格。學(xué)籍檔案是對(duì)學(xué)生進(jìn)行學(xué)籍管理工作中形成的各種具有保存價(jià)值的學(xué)籍管理類文件材料。2013年，教育部出臺(tái)《中小學(xué)生學(xué)籍管理辦法》，確定學(xué)生學(xué)籍檔案建立的時(shí)間、檔案內(nèi)容、管理方式等。同年9月1日，我國(guó)初步建立小中大學(xué)籍的信息管理系統(tǒng)。2016年，福建省發(fā)布《福建省中小學(xué)生學(xué)籍管理辦法》，進(jìn)一步提出學(xué)生學(xué)籍要堅(jiān)持“全省統(tǒng)籌、分級(jí)負(fù)責(zé)、學(xué)校實(shí)施”的管理體制，通過(guò)“全國(guó)中小學(xué)生學(xué)籍信息管理系統(tǒng)”對(duì)全省的中小學(xué)生學(xué)籍進(jìn)行信息化管理。進(jìn)一步細(xì)化了學(xué)生學(xué)籍檔案建立及轉(zhuǎn)接學(xué)籍檔案為“學(xué)生入學(xué)之日起1個(gè)月內(nèi)”。

學(xué)籍檔案包括“電子檔案”“紙質(zhì)檔案”兩類，其中電子檔案納入全國(guó)學(xué)籍系統(tǒng)管理，紙質(zhì)檔案由學(xué)校學(xué)籍管理機(jī)構(gòu)管理。除國(guó)家統(tǒng)一規(guī)定的六類個(gè)人學(xué)籍檔案內(nèi)容外，還包括“新生花名冊(cè)、學(xué)生增加（減少）情況登記表、畢業(yè)生花名冊(cè)”等。泉州第一中學(xué)為福建省首批“示范性普通高級(jí)中學(xué)”、義務(wù)教育標(biāo)準(zhǔn)化學(xué)校等，形成“一校兩區(qū)”（即泉州第一中學(xué)學(xué)府校區(qū)、泉州第一中學(xué)東海校區(qū)）辦學(xué)格局，秉承“敦品力學(xué)”校訓(xùn)、“以人為本、個(gè)性發(fā)展、全面發(fā)展”教育理念，先后培養(yǎng)了5萬(wàn)余名優(yōu)秀學(xué)生。切實(shí)做好在校學(xué)生的學(xué)籍檔案收集整理、歸檔移交、檢索利用等管理工作，對(duì)科學(xué)評(píng)價(jià)教學(xué)質(zhì)量、維護(hù)學(xué)生切身利益、保障正常教學(xué)秩序等發(fā)揮著重要現(xiàn)實(shí)作用。

1 學(xué)生學(xué)籍檔案管理一般規(guī)定

1.1 學(xué)籍檔案的主要內(nèi)容

學(xué)籍檔案分為一般性內(nèi)容和特殊性內(nèi)容[1]。一般性內(nèi)容主要是指學(xué)籍基礎(chǔ)信息及變動(dòng)、學(xué)籍信息證明材料、綜合素質(zhì)發(fā)展報(bào)告、體質(zhì)健康測(cè)試及預(yù)防接種信息、獲獎(jiǎng)、受資助信息等六大類。特殊性內(nèi)容主要是指由省級(jí)教育行政部門規(guī)定的相關(guān)信息材料。福建省中學(xué)生學(xué)籍檔案除了一般性的六大類，還包括“新生花名冊(cè)、學(xué)生增加（減少）情況登記表、畢業(yè)生花名冊(cè)”等。

1.2 學(xué)籍檔案歸檔范圍

學(xué)生學(xué)籍檔案歸檔范圍包括學(xué)生入學(xué)登記表、新生錄取名冊(cè)、學(xué)籍名冊(cè)、學(xué)生學(xué)籍變動(dòng)登記表、學(xué)生綜合素質(zhì)評(píng)價(jià)匯總表、選拔、保送學(xué)生名單、登記表、中考或高考成績(jī)匯總表、畢業(yè)生登記表、畢業(yè)生審批名冊(cè)、學(xué)生畢業(yè)（肄業(yè)、結(jié)業(yè)）證書發(fā)放名冊(cè)、學(xué)生學(xué)籍檔案轉(zhuǎn)入、轉(zhuǎn)出交接清冊(cè)（手續(xù)）、其他具有保存價(jià)值的材料。學(xué)籍檔案保存期限為“永久”。

1.3 學(xué)籍檔案管理要求

學(xué)籍檔案管理采取教育行政主管部門統(tǒng)籌、學(xué)校實(shí)施的分級(jí)負(fù)責(zé)管理體制，并接受教育行政管理部門、檔案行政管理部門的監(jiān)督、指導(dǎo)和檢查[2]。學(xué)籍檔案收集、整理、歸檔由學(xué)校學(xué)籍管理部門具體負(fù)責(zé)，并在教學(xué)年度結(jié)束后3個(gè)月內(nèi)，整理完畢，與電子學(xué)籍檔案一并移交學(xué)校檔案室歸檔。學(xué)校在學(xué)生畢業(yè)滿10年后將學(xué)籍檔案由學(xué)校所在教育行政主管部門向檔案館移交。要定期做好學(xué)籍檔案清點(diǎn)，執(zhí)行嚴(yán)格的學(xué)籍檔案借閱制度，嚴(yán)防學(xué)籍檔案信息外泄、濫用，確保實(shí)體安全和信息安全。

2 “多校區(qū)”學(xué)生學(xué)籍檔案管理現(xiàn)狀及要求

2.1 學(xué)籍檔案資料的分散性

《福建省中小學(xué)生學(xué)籍管理辦法》規(guī)定，“學(xué)校是學(xué)生學(xué)籍管理的責(zé)任主體”?！岸嘈^(qū)”辦學(xué)給學(xué)籍檔案管理帶來(lái)最大的現(xiàn)實(shí)影響，學(xué)生分散于不同校區(qū)，容易導(dǎo)致“一生一檔”的學(xué)籍檔案資料分散于不同校區(qū)。例如，泉州市第一中學(xué)學(xué)府校區(qū)位于泉州市區(qū)梅石路學(xué)府街，占地面積為72.1畝；2015年建成并投入使用的東海校區(qū)占地約123畝。學(xué)?，F(xiàn)有教職工400余名，分別設(shè)有高中部、初中部，校區(qū)之間間隔有一段的距離，且不同校區(qū)的初中、高中生源差異較大，分散于不同校區(qū)，由各個(gè)校區(qū)負(fù)責(zé)具體的建檔、收集和整理，學(xué)籍檔案資料的分散性增加了檔案資料管理的難度。

2.2 學(xué)籍檔案收集的長(zhǎng)期性

根據(jù)《中小學(xué)生學(xué)籍管理辦法》《福建省中小學(xué)生學(xué)籍管理辦法》的有關(guān)規(guī)定，學(xué)籍經(jīng)歷學(xué)籍建立、學(xué)籍變動(dòng)，在此過(guò)程中，學(xué)籍檔案收集也經(jīng)歷了起始、積累和完善階段。例如，《福建省中小學(xué)生學(xué)籍管理辦法》規(guī)定，中學(xué)生初次辦理入學(xué)注冊(cè)手續(xù)后，就應(yīng)建立學(xué)籍檔案?！盀閷W(xué)生建立或轉(zhuǎn)接學(xué)籍檔案?！薄皯?yīng)當(dāng)從學(xué)生入學(xué)之日起1個(gè)月內(nèi)?！睂W(xué)籍檔案建立之初主要是采集學(xué)籍的基礎(chǔ)信息及證明材料，到后期的積累階段，主要是指學(xué)生在各個(gè)學(xué)期的學(xué)業(yè)考試信息、獲獎(jiǎng)信息以及受資助信息，等等。這個(gè)階段的檔案資料主要是對(duì)學(xué)生學(xué)制期間全面反映學(xué)生德、智、體、美、勞等信息。此外，還包括完善階段的檔案資料。主要包括升學(xué)、休學(xué)等特殊階段的學(xué)籍檔案收集整理工作。因此，“多校區(qū)”學(xué)生學(xué)籍檔案收集貫穿學(xué)生入學(xué)到畢業(yè)的全過(guò)程，收集的時(shí)效性要求高，增加了學(xué)生學(xué)籍檔案收集難度。

2.3 學(xué)籍檔案管理的嚴(yán)肅性

“多校區(qū)”學(xué)籍檔案也要嚴(yán)格執(zhí)行《福建省中小學(xué)生學(xué)籍管理辦法》等相關(guān)規(guī)定，學(xué)生的學(xué)籍檔案要嚴(yán)格通過(guò)“全國(guó)中小學(xué)生學(xué)籍信息管理系統(tǒng)”進(jìn)行信息化管理。要同步做好電子學(xué)籍檔案和紙質(zhì)學(xué)籍檔案的管理，其中電子學(xué)籍檔案納入全國(guó)學(xué)籍系統(tǒng)管理，紙質(zhì)學(xué)籍檔案則由學(xué)校學(xué)籍管理機(jī)構(gòu)管理。并且明確提出學(xué)籍檔案信息發(fā)生變化或者修改學(xué)籍基礎(chǔ)信息的，應(yīng)憑借相關(guān)證明資料向?qū)W校提出申請(qǐng)，學(xué)校方可變更學(xué)籍檔案，還需要經(jīng)主管教育行政部門的核準(zhǔn)[3]。而且明確要求學(xué)校應(yīng)為學(xué)籍檔案管理提供專用電腦、打印機(jī)、掃描儀等設(shè)備，校長(zhǎng)是學(xué)籍檔案管理的第一責(zé)任人，學(xué)校學(xué)籍檔案管理人員是直接責(zé)任人。發(fā)生違反學(xué)籍檔案管理規(guī)定的行為，視情節(jié)及后果分別給予不同的處理處分。

2.4 學(xué)籍檔案管理的專業(yè)性

“多校區(qū)”學(xué)籍檔案管理要嚴(yán)格遵守《檔案法》《檔案法實(shí)施條例》《福建省中小學(xué)生學(xué)籍管理辦法》等規(guī)定，明確提出要推動(dòng)學(xué)籍檔案信息化建設(shè)，并將信息化建設(shè)納入學(xué)籍檔案管理整體規(guī)劃。同時(shí)提出電子學(xué)籍檔案應(yīng)做到“來(lái)源可靠、程序規(guī)范、要素合規(guī)”，要確保電子學(xué)籍檔案的“四性”要求?！岸嘈^(qū)”學(xué)籍檔案管理是一項(xiàng)專業(yè)性極強(qiáng)的工作，既要依托“全國(guó)中小學(xué)生學(xué)籍信息管理系統(tǒng)”的統(tǒng)一學(xué)籍信息采集、錄入和管理，也要嚴(yán)格按照《檔案法》《實(shí)施條例》以及《電子檔案移交與接收辦法》《檔案分類標(biāo)引規(guī)則》《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》等法律法規(guī)，國(guó)家檔案標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范等。因此，學(xué)籍檔案管理是一項(xiàng)專業(yè)性很強(qiáng)的工作。

3 “多校區(qū)”學(xué)生學(xué)籍檔案管理特點(diǎn)

3.1 學(xué)籍檔案來(lái)源的分散性與綜合性

根據(jù)《福建省中小學(xué)生學(xué)籍管理辦法》的相關(guān)規(guī)定，學(xué)籍檔案直接來(lái)源于學(xué)生初次入學(xué)1個(gè)月內(nèi)注冊(cè)采集的學(xué)籍信息以及轉(zhuǎn)接學(xué)籍檔案。因此，學(xué)籍檔案來(lái)源于學(xué)生管理、教學(xué)業(yè)務(wù)活動(dòng)過(guò)程中產(chǎn)生的[4]。因此，從來(lái)源來(lái)看，“多校區(qū)”學(xué)籍檔案來(lái)源涉及部門更多、范圍更廣，既有上級(jí)教育行政主管部門下發(fā)的指導(dǎo)性文件，也有各個(gè)校區(qū)在學(xué)生入學(xué)注冊(cè)、管理過(guò)程中形成的錄取名冊(cè)、注冊(cè)表，還包括學(xué)生業(yè)務(wù)考試成績(jī)、表彰獎(jiǎng)勵(lì)等等。來(lái)源于教務(wù)處、辦公室、年級(jí)班組等。將來(lái)源分散于不同部門的學(xué)籍檔案，還需要按照學(xué)籍檔案管理的特點(diǎn)和規(guī)律，進(jìn)行綜合整理，形成具有系統(tǒng)性的學(xué)籍檔案管理體系。

3.2 學(xué)籍檔案內(nèi)容的原始性與真實(shí)性

學(xué)籍檔案是學(xué)生基礎(chǔ)信息和日常在校綜合表現(xiàn)的原始記錄。根據(jù)《福建省中小學(xué)生學(xué)籍管理辦法》，學(xué)生學(xué)籍號(hào)作為學(xué)生學(xué)籍信息的核心要素，基于學(xué)生身份證號(hào)生成，采取“一人一號(hào)”“終身不變”，中學(xué)生學(xué)籍輔號(hào)由11位數(shù)編列，且必須連續(xù)，不得出現(xiàn)斷碼。而且還明確了學(xué)籍信息更改的程序和要求。如此種種的規(guī)定，都使得學(xué)籍檔案信息可靠性和真實(shí)性強(qiáng)、準(zhǔn)確度高。此外，學(xué)籍檔案直接來(lái)源于學(xué)生基礎(chǔ)信息采集以及日常教育教學(xué)成果。可見(jiàn)，“多校區(qū)”學(xué)生學(xué)籍檔案內(nèi)容上具有原始性與真實(shí)性。

3.3 學(xué)籍檔案管理的一般性與特殊性

學(xué)籍檔案作為檔案的重要組成部分，其歸檔、查詢、整理、編目以及檔案數(shù)字化都需要遵循檔案管理的一般性規(guī)定，但隨著《檔案法》《實(shí)施條例》的修訂和實(shí)施以及《福建省中小學(xué)生學(xué)籍管理辦法》出臺(tái)，學(xué)籍檔案管理也做出新的要求。例如，學(xué)籍信息應(yīng)通過(guò)“全國(guó)學(xué)籍系統(tǒng)申請(qǐng)學(xué)籍號(hào)”、學(xué)生學(xué)籍檔案主要包括的6個(gè)方面內(nèi)容，學(xué)籍檔案的永久保存以及“一人一籍，籍隨人走”等，這些特殊性規(guī)定對(duì)學(xué)籍檔案管理提出了新的要求，需要檔案管理部門及人員要加強(qiáng)學(xué)習(xí)，全面掌握，并落實(shí)到具體的學(xué)生學(xué)籍檔案管理實(shí)際中。

4 “多校區(qū)”學(xué)生學(xué)籍檔案管理措施

4.1 強(qiáng)化學(xué)籍檔案管理思想認(rèn)同

“多校區(qū)”學(xué)生學(xué)籍檔案管理面臨各個(gè)校區(qū)在人財(cái)物等檔案管理方面的差異，形勢(shì)更加復(fù)雜多樣。因此，要加強(qiáng)學(xué)籍檔案工作的宣傳培訓(xùn)，進(jìn)一步強(qiáng)化思想認(rèn)同，構(gòu)建“多校區(qū)”統(tǒng)一的思想認(rèn)識(shí)。為此，首先是要成立學(xué)生學(xué)籍檔案管理工作領(lǐng)導(dǎo)小組，要統(tǒng)一思想認(rèn)識(shí)、管理內(nèi)容和具體要求[5]。其次是要始終堅(jiān)持以學(xué)生為本，聚焦學(xué)生學(xué)籍檔案管理的內(nèi)容，優(yōu)化學(xué)籍檔案服務(wù)職能，認(rèn)真貫徹《檔案法》《實(shí)施條例》的最新規(guī)定和要求，依托“互聯(lián)網(wǎng)+”，加快推進(jìn)學(xué)生學(xué)籍檔案信息化建設(shè)。再次是加大學(xué)籍檔案工作的支持力度，根據(jù)學(xué)生學(xué)籍檔案管理的任務(wù)和現(xiàn)實(shí)要求，從人、財(cái)、物等加大支持力度，將學(xué)生學(xué)籍檔案納入統(tǒng)一管理范疇。

4.2 整合學(xué)籍檔案管理資源內(nèi)容

根據(jù)學(xué)生學(xué)籍檔案收集、歸檔的范圍，做好各個(gè)校區(qū)的學(xué)生學(xué)籍檔案資源的收集、歸檔和整合，建立健全統(tǒng)一規(guī)范的學(xué)生學(xué)籍檔案收集管理制度，將各個(gè)校區(qū)的學(xué)生學(xué)籍檔案收集的標(biāo)準(zhǔn)和要求統(tǒng)一起來(lái)。統(tǒng)一各個(gè)校區(qū)學(xué)生學(xué)籍檔案收集歸檔的范圍、時(shí)間及要求，如“在校期間的獲獎(jiǎng)信息”，進(jìn)一步明確細(xì)化“獲獎(jiǎng)信息”歸檔范疇的等級(jí)、時(shí)間等規(guī)定。此外，還要明確各個(gè)校區(qū)的學(xué)生學(xué)籍檔案管理部門及責(zé)任人，按照《中小學(xué)生學(xué)籍管理辦法》《福建省中小學(xué)生學(xué)籍管理辦法》的具體規(guī)定，整合每個(gè)校區(qū)的學(xué)生學(xué)籍檔案資料，由專門的檔案管理部門負(fù)責(zé)統(tǒng)一收集和管理。

4.3 統(tǒng)一學(xué)籍檔案管理標(biāo)準(zhǔn)要求

“多校區(qū)”是學(xué)校擴(kuò)展的需要，但多校區(qū)的學(xué)生學(xué)籍檔案管理標(biāo)準(zhǔn)要求應(yīng)保持一致性。組織每個(gè)校區(qū)從事學(xué)生學(xué)籍檔案管理人員業(yè)務(wù)培訓(xùn)，熟練掌握學(xué)生學(xué)籍檔案管理流程，明確學(xué)生學(xué)籍檔案管理的要點(diǎn)、內(nèi)容。以“全國(guó)學(xué)籍系統(tǒng)”為基礎(chǔ)，做好學(xué)生學(xué)籍注冊(cè)、學(xué)籍變動(dòng)的全面管理。學(xué)校教務(wù)部門、檔案管理部門要牽頭制定統(tǒng)一的學(xué)籍檔案管理標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，明確學(xué)生學(xué)籍檔案管理的原則方法、管理的流程內(nèi)容等，不斷提升各個(gè)校區(qū)學(xué)生學(xué)籍檔案信息化管理水平，按照“增量數(shù)字化、存量電子化”原則，持續(xù)推進(jìn)“多校區(qū)”學(xué)生學(xué)籍檔案管理信息化水平。

4.4 夯實(shí)學(xué)籍檔案管理保障體系

要從人財(cái)物等方面持續(xù)夯實(shí)“多校區(qū)”學(xué)生學(xué)籍檔案管理綜合保障體系。首先是重視學(xué)生學(xué)籍檔案管理人才隊(duì)伍建設(shè)。根據(jù)“多校區(qū)”學(xué)生的規(guī)模以及學(xué)生學(xué)籍檔案管理的現(xiàn)實(shí)需要，適當(dāng)增加學(xué)籍檔案管理人員數(shù)量。通過(guò)人才社會(huì)招聘、特殊人才引進(jìn)綠色通道等方式，加大學(xué)生學(xué)籍檔案管理人員引進(jìn)力度。根據(jù)“多校區(qū)”學(xué)生學(xué)籍檔案管理規(guī)模，優(yōu)化人才配置。必要時(shí)，采取“專職檔案員+兼職資料員”的模式，壯大學(xué)生學(xué)籍檔案管理力量。其次是加大學(xué)生學(xué)籍檔案管理經(jīng)費(fèi)保障力度[6]。將學(xué)生學(xué)籍檔案管理所需經(jīng)費(fèi)納入學(xué)校經(jīng)費(fèi)預(yù)算之中，實(shí)行專款專用，確保檔案管理有充裕的經(jīng)費(fèi)做保障。最后是加強(qiáng)學(xué)生學(xué)籍檔案管理物質(zhì)保障。根據(jù)學(xué)生學(xué)籍檔案管理的現(xiàn)實(shí)要求，添置必要的計(jì)算機(jī)、掃描儀、檔案管理軟件，按照“八防”的標(biāo)準(zhǔn)和要求，配備檔案室，改善學(xué)生學(xué)籍檔案管理的基礎(chǔ)條件。

結(jié)語(yǔ)

學(xué)生學(xué)籍檔案是學(xué)生德智體美勞的全面反映，也是評(píng)價(jià)教學(xué)質(zhì)量、維護(hù)學(xué)生切身利益、保障正常教學(xué)秩序的重要憑據(jù)。隨著辦學(xué)規(guī)模的不斷增加，要針對(duì)多校區(qū)學(xué)籍檔案管理的現(xiàn)實(shí)特點(diǎn)和規(guī)律，高度重視學(xué)生學(xué)籍檔案管理工作，凝聚思想共識(shí)，規(guī)范管理制度，統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)要求，夯實(shí)保障體系，持續(xù)推進(jìn)學(xué)生學(xué)籍檔案管理提質(zhì)增效，為校區(qū)教育教學(xué)和高效管理提供有力支持。

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作者簡(jiǎn)介：陳桂菊（1982.11—）大學(xué)學(xué)歷，福建省泉州第一中學(xué)館員，從事學(xué)生檔案管理研究。