養(yǎng)老機(jī)構(gòu)檔案管理工作現(xiàn)狀及對策

摘 要：隨著我國人口老齡化程度的加深，養(yǎng)老機(jī)構(gòu)作為養(yǎng)老服務(wù)的重要組成部分，其服務(wù)質(zhì)量和管理水平日益受到關(guān)注。檔案工作作為養(yǎng)老機(jī)構(gòu)管理的重要環(huán)節(jié)，不僅關(guān)系到老年人的合法權(quán)益，還影響著養(yǎng)老機(jī)構(gòu)的規(guī)范運行。本文將分析養(yǎng)老機(jī)構(gòu)檔案工作存在的問題，并提出相應(yīng)的改進(jìn)措施。希望通過本文的研究，能夠推動養(yǎng)老機(jī)構(gòu)檔案的工作規(guī)范化與高效化。

關(guān)鍵詞：養(yǎng)老機(jī)構(gòu)；檔案工作；服務(wù)質(zhì)量

引言

2021年，國家統(tǒng)計局公布了第七次全國人口普查的主要數(shù)據(jù)情況：全國人口總量為144349萬人，60歲及以上人口為26402萬人，較2010年上升了5.44個百分點，人口老齡化程度進(jìn)一步加深。隨著我國人口老齡化的加速，養(yǎng)老機(jī)構(gòu)在老年人的生活服務(wù)、健康管理、精神慰藉等方面扮演著越來越重要的角色。截至2023年末，我國共有養(yǎng)老機(jī)構(gòu)4.1萬個。為進(jìn)一步加強(qiáng)對養(yǎng)老機(jī)構(gòu)建設(shè)的指導(dǎo)，規(guī)范養(yǎng)老機(jī)構(gòu)發(fā)展。2023年出臺了《關(guān)于推進(jìn)基本養(yǎng)老服務(wù)體系建設(shè)的意見》，其中首次發(fā)布《國家基本養(yǎng)老服務(wù)清單》，以列清單的方式明確基本養(yǎng)老的物質(zhì)幫助、照護(hù)服務(wù)和關(guān)愛服務(wù)三大類、16個服務(wù)項目。養(yǎng)老機(jī)構(gòu)作為提供養(yǎng)老服務(wù)的載體，其服務(wù)質(zhì)量直接關(guān)系到老年人的生活質(zhì)量[1]。

隨著養(yǎng)老機(jī)構(gòu)規(guī)模的快速發(fā)展與壯大，為進(jìn)一步規(guī)范與監(jiān)管養(yǎng)老機(jī)構(gòu)的發(fā)展，檔案工作作為養(yǎng)老機(jī)構(gòu)管理的重要組成部分，對于保障養(yǎng)老機(jī)構(gòu)服務(wù)質(zhì)量、提高養(yǎng)老機(jī)構(gòu)的管理水平具有重要的現(xiàn)實意義。然而，當(dāng)前我國養(yǎng)老機(jī)構(gòu)檔案工作還存在部分問題，如檔案基礎(chǔ)內(nèi)容不夠全面、檔案資源管理不夠完善、檔案設(shè)施建設(shè)較為落后等，此類問題在一定程度上影響了養(yǎng)老機(jī)構(gòu)的服務(wù)質(zhì)量和管理水平。迫切需要加強(qiáng)養(yǎng)老機(jī)構(gòu)檔案的管理，規(guī)范養(yǎng)老機(jī)構(gòu)檔案管理、推進(jìn)養(yǎng)老機(jī)構(gòu)高質(zhì)量發(fā)展、更好地服務(wù)民生也是檔案管理者的職責(zé)所在?；诖?，本文將對我國養(yǎng)老機(jī)構(gòu)檔案工作存在的問題進(jìn)行分析，并提出相應(yīng)的改進(jìn)措施，以期為推動我國養(yǎng)老機(jī)構(gòu)檔案工作的發(fā)展提供參考，從而加強(qiáng)養(yǎng)老機(jī)構(gòu)檔案的管理，提升養(yǎng)老機(jī)構(gòu)服務(wù)質(zhì)量，為老年人提供更好的養(yǎng)老服務(wù)。

1 養(yǎng)老機(jī)構(gòu)檔案管理工作現(xiàn)狀

養(yǎng)老機(jī)構(gòu)檔案是民生工程的歷史見證，與老年人的切身利益息息相關(guān)，要做好相關(guān)檔案的收集、整理和完善，為老年人開展看護(hù)照顧提供有力支撐。根據(jù)《養(yǎng)老機(jī)構(gòu)管理辦法》第十九條、第三十二條之規(guī)定，“養(yǎng)老機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)為老年人建立健康檔案”“養(yǎng)老機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)建立老年人信息檔案”。但從養(yǎng)老機(jī)構(gòu)檔案工作現(xiàn)狀來看，主要存在三方面問題：

1.1 檔案基礎(chǔ)內(nèi)容不夠全面

目前，我國養(yǎng)老機(jī)構(gòu)檔案基礎(chǔ)內(nèi)容不夠全面，檔案內(nèi)容較為單一，部分養(yǎng)老機(jī)構(gòu)只注重老年人基本信息的收集，而對于老年人的個性化信息涉獵較少。在此基礎(chǔ)上，部分養(yǎng)老機(jī)構(gòu)對于老年人檔案的更新也存在滯后，導(dǎo)致檔案內(nèi)容與老年人的實際情況不相符合。

1.2 檔案資源管理不夠完善

檔案資源管理是養(yǎng)老機(jī)構(gòu)檔案工作的重要組成部分，當(dāng)前我國養(yǎng)老機(jī)構(gòu)檔案資源管理存在以下問題：一是檔案分類不規(guī)范，部分養(yǎng)老機(jī)構(gòu)在檔案管理過程中未能嚴(yán)格按照規(guī)定的分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行整理，導(dǎo)致檔案查找困難；二是檔案信息安全存在隱患，由于養(yǎng)老機(jī)構(gòu)檔案涉及老年人隱私，若在管理過程中未能做好信息安全防護(hù)措施，容易導(dǎo)致隱私被泄露。

1.3 檔案設(shè)施建設(shè)較為落后

我國養(yǎng)老機(jī)構(gòu)檔案設(shè)施建設(shè)存在的問題：一是檔案存儲設(shè)施不足。部分養(yǎng)老機(jī)構(gòu)由于場地限制，未能配備足夠的檔案存儲空間，導(dǎo)致檔案堆放混亂，影響查找；二是檔案信息化建設(shè)滯后。在我國養(yǎng)老機(jī)構(gòu)中，檔案信息化建設(shè)尚處于起步階段，部分養(yǎng)老機(jī)構(gòu)甚至尚未建立檔案信息系統(tǒng)；三是檔案查閱設(shè)施不完善。部分養(yǎng)老機(jī)構(gòu)缺乏便捷的檔案查閱設(shè)施，導(dǎo)致老年人查閱檔案困難，影響了檔案的利用。

2 養(yǎng)老機(jī)構(gòu)檔案管理工作對策

2.1 規(guī)范立卷工作

養(yǎng)老機(jī)構(gòu)檔案作為養(yǎng)老機(jī)構(gòu)的重要組成部分，不僅關(guān)系到老年人的生活質(zhì)量，還關(guān)系到養(yǎng)老機(jī)構(gòu)的服務(wù)質(zhì)量和聲譽(yù)。而養(yǎng)老機(jī)構(gòu)檔案管理的目標(biāo)是確保檔案的真實性、完整性、及時性和安全性，為養(yǎng)老機(jī)構(gòu)提供有效、可靠的信息支持。

2.1.1養(yǎng)老機(jī)構(gòu)制定檔案歸檔立卷工作規(guī)范。這意味著養(yǎng)老機(jī)構(gòu)需要制定明確的檔案歸檔時間表，規(guī)定各類檔案的收集、整理和歸檔的時間節(jié)點[2]。對于入住老人的基本信息、健康記錄和費用清單等應(yīng)分別規(guī)定不同的歸檔時間點，以確保檔案信息的時效性和準(zhǔn)確性。同時，養(yǎng)老機(jī)構(gòu)還應(yīng)制定統(tǒng)一的記錄標(biāo)準(zhǔn)，包括文字表述規(guī)范、數(shù)據(jù)格式、照片和影像資料的規(guī)格等，以確保所有檔案資料的一致性和標(biāo)準(zhǔn)化。記錄應(yīng)確保真實、準(zhǔn)確、及時、完整且符合規(guī)范，字跡要求工整且清晰。書寫時應(yīng)使用藍(lán)黑墨水或碳素墨筆。另外，養(yǎng)老機(jī)構(gòu)應(yīng)根據(jù)《養(yǎng)老機(jī)構(gòu)等級劃分與評定》（GB/T 37276-2018）、《〈養(yǎng)老機(jī)構(gòu)等級劃分與評定〉國家標(biāo)準(zhǔn)實施指南（2023版）》的標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合自身實際情況，制定一套科學(xué)、合理、實用的養(yǎng)老檔案分類和編碼體系。其中，分類體系應(yīng)邏輯清晰，易于理解和操作，以便于檔案的檢索和管理。編碼體系則應(yīng)具有唯一性和穩(wěn)定性，確保每一份檔案都能被快速準(zhǔn)確地識別和定位。

2.1.2切實做好養(yǎng)老機(jī)構(gòu)檔案的立卷分類工作。在養(yǎng)老機(jī)構(gòu)的檔案分類體系中，頂層類別可以包括行政檔案、醫(yī)療檔案、財務(wù)檔案和個人事務(wù)檔案等。在頂層類別下，進(jìn)一步細(xì)分為二級類別。醫(yī)療檔案可以分為診斷記錄、治療記錄、藥物處方及檢查報告等二級類別。在二級類別下，進(jìn)一步細(xì)分為三級類別。以診斷記錄為例，可以進(jìn)一步細(xì)分為病歷、初步診斷和詳細(xì)診斷等三級類別。四級類別可以包括特定的醫(yī)療程序、疾病和治療措施等。對于藥物處方，可以進(jìn)一步細(xì)分為抗生素類、止痛藥類或維生素類等。養(yǎng)老機(jī)構(gòu)對于每一級類別都需要制定明確的定義，并明確各級類別之間的相互關(guān)系。一個三級類別可以是多個二級類別的一部分，一個四級類別可以屬于多個三級類別。相應(yīng)地，養(yǎng)老機(jī)構(gòu)可以采用字母數(shù)字組合、條形碼、二維碼等方式為檔案建立唯一的識別碼。此外，養(yǎng)老機(jī)構(gòu)應(yīng)明確檔案收集的范圍、內(nèi)容和責(zé)任人，確保各類檔案能夠及時、完整、準(zhǔn)確地收集和整理。在此過程中，更要加強(qiáng)對檔案立卷歸檔工作的指導(dǎo)，確保檔案資料的歸檔順序、格式和裝訂等符合規(guī)定要求，提高檔案的查閱效率。

2.2 完善保管工作

2.2.1優(yōu)化檔案管理流程。養(yǎng)老機(jī)構(gòu)在提供高質(zhì)量養(yǎng)老服務(wù)的同時，也面臨著檔案管理流程不完善、效率低下的問題。優(yōu)化養(yǎng)老機(jī)構(gòu)檔案管理流程，既是提高養(yǎng)老服務(wù)質(zhì)量的需要，也是適應(yīng)社會發(fā)展的必然要求[3]。首先，養(yǎng)老機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)樹立先進(jìn)的檔案管理觀念，充分認(rèn)識到檔案管理在養(yǎng)老服務(wù)中的重要性。為此，養(yǎng)老機(jī)構(gòu)應(yīng)根據(jù)實際情況，制定具有可操作性和針對性的檔案管理制度，包括檔案的收集、整理、歸檔、保管、利用和銷毀等環(huán)節(jié)，明確各部門和人員的職責(zé)分工，確保檔案管理工作的有序開展。其次，養(yǎng)老機(jī)構(gòu)可以簡化檔案查閱或借閱手續(xù)，提高檔案利用的效率。目前，部分養(yǎng)老機(jī)構(gòu)檔案的查閱或借閱手續(xù)煩瑣，導(dǎo)致檔案利用效率低下。為了改變這一狀況，養(yǎng)老機(jī)構(gòu)可以采用現(xiàn)代化手段，如建立檔案數(shù)據(jù)庫，提供電子查閱或借閱服務(wù)，方便快捷地滿足老年人及其家屬的需求。同時，養(yǎng)老機(jī)構(gòu)還應(yīng)定期對檔案進(jìn)行整理和歸檔，確保檔案的完整性和準(zhǔn)確性。同時，養(yǎng)老機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)，利用現(xiàn)代信息技術(shù)，提高檔案管理的效率和質(zhì)量，實現(xiàn)檔案的電子化、數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化[4]。為了實現(xiàn)這一目標(biāo)，養(yǎng)老機(jī)構(gòu)可以采取以下措施：一是購置先進(jìn)的檔案管理軟件，實現(xiàn)檔案的電子化與數(shù)字化；二是建立檔案信息數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)檔案信息的快速查詢、統(tǒng)計和分析；三是加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)，確保檔案信息的安全保密?？傊?，優(yōu)化養(yǎng)老機(jī)構(gòu)檔案管理流程是一項系統(tǒng)工程，需要養(yǎng)老機(jī)構(gòu)從觀念更新、制度完善、流程優(yōu)化和信息化建設(shè)等方面進(jìn)行深入改革。

2.2.2改善檔案存儲環(huán)境。為了加強(qiáng)養(yǎng)老機(jī)構(gòu)的檔案工作，提高檔案管理質(zhì)量，確保檔案的安全、完整和可用性，改善檔案存儲環(huán)境是其中一項重要措施。為此，養(yǎng)老機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)根據(jù)檔案的數(shù)量、種類和存儲需求，合理規(guī)劃檔案庫房的空間布局。庫房應(yīng)設(shè)置足夠的檔案架、柜、桌、椅等存儲設(shè)施，以滿足檔案存放、查閱和保護(hù)的需要。還要確保檔案庫房的面積與養(yǎng)老機(jī)構(gòu)的規(guī)模和檔案數(shù)量相匹配，為檔案的有序管理提供充足的空間。

養(yǎng)老機(jī)構(gòu)應(yīng)為檔案庫房提供良好的通風(fēng)、散熱和采光條件。其中，通風(fēng)可以有效防止檔案受潮與發(fā)霉，散熱可以避免檔案因高溫而受損，采光則有助于提高檔案的查閱效率。養(yǎng)老機(jī)構(gòu)可以通過設(shè)置合適的窗簾或遮陽設(shè)施，避免強(qiáng)光直射檔案，以防止檔案褪色或老化。養(yǎng)老機(jī)構(gòu)應(yīng)加強(qiáng)檔案庫房的安全管理，確保檔案的安全、保密和防火。首先，庫房應(yīng)配備防盜、防潮、防蟲、防鼠、防煙和防塵等防護(hù)設(shè)施，以防止檔案遭受外部侵害。其次，養(yǎng)老機(jī)構(gòu)要建立嚴(yán)格的庫房出入管理制度，實行定時、定人與定崗制度，確保檔案的安全。此外，養(yǎng)老機(jī)構(gòu)還要配置消防器材，定期進(jìn)行消防安全培訓(xùn)和演練，提高應(yīng)對火災(zāi)等突發(fā)事件的能力。從而為檔案的妥善保管、有效利用和可持續(xù)發(fā)展提供良好的條件。

2.2.3實施定期審查制度。為了確保養(yǎng)老機(jī)構(gòu)檔案的真實性、準(zhǔn)確性和完整性，實施定期審查制度是必要的，其主要包括以下五個方面的內(nèi)容：其一，養(yǎng)老機(jī)構(gòu)應(yīng)建立健全檔案審查組織。成立專門的檔案審查小組，明確審查人員的職責(zé)和權(quán)限。審查人員應(yīng)具備一定的檔案管理知識和經(jīng)驗，確保審查工作的專業(yè)性和有效性。其二，養(yǎng)老機(jī)構(gòu)應(yīng)對所有歸檔文件進(jìn)行審查，確保檔案內(nèi)容的完整性。審查范圍包括檔案的格式、內(nèi)容、分類及編號等，確保每一份檔案都能真實、準(zhǔn)確地反映養(yǎng)老機(jī)構(gòu)的運營情況和老人的個人信息[5]。其三，養(yǎng)老機(jī)構(gòu)應(yīng)根據(jù)國家檔案管理的相關(guān)規(guī)定，結(jié)合實際情況，制定審查標(biāo)準(zhǔn)。審查標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)包括檔案的格式、內(nèi)容、分類及編號等方面的要求。同時，養(yǎng)老機(jī)構(gòu)應(yīng)明確審查程序，包括審查的時間、地點和流程等，確保審查工作的有序進(jìn)行。其四，養(yǎng)老機(jī)構(gòu)應(yīng)定期對歸檔檔案進(jìn)行審查，確保檔案的真實性、準(zhǔn)確性和完整性。在審查過程中，審查人員應(yīng)認(rèn)真查閱檔案，對不符合要求的檔案進(jìn)行標(biāo)注，并提出整改意見。養(yǎng)老機(jī)構(gòu)應(yīng)根據(jù)審查結(jié)果，及時整改，確保檔案質(zhì)量。其五，養(yǎng)老機(jī)構(gòu)應(yīng)充分發(fā)揮審查結(jié)果的作用，對存在的問題進(jìn)行整改，對優(yōu)秀做法進(jìn)行推廣。同時，將審查結(jié)果作為對養(yǎng)老機(jī)構(gòu)檔案管理工作評價的重要依據(jù)，對檔案管理優(yōu)秀的人員進(jìn)行獎勵，對管理不善的人員進(jìn)行問責(zé)。

2.3 加強(qiáng)檔案工作人員的培訓(xùn)

在現(xiàn)代社會，老年人作為人口結(jié)構(gòu)中的重要組成部分，其生活質(zhì)量與權(quán)益保障日益受到廣泛關(guān)注。完善的檔案管理對于保障老年人權(quán)益、提升養(yǎng)老服務(wù)質(zhì)量以及促進(jìn)養(yǎng)老機(jī)構(gòu)高效運營具有深遠(yuǎn)影響。為此，加強(qiáng)養(yǎng)老機(jī)構(gòu)檔案工作人員的專業(yè)培訓(xùn)，提升其業(yè)務(wù)素質(zhì)和職業(yè)能力顯得尤為迫切和重要。

為此，養(yǎng)老機(jī)構(gòu)可以組織檔案工作人員參加實際操作演練，熟悉檔案管理的各個環(huán)節(jié)，掌握檔案整理、裝訂、掃描和復(fù)印等實際操作技能，并鼓勵檔案工作人員參加外部舉辦的檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)班，拓寬視野，學(xué)習(xí)先進(jìn)的管理理念和經(jīng)驗。而隨著信息技術(shù)的快速發(fā)展，檔案管理逐漸實現(xiàn)了數(shù)字化與信息化。養(yǎng)老機(jī)構(gòu)也應(yīng)加大對檔案工作人員在數(shù)據(jù)庫等方面的培訓(xùn)力度，提高檔案工作人員的信息化操作能力，為養(yǎng)老機(jī)構(gòu)檔案工作的現(xiàn)代化奠定基礎(chǔ)。職業(yè)道德教育是養(yǎng)老機(jī)構(gòu)檔案工作人員培訓(xùn)的重要組成部分。檔案工作人員應(yīng)當(dāng)具備嚴(yán)謹(jǐn)、細(xì)致、誠實與保密的職業(yè)道德，這是確保檔案真實性、完整性和安全性的基礎(chǔ)。養(yǎng)老機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)定期開展職業(yè)道德教育培訓(xùn)，引導(dǎo)工作人員樹立正確的價值觀，增強(qiáng)其職業(yè)責(zé)任感和使命感。通過這樣的培訓(xùn)，可以培養(yǎng)工作人員對檔案工作的熱愛和敬業(yè)精神，提高其職業(yè)素養(yǎng)，從而為老年人提供更高質(zhì)量的服務(wù)。

總之，加強(qiáng)養(yǎng)老機(jī)構(gòu)檔案工作人員培訓(xùn)是提高檔案工作質(zhì)量的重要途徑。通過以上措施，養(yǎng)老機(jī)構(gòu)可以培養(yǎng)一支專業(yè)、高效、忠誠的檔案工作人員隊伍，為養(yǎng)老機(jī)構(gòu)的發(fā)展提供有力保障。同時，檔案工作人員也應(yīng)不斷提升自身素質(zhì)，積極參與培訓(xùn)，為推動我國養(yǎng)老機(jī)構(gòu)檔案工作的發(fā)展貢獻(xiàn)自己的力量。

結(jié)束語

隨著我國人口老齡化程度的加深，養(yǎng)老機(jī)構(gòu)在社會保障體系中的地位日益顯著，其檔案工作的重要性不言而喻。只有從源頭上解決現(xiàn)存問題，才能使養(yǎng)老機(jī)構(gòu)的檔案工作更加規(guī)范與高效，更好地為社會和廣大老年人服務(wù)。而養(yǎng)老機(jī)構(gòu)檔案工作的改進(jìn)需要一個長期的過程，需要政府、社會和養(yǎng)老機(jī)構(gòu)三方面的共同努力。期待在未來，我國的養(yǎng)老機(jī)構(gòu)檔案工作能夠不斷發(fā)展，為我國老年人的晚年生活提供更加優(yōu)質(zhì)、便捷的服務(wù)。

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