問題導向視角下的人事檔案現(xiàn)狀、原因及對策

摘 要：人事檔案是教育培養(yǎng)、選拔任用、管理監(jiān)督干部和評鑒人才的重要基礎(chǔ)，也是組織考察、摸排了解干部的重要依據(jù)。隨著事業(yè)單位改革的深入，人事檔案管理也面臨著諸多的現(xiàn)實問題。本文堅持以問題為導向，分析當前人事檔案管理面臨的主要問題，存在問題的主要原因，并針對人事檔案管理現(xiàn)狀提出有針對性的解決之策，為進一步做好人事檔案管理提供有益指導，具有積極的現(xiàn)實參考和借鑒意義。

關(guān)鍵詞：人事檔案；檔案信息化；問題導向

概述

根據(jù)《干部人事檔案工作條例》規(guī)定，干部人事檔案是各級黨委（黨組）和組織人事等有關(guān)部門在黨的組織建設(shè)、干部人事管理、人才服務等工作中形成的，反映干部個人政治品質(zhì)、道德品行、思想認識、學習工作經(jīng)歷、專業(yè)素養(yǎng)等情況的歷史記錄材料。從人事檔案內(nèi)涵來看，它是一個人的主要經(jīng)歷、政治面貌、品德作風等多種情況記錄下來的文件材料[1]。人事檔案管理中常遇到人員配備不強、硬件投入不足、檔案材料缺失、檔案內(nèi)容信息不一致等問題。

問題導向就是從當前存在的問題出發(fā)，思考工作的切入點，明確哪些做得不夠好，以解決問題為目標方向，少做與問題關(guān)聯(lián)不大、不做與問題無關(guān)的無用功。問題導向視角下的人事檔案管理，就是以發(fā)現(xiàn)人事檔案管理存在現(xiàn)實問題為前提，分析人事檔案管理新情況，把握人事檔案問題的本質(zhì)，并以唯物辯證法來研究和分析人事檔案問題的原因，最終提出問題解決的路徑和方法。問題導向下的人事檔案管理，彰顯了從實踐中來到實踐中去的科學工作方法。

陜西省水工環(huán)地質(zhì)調(diào)查中心成立于2018年，是陜西省地質(zhì)調(diào)查院直屬的正處級公益一類事業(yè)單位。陜西省水工環(huán)地質(zhì)調(diào)查中心始終堅持“支撐政府、服務社會”的宗旨，立足專業(yè)技術(shù)優(yōu)勢，發(fā)揮地質(zhì)工作在經(jīng)濟社會高質(zhì)量發(fā)展中的基礎(chǔ)性、公益性、戰(zhàn)略性作用，強化地質(zhì)科技創(chuàng)新和成果應用服務，繼續(xù)發(fā)揚“三光榮”“四特別”的地質(zhì)人傳統(tǒng)，以高質(zhì)量的地質(zhì)科研成果助推經(jīng)濟社會高質(zhì)量發(fā)展。近年來，中心始終堅持以問題為導向，扎實做好人事檔案管理，為中心人員培養(yǎng)、任用、管理和評鑒提供有力保障。

1 人事檔案管理之問題現(xiàn)狀分析

1.1 資料收集難度大

從人事檔案資料的特點來看，形成部門較為分散，干部履歷表、學歷學位、職稱、培訓進修及考核表、政審類資料主要來自人事科；獎懲材料則來自綜合辦公室、監(jiān)督科、人事科等；工資待遇、社保等材料主要來自綜合辦公室；發(fā)明創(chuàng)造、科研成果、著作譯著、業(yè)務技能證書等資料主要來自其所在的相關(guān)業(yè)務部門，如應用地質(zhì)研究所、水文地質(zhì)調(diào)查所、農(nóng)業(yè)地質(zhì)調(diào)查所等。人事檔案資料來源廣泛，多部門報送，增加了人事檔案的收集難度，易造成人事檔案資料收集不完整、不規(guī)范等。

1.2 材料有缺失現(xiàn)象

隨著事業(yè)單位機構(gòu)改革的深入以及人事制度改革的實施，自主擇業(yè)與自主用人的政策，使人員變動較以往更加頻繁，導致人事檔案資料收集不及時、不完整。在人員流動過程中，個人對人事檔案的重視程度不夠，“檔隨人走”未能得到有效落實，使得“棄檔”“死檔”現(xiàn)象不同程度存在。此外，事業(yè)單位人員日常的進修、培訓或在職學歷提升，形成的相關(guān)材料應及時交到人事部門，統(tǒng)一存到人事檔案中，但由于對人事檔案重視程度不夠，一些重要資料未及時移交。

1.3 檔案整理不合規(guī)

從人事檔案管理現(xiàn)狀來看，在內(nèi)容整理和形式方面還存在不符合規(guī)范的現(xiàn)象。從人事檔案內(nèi)容來看，主要表現(xiàn)在“三齡兩歷一身份”的填寫不規(guī)范，履歷表填寫不完整，個人履歷時間記錄有脫節(jié)，“姓名”書寫用多音字或簡化字。從人事檔案材料使用來看，紙張大小不一，表格印制超過裝訂線。從分類來看，人事檔案的材料分類不清晰、不規(guī)范，如鑒定材料和考察材料認定不清楚，歸類出現(xiàn)混淆。從排序來看，人事檔案《履歷表》、自傳和思想類材料、考核鑒定類、學歷學位及專業(yè)技術(shù)職務（職稱）等常以形成時間為序排列，而政審或?qū)徍祟悺Ⅻh團類材料、違規(guī)違紀處分類則應按材料的內(nèi)容及材料之間的內(nèi)在聯(lián)系排序，但在實際排序整理時常把以時間或內(nèi)容聯(lián)系排序二者混淆。

1.4 檔案管理較滯后

隨著信息技術(shù)的發(fā)展及其在檔案管理中的應用，檔案數(shù)字化、信息化水平越來越高。但人事檔案管理水平較滯后，主要表現(xiàn)在存量檔案數(shù)字化落實不到位，新增檔案電子化未及時跟進。按照《干部人事檔案工作條例》的相關(guān)規(guī)定，要嚴格規(guī)范人事檔案目錄建庫，并做好人事檔案數(shù)據(jù)存儲、交換和備份等，確保人事檔案“四性”。從實際執(zhí)行情況來看，由于從事人事檔案工作人員較少，還兼任其他行政性事務，存量人事檔案數(shù)字化進展緩慢。從新增檔案電子化來看，由于缺乏相應的計算機信息技術(shù)知識，電子人事檔案單軌制落實不到位。

2 人事檔案管理之問題原因透析

2.1 人事檔案重要性認識不足

事業(yè)單位人事檔案管理工作在開展過程中之所以頻繁出現(xiàn)各種復雜問題，歸根究底，在于對此項工作的重要性缺乏足夠認識[3]。首先是管理者重視程度不夠。人事檔案管理者沒有把事業(yè)單位人事檔案管理工作擺在與業(yè)務工作同等重要的位置，認為人事檔案管理工作是一項軟任務，對人事檔案在人力資源配置、人員培養(yǎng)選拔等方面發(fā)揮的重要基礎(chǔ)性作用認識不足。甚至還片面地認為只有在人員調(diào)動、選拔、任用時才會運用到人事檔案，只注重強調(diào)現(xiàn)實性、完整性、真實性和機密性等[4]，人事檔案管理的常規(guī)性要求落實不到位。具體從事人事檔案管理人員受傳統(tǒng)思想認識制約和影響，重人事檔案資料輕人事檔案利用，創(chuàng)新意識不強，被動“坐等”服務的思想依然存在，人事檔案在人力資源管理中的作用和價值發(fā)揮不明顯。

2.2 人事檔案專業(yè)化人才缺乏

受事業(yè)單位人員編制數(shù)的限制，更多的人財物向業(yè)務一線傾斜，從事人事檔案管理人員的數(shù)量有限。與日益增長的人事檔案管理數(shù)量以及信息化、數(shù)字化、智能化要求越來越高的現(xiàn)狀相比，事業(yè)單位人事檔案管理專業(yè)化人才配備不足。尤其是既精通檔案管理專業(yè)知識，又能夠熟練操作計算機設(shè)備和智能軟件以及一定的人事業(yè)務知識的復合型人才缺乏。此外，與業(yè)務部門人員相比，從事人事檔案管理人員日常接受檔案業(yè)務培訓的機會較少，檔案工作人員的人事檔案專業(yè)知識體系更新緩慢。缺乏檔案管理專業(yè)知識和素養(yǎng)，也制約了人事檔案數(shù)字化建設(shè)進程，影響人事檔案管理質(zhì)量。人事檔案從業(yè)者數(shù)量與人事檔案業(yè)務工作量之間的不匹配，既影響人事檔案管理工作的開展，也不利于人事檔案在事業(yè)單位人力資源管理中的作用發(fā)揮。

2.3 人事檔案信息化建設(shè)落后

信息化、數(shù)字化、智能化是實現(xiàn)事業(yè)單位人事檔案管理規(guī)范化、高效化的必由之路。《檔案法》《干部人事檔案工作條例》均就檔案信息化、數(shù)字化做出了相關(guān)規(guī)定和要求，也是新時代人事檔案事業(yè)發(fā)展的趨勢和方向。但從事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)狀來看，大多數(shù)事業(yè)單位把信息化建設(shè)紛紛提上日程，但信息化建設(shè)方面所需的人力、物力和財力投入不足事業(yè)單位業(yè)務系統(tǒng)、財務系統(tǒng)建設(shè)緩慢等。這些系統(tǒng)關(guān)乎事業(yè)單位業(yè)務發(fā)展、經(jīng)濟收入，而人事檔案信息化投入不足，信息化基礎(chǔ)設(shè)施落后，無論是前期的資金投入，還是日常的系統(tǒng)升級、信息化維護都與人事檔案信息化發(fā)展要求不相適應，直接影響人事檔案管理的現(xiàn)代化水平。人事檔案“增量電子化、存量數(shù)字化”落實不到位。缺少相應的安全防護措施，人事檔案信息化管理網(wǎng)絡系統(tǒng)易遭到外部攻擊，威脅著信息安全。

2.4 人事檔案制度化基礎(chǔ)薄弱

人事檔案收集不完整、整理不規(guī)范、材料有缺失，其中一項重要因素是缺乏相應的人事檔案管理規(guī)章制度以及制度制定后缺少一以貫之的落實。從人事檔案管理業(yè)務流程來看，包括人事檔案鑒別、分類、排序、編目、信息加工和裝訂等，每一個環(huán)節(jié)或步驟都有專門的規(guī)定。但從人事檔案管理現(xiàn)狀來看，事業(yè)單位人事檔案管理制度主要是一些行政管理方面的制度。例如，人事檔案安全保密制度、借閱歸還制度、人事檔案工作人員守則等，缺少人事檔案業(yè)務管理方面的制度。主要執(zhí)行的依據(jù)是《檔案法》《干部人事檔案工作條例》，缺少專門的人事檔案收集、鑒定、利用、檢索等規(guī)范制度以及人事檔案信息化、數(shù)字化等方面的標準規(guī)范。

3 人事檔案管理之問題路徑解析

黨的二十大報告指出“問題是時代的聲音，回答并指導解決問題是理論的根本任務”。新時代，事業(yè)單位人事檔案管理要始終堅持問題導向，堅持問題導向和目標實現(xiàn)相結(jié)合，不斷推動人事檔案工作高質(zhì)量發(fā)展取得新成效。

3.1 人事材料收集突出“全”

針對事業(yè)單位人事檔案資料來源分散的現(xiàn)實情況，要積極組建人事檔案工作領(lǐng)導小組，探索建立干部人事檔案聯(lián)絡員制度，暢通材料收集渠道，在重要業(yè)務部門選優(yōu)配強1名兼職聯(lián)絡員，充實到人事檔案管理隊伍。建立人事檔案常態(tài)化收集機制，從嚴從實做好干部人事檔案材料收集工作，在年度考核、干部任免、工資變動、教育培訓等關(guān)鍵時間階段，要確保各個環(huán)節(jié)的人事檔案材料應收盡收、應歸盡歸。此外，人事檔案管理部門要增強工作的主動性，實時組織其他業(yè)務科室兼職資料員進行業(yè)務培訓，幫助其掌握人事檔案資料收集的范圍和重點，以及收集的相關(guān)要求，明確收集時限，確保檔案材料內(nèi)容齊全，真實準確。

3.2 信息認定突出“準”

人事檔案資料收集后，人事檔案管理部門要進行形式和內(nèi)容的審核認定，從嚴做好歸檔人事檔案材料的鑒定鑒別，對信息不準、手續(xù)不全的材料，及時更正完善后再歸入檔案。對發(fā)現(xiàn)干部檔案材料缺失的，采取點對點下發(fā)《干部人事檔案缺失材料登記表》的形式，及時補充。堅持“凡提必審”“凡進必審”“凡轉(zhuǎn)必審”的原則，以“三齡兩歷一身份”為重點，嚴格干部檔案任前審核和新進人員檔案審核。針對干部檔案存在信息涂改、重要事項存疑、身份無法確定、個別材料難以界定或事實依據(jù)不足等問題，采用實地調(diào)查、本人書面說明、補證缺失材料、查閱原始戶籍等方式，充分調(diào)查取證，確保人事檔案中所記載的每一項信息準確無誤、真實有效。

3.3 材料整理突出“細”

人事資料收集，并經(jīng)認定后，要按照相關(guān)規(guī)定做好人事檔案資料的整理，按照精細化的標準和要求，確保人事檔案整理規(guī)范，符合要求。按照《干部人事檔案工作條例》做好人事檔案分類；按照人事檔案材料形成時間、內(nèi)容以及材料之間的內(nèi)在聯(lián)系做好排序；規(guī)范做好每個類別中人事檔案材料類號和頁碼的編寫；人事檔案按照排列順序，逐份逐項編目，使目錄清楚，填寫準確，并將卷內(nèi)目錄至于卷首，使人事檔案資料形成體系；按照“館藏檔案數(shù)字化、新增檔案電子化”的原則，做好人事檔案數(shù)字化以及人事檔案電子化，建立相應的人事檔案數(shù)據(jù)庫。

3.4 檔案管理突出“優(yōu)”

要從軟件和硬件兩個方面突出做好人事檔案優(yōu)質(zhì)化管理。一方面，要加強人事檔案制度，尤其是業(yè)務制度的建立，并抓好人事檔案管理制度的貫徹和落實。另一方面，要購買專門的人事檔案管理軟件以及數(shù)據(jù)庫，將新增人事檔案以及館藏人事檔案信息數(shù)字化，并將其導入目錄數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)數(shù)字化管理。此外，還要加強檔案從業(yè)者的業(yè)務培訓，要把人事檔案管理業(yè)務培訓納入年初單位業(yè)務培訓規(guī)劃，與其他業(yè)務培訓同部署、同落實、同考核，不斷提高檔案管理人員的綜合能力和水平。根據(jù)事業(yè)單位編制現(xiàn)狀及人事檔案管理實際需要，適當增加人事檔案管理人員的數(shù)量，招錄具有檔案專業(yè)知識背景，掌握一定計算機信息技術(shù)、人力資源管理方面知識的復合型人才。硬件方面，要加大人事檔案管理人財物的投入力度，添置必要的計算機、掃描儀、檔案柜等設(shè)備，按照“八防”標準和要求，改善人事檔案管理庫房。

3.5 責任處理突出“嚴”

《檔案法》《干部人事檔案工作條例》均明確提出違反法律、條例應承擔相應的責任與后果。人事檔案管理也要進一步明確工作紀律、壓實工作責任，確保人事檔案工作程序化、規(guī)范化、標準化，維護人事檔案的真實性、嚴肅性和完整性。組織人員專門學習法律和條例，印發(fā)《關(guān)于進一步從嚴抓好人事檔案管理工作的通知》，嚴格執(zhí)行《干部人事檔案工作條例》中針對檔案管理工作薄弱環(huán)節(jié)提出的“十一嚴禁”紀律要求，劃出人事檔案管理工作底線與紅線，架起“高壓線”，標明人事檔案管理工作不可觸碰的“禁區(qū)”“雷區(qū)”，對違反人事檔案管理的責任單位和個人要做出嚴肅處理，以嚴的標準、優(yōu)的作風、實的舉措切實抓好人事檔案管理工作，為單位事業(yè)發(fā)展、人力資源配置和使用提供高質(zhì)量的信息支持。

參考文獻

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作者簡介：孟秦宇（1991—），大學學歷，陜西省水工環(huán)地質(zhì)調(diào)查中心中級職稱，主要從事人事檔案管理研究；李琳（1992—），大學學歷，西安西糧實業(yè)有限公司工作，主要從事檔案管理研究。