《實(shí)施條例》實(shí)施背景下人事檔案精細(xì)化管理研究

摘 要：《中華人民共和國(guó)檔案法實(shí)施條例》從2024年3月1日起正式實(shí)施?！秾?shí)施條例》的實(shí)施使人事檔案管理面臨著諸多新變化，提出了新要求。本文以《實(shí)施條例》的實(shí)施為研究背景，結(jié)合醫(yī)院人事檔案管理實(shí)際，深入分析了《實(shí)施條例》的實(shí)施對(duì)醫(yī)院人事檔案管理的責(zé)任落實(shí)、管理要求、價(jià)值實(shí)現(xiàn)和安全建設(shè)提出的具體要求，在此基礎(chǔ)上，圍繞精細(xì)化管理理念，從專、全、細(xì)、嚴(yán)四個(gè)方面提出人事檔案精細(xì)化管理、落實(shí)《實(shí)施條例》的具體措施，對(duì)提升醫(yī)院人事管理科學(xué)性、增強(qiáng)績(jī)效考核客觀性、增強(qiáng)人崗匹配精準(zhǔn)度、發(fā)揮人事檔案管理價(jià)值功能具有積極的現(xiàn)實(shí)意義。

關(guān)鍵詞：人事檔案；精細(xì)化管理；《實(shí)施條例》

概述

人事檔案是基層醫(yī)療機(jī)構(gòu)科學(xué)配置醫(yī)療人力資源、加強(qiáng)醫(yī)療人才隊(duì)伍建設(shè)、管理的重要依據(jù)，在人才培養(yǎng)、選拔、晉升及薪酬待遇等方面發(fā)揮著重要作用?！秾?shí)施條例》于2024年3月1日起正式施行。這是繼2021年新修訂《檔案法》之后，檔案管理領(lǐng)域出臺(tái)的又一個(gè)重要法規(guī)，其中賦予電子檔案與傳統(tǒng)載體檔案同等效力，詳細(xì)規(guī)定檔案信息化建設(shè)的具體要求。這是為新時(shí)代檔案事業(yè)發(fā)展作出許多新的制度性安排，也為人事檔案創(chuàng)新發(fā)展提供有力法治保障。精細(xì)化管理起源于企業(yè)管理，與公立醫(yī)院管理和現(xiàn)代化管理理念一致。公立醫(yī)院屬于公益性衛(wèi)生事業(yè)單位，人員成份結(jié)構(gòu)多樣，通過(guò)人事檔案精細(xì)化管理，拓寬醫(yī)療人才隊(duì)伍培育路徑，優(yōu)化醫(yī)療人才資源配置，激發(fā)基層醫(yī)療人員積極性，助力公立醫(yī)院管理邁上科學(xué)高效的發(fā)展之路。

1 人事檔案精細(xì)化管理的現(xiàn)實(shí)意義

《干部人事檔案工作條例》明確指出，“干部人事檔案是教育培養(yǎng)、選拔任用、管理監(jiān)督干部和評(píng)鑒人才的重要基礎(chǔ)，是維護(hù)干部人才合法權(quán)益的重要依據(jù)”?；诠⑨t(yī)院人事檔案內(nèi)容的復(fù)雜性、管理結(jié)果的重要性等，要求其落實(shí)“精細(xì)化管理”理念，實(shí)現(xiàn)公立醫(yī)院人事檔案規(guī)范、高效管理[1-2]。因此，做好人事檔案精細(xì)化管理具有積極的現(xiàn)實(shí)意義。

1.1 提升人事管理的科學(xué)性

人事檔案是人事管理的全面反映，也是人事管理工作實(shí)踐的產(chǎn)物，來(lái)源并最終服務(wù)于醫(yī)院的組織人事工作。根據(jù)《干部人事檔案工作條例》規(guī)定，人事檔案包括履歷類、思想類、考核鑒定類、學(xué)歷學(xué)位及專業(yè)技術(shù)職務(wù)類等10項(xiàng)資料，做好人事檔案資料收集，通過(guò)人事檔案信息分析，能夠幫助組織人事部門全面掌握醫(yī)護(hù)人員以及醫(yī)療機(jī)構(gòu)行政管理人員的專業(yè)能力、學(xué)業(yè)水平、思想動(dòng)態(tài)、醫(yī)德醫(yī)技醫(yī)風(fēng)醫(yī)貌、社會(huì)關(guān)系、性格愛(ài)好等。通過(guò)這些信息的綜合分析，為人力資源量化管理、科學(xué)管理夯實(shí)基礎(chǔ)，能夠全方位、立體地反映醫(yī)護(hù)人員的工作能力與精神面貌，并根據(jù)其一貫表現(xiàn)、業(yè)務(wù)能力、業(yè)務(wù)實(shí)績(jī)、工作年限等情況，為組織人事部門做出當(dāng)事人的崗位調(diào)整、職級(jí)晉升、表彰獎(jiǎng)勵(lì)、職稱評(píng)定等決定，提供科學(xué)依據(jù)。在醫(yī)療機(jī)構(gòu)樹(shù)立“以實(shí)績(jī)用干部”“能者上、平者讓、庸者下”的鮮明用人導(dǎo)向，體現(xiàn)人事管理的公平性，提升整個(gè)人事管理科學(xué)性。

1.2 增強(qiáng)績(jī)效考核的客觀性

2023年下半年的醫(yī)療衛(wèi)生體制改革中數(shù)次提及“薪酬制度改革”。人事檔案中包含歷年年度考核、專項(xiàng)工作考核結(jié)果，工作鑒定情況以及專業(yè)技術(shù)職務(wù)（職稱）資格和評(píng)審資料、科研成果獲獎(jiǎng)、著作譯著資料以及工資待遇審批類、職級(jí)套改類資料、管理崗位等級(jí)晉升資料等內(nèi)容。通過(guò)這些反映醫(yī)護(hù)及行政管理人員工齡、職級(jí)、實(shí)績(jī)的檔案資料的分析，為其績(jī)效考核工作實(shí)現(xiàn)全面量化打下扎實(shí)基礎(chǔ)，使薪酬考核結(jié)果公正、客觀、準(zhǔn)確，充分地體現(xiàn)了考核的公正性和客觀性。此外，通過(guò)人事檔案信息分析，可分門別類地采取多元化的激勵(lì)手段，了解員工事業(yè)發(fā)展的不同階段及個(gè)性化需求，采取物質(zhì)獎(jiǎng)勵(lì)與精神激勵(lì)相結(jié)合，提升績(jī)效考核的客觀性。

1.3 提高人崗匹配的精準(zhǔn)度

隨著社會(huì)分工越來(lái)越細(xì)，醫(yī)療行業(yè)崗位、職能也呈現(xiàn)出越來(lái)越精細(xì)化的發(fā)展趨勢(shì)，這就要求從業(yè)者的專業(yè)知識(shí)、業(yè)務(wù)能力與其崗位需求相匹配，做到人崗相適、人崗相宜，最大程度地發(fā)揮其能力和水平。近年來(lái)，人事檔案管理的數(shù)字化、信息化水平越來(lái)越高，通過(guò)人事檔案信息分析，能夠全面掌握人員的綜合素能，為組織部門人崗調(diào)配提供決策參考[3]。例如，結(jié)合醫(yī)院技術(shù)及行政管理崗位工作內(nèi)容與職責(zé)差異，根據(jù)各崗位人才能力需求模型，從工作崗位業(yè)務(wù)需求與個(gè)人能力、性格特點(diǎn)等分析，挑選各方面與崗位需求匹配程度最高的人員，實(shí)現(xiàn)精準(zhǔn)匹配，最大程度地發(fā)揮個(gè)人潛力。此外，在獲取醫(yī)院新進(jìn)人員簡(jiǎn)歷信息等基本人事檔案基礎(chǔ)上，為其崗位分配提供精準(zhǔn)指導(dǎo)。

2 《實(shí)施條例》實(shí)施背景下人事檔案精細(xì)化管理的新要求

2024年3月1日正式施行的《實(shí)施條例》較之前的《檔案法實(shí)施辦法》有了較大幅度的修改，是適應(yīng)新時(shí)代黨領(lǐng)導(dǎo)檔案工作的生動(dòng)體現(xiàn)，強(qiáng)化檔案工作責(zé)任制，突出檔案管理信息化建設(shè)，體現(xiàn)以人民為中心的發(fā)展思想，也對(duì)人事檔案信息安全做出更高要求[4-5]。

2.1 人事檔案責(zé)任落實(shí)更細(xì)

《檔案法》《實(shí)施條例》進(jìn)一步明確了檔案管理工作的各級(jí)責(zé)任?！秾?shí)施條例》第四條規(guī)定縣級(jí)以上政府應(yīng)把檔案工作所需經(jīng)費(fèi)納入本級(jí)預(yù)算。還規(guī)定了，檔案工作的主體責(zé)任由機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位直接負(fù)責(zé)，還進(jìn)一步明確要求其建立檔案機(jī)關(guān)或確定檔案工作人員，并履行本單位的檔案管理職責(zé)，包括向檔案主管部門移交相關(guān)檔案。檔案主管部門在其職責(zé)范圍內(nèi)對(duì)檔案工作給予指導(dǎo)?！秾?shí)施條例》第十八條進(jìn)一步要求機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位或組織“應(yīng)當(dāng)建立檔案工作責(zé)任制”，還進(jìn)一步要求落實(shí)檔案工作的“領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任”“管理責(zé)任”“執(zhí)行責(zé)任”，并要求主要負(fù)責(zé)人為檔案完整與完全的第一責(zé)任人。這些具體規(guī)定對(duì)新時(shí)期人事檔案管理責(zé)任制的要求和落實(shí)提出了更細(xì)的要求，要求醫(yī)療機(jī)構(gòu)強(qiáng)化人事檔案管理，確定具體從事人事檔案管理部門或人員，明確分管人事檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)及具體職責(zé)以及檔案管理部門及人員的管理責(zé)任內(nèi)容。

2.2 人事檔案管理要求更高

主要表現(xiàn)在人事檔案信息化管理的具體規(guī)定和要求。近年來(lái)，隨著信息技術(shù)的發(fā)展以及人事檔案管理的現(xiàn)實(shí)需要，《條例》明確規(guī)定檔案信息化建設(shè)的內(nèi)容及要求。如“電子檔案的全過(guò)程管理”“推進(jìn)電子檔案信息系統(tǒng)建設(shè)”“要求電子檔案來(lái)源可靠、程序規(guī)范、要素合規(guī)”等，還規(guī)定“電子檔案與傳統(tǒng)載體檔案效力相同”，同時(shí)還對(duì)電子檔案的真實(shí)性、完整性、可用性、安全性做出強(qiáng)制性規(guī)定。這些規(guī)定和要求，也對(duì)新時(shí)代醫(yī)院人事檔案管理提出了更高要求。以信息化為例，要加快推進(jìn)醫(yī)院人事檔案信息系統(tǒng)建設(shè)，把人事檔案信息化建設(shè)納入醫(yī)院整體信息化建設(shè)規(guī)劃，并與人事管理系統(tǒng)軟件銜接，實(shí)現(xiàn)全過(guò)程管理。要做好人事檔案安全管理工作，采取具體的管理措施和技術(shù)，確保電子人事檔案真實(shí)性、完整性、可用性、安全性，做好數(shù)據(jù)信息備份等安全管理，同時(shí)，要推進(jìn)人事檔案管理與醫(yī)院人事部門之間信息共享，發(fā)揮人事檔案應(yīng)有的價(jià)值和功能。

2.3 人事檔案價(jià)值體現(xiàn)更實(shí)

《實(shí)施條例》通篇體現(xiàn)了“以人民為中心的發(fā)展思想”。其中“檔案的利用和公布”明確規(guī)定了檔案形成單位會(huì)同檔案館建立檔案開(kāi)放審核協(xié)同機(jī)制，共同做好檔案開(kāi)放審核工作，滿足公眾檔案信息需求。未移交進(jìn)館的檔案開(kāi)放由檔案形成單位負(fù)責(zé)。此外，《實(shí)施條例》還明確規(guī)定其他機(jī)關(guān)或企事業(yè)單位、公民在經(jīng)檔案形成單位同意，可以利用其檔案。而且，還明確規(guī)定了五種檔案公開(kāi)方式。同時(shí)，《實(shí)施條例》還專門規(guī)定國(guó)家鼓勵(lì)和支持向社會(huì)開(kāi)放檔案，促進(jìn)檔案資源社會(huì)共享。人事檔案作為醫(yī)療機(jī)構(gòu)在人力資源管理過(guò)程中形成的具有保存價(jià)值的檔案資料，在醫(yī)院人事管理、人才資源配置、薪酬制度改革等方面發(fā)揮著重要作用[6]。因此，作為人事檔案管理部門應(yīng)積極落實(shí)《實(shí)施條例》的相關(guān)規(guī)定和要求，加大檔案開(kāi)放的審核力度，拓寬檔案開(kāi)放渠道，為人事檔案查詢、檢索、利用提供便利，把“以人民為中心的發(fā)展思想”落到人事檔案管理的具體環(huán)節(jié)與過(guò)程之中。

2.4 人事檔案安全建設(shè)更牢

安全是工作必須堅(jiān)守的底線與紅線，也是落實(shí)總體國(guó)家安全觀的需要?！秾?shí)施條例》通篇貫徹著“安全”思想和理念。如檔案開(kāi)放審核、檔案異地備份、檔案“安全性”檢測(cè)、違反檔案規(guī)定應(yīng)承擔(dān)的法律責(zé)任等方面，從制度、風(fēng)險(xiǎn)、應(yīng)急、庫(kù)房、設(shè)施設(shè)備等方面細(xì)化了檔案安全管理內(nèi)容和要求。這些檔案管理方面的安全規(guī)定和要求也對(duì)新時(shí)代人事檔案管理安全提出更高要求，使安全管理根基更牢。明確提出主要負(fù)責(zé)人承擔(dān)人事檔案完整與安全第一責(zé)任人職責(zé)，要制定針對(duì)人事檔案安全風(fēng)險(xiǎn)管控具體措施，編制相應(yīng)的安全管理應(yīng)急預(yù)案，提高應(yīng)對(duì)突發(fā)事件的能力和水平。同時(shí)，要確保電子人事檔案滿足“來(lái)源可靠、程序規(guī)范、要素合規(guī)”等要求，人事檔案數(shù)字化要做好真實(shí)性、完整性、可用性、安全性檢測(cè)，并為長(zhǎng)期安全保存營(yíng)造良好安全環(huán)境和條件。

3 《實(shí)施條例》實(shí)施背景下人事檔案精細(xì)化管理路徑

新時(shí)代醫(yī)院人事檔案管理必須要認(rèn)真貫徹落實(shí)《檔案法》《實(shí)施條例》，以精細(xì)化管理理念和要求為根本遵循，把精細(xì)化理念貫穿于人事檔案管理、落實(shí)《實(shí)施條例》的全過(guò)程與各環(huán)節(jié)[7]。要從隊(duì)伍的專業(yè)性、資料的完整性、整理的細(xì)致性和要求的嚴(yán)格性等方面，持續(xù)推動(dòng)醫(yī)院人事檔案高質(zhì)量發(fā)展。

3.1 規(guī)范管理，材料收集求“全”

嚴(yán)格按照《干部人事檔案工作條例》的相關(guān)規(guī)定和要求，持續(xù)做好人事檔案資料的收集，重點(diǎn)圍繞干部履歷類、思想類、學(xué)歷學(xué)位、職稱等10個(gè)方面做好資料的規(guī)范收集。要注重人事檔案資料收集程序的規(guī)范化、收集方法的多樣性。一方面，要嚴(yán)格按照醫(yī)院人事檔案管理程序以及人事檔案管理制度，做好體現(xiàn)干部人事方面普遍檔案的收集，如鑒定類、考核類、黨團(tuán)類、任免類材料。此外，要注重人事檔案資料收集的方式方法，采取經(jīng)常收集與定期收集相結(jié)合、重點(diǎn)收集與普遍收集相結(jié)合、紙質(zhì)收集與電子收集相結(jié)合，通過(guò)上門收集、發(fā)放通知單、電話索要等形式向人事檔案形成部門及時(shí)做好收集，防止缺漏。此外，還要做好特殊性人事檔案資料的收集，如職級(jí)晉升、學(xué)術(shù)成果、表彰處分類等，要做到逐一收集，確保應(yīng)收盡收、應(yīng)歸檔盡歸檔。

3.2 堅(jiān)持標(biāo)準(zhǔn)，審核整理求“細(xì)”

嚴(yán)格落實(shí)“三必審”機(jī)制，重點(diǎn)要做好干部人事檔案中“三齡兩歷一身份”的審核。把醫(yī)院干部人事檔案審核整理作為一項(xiàng)重要工作落實(shí)落細(xì)，作為醫(yī)院人才隊(duì)伍建設(shè)和培養(yǎng)的重要基礎(chǔ)，始終要做到“凡進(jìn)必審”“凡提必審”“凡轉(zhuǎn)必審”的工作要求，對(duì)人事檔案要做到逐頁(yè)逐項(xiàng)進(jìn)行信息審核。要做好醫(yī)院人事檔案規(guī)范化整理，按照檔案管理的規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)，堅(jiān)持“增量電子化、存量數(shù)字化”原則，扎實(shí)做好人事檔案數(shù)字化工作，對(duì)人事檔案中所填寫信息、檔案記載情況與干部基本信息要同步審核，對(duì)不一致的信息重點(diǎn)核對(duì)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，及時(shí)核查，對(duì)不實(shí)或不完整的人事檔案材料及時(shí)處理或補(bǔ)齊，力求質(zhì)量。此外，要確保人才隊(duì)伍管理系統(tǒng)與人事檔案信息管理系統(tǒng)“無(wú)縫對(duì)接”，做好及時(shí)數(shù)據(jù)信息整理、歸檔、掛接，不斷提升人事檔案信息化水平。

3.3 建章立制，檔案管理求“嚴(yán)”

要把人事檔案管理制度作為精細(xì)化管理的重要保障，不斷提到人事檔案管理現(xiàn)代化、信息化水平。除了堅(jiān)持“三必審”和任前檔案審核外，還要針對(duì)《實(shí)施條例》中有關(guān)檔案管理責(zé)任落實(shí)、查詢利用要求以及安全管理等相關(guān)規(guī)定，進(jìn)一步細(xì)化作為人事檔案形成單位——醫(yī)院的各項(xiàng)規(guī)章制度，如《XXX醫(yī)院人事檔案查（借）閱制度》《XXX醫(yī)院人事檔案收集補(bǔ)充制度》《XXX醫(yī)院人事鑒別整理制度》《XXX醫(yī)院人事檔案轉(zhuǎn)遞制度》《XXX醫(yī)院人事檔案管理保密實(shí)施辦法》等管理制度。堅(jiān)持“三不查”（無(wú)介紹信不準(zhǔn)查、非正式黨員不準(zhǔn)查、未經(jīng)批準(zhǔn)不準(zhǔn)查）、“三不借”（未經(jīng)批準(zhǔn)不借、非特殊需要不借、手續(xù)不全不借）、“三不轉(zhuǎn)”（個(gè)人帶檔不轉(zhuǎn)、沒(méi)有調(diào)函不轉(zhuǎn)、接受單位不明不轉(zhuǎn)）等原則，切實(shí)把牢人事檔案管理的安全防線。

3.4 培優(yōu)提能，隊(duì)伍建設(shè)求“?！?/p>

《實(shí)施條例》的落實(shí)需要一支高素質(zhì)的檔案管理隊(duì)伍，要始終圍繞“又紅又?！钡臉?biāo)準(zhǔn)和要求，持續(xù)抓好人事檔案管理人員思想政治、職業(yè)道德和責(zé)任意識(shí)等教育，不斷提升檔案人員的綜合素能。一方面，采取跟班學(xué)習(xí)、以老帶新、以會(huì)代訓(xùn)、以學(xué)促干等多形式多舉措。重點(diǎn)要加強(qiáng)人事檔案管理人員學(xué)習(xí)《干部人事檔案工作條例》《檔案法》《實(shí)施條例》的業(yè)務(wù)知識(shí)和法規(guī)知識(shí)的學(xué)習(xí)。另一方面，要加強(qiáng)專業(yè)人員引進(jìn)。根據(jù)醫(yī)院人員編制等實(shí)際，適時(shí)引進(jìn)掌握檔案學(xué)、人事檔案等專業(yè)知識(shí)的復(fù)合型人才，充實(shí)到一線人事檔案管理工作崗位，不斷增強(qiáng)人事檔案管理專業(yè)化水平。此外，還要圍繞精細(xì)化管理需要，加強(qiáng)人事檔案安全保密教育，提升做好人事檔案管理工作的責(zé)任感、使命感和榮譽(yù)感，打造一支政治、業(yè)務(wù)素質(zhì)過(guò)硬的人事檔案管理隊(duì)伍。

結(jié)語(yǔ)

《實(shí)施條例》正式實(shí)施，為新時(shí)代醫(yī)院人事檔案管理提供了根本遵循和行動(dòng)指南。醫(yī)院人事檔案管理要以精細(xì)化管理理念為引領(lǐng)，把《實(shí)施條例》貫徹落實(shí)到人事檔案收集、整理全過(guò)程以及制度建設(shè)和人才培養(yǎng)的各方面，不斷提升新時(shí)代醫(yī)院人事檔案管理現(xiàn)代化水平。

參考文獻(xiàn)

[1]鐘錦燕.公立醫(yī)院人事檔案精細(xì)化管理研究[J]蘭臺(tái)內(nèi)外，2022（4）：72-75.

[2]鄧?yán)钛?流程再造理論視角下醫(yī)院人事檔案精細(xì)化管理策略[J]知識(shí)經(jīng)濟(jì)，2024（3）：164-166.

[3]于婧.深化醫(yī)藥衛(wèi)生體制改革背景下醫(yī)院人事檔案精細(xì)化管理的探索[J]河北企業(yè)，2023（5）：75-77.

[4]孫作麗.醫(yī)院人事檔案精細(xì)化管理措施探究[J]蘭臺(tái)內(nèi)外，2023（11）：61-63.

[5]李紅偉.精細(xì)化管理背景下公立醫(yī)院人事檔案管理的改革與效果[J]中國(guó)衛(wèi)生產(chǎn)業(yè)，2019（14）：113-114.

[6]宗靜娟.醫(yī)院人事檔案精細(xì)化管理分析[J]蘭臺(tái)內(nèi)外，2019（10）：44-45.

[7]謝奕青.醫(yī)院人事檔案精細(xì)化管理措施探究[J]辦公室業(yè)務(wù)，2020（4）：172-173.

作者簡(jiǎn)介：李志武（1974.6—），大專學(xué)歷，山東省萊州市郭家店中心衛(wèi)生院館員，主要從事醫(yī)院檔案管理研究。