檔案在公司志編纂中的核心作用與編纂經(jīng)驗(yàn)分享

[摘 要]公司志作為地方志的重要延伸，全面記述了企業(yè)在各方面的發(fā)展歷程，被譽(yù)為企業(yè)的“百科全書(shū)”，對(duì)企業(yè)管理具有重要輔助作用。本文首先闡述了公司志編纂的重要意義，強(qiáng)調(diào)了檔案在公司志編纂中的核心作用，分享了公司志編纂的主要經(jīng)驗(yàn)，并探討了公司志編纂對(duì)檔案工作的促進(jìn)作用。

[關(guān)鍵詞]檔案；公司志；志書(shū)編纂

國(guó)有史、地有志、家有譜，地方志是中國(guó)傳統(tǒng)文化的瑰寶，被譽(yù)為“一方之全史”“一域之重典”“民族之國(guó)粹”，素有“治天下者以史為鑒，治郡國(guó)者以志為鑒”之說(shuō)。黨的十八大以來(lái)，

習(xí)近平總書(shū)記就新時(shí)代的方志工作發(fā)表了一系列重要論述，明確提出，“盛世修文，我們這個(gè)時(shí)代，國(guó)家繁榮、社會(huì)平安穩(wěn)定，有傳承民族文化的意愿和能力，要把這件大事辦好。[1]”公司志作為地方志的重要延伸，全面記述了企業(yè)在建設(shè)發(fā)展、生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)、產(chǎn)品開(kāi)發(fā)、科技進(jìn)步、文化建設(shè)等方面的歷史與現(xiàn)狀，對(duì)企業(yè)管理具有重要的輔助作用，被稱(chēng)為企業(yè)的“百科全書(shū)”。

一、公司志編纂的重要意義

“史者，所以明夫天之道，察夫地之理，本乎人之情也?！?989年8月，習(xí)近平同志在福建寧德地區(qū)地方志工作會(huì)議上指出：“修志是一項(xiàng)很有意義的工作。其意義，說(shuō)通俗一點(diǎn)，就是使我們做一個(gè)明白人。[2]”公司志作為傳承企業(yè)歷史的重要載體，對(duì)企業(yè)具有重要意義。

（一）對(duì)公司發(fā)展歷史的權(quán)威記錄與時(shí)代使命

公司志編纂是回顧歷史、把握當(dāng)下、眺望未來(lái)的“引路工程”。公司志作為官方編纂的歷史文獻(xiàn)，具有高度的權(quán)威性和準(zhǔn)確性，它系統(tǒng)地記錄了公司從創(chuàng)立之初到現(xiàn)今發(fā)展過(guò)程中的各個(gè)方面，是公司歷史記憶的真實(shí)寫(xiě)照。這種記錄不僅是對(duì)過(guò)去的回顧，更是對(duì)后世的傳承，讓每一位員工乃至外部人士都能通過(guò)公司志了解公司的成長(zhǎng)歷程，感受企業(yè)的精神脈絡(luò)。

在快速變化的時(shí)代背景下，公司志的編纂也是響應(yīng)時(shí)代號(hào)召、承擔(dān)社會(huì)責(zé)任的重要體現(xiàn)。它記錄了企業(yè)在不同歷史時(shí)期如何順應(yīng)時(shí)代潮流，把握發(fā)展機(jī)遇，同時(shí)也反映了企業(yè)在面對(duì)挑戰(zhàn)時(shí)的應(yīng)對(duì)策略和堅(jiān)韌不拔的精神風(fēng)貌。這種記錄對(duì)于研究企業(yè)發(fā)展規(guī)律、探索行業(yè)發(fā)展趨勢(shì)具有重要價(jià)值。

（二）為當(dāng)前工作與未來(lái)發(fā)展決策提供重要參考

公司志是對(duì)企業(yè)多年的發(fā)展歷程認(rèn)真梳理和客觀記述，可以通過(guò)“述往事、思來(lái)者”以達(dá)到“彰往而察來(lái)”的功效，從而為公司的高質(zhì)量發(fā)展提供重要參考。

公司志中蘊(yùn)含著豐富的經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)和成功案例，這些都是公司寶貴的知識(shí)財(cái)富。通過(guò)編纂公司志，可以系統(tǒng)地梳理和總結(jié)公司在經(jīng)營(yíng)管理、市場(chǎng)開(kāi)拓、技術(shù)創(chuàng)新等方面的經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，為當(dāng)前工作提供有益的借鑒和參考。同時(shí)，公司志也是公司制定未來(lái)發(fā)展戰(zhàn)略、規(guī)劃長(zhǎng)遠(yuǎn)目標(biāo)的重要參考依據(jù)。通過(guò)對(duì)歷史數(shù)據(jù)的分析比對(duì)，可以更加清晰地認(rèn)識(shí)到公司的優(yōu)勢(shì)與不足，從而制定出更加科學(xué)合理的發(fā)展規(guī)劃和戰(zhàn)略決策。

（三）與企業(yè)文化理念相互呼應(yīng)，是職工司情教育的最好教材

公司志編纂是傳承文化、弘揚(yáng)精神、教育職工的“鑄魂工程”。公司志不僅是歷史的記錄，更是企業(yè)文化的集中展現(xiàn)。它通過(guò)生動(dòng)的故事和案例，傳遞了公司的核心價(jià)值觀、企業(yè)精神和經(jīng)營(yíng)理念，使員工在了解公司歷史的同時(shí)，更加深刻地理解和認(rèn)同公司的文化理念。通過(guò)閱讀公司志，員工還可以更加清晰地認(rèn)識(shí)到自己在公司發(fā)展中的角色和使命，從而更加積極地投入工作，為公司的發(fā)展貢獻(xiàn)力量。

二、檔案對(duì)公司志編纂工作的重要作用

（一）提供核心的信息基礎(chǔ)和史料來(lái)源

公司志作為記錄公司發(fā)展歷程、文化理念、價(jià)值觀和發(fā)展規(guī)劃的重要文獻(xiàn)，其編纂依賴(lài)于豐富、真實(shí)、可靠的史料。企業(yè)檔案正是這樣一種重要的史料來(lái)源，它記錄了公司在生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)和管理活動(dòng)中形成的對(duì)國(guó)家、社會(huì)和企業(yè)有保存價(jià)值的各種形式的文件材料。這些檔案包括重要的會(huì)議材料、公司發(fā)文、工作計(jì)劃與總結(jié)、合同協(xié)議書(shū)、薪酬福利文件、大事記及反映公司重要活動(dòng)的照片、錄音、錄像等。這些材料為公司志的編纂提供了詳實(shí)的信息基礎(chǔ)，確保了公司志內(nèi)容的真實(shí)性和準(zhǔn)確性。

（二）增強(qiáng)公司志的權(quán)威性和可信度

企業(yè)檔案作為企業(yè)在歷史進(jìn)程中形成的原始記錄，具有無(wú)可替代的憑證和依據(jù)作用。人們稱(chēng)檔案為“原始憑證”“第一手資料”，這正是由于其具有令人信服的憑證和依據(jù)作用。在公司志編纂過(guò)程中，引用企業(yè)檔案中的材料，可以大大提升公司志的權(quán)威性和可信度。讀者可以通過(guò)查閱檔案原文或標(biāo)注的檔案出處，驗(yàn)證公司志中所記載的歷史事件和數(shù)據(jù)的真實(shí)性，從而增強(qiáng)對(duì)公司志的信任感。

（三）促進(jìn)公司志編纂的全面性和客觀性

企業(yè)檔案記錄了公司從創(chuàng)立到發(fā)展壯大的全過(guò)程，涵蓋了公司的各個(gè)方面和領(lǐng)域。因此，在公司志編纂過(guò)程中，充分利用企業(yè)檔案可以確保公司志內(nèi)容的全面性和客觀性。編纂者可以通過(guò)查閱企業(yè)檔案，了解公司的歷史沿革、組織架構(gòu)、業(yè)務(wù)范圍、大事記等方面的信息，從而確保公司志能夠全面、客觀地反映公司的歷史和現(xiàn)狀。

（四）提高公司志的編纂效率和質(zhì)量

隨著信息化時(shí)代的到來(lái)，企業(yè)檔案管理逐漸實(shí)現(xiàn)了數(shù)字化和智能化，這為公司志編纂提供了極大的便利。編纂者可以通過(guò)企業(yè)檔案管理系統(tǒng)快速檢索和查閱相關(guān)檔案材料，節(jié)省了大量的時(shí)間和精力。同時(shí)，數(shù)字化的檔案資料也減少了傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案在使用過(guò)程中的磨損和丟失風(fēng)險(xiǎn)，提高了公司志編纂的質(zhì)量和效率。

三、公司志編纂主要經(jīng)驗(yàn)

志書(shū)編纂是一項(xiàng)專(zhuān)業(yè)性很強(qiáng)的工作，有其自身的規(guī)范性和規(guī)律性。習(xí)近平總書(shū)記曾用四個(gè)“難就難在”形容了志書(shū)編纂的不易：“（修志）難就難在古今資料浩如煙海，寫(xiě)進(jìn)志書(shū)的資料是否真實(shí)可靠，要訂正；難就難在資料殘缺、散失，收集起來(lái)很艱難；難就難在橫排門(mén)類(lèi)，不能缺項(xiàng)，不能割裂與孤立，不能失去整體性；難就難在志書(shū)要合體例，又要有時(shí)代性、科學(xué)性、思想性。[3]”

筆者所在企業(yè)為了編出無(wú)愧于歷史的精品良志，前期開(kāi)展了大量準(zhǔn)備工作，其中較重要的有：一是與有大量史志編纂經(jīng)驗(yàn)的機(jī)構(gòu)簽訂了合作協(xié)議，確保在志書(shū)編纂過(guò)程中有專(zhuān)業(yè)人員提供技術(shù)支撐和指導(dǎo)；二是開(kāi)展了多家單位的外部調(diào)研，學(xué)習(xí)其他單位在志書(shū)編纂中的寶貴經(jīng)驗(yàn)；三是深入內(nèi)部調(diào)研，摸清所有分子公司的檔案資料情況，筆者所在企業(yè)一直高度重視檔案工作，分子公司均開(kāi)展了檔案規(guī)范化達(dá)標(biāo)工作，檔案資源保存較完善，擁有較好的志書(shū)編纂基礎(chǔ)。下面筆者針對(duì)編纂中幾個(gè)重要節(jié)點(diǎn)分享編纂經(jīng)驗(yàn)。

（一）組織機(jī)構(gòu)

習(xí)近平同志在福建寧德地區(qū)地方志工作會(huì)議上曾強(qiáng)調(diào)：“各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)務(wù)必充分重視這項(xiàng)工作，加強(qiáng)修志工作的領(lǐng)導(dǎo)，分管領(lǐng)導(dǎo)要具體抓這項(xiàng)工作[4]。”同樣，公司志編纂工作需要公司領(lǐng)導(dǎo)的高度重視和全力配合。筆者所在企業(yè)在工作初期就成了公司志編纂委員會(huì)，成員由公司領(lǐng)導(dǎo)和各單位主要負(fù)責(zé)人組成。編纂委員會(huì)領(lǐng)導(dǎo)公司志編纂工作，研究確定編纂具體實(shí)施方案，決定編修中的重大事項(xiàng)，審定公司志框架大綱和稿件，編纂具體工作由辦公室和檔案館主要承擔(dān)。

（二）編纂方案

公司志編纂工作一旦正式啟動(dòng)，迅速印發(fā)一份詳盡且正式的編纂方案顯得尤為重要。這一方案的出臺(tái)，不僅是對(duì)志書(shū)編纂這一重要?dú)v史使命的正式宣告，更是對(duì)各參與單位及人員的一次明確動(dòng)員與指導(dǎo)。

編纂方案首先確立了編纂工作的總體目標(biāo)，為整個(gè)項(xiàng)目設(shè)定了清晰的方向標(biāo)。方案詳細(xì)列出了主要任務(wù)，使得各單位能夠清晰地了解自己在編纂工作中所扮演的角色與承擔(dān)的職責(zé)，從而做到有的放矢，高效推進(jìn)。編纂方案提供了明確的時(shí)間表和階段性目標(biāo)，這不僅有助于各參與單位合理安排工作節(jié)奏，確保各項(xiàng)任務(wù)按時(shí)按質(zhì)完成，還能夠在整體上把控編纂工作的進(jìn)度，避免出現(xiàn)拖延或滯后的情況。

（三）編纂大綱和任務(wù)分工

筆者所在企業(yè)志書(shū)稿件，由各分子公司、部門(mén)根據(jù)大綱和任務(wù)分工自行編寫(xiě)，因此編纂大綱起著關(guān)鍵作用。它不僅是整個(gè)編纂工作的基礎(chǔ)和指導(dǎo)，還直接關(guān)系到志書(shū)的質(zhì)量、系統(tǒng)性和完整性。

編纂大綱目錄為整個(gè)志書(shū)的編寫(xiě)提供了清晰的框架和結(jié)構(gòu)。它確定了志書(shū)的章節(jié)劃分、子目設(shè)置以及各部分之間的邏輯關(guān)系，筆者公司還通過(guò)標(biāo)注內(nèi)容提要、參考字?jǐn)?shù)、供稿單位等信息，使得編寫(xiě)工作能夠有條不紊地進(jìn)行。編寫(xiě)人員可以清晰地了解每個(gè)部分的主題、內(nèi)容和要求，從而避免在編寫(xiě)過(guò)程中出現(xiàn)結(jié)構(gòu)混亂或內(nèi)容重復(fù)的情況。

（四）稿件形式

“志之重要，在于資料?！辟Y料搜集是公司志編纂的基礎(chǔ)與支撐，是保障志書(shū)質(zhì)量的關(guān)鍵所在，故筆者所在企業(yè)要求交稿形式為稿件和資料長(zhǎng)編兩部分內(nèi)容，稿件部分的重要內(nèi)容需通過(guò)腳注的形式注明來(lái)源，所有參考的文件按腳注順序單獨(dú)匯編成冊(cè)，并做好目錄頁(yè)碼，形成資料長(zhǎng)編，以便審稿查詢(xún)。

資料長(zhǎng)編為后期專(zhuān)家和集團(tuán)領(lǐng)導(dǎo)審查稿件提供了極大的便利。他們可以通過(guò)閱讀長(zhǎng)編，快速了解公司各個(gè)時(shí)期的重要事件、關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)和核心數(shù)據(jù)，從而對(duì)稿件內(nèi)容的準(zhǔn)確性做出判斷。同時(shí)，資料長(zhǎng)編中的原始材料、數(shù)據(jù)支撐等也為專(zhuān)家和領(lǐng)導(dǎo)提供了驗(yàn)證稿件真實(shí)性的重要依據(jù)。

資料長(zhǎng)編作為一種系統(tǒng)性的資料整理方式，還可以有效地將企業(yè)后期發(fā)展的新內(nèi)容納入其中，形成更加完整、全面的企業(yè)歷史檔案。此外，資料長(zhǎng)編還可以為企業(yè)的學(xué)術(shù)研究、文化建設(shè)、品牌建設(shè)等提供有力支持，成為企業(yè)軟實(shí)力的重要組成部分。

（五）審稿過(guò)程

筆者公司志書(shū)是由各分子公司、各單位自行供稿，稿件的統(tǒng)一性和專(zhuān)業(yè)性都比較低，故在稿件審核環(huán)節(jié)花費(fèi)了大量時(shí)間和精力。首先，在整個(gè)撰稿過(guò)程中，要求志書(shū)專(zhuān)業(yè)人員對(duì)集團(tuán)參加本次編寫(xiě)的人員進(jìn)行了兩次集中培訓(xùn)，每次培訓(xùn)總?cè)藬?shù)均在100人以上；其次，公司成立了專(zhuān)班，到各單位進(jìn)行實(shí)地指導(dǎo)，由專(zhuān)班對(duì)稿件的體例結(jié)構(gòu)、行文表述、專(zhuān)有名詞術(shù)語(yǔ)等方面對(duì)稿件進(jìn)行把關(guān)；最后，公司成立了機(jī)關(guān)部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)和專(zhuān)家組成的初稿審稿小組，對(duì)稿件進(jìn)行兩次審核把關(guān)，最終提交編委會(huì)審定。層層把關(guān)，全方位保障稿件

質(zhì)量。

四、公司志編纂對(duì)檔案工作的促進(jìn)

公司志編纂對(duì)檔案工作確實(shí)具有顯著的促進(jìn)作用，這種作用不僅體現(xiàn)在檔案本身的整理與管理上，還體現(xiàn)在檔案工作的整體發(fā)展與提升上。

（一）提高檔案工作重視程度

公司志的編纂過(guò)程需要全體員工的參與，需要深入挖掘和廣泛利用企業(yè)檔案資源，這一需求促使企業(yè)管理層及員工對(duì)檔案工作給予更高的重視。編纂工作的順利進(jìn)行，離不開(kāi)檔案資料的完整性和準(zhǔn)確性，企業(yè)應(yīng)加大對(duì)檔案工作的投入，包括人力、物力和財(cái)力，以確保檔案工作的有效進(jìn)行。同時(shí)，編纂過(guò)程中的檔案利用實(shí)例，也進(jìn)一步提升了全員對(duì)檔案工作重要性的認(rèn)識(shí)。

（二）增加檔案館館藏資源

公司志編纂過(guò)程中，往往需要搜集和整理大量的歷史檔案資料，這直接促進(jìn)了檔案館館藏資源的增加。在資料收集的過(guò)程中，會(huì)發(fā)現(xiàn)一些之前未被收錄或整理的檔案資料，通過(guò)編纂工作的推動(dòng)，這些資料得以重新整理和歸檔，進(jìn)一步豐富了檔案館的館藏內(nèi)容。此外，編纂過(guò)程中還能收集到一些非紙質(zhì)載體的檔案資料，如口述歷史、照片、視頻等，這些新資料的加入，使檔案館的館藏更加多樣化和全面。

（三）提高檔案利用率

公司志編纂的需求促使檔案工作者更加注重檔案的利用價(jià)值。為了滿(mǎn)足編纂工作的需要，檔案工作者會(huì)對(duì)館藏檔案進(jìn)行深入挖掘和整理，提煉出有價(jià)值的信息供編纂團(tuán)隊(duì)使用。這一過(guò)程不僅提高了檔案的利用率，還促進(jìn)了檔案信息的有效傳播和共享。同時(shí)，編纂過(guò)程中形成的檔案利用案例和經(jīng)驗(yàn)，也為檔案工作者提供了寶貴的參考和借鑒。

（四）拓展檔案專(zhuān)題查詢(xún)模塊

公司志編纂往往需要圍繞特定的主題或領(lǐng)域進(jìn)行資料收集和整理，這促使檔案館拓展相應(yīng)的專(zhuān)題查詢(xún)模塊。通過(guò)設(shè)立專(zhuān)題查詢(xún)模塊，用戶(hù)可以更加方便地查找到與編纂主題相關(guān)的檔案資料，提高了查詢(xún)效率和準(zhǔn)確性。同時(shí)，專(zhuān)題查詢(xún)模塊的建立也促進(jìn)了檔案資源的整合和分類(lèi)管理，為未來(lái)的檔案利用工作提供了更加便捷的途徑。筆者公司在此次編纂過(guò)程中整理了工作報(bào)告、重要會(huì)議文件、大事記、職稱(chēng)評(píng)聘等主題資料，計(jì)劃在檔案查詢(xún)網(wǎng)站設(shè)立專(zhuān)門(mén)模塊，便于今后員工的查詢(xún)利用。

（五）增加檔案編研利用成果

公司志編纂本身就是一種檔案編研利用的重要成果。通過(guò)編纂工作，企業(yè)可以將散亂的檔案資料整理成系統(tǒng)、連貫的文獻(xiàn)資料，為企業(yè)的文化傳承、歷史研究、決策參考等方面提供有力支持。此外，編纂過(guò)程中形成的專(zhuān)題研究報(bào)告、數(shù)據(jù)分析報(bào)告等也是檔案編研利用的重要成果。這些成果不僅豐富了企業(yè)的知識(shí)庫(kù)，還為企業(yè)的發(fā)展提供了有力的智力支持。同時(shí)，這些成果的對(duì)外展示和交流，也進(jìn)一步提升了企業(yè)的社會(huì)形象和影響力。

結(jié)束語(yǔ)

在深入探索檔案與公司志編纂的交融過(guò)程中，我們深刻體會(huì)到檔案作為歷史之鏡、文化之根的重要性。它不僅照亮了企業(yè)過(guò)往的足跡，更為企業(yè)文化的傳承與發(fā)展鋪設(shè)了堅(jiān)實(shí)的基石。本次編纂實(shí)踐，不僅是對(duì)企業(yè)歷史的深情回望，也是對(duì)檔案工作價(jià)值的深刻彰顯。展望未來(lái)，我們將持續(xù)深化檔案與編纂的緊密合作，創(chuàng)新方法，提升效能，讓檔案之光照亮企業(yè)前行的道路，共同書(shū)寫(xiě)企業(yè)更加輝煌的篇章。

參考文獻(xiàn)

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作者簡(jiǎn)介：楊慧云（1992— ），女，漢族，江蘇鹽城人，漢江水利水電（集團(tuán)）有限責(zé)任公司，碩士。

研究方向：企業(yè)檔案管理。