疾控體系建設(shè)中檔案管理的規(guī)范化與標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)

摘 要：疾控體系的健全與高效運(yùn)轉(zhuǎn)對于社會公共衛(wèi)生和應(yīng)急管理至關(guān)重要。在這一體系中，檔案管理的規(guī)范化與標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)扮演著不可或缺的角色。它不僅是記錄和保存重要信息的關(guān)鍵手段，還是確保數(shù)據(jù)完整性、可追溯性和可持續(xù)性的重要保障。本文將探討疾控體系中檔案管理的規(guī)范化與標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)，深入剖析其在促進(jìn)科學(xué)決策、應(yīng)對突發(fā)事件和提升工作效能中的關(guān)鍵作用，以期為這一領(lǐng)域的發(fā)展提供有益的參考和指導(dǎo)。

關(guān)鍵詞：疾控體系；檔案；問題；對策；現(xiàn)實(shí)意義

概述

疾病控制與預(yù)防是保障公眾健康和社會穩(wěn)定的重要組成部分。在建設(shè)疾病控制體系的過程中，疾病預(yù)防控制中心扮演著關(guān)鍵角色，其檔案管理的規(guī)范化與標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)更是不可或缺的一環(huán)。疾病預(yù)防控制中心的檔案管理不僅僅是記錄與存儲信息，還是確保數(shù)據(jù)安全、準(zhǔn)確性和可追溯性的重要手段。因此，有必要從理論層面探討疾控體系建設(shè)中檔案管理的規(guī)范化與標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)，助力疾病控制體系的持續(xù)完善和發(fā)展。

1 疾控體系建設(shè)中檔案管理的規(guī)范化與標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)的現(xiàn)實(shí)意義

1.1 有助于疾控中心制定正確的決策，有效應(yīng)對突發(fā)性事件

疾病控制中心作為關(guān)鍵的公共衛(wèi)生機(jī)構(gòu)，其在日常工作中產(chǎn)生大量的檔案信息。這些檔案資源對于疾控中心制定正確決策至關(guān)重要[1]。首先，完整和準(zhǔn)確的數(shù)據(jù)是疾控中心正確決策的基礎(chǔ)。通過收集、整理和分析這些檔案信息，疾控中心能夠獲得對疾病傳播、流行病學(xué)趨勢和特定疾病的詳盡了解。這種了解有助于及時識別并應(yīng)對潛在的公共衛(wèi)生風(fēng)險，有利于預(yù)防疾病的爆發(fā)和傳播。其次，這些檔案資源承載著豐富的信息，能夠幫助疾控中心進(jìn)行深入的數(shù)據(jù)挖掘和分析。通過技術(shù)手段和科學(xué)方法，疾控中心能夠從海量的檔案信息中提取出更有價值的數(shù)據(jù)，洞察疾病的模式、風(fēng)險因素及其變化趨勢。這種信息的深入挖掘能夠?yàn)榧部刂行奶峁└妗⒕_的決策支持，幫助其制定更為有效的應(yīng)對策略。再次，基于這些檔案資源的分析和研究，疾控中心可以更科學(xué)地評估疾病控制政策和干預(yù)措施的效果。通過對過去事件的回顧性分析以及對當(dāng)前數(shù)據(jù)的監(jiān)測，疾控中心能夠評估已采取措施的成效，并及時調(diào)整和優(yōu)化相應(yīng)的應(yīng)對策略[2]。最后，準(zhǔn)確的檔案資源可以幫助避免疾控中心因信息不足或錯誤導(dǎo)致的決策失誤，從而降低公共衛(wèi)生事件的發(fā)生概率。

1.2 提升檔案管理質(zhì)量，強(qiáng)化各部門之間的協(xié)同合作

疾病控制中心內(nèi)部各部門之間的工作交叉與緊密聯(lián)系，對于確保整個體系的高效運(yùn)轉(zhuǎn)至關(guān)重要。因此，檔案管理的規(guī)范化與標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)是提高疾控中心工作效能的關(guān)鍵一環(huán)。首先，疾控中心檔案資源的規(guī)范化與標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)為各部門提供統(tǒng)一的檔案管理規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)操作流程[3]。使得部門之間的信息交換更加順暢和高效，避免因工作流程不一致而導(dǎo)致的信息傳輸障礙。其次，規(guī)范化與標(biāo)準(zhǔn)化的檔案管理建設(shè)提升數(shù)據(jù)的可靠性和一致性。通過統(tǒng)一的數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，疾控中心能夠更準(zhǔn)確地收集、存儲和管理信息，降低數(shù)據(jù)錯誤和混亂的可能性，確保信息的可信度和穩(wěn)定性。再次，這種規(guī)范化建設(shè)提高檔案信息的可訪問性和共享性。各部門能夠更便捷地獲取所需信息，并在必要時與其他部門共享數(shù)據(jù)，促進(jìn)信息資源的充分利用和共同開發(fā)。最后，規(guī)范化與標(biāo)準(zhǔn)化的檔案管理有助于提升疾控中心整體的工作效率[4]。工作流程更加順暢和透明，部門之間的協(xié)作更加緊密，避免信息孤島和工作重復(fù)，使得疾控中心能夠更快速、更有效地響應(yīng)突發(fā)事件和制定相關(guān)政策。

2 疾控體系建設(shè)中檔案管理的規(guī)范化與標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)中常見的問題

2.1 信息化管理意識不足

部分疾控中心或工作人員對信息化管理的重要性認(rèn)識不足，未能意識到信息化對檔案管理效率和質(zhì)量的提升，導(dǎo)致對信息化工具和技術(shù)的應(yīng)用不積極。一方面，某些疾控中心的技術(shù)設(shè)備水平滯后，未配備先進(jìn)的信息化管理系統(tǒng)和設(shè)備，導(dǎo)致無法有效地進(jìn)行檔案數(shù)字化、存儲和管理[5]。另一方面，缺乏信息安全意識和相應(yīng)的保護(hù)機(jī)制，可能面臨檔案信息被泄露、篡改或丟失的風(fēng)險，尤其是在傳統(tǒng)檔案管理模式轉(zhuǎn)向數(shù)字化的過程中。

2.2 數(shù)字化轉(zhuǎn)型滯后

由于對數(shù)字化轉(zhuǎn)型的投入不足或計劃執(zhí)行不力，導(dǎo)致數(shù)字化轉(zhuǎn)型進(jìn)度緩慢，無法及時實(shí)現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化和信息化管理，典型表現(xiàn)在大數(shù)據(jù)、云計算技術(shù)應(yīng)用能力不足。在數(shù)字化轉(zhuǎn)型中，可能存在不同系統(tǒng)數(shù)據(jù)難以整合的問題，造成信息孤島，影響了檔案信息的統(tǒng)一管理和利用。還有部分單位檔案管理系統(tǒng)功能單一，無法對檔案資源進(jìn)行系統(tǒng)性整合、查詢與開發(fā)利用，難以適應(yīng)時代發(fā)展的新趨勢。

2.3 檔案管理體系不完善

不規(guī)范的檔案管理制度可能導(dǎo)致檔案管理流程不清晰，工作人員對于檔案歸檔、存儲、檢索等環(huán)節(jié)缺乏統(tǒng)一的操作標(biāo)準(zhǔn)，影響工作效率和信息準(zhǔn)確性。之所以出現(xiàn)這種問題，主要是制度更新滯后，修訂不及時，未能跟上業(yè)務(wù)變化和法規(guī)更新的步伐，導(dǎo)致檔案管理制度與實(shí)際工作脫節(jié)，無法有效應(yīng)對新情況和新要求[6]。除此之外，不規(guī)范的檔案管理制度可能導(dǎo)致工作責(zé)任不明確，缺乏明確的責(zé)任界定和工作流程，增加了工作中的不確定性，可能導(dǎo)致責(zé)任推諉和工作效率下降。

2.4 忽視人才隊(duì)伍建設(shè)

首先，缺乏檔案管理崗位準(zhǔn)入機(jī)制。缺乏檔案管理崗位的準(zhǔn)入機(jī)制可能導(dǎo)致工作人員的素質(zhì)和能力參差不齊，缺乏專業(yè)背景和技能的人員可能從事檔案管理工作，影響檔案管理的質(zhì)量和效率。其次，忽視檔案隊(duì)伍成長的土壤。缺乏關(guān)于檔案管理的培訓(xùn)、繼續(xù)教育和發(fā)展計劃，使得檔案管理人員難以提升技能水平和專業(yè)知識，進(jìn)而影響檔案管理工作的質(zhì)量和創(chuàng)新。最后，忽視人才交流學(xué)習(xí)和激勵。缺乏有效的人才交流和學(xué)習(xí)機(jī)制，檔案管理人員缺少相互溝通、交流經(jīng)驗(yàn)的平臺，導(dǎo)致工作中難以積極創(chuàng)新和提升工作效率。同時，缺乏有效的激勵機(jī)制使得人員缺乏動力和積極性。

3 疾控體系建設(shè)中檔案管理的規(guī)范化與標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)的對策

3.1 立信息化管理意識，加大檔案管理的資金投入

疾病控制中心的檔案管理在當(dāng)今社會中顯得尤為重要，而隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，信息化已成為提升檔案管理效能的必然選擇。為此，疾病控制中心需要采取一系列措施來加大資金投入、完善硬件設(shè)備及安全環(huán)境，從而提升信息化水平。首先，對于信息化管理的推進(jìn)，疾病控制中心必須充分認(rèn)識到信息化與硬件設(shè)施、環(huán)境之間的緊密關(guān)系。因此，加大資金投入是非常必要的。適應(yīng)檔案信息化管理的要求，配備先進(jìn)的硬件設(shè)備和設(shè)施是保證信息化發(fā)展的基礎(chǔ)。投入資金用于引進(jìn)先進(jìn)設(shè)備、更新硬件設(shè)施以及構(gòu)建更安全、穩(wěn)定的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境，這將為信息化提供堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)支持。其次，疾病控制中心需要增強(qiáng)對信息化管理的資金投入，以提升信息化水平。這涉及到為新設(shè)備、引進(jìn)專業(yè)人才和采用現(xiàn)代技術(shù)提供足夠的經(jīng)費(fèi)支持。這些投入不僅使得檔案信息化管理更為順利，也是為了更好地適應(yīng)信息化的發(fā)展趨勢和新要求以及提升整體的信息化水平。最后，隨著檔案信息化管理的不斷發(fā)展，疾病控制中心需要加強(qiáng)對安全防護(hù)的重視。

3.2 提升檔案安全意識，強(qiáng)化檔案信息安全管理機(jī)制

檔案資料作為重要的公共資源，其私密性和使用價值較高。因此，保障檔案信息的安全存儲和使用顯得尤為重要。要預(yù)留資金加強(qiáng)系統(tǒng)的安全防護(hù)能力，防止檔案信息化系統(tǒng)、平臺等出現(xiàn)安全風(fēng)險，確保疾病控制中心的各項(xiàng)檔案資料能安全存儲于系統(tǒng)內(nèi)，避免檔案丟失或信息被泄露的風(fēng)險。一方面，使用安全技術(shù)手段，采用多種技術(shù)手段提高系統(tǒng)的安全性，如防火墻技術(shù)、入侵檢測系統(tǒng)（IDS/IPS）、加密技術(shù)等，有效防范惡意攻擊和未經(jīng)授權(quán)的訪問。設(shè)立嚴(yán)格的安全措施和備份策略，確保云平臺檔案數(shù)據(jù)的安全性和穩(wěn)定性。這包括加密技術(shù)、權(quán)限管理、定期備份等，以應(yīng)對可能的數(shù)據(jù)被泄露、丟失或損壞等風(fēng)險。建立嚴(yán)格的訪問權(quán)限控制機(jī)制，限制用戶對檔案的訪問權(quán)限，確保只有授權(quán)人員能夠獲取敏感信息。另一方面，制定緊急響應(yīng)計劃，以應(yīng)對突發(fā)的安全事件或數(shù)據(jù)被泄露，保障檔案信息的安全性和機(jī)密性。對系統(tǒng)進(jìn)行持續(xù)監(jiān)控和漏洞掃描，做好安全管理。

3.3 加快檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型，適應(yīng)數(shù)字化時代發(fā)展趨勢

隨著互聯(lián)網(wǎng)時代的來臨，大數(shù)據(jù)、人工智能和云計算等技術(shù)的迅速發(fā)展，疾病控制中心面臨著檔案管理的數(shù)字化轉(zhuǎn)型。檔案資料的多樣來源和大數(shù)量，傳統(tǒng)的存儲方式已不再適用，因而引進(jìn)大數(shù)據(jù)、人工智能和云計算等技術(shù)成為一種重要選擇。構(gòu)建云平臺存儲檔案可以極大地提高存儲容量，方便后續(xù)檢索、操作，從而保障檔案資料的完整性和準(zhǔn)確性。為深化疾控中心的檔案數(shù)字化建設(shè)，一是要引入云計算技術(shù)。選擇適合疾控中心需求的云計算服務(wù)提供商，建立安全可靠的云平臺。這個平臺應(yīng)具備強(qiáng)大的存儲能力、高效的檢索功能以及安全保障機(jī)制，保證檔案數(shù)據(jù)的完整性和安全性。檔案管理人員可以將現(xiàn)有的檔案數(shù)據(jù)有序遷移至云平臺，并確保遷移過程中數(shù)據(jù)的完整性和準(zhǔn)確性。在數(shù)據(jù)整合過程中，注意對不同來源的數(shù)據(jù)進(jìn)行統(tǒng)一格式、標(biāo)準(zhǔn)化處理，以便于日后的檢索和分析。二是要引入大數(shù)據(jù)技術(shù)。要進(jìn)一步加強(qiáng)數(shù)據(jù)的收集工作，包括來自公共衛(wèi)生部門、醫(yī)院、實(shí)驗(yàn)室、疫苗接種點(diǎn)等各個環(huán)節(jié)的數(shù)據(jù)。整合不同來源的數(shù)據(jù)，建立統(tǒng)一的數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)和格式，以便于后續(xù)的分析和利用。構(gòu)建完善的數(shù)據(jù)倉庫和管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)對大量檔案數(shù)據(jù)的存儲、管理和訪問。檔案管理人員要強(qiáng)調(diào)數(shù)據(jù)質(zhì)量的重要性，采取措施確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性、完整性和一致性。包括數(shù)據(jù)清洗、去重、標(biāo)準(zhǔn)化處理等，以保證數(shù)據(jù)分析的可靠性和有效性。在實(shí)踐中，為了更好地利用檔案資源，檔案管理人員可以運(yùn)用先進(jìn)的數(shù)據(jù)分析工具和技術(shù)，對檔案大數(shù)據(jù)進(jìn)行深入挖掘和分析。利用數(shù)據(jù)挖掘、機(jī)器學(xué)習(xí)等方法，發(fā)現(xiàn)潛在的關(guān)聯(lián)、規(guī)律和趨勢，為疾控決策提供科學(xué)依據(jù)。三是要加快建立疾控中心檔案資料信息化電子采集系統(tǒng)。首先，疾控中心需要深入了解電子檔案的特點(diǎn)，包括數(shù)字編碼方式、格式要求等。清楚了解這些信息有助于構(gòu)建適應(yīng)性強(qiáng)、兼容性好的信息化采集系統(tǒng)。在系統(tǒng)中建立檔案數(shù)據(jù)庫，實(shí)現(xiàn)檔案信息的集中管理和存儲。這有助于保障檔案數(shù)據(jù)的完整性和可追溯性，方便管理和檢索。其次，要確保電子采集系統(tǒng)具備多種功能，可以實(shí)現(xiàn)疾控中心工作時檔案類型和數(shù)據(jù)的同步更新。及時更新系統(tǒng)，保證檔案信息的準(zhǔn)確性和及時性。為此，可以引進(jìn)現(xiàn)代化采集技術(shù)，提升系統(tǒng)的采集效率和準(zhǔn)確性。這包括自動化數(shù)據(jù)采集、OCR（光學(xué)字符識別）等技術(shù)的應(yīng)用，以減輕人工操作壓力并提高數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性。最后，要對系統(tǒng)進(jìn)行持續(xù)監(jiān)管和優(yōu)化，定期進(jìn)行系統(tǒng)性能評估，發(fā)現(xiàn)問題及時解決，并對系統(tǒng)功能和性能進(jìn)行不斷改進(jìn)，以適應(yīng)疾控中心工作需求和技術(shù)發(fā)展。

3.4 建立健全疾控中心檔案管理體系，提升標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化管理水平

一是要修訂更新管理制度。要根據(jù)最新的檔案法規(guī)文件、標(biāo)準(zhǔn)等，對現(xiàn)有管理制度進(jìn)行修訂和更新。通過綜合各項(xiàng)規(guī)范性法規(guī)和最佳實(shí)踐，建立和完善疾控中心檔案管理的制度框架，確立標(biāo)準(zhǔn)操作流程和規(guī)范要求。結(jié)合改革后專業(yè)部門調(diào)整和工作變化，重新調(diào)整和擴(kuò)充專業(yè)檔案管理機(jī)制。設(shè)立專門的檔案管理部門或崗位，明確責(zé)任和職能，提升檔案管理的專業(yè)化水平。及時梳理機(jī)構(gòu)改革后的職能變化和新增檔案材料，制定檔案管理的應(yīng)對措施。編寫本單位檔案管理的作業(yè)指導(dǎo)書，對歸檔整理方法、范圍和時限等方面進(jìn)行統(tǒng)一規(guī)范和要求。二是要加快流程標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化。疾控中心要設(shè)計和建立標(biāo)準(zhǔn)的檔案管理流程，確保每個環(huán)節(jié)都有明確的操作指引和規(guī)范。包括檔案歸檔、整理、檢索、銷毀等各個環(huán)節(jié)的規(guī)范化要求，以確保檔案的有序管理和使用。

3.5 打造高素質(zhì)檔案管理隊(duì)伍，緩解檔案人才稀缺難題

一是要加快建立檔案管理崗位準(zhǔn)入機(jī)制。設(shè)立專業(yè)技術(shù)職務(wù)評聘標(biāo)準(zhǔn)，按照標(biāo)準(zhǔn)嚴(yán)格評定和招聘檔案管理崗位人員。二是要培育檔案隊(duì)伍成長的土壤。注重檔案崗位人員的理論學(xué)習(xí)和實(shí)踐提升，通過加強(qiáng)檔案崗位的繼續(xù)教育工作，提供各類理論學(xué)習(xí)和實(shí)踐機(jī)會，促進(jìn)檔案管理人員專業(yè)知識和技能的持續(xù)提升。三是要構(gòu)建全方位學(xué)習(xí)機(jī)制。加強(qiáng)其他崗位管理和技術(shù)人員的檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，通過內(nèi)部培訓(xùn)、外部研修等方式，促進(jìn)整體團(tuán)隊(duì)對檔案管理工作的了解和重視。四是要構(gòu)建科學(xué)完善的激勵機(jī)制。建立檔案管理人員的定期評估機(jī)制，對工作表現(xiàn)突出、業(yè)績優(yōu)異的人員進(jìn)行肯定和激勵?？梢酝ㄟ^獎勵、晉升、榮譽(yù)稱號等方式，激發(fā)他們的工作積極性和創(chuàng)造性。同時，提供檔案管理人員發(fā)展通道，為其提供晉升和職業(yè)發(fā)展的機(jī)會。制定晉升計劃，為檔案管理人員提供成長空間和晉升機(jī)會，激發(fā)他們的事業(yè)發(fā)展動力。五是要建立交流平臺與分享機(jī)制。建立內(nèi)外部交流平臺，鼓勵檔案管理人員之間的經(jīng)驗(yàn)分享和交流。這有助于激發(fā)學(xué)習(xí)欲望、促進(jìn)團(tuán)隊(duì)合作，提高整體管理水平。六是要持續(xù)關(guān)注隊(duì)伍需求。疾控中心要不斷關(guān)注檔案管理隊(duì)伍的實(shí)際需求和成長狀況，及時調(diào)整和完善激勵機(jī)制。聽取隊(duì)伍的意見和建議，為其提供更符合實(shí)際需求的激勵措施。

結(jié)束語

疾控檔案作為疾病控制預(yù)防和管理過程中積累的原始數(shù)據(jù)信息，具有相當(dāng)?shù)膶I(yè)性和綜合性特點(diǎn)。這些檔案記錄了疾病流行病學(xué)、病例報告、疫苗接種、疾病監(jiān)測、應(yīng)急事件應(yīng)對等諸多方面的數(shù)據(jù)，是疾控工作中寶貴的信息資源。通過對疾控檔案的開發(fā)利用，可以為其他各項(xiàng)工作的順利開展提供重要的保障和支持。積極探索疾控檔案開發(fā)利用的有效途徑至關(guān)重要。

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作者簡介：姚清華，大學(xué)學(xué)歷，煙臺市疾病預(yù)防控制中心副研究館員，研究方向：檔案管理。